có sự kiểm duyệt của người quản lý bộ phận trước khi nhân viên của mình gửi ĐĐH đi nhằm hạn chế những gian lận, sai sót có thể xảy ra. (Giải pháp cho rủi ro 1 và rủi ro 2)
Nhân viên Phòng Kinh doanh xem xét nhu cầu mua dựa trên Bảng cân đối NPL và các chủng loại cần mua, tiến hành thảo ĐĐH, ĐĐH này được đánh số liên tục và lập thành 4 liên:
+ Liên 1: Gửi nhà cung cấp + Liên 2: Gửi bộ phận kho
+ Liên 3: Gửi bộ phận nhận hàng + Liên 4: Gửi bộ phận kế toán
Mục đích nhằm lưu trữ thông tin để đối chiếu kiểm tra, đồng thời cũng tăng sự kiểm soát đối với các nhân viên đảm đương nhiệm vụ đặt hàng.
- Ở khâu nhận hàng: (Giải pháp cho rủi ro 5) Khi tiếp nhận hàng tại kho, bộ phận nhận hàng kiểm tra lô hàng về số lượng, chất lượng, mẫu mã, thời gian nhận hàng và các điều khoản ghi trên ĐĐH. Mọi nghiệp vụ nhận hàng phải được lập Biên bản nhận hàng, có chữ ký của người giao hàng, bộ phận nhận hàng - thủ kho và người lập biên bản - nhân viên Phòng Kinh doanh. Phiếu này phải được đánh số liên tục, là bằng chứng về việc nhận hàng và kiểm tra hàng hóa, dùng để theo dõi thanh toán. Báo cáo này phải nêu rõ về loại hàng, số lượng nhận, ngày nhận và các sự kiện khác có liên quan. Biên bản này nên được lập 3 liên:
+ Liên 1: Gửi bộ phận mua hàng + Liên 2: Gửi bộ phận kho + Liên 3: Gửi bộ phận kế toán
Bên cạnh đó, cũng nên bố trí nhân viên Phòng Quản lý chất lượng tham gia công tác nhận và nhập hàng để đảm bảo chất lượng cho NPL.
@ Thủ tục kiểm soát thanh toán