Cơ cấu tổ chức bao gồm các bộ phận chức năng và các cấp cơ sở để đảm nhận các hoạt động cần thiết, tạo lập các mối quan hệ về nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm giữa các bộ phận. Mục tiêu của chức năng tổ chức là tạo môi trường làm việc thuận lợi cho mỗi bộ phận, cá nhân nỗ lực xây dựng mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Với cơ cấu hiện có, Meinan cần bổ nhiệm các chức danh cụ thể được kiến nghị như dưới đây:
- Chức danh, quyền hạn, trách nhiệm của Hội đồng quản trị và Ban giám đốc không thay đổi so với hiện tại.
-Bộ phận nhân sự và tài chính kế toán: Meinan nên giảm bớt công việc không thuộc chuyên môn của nhân viên kế toán, như là lập thủ tục xuất nhập hàng và khai báo hải quan như đã khảo sát ở Phụ lục 1-A.III.3. Bởi vì công việc không chuyên môn sẽ không mang lại kết quả tốt và hiệu quả công việc kế toán sẽ có ảnh hưởng không tốt.
-Phân chia nhiệm vụ rõ ràng với các chức danh cụ thể ở bộ phận quản lý chất lượng: trưởng nhóm kiểm tra chất lượng sản phẩm, trưởng nhóm quản lý kho nguyên vật liệu, thành phẩm. Mỗi nhân viên quản lý phải hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ của mình và sự ảnh hưởng công việc với các bộ phận khác.
-Bộ phận sản xuất: Các chức danh được phân chia như dưới đây
Formatted: Indent: Left: 0 pt,
Hanging: 7.1 pt, Bulleted + Level: 1 + Aligned at: 0 pt + Tab after: 18 pt + Indent at: 18 pt, Tabs: Not at 18 pt
+ Nhóm trưởng nhóm quản lý sản xuất: Có nhiệm vụ quản lý toàn bộ hệ thống sản xuất của Meinan dưới sự kiểm soát của trưởng bộ phận.
+ Chuyền trưởng: Có nhiệm vụ quản lý công nhân ở mỗi dây chuyền sản xuất và chịu sự quản lý trực tiếp của nhóm trưởng.
+ Quản lý sản xuất: Nhân viên có nhiệm vụ theo dõi, quản lý kho công cụ dụng cụ, lập kế hoạch sản xuất và đơn đặt hàng cho các loại vật tư cần thiết. Tuy nhiên, nên tách biệt nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất với thiết lập đơn đặt hàng để dễ dàng kiểm soát và giảm thiểu rủi ro.
Việc phân chia quyền hạn, trách nhiệm với các chức danh cụ thể sẽ giúp cho bộ phận hành chính nhân sự, bộ phận quản lý sản xuất, Ban lãnh đạo của Meinan dễ dàng quản lý và hoạch định chiến lược kinh doanh ngày càng tốt hơn. Phần tiếp theo dưới đây, chúng ta sẽ xem xét về năng lực của đội ngũ nhân viên.
2.2.1.3. Năng lực của đội ngũ nhân viên
Khả năng, sự nhạy bén của nhân viên được chú trọng nhằm giúp cho việc huấn luyện và nhanh chóng đưa các ứng dụng vào quy trình của đơn vị một cách có hiệu quả. Để đạt được điều này, người có trách nhiệm tuyển dụng cần nắm rõ thông tin về công việc, những điều kiện cần thiết hoặc đề nghị sự tham gia tuyển dụng của bộ phận có yêu cầu nhân sự.
Bảng mô tả công việc là quy trình thực hiện công việc ở mỗi bộ phận. Nó giúp cho nhân viên không bỏ qua những thao tác trong quy trình và thực hiện đúng theo quy tắc đã định. Hiện tại ở Meinan, các bộ phận đều chưa thực hiện bảng mô tả công việc này ngoại trừ các chuyền sản xuất và bộ phận kiểm tra chất lượng sản phẩm. Điều này sẽ gây khó khăn cho các bộ phận trong việc kiểm
soát, khó phát hiện sai sót và thực hiện không đúng quy trình khi có sự thay đổi nhân sự.
Ngoài việc bổ nhiệm các chức danh cụ thể, thiết lập bảng mô tả công việc, chúng ta cũng cần quan tâm đến các chính sách về nhân sự và đạo đức.