Để thông tin kế toán đáng tin cậy cần phải thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ và việc phê chuẩn các nghiệp vụ. Có hai loại kiểm soát quá trình xử lý thông tin là kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng:
Kiểm soát chung là các chính sách, các biện pháp nhằm ngăn chặn và phát hiện
sai sót trong quá trình xử lý thông tin. Kiểm soát chung tập trung vào các công cụ chính sau:
- Kiểm soát dữ liệu: Là việc cài đặt, lập trình, vận hành, sao chép, phục hồi cũng như kỹ thuật giải quyết những sự cố bất thường.
- Kiểm soát phần mềm hệ thống: Là kiểm soát tính hiệu quả của việc mua, cài
đặt, sử dụng và bảo trì các phần mềm.
- Kiểm soát tiếp cận hệ thống: Là việc kiểm soát các biện pháp bảo đảm an
toàn cho hệ thống. Việc bảo đảm an toàn cho hệ thống giữ một vai trò quan trọng khi mạng lưới viễn thông ngày càng phát triển. Nếu hoạt động kiểm soát này được thực hiện tốt, đó là biện pháp hiệu quả ngăn ngừa sự thâm nhập trái phép.
- Kiểm soát phát triển và bảo trì hệ thống ứng dụng: Là việc theo dõi, cập nhật những thay đổi cho hệ thống. Khi thay đổi hệ thống, người thiết kế hệ thống cần phải tham khảo ý kiến của những người có thẩm quyền, người có trách nhiệm liên quan. Hệ thống mới cần được thử nghiệm cho từng chương trình riêng và cho toàn bộ hệ thống. Tài liệu liên quan đến thay đổi hệ thống phải được lưu trữ để tham khảo khi cần thiết. Bên cạnh đó, người thiết kế cần phải cung cấp tài liệu hướng dẫn và những quy tắc cho việc sử dụng hệ thống.
Kiểm soát ứng dụng là các chính sách, thủ tục được thiết kế để kiểm soát quy
trình ứng dụng, nhằm đảm bảo quy trình nghiệp vụ được thực hiện một cách đầy đủ và chính xác. Có ba kiểm soát ứng dụng nhằm ngăn chặn và phát hiện sai sót:
- Kiểm soát thông tin đầu vào: Là việc biến đổi các dữ liệu bằng ngôn ngữ mà
máy có thể hiểu được nhằm ngăn chặn và phát hiện ra sai sót trước và trong quá trình nhập dữ liệu.
- Kiểm soát xử lý: Là giám sát sự chính xác của dữ liệu kế toán trong quá trình xử lý máy tính.
Formatted: Indent: Left: 0 pt,
Hanging: 14.2 pt, Bulleted + Level: 1 + Aligned at: 72 pt + Tab after: 90 pt + Indent at: 90 pt, Tabs: Not at 90 pt
Formatted: Indent: Left: 0 pt,
Hanging: 14.2 pt, Bulleted + Level: 1 + Aligned at: 72 pt + Tab after: 90 pt + Indent at: 90 pt, Tabs: Not at 90 pt
- Kiểm soát thông tin đầu ra: Bao gồm các chính sách và cách thức thực hiện nhằm đảm bảo sự chính xác của kết quả quá trình xử lý số liệu. Công việc này có thể do chính nhân viên của các bộ phận đọc, phát hiện sai sót, kiểm tra đối chiếu để xem xét sự hợp lý của dữ liệu. Sau đó nhân viên này có nhiệm vụ lưu trữ và phân phối đến người có trách nhiệm theo chính sách của doanh nghiệp.