Thực trạng tình hình tổ chức quản lý và sử dụngvốn lu động tại Công ty Cổ phần Thiết Bị Phụ Tùng Hà Nộ
2.2.3.3. Phân tích tình hình tổ chức quản lý và sử dụngvốn lu động tại Công ty năm 2004:
Hiệu quả sử dụng vốn lu động thể hiện chất lợng công tác sử dụng vốn lu động trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Muốn có cơ sở để đánh giá hiệu quả sử dụng vốn lu động cần xem xét kết cấu vốn lu động có hợp lý không? Nghiên cứu kết cấu vốn lu động chính là nghiên cứu tỷ trọng của các Tài sản lu động trên tổng Tài sản lu động. Vấn đề này đợc cụ thể hoá ở Công ty Cổ phần Thiết Bị Phụ Tùng Hà Nội trong bảng 07 nh sau:
Bảng 07: Kết cấu vốn lu động của Công ty Công ty Cổ phần Thiết Bị Phụ Tùng Hà Nội
(Đơn vị: đồng)
Chỉ tiêu 31/12/2003 31/12/2004 Chênh lệch
Số tiền % Số tiền % Số tiền %
I. Tiền 1.470.274.786 2,08 3.726.499.478 2,42 2.256.224.693 153,46II.Đầu t TC ngắn hạn - - - - - - II.Đầu t TC ngắn hạn - - - - - - III.Các khoản phải thu 48.782.742.917 69,01 53.476.974.534 34,61 4.694.231.618 9,62 IV.Hàng tồn kho 20.403.129.764 28,86 97.229.868.633 62,93 76.826.738.869 376,54 V. TSLĐ khác 37.317.962 0,05 64.554.244 0,04 27.236.282 72,98
Tổng cộng 70.693.465.429 100,00 154.497.896.889 100,00 4.119.000 13,29
Qua số liệu ở bảng trên ta thấy: trong cơ cấu vốn lu động của Công ty có chủ yếu là hai khoản : Hàng tồn kho và Các khoản phải thu; trong đó khoản Hàng tồn kho chiếm tỷ trọng lớn nhất 62,93% tơng ứng là 97.229.868.633 đồng, năm 2004 so với năm 2003 Hàng tồn kho tăng rất lớn 76.826.738.869 đồng với tỷ lệ tăng tơng ứng là 376,54%. Kế đó là Các khoản phải thu chiếm 34,61% với số tiền là 53.476.974.534 đồng, so với năm 2003 tăng 4.694.231.618 đồng tơng ứng với tỷ lệ tăng khá nhỏ là 9,62%. Còn hai khoản Tiền và TSLĐ khác chiếm một tỷ lệ tơng đối nhỏ: của khoản Tiền là 2,42% với số tiền là 3.726.499.478 đồng, chiếm với tỷ trọng nhỏ trong vốn lu động nhng tỷ lệ tăng của khoản Tiền năm 2004 so với năm 2003 là khá cao 153,46%; còn lại TSLĐ khác chiếm tỷ trọng rất nhỏ trong vốn lu động của Công ty là 0,04% với mức tiền 64.554.244. (Trong thành phần vốn lu động của Công ty không có Các khoản đầu t tài chính ngắn hạn)
Không giống nh doanh nghiệp sản xuất, vốn lu động trong khâu dự trữ là lớn nhất sau đó mới đến vốn trong thanh toán; ở doanh nghiệp thơng mại tỷ trọng
tồn kho. Tuy nhiên, thực tế tại Công ty Cổ phần Thiết Bị Phụ Tùng Hà Nội, cơ cấu các khoản trong vốn lu động năm 2004 lại không phản ánh điều thông thờng đó.
Với mức tăng đột biến (376,54%) Hàng tồn kho đã chuyển từ vị trí thứ hai (sau Các khoản phải thu) ở các năm trớc lên chiếm tỷ trọng cao nhất trong vốn lu động, khiến cho vốn lu động đọng lại trong khâu dự trữ rất lớn.
Các khoản phải thu của Công ty cũng khá lớn, tuy nhiên tỷ trọng của nó trong vốn lu động đã giảm đi so với năm 2003. Sự sụt giảm này, một mặt là do sự gia tăng quá lớn của Hàng tồn kho, mặt khác là do bản thân Các khoản phải thu đã giảm mức độ và tốc độ tăng đi rất nhiều trong năm 2004,với mức tăng là 4.694.231.618(đồng) tơng ứng với tỷ lệ 9,62%, trong khi đó mức tăng của năm 2003 (so với 2002) là 19.875.431.518 (đồng) tơng ứng với tỷ lệ 48,35%.
Trong năm 2004, nếu so sánh tốc độ tăng của Các khoản phải thu (9,62%) với tốc độ tăng của Doanh thu (67,99%) thì đây quả là một tín hiệu đáng mừng.
Nhìn chung, kết cấu vốn lu động của Công ty trong hai năm 2003 và 2004 có sự biến động khá lớn. Để thấy đợc rõ hơn tình hình quản lý và sử dụng vốn lu động của Công ty, ta đi sâu vào phân tích tình hình vốn lu động của Công ty theo từng khoản mục cụ thể.
• Tình hình quản lý Hàng tồn kho:
Do đặc thù của hoạt động thơng mại, nên khoản Hàng tồn kho của Công ty chỉ bao gồm: Công cụ dụng cụ trong kho và Hàng hoá tồn kho, trong đó chủ yếu là hàng hoá dự trữ (Hàng hoá tồn kho) phục vụ cho việc bán ra. Cụ thể đợc thể hiện ở Bảng 08.
Bảng 08 : Bảng chi tiết hàng tồn kho
(Đơn vị:đồng)
Hàng tồn kho 31/12/2003 31/12/2004 Chênh lệch
Số tiền % Số tiền % Số tiền %
1. CCDC trong kho 106.666.471 0,25 148.863.230 0,15 42.196.758 39,562. Hàng hoá tồn kho 20.296.463.293 99,48 97.081.005.403 99,85 76.784.542.110 378,31 2. Hàng hoá tồn kho 20.296.463.293 99,48 97.081.005.403 99,85 76.784.542.110 378,31
Qua số liệu của bảng chi tiết Hàng tồn kho ta thấy: năm 2004 tài sản dự trữ tồn kho tăng lên rất lớn so với năm 2003 với số tiền là 76.826.738.869 (đồng) tơng ứng với tỷ lệ tăng là 376,54% _ tăng gần gấp 4 lần. Sự gia tăng đó của Hàng tồn kho là do Hàng hoá tồn kho (chiếm tỷ trọng chủ yếu trong Hàng tồn kho: 99,85%) tăng lên rất cao trong kỳ 76.826.738.869 (đồng) tơng ứng với tỷ lệ tăng cũng rất cao là 378,31%.
Công cụ dụng cụ trong kho cũng tăng lên trong kỳ, tăng 42.196.758(đồng) t- ơng ứng với tỷ lệ 39,56%. Tuy nhiên tỷ lệ tăng này là rất bé so với tỷ lệ tăng của Hàng hoá tồn kho, nên đã khiến cho tỷ lệ tăng của tổng Hàng tồn kho thấp hơn tỷ lệ tăng của Hàng hoá tồn kho, nhng do chiếm một tỷ trong rất nhỏ trong Hàng tồn kho (0,15%) nên tác động tới việc giảm tỷ lệ đó của Công cụ dụng cụ laf không đáng kể.
Tốc độ tăng Hàng tồn kho (hay Hàng hoá tồn kho) cho thấy sự không bình thờng trong công tác quản lý Hàng tồn kho. Bởi với tốc độ tăng đó đã đẩy Hàng tồn kho lên vị trí đầu tiên chiếm tỷ trọng cao nhất trong tổng Tài sản lu động (62,93%). Nhng tài liệu lịch sử của Công ty cho thấy, Hàng tồn kho luôn chiếm một tỷ trọng khiêm tốn trong Tài sản lu động sau Các khoản phải thu, cụ thể tỷ trọng Hàng tồn kho và Các khoản phải thu trong Tài sản lu động lần lợt nh sau:
_ Năm 2002 tơng ứng là : 34,47 % và 63,78 % _ Năm 2003 tơng ứng là : 28,86 % và 69,01 % _ Còn năm 2004 lại tơng ứng là : 62,93 % và 34,61 %
Đồng thời tài liệu của một số Công ty trong cùng ngành và lĩnh vực cũng cho thấy điều đó. Đối với doanh nghiệp sản xuất thờng thì tỷ trọng vốn vật t hàng hóa lớn, còn đối với doanh nghiệp thơng mại tỷ trọng vốn vật t hàng hóa là nhỏ.
Sự gia tăng Hàng tồn kho ở đây là do Hàng hoá tồn kho trong kỳ tăng, song lý do gì khiến cho Hàng hoá tồn kho trong kỳ đã tăng cao nh vậy?
Qua Bảng thống kê tổng hợp Hàng tồn kho tồn cuối kỳ và thực tế thực tập tại Công ty cho thấy: Hàng tồn kho cuối kỳ trong Công ty chủ yếu là Thép cuộn, cao su nguyên liệu, máy thở và sắn lát. Các loại hàng hoá này còn tồn trong kho là do:
- Do các thơng vụ (hay Hợp đồng thơng mại) cha thực hiện xong, hàng hoá vẫn đang thuộc quyền sở hữu của Công ty.
- Do Công ty mua hàng về không theo các Hợp đồng thơng mại đã ký, mà mua hàng về trớc găm hàng ở trong kho, chờ tăng giá mới bắt đầu bán ra, nh mặt hàng cao su nguyên liệu, sắn lát – mặt hàng này là mặt hàng xuất khẩu của Công ty, tuy nhiên do rớt giá nên Công ty còn cha bán đợc.
Trong năm 2005 Công ty cần thúc đẩy và thực hiện nhanh chóng các Hợp đồng thơng mại, đồng thời tăng cờng công tác tìm kiếm thị trờng và công tác bán hàng tìm lối thoát cho số Hàng tồn kho rớt giá.
• Tình hình quản lý các khoản nợ phải thu:
Các khoản phải thu là thành phần khá nhạy cảm trong Vốn lu động. Trên thực tế, nếu nhìn bề ngoài, Các khoản phải thu cao cha hẳn đã phản ánh sự yếu kém trong công tác quản lý, hay Các khoản phải thu thấp cũng vậy cha chắc đã là điều đáng khen ngợi. Để có thể hiểu rõ và đánh giá một cách tơng đối chính xác đó là sự cố gắng nỗ lực hay khiết điểm của một Doanh nghiệp ta phải đi sâu vào phân tích các thành phần cấu thành của nó trong những tình hình cụ thể xác định. Ta có thực trạng các khoản thu của Công ty Cổ phần Thiết Bị Phụ Tùng Hà Nội đợc thể hiện qua bảng sau:
bảng 09 : Kết cấu các khoản phải thu.
(Đơn vị: đồng)
Các khoản phải thu 31/12/2003 31/12/2004 Chênh lệch
Số tiền % Số tiền % Số tiền %
1.Phải thu của khách hàng 16.551.272.634 34,83 33.760.526.407 63,13 17.209.253.773 103,98 2.Trả trớc cho ngời bán 31.529.630.889 64,54 13.759.905.085 25,73 -17.769.725.804 -56,36 3.Thuế GTGT đợc khấu trừ 450.974.421 0,09 3.708.824.730 6,94 3.257.850.310 722,40 4.Phải thu khác 250.864.973 0,54 2.247.718.312 4,20 1.996.853.339 795,99 5.Dự phòng phải thu khó đòi 0 0 0 0 0 0
Tổng cộng 48.782.742.917 100,00 53.476.974.534 100,00 4.694.231.618 9,62
Qua bảng trên ta thấy:
Khoản Phải thu của khách hàng chiếm tỷ trọng lớn nhất chiếm 63,13% Các khoản phải thu, mức tỷ trọng này đã tăng lên từ vị trí thứ hai (sau khoản Trả trớc cho ngời bán) trong năm 2003 chỉ chiếm 34,83% Các khoản phải thu. Theo đó là sự gia tăng giá trị qua hai năm 2003 và 2004 với mức tăng là 17.209.253.773(đồng) tơng
hàng. Nhng để có kêt luận chính xác rằng đây có phải là hạn chế và yếu kém của Công ty hay không ta cần xem xét nó trong mối quan hệ với Doanh thu và thực tế hoạt động kinh doanh của Công ty. Từ đó ta thấy đợc nguyên nhân sự gia tăng của khoản Phải thu của khách hàng:
- Thứ nhất là do trong kỳ Công ty đã tăng đợc Doanh thu từ các Hợp đồng thơng mại, các thơng vụ, gia tăng đợc khối lợng hàng hoá bán ra, vì thế đã làm tăng khoản Phải thu của khách hàng.
- Thứ hai, với mục đích tăng khối lợng hàng hoá dịch vụ trong kỳ Công ty đã thực hiện công tác bán hàng theo phơng thức bán chịu, bán trả chậm và trả góp. Để giữ mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng, Công ty đã thực hiện bán chịu cho những khách hàng quen thuộc và uy tín. Đồng thời với khối lơng hàng hoá dịch vụ tăng lên trong kỳ, Công ty đã thực hiện việc bán trả chậm, trả góp đối với những bạn hàng mới tạo mối quan hệ, lôi kéo và thu hút khách hàng.
Nh vậy, sự gia tăng của khoản Phải thu của khách hàng trong Công ty là điều hợp lý phù hợp với điều kiện tình hình cụ thể của Công ty. Tuy nhiên Công ty cũng cần phải có những biện pháp quản lý khoản Phải thu của khách hàng một cách chặt chẽ. Đồng thời Công ty cũng không nên dựa và phụ thuộc quá nhiều vào phơng thức bán hàng này để thu hút khách hàng, bởi đó là một con dao hai lỡi, nếu không cẩn thận sẽ phơng hại đến lợi ích của chính Công ty.
Khoản Trả trớc cho ngời bán tiếp sau khoản Phải thu của khách hàng, cũng chiếm một tỷ trọng đáng kể trong Các khoản phải thu. Không nh năm 2003, với tỷ trọng cao nhất 64,54%, năm 2004 này khoản Trả trớc cho ngời bán đã giảm xuống chỉ còn 25,73% Các khoản phải thu. Theo đó so với năm 2003, năm 2004 số tiền Trả trớc cho ngời bán đã giảm 17.769.725.804(đồng) tơng ứng với tỷ lệ giảm là 56,36%. Đây là thành tích và là nỗ lực rât lớn của doanh nghiệp. Bởi trong khi tăng Doanh thu, tăng khối lợng hàng hoá dịch vụ bán ra, đồng thời với nó là tăng khối l- ơng hàng hoá dịch vụ mua vào, thì khoản Trả trớc cho ngời bán lại không tăng, ngợc lại nó giảm, mà giảm với mức khá lớn, lớn hơn cả số tiền tăng trong kỳ của khoản Phải thu của khách hàng. Điều này chứng tỏ sự tín nhiệm của nhà cung cấp đối với Công ty, tin tởng vào khả năng thanh toán của Công ty. Hơn thế nữa nó có tác động
Còn hai khoản là Thuế GTGT đợc khấu trừ và Các khoản phải thu khác
chiếm tỷ trọng khá nhỏ trong Các khoản phải thu. Trong đó Thuế GTGT đợc khấu trừ chiếm 6,94%, còn Các khoản phải thu khác chiếm 4,20%. Tuy nhiên tốc độ tăng qua hai năm 2004 và năm 2003 của chúng lại rất lớn, tốc độ tăng Thuế GTGT đợc khấu trừ là 722,40%, của Các khoản phải thu khác là 795,99%. Sở dĩ khoản Thuế GTGT đợc khấu trừ tăng lên là do trong kỳ có sự gia tăng của khối lơng hàng hoá dịch vụ. Còn chênh lệch tăng của hàng hoá, tài sản đánh giá lại và thu bồi thờng vi phạm hợp đồng của khách hàng là nguyên nhân khiến cho Các khoản phải thu khác tăng lên trong kỳ.
Chiếm dụng vốn là điều khó tránh khỏi khi doanh nghiệp tham gia hoạt động kinh doanh mua bán trên thị trờng. Công ty Cổ phần Thiết Bị Phụ Tùng Hà Nội cũng nh các doanh nghiệp khác là ngời đi chiếm dụng vốn nhng đồng thời cũng là ngời bị chiếm dụng vốn. Để xác định lợng vốn bị chiếm dụng nhiều hơn hay ít hơn vốn Công ty đi chiếm dụng ta phải so sánh khoản nợ phải thu với nợ phải trả.
Dựa vào Bảng cân đối kế toán năm 2004 ta có: Tỷ lệ giữa khoản phải thu và khoản phải trả của Công ty nh sau :
Các khoản phải thu 48.782.742.917
Năm 2003 = = = 70,89% Các khoản phải trả 68.814.927.731
53.476.974.534
Năm 2004 = = 35,95 % 148.731.290.484
Từ kết quả trên ta thấy: Năm 2003 tỷ lệ giữa Nợ phải thu và Nợ phải trả là 70,89% có nghĩa là các khoản phải thu chiếm tới 70,89% các khoản phải trả. Chứng tỏ số vốn Công ty đi chiếm dụng lớn hơn không nhiều với số vốn bị chiếm dụng, với số tuyệt đối là:
68.814.927.731 – 48.782.742.917 = 20.032.184.814 (đồng)
Năm 2004 tỷ lệ này giảm từ 70,89% xuống 35,95 % chứng tỏ tỷ lệ tăng khoản vốn đi chiếm dụng lớn hơn tỷ lệ tăng khoản vốn bị chiếm dụng, số vốn Công ty đi chiếm dụng tăng lên. Cụ thể là:
148.731.290.484 – 53.476.974.534 = 95.254.315.950 (đồng)
Nh vậy trong năm 2004 số vốn Công ty đi chiếm dụng so với số vốn bị chiếm dụng đã tăng lên. Đây là một trong những nguồn tài trợ tạm thời cho nhu cầu VLĐ, nhng việc chiếm dụng phải hợp lý và phải đảm bảo khả năng thanh toán các khoản nợ đến hạn, tránh để ảnh hởng đến uy tín của Công ty nếu không hoàn trả nợ đúng hạn.
• Tình hình quản lý vốn bằng tiền :
Tiền là khoản khá quan trọng trong vốn lu động, là tài sản linh hoạt nhất dễ dàng chuyển đổi thành loại tài sản khác. Nó là yếu tố ảnh hởng đến khả năng thanh toán của Công ty. Đảm bảo đợc Tiền, Công ty tận dụng đợc các thời cơ thuận lợi trong hoạt động kinh doanh, tự chủ trong thanh toán. Song, nếu có nhiều tiền mặt cũng không phải là tốt bởi khả năng sinh lời của nó rất thấp. Do vậy, Công ty phải tối u hoá mức dự trữ ngân quỹ để tránh rủi ro và đảm bảo khả năng thanh toán kịp thời, cần thiết. Là một Công ty tự chủ về tài chính, Công ty Cổ phần Thiết Bị Phụ Tùng Hà Nội có quỹ riêng, có tài khoản riêng tại ngân hàng nên thờng chủ động về tình hình thu chi tiền mặt. Việc thu chi đợc thực hiện thông qua phòng Tài chính kế toán. Để nắm rõ vấn đề quản lý vốn bằng tiền của Công ty ta xem bảng sau :
Bảng 10 : Tình hình biến động vốn bằng tiền.
(Đơn vị: đồng)
Vốn bằng tiền
31/12/2003 31/12/2004 Chênh lệch
Số tiền % Số tiền % Số tiền %
1.Tiền mặt tại quỹ (gồm
cả ngân phiếu) 156.968.130 11,29 32.227.491 0,86 -133.740.638 -80,58 2.Tiền gửi ngân hàng 1.304.306.656 88,71 3.694.271.987 99,14 2.389.965.331 183,24
Tổng cộng 1.470.274.786 100,00 3.726.499.478 100,00 2.256.224.693 153,46
Qua bảng số liệu trên ta thấy: vốn bằng tiền của Công ty bao gồm Tiền mặt tại quỹ (trong đó bao gòm cả ngân phiếu) và Tiền gửi ngân hàng. Phần lớn vốn bằng tiền của Công ty đều ở dạng Tiền gửi ngân hàng, trong năm 2004 chiếm tới 99,14%. Công ty duy trì một lợng vốn bằng tiền tơng đối nhiều để đáp ứng nhu cầu thanh toán.
Tại thời điểm 31/12/2004 vốn bằng tiền của Công ty là 3.726.499.478(đồng), tăng 2.256.224.693(đồng) với tỷ lệ tăng tơng ứng 153,46% so với cùng kỳ năm 2003. Trong đó chủ yếu là tiền gửi ngân hàng tăng lên với số tuyệt đối là