ngoài và chính sách quản lý nội bộ của đơn vị.
Tổng Công ty CP Dệt May Hòa Thọ với qui mô lớn như hiện nay, nhu cầu tổ chức bộ phận KTNB là nhu cầu thực sự khách quan và cần thiết đặc biệt trong điệu kiện hội nhập kinh tế nhằm mục đích nâng cao độ tin cậy của thông tin kế toán tài chính, hiệu quả hoạt động và phát huy tốt vai trò của hệ thống KSNB. Vì vậy, trước hết vấn đề cần quan tâm là tổ chức bộ máy KTNB: Xác định vai trò, vị trí của bộ phận KTNB trong cơ cấu tổ chức các doanh nghiệp; nguyên tắc tổ chức bộ máy KTNB cần tuân thủ là tách biệt công việc của kiểm toán viên ra khỏi nghiệp vụ hàng ngày, xác định rõ ràng trách nhiệm của kiểm toán viên tách biệt với trách nhiệm của người khác và không chồng chéo giữa vai trò của kiểm toán viên nội bộ với những hoạt động khác. Vì vậy, để đảm bảo tính độc lập của kiểm toán viên nội bộ với những hoạt động mà họ kiểm toán thì bộ máy KTNB tại từng doanh nghiệp nên được tổ chức thành phòng ban trực thuộc Ban Tổng Giám đốc. Bộ phận này hoạt động như một phòng ban chức năng riêng, độc lập với các bộ phận quản lý và điều hành kinh doanh trong đơn vị, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng Giám Đốc hoặc Giám Đốc. Có thể thiết kế mô hình bộ phận này như sau:
………
@ Nâng cao trình độ, năng lực tự kiểm soát của cán bộ công nhân viên
Đội ngũ CBCNV trong đơn vị hiện nay nhìn chung ngày càng được nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ. Tuy nhiên, không thể vì vậy mà không cần
tổ chức hướng dẫn hay đào tạo thêm. Ngày nay công nghệ thông tin càng thay đổi nhanh chóng, thị trường tiêu dùng càng đa dạng hóa, phong phú hơn…thì càng đòi hỏi lực lượng nhân sự Tổng Công ty nâng cao năng lực, học hỏi thêm để theo kịp sự phát triển và đạt hiệu quả hơn trong công việc. Có thể thường xuyên hay định kỳ tổ chức các buổi ngoại khóa mà mục đích cuối cùng là nhằm nâng cao nhận thức: nâng cao nhận thức đối với công việc, thấy được trách nhiệm bản thân trong công việc, trung thực, hết mình và gắn kết lợi ích bản thân với lợi ích công việc.
@ Lãnh đạo đơn vị và Ban Kiểm soát cần phát huy vai trò của mình hơn nữa đối với các đơn vị cơ sở. Ban Kiểm soát không chỉ quan tâm đến kiểm tra tài chính tại các Nhà máy, Công ty trực thuộc mà còn phải kiểm tra việc chấp hành các quy định, quy chế quản lý chung ở DN để đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời cho lãnh đạo DN. Hiện nay Tổng Công ty có 10 đơn vị trực thuộc, khoảng cách đến trụ sở hoạt động chính không quá xa nhưng để kiểm soát chặt chẽ bằng sự quản lý, chỉ đạo từ xa là khá phức tạp. Do vậy Ban lãnh đạo Tổng Công ty cần tăng cường hơn sự quản lý của mình, có những biện pháp tích cực, hiệu quả hơn. Thường xuyên thông tin, liên lạc để nắm bắt tình hình hoạt động hoặc có thể định kỳ hoặc đột xuất đến các đơn vị cơ sở để tham quan, kiểm tra…
Hoàn thiện hệ thống thông tin phục vụ KSNB chu trình cung ứng:
@ Hoàn thiện hoặc thêm mới một vài chứng từ
Để tăng cường hiểu quả KSNB đối với chu trình mua hàng và thanh toán, thiết nghĩ là nên hoàn thiện một số chứng từ cụ thể như: Biên bản giao nhận hàng hóa; Giấy đề nghị thanh toán, … Biên bản nhận hàng hiện tại đơn vị chưa có, có thể lập mẫu như sau:
Biên bản nhận hàng này sẽ do nhân viên Phòng Kinh doanh lập (Người lập), đồng thời chứng từ này cũng cần thiết đánh số thứ tự trước. Tại thời điểm nhận hàng, nhân viên Phòng Kinh doanh sẽ tham gia nhận kiểm hàng và lập Biên bản này, sau đó xin sự xác nhận của các bên liên quan. Chứng từ này tạo điều kiện thuận lợi cho đối chiếu, kiểm tra của kế toán đối với thủ kho, bộ phận nhận hàng; đồng thời cung cấp thông tin cho nhà lãnh đạo về các quyết định thanh toán mua hàng.
Đối với Giấy đề nghị thanh toán, nên bổ sung thêm chữ ký của Tổng Giám đốc nhằm tăng cường sự kiểm soát chặt chẽ hơn trong nghiệp vụ thanh toán, đảm bảo tốt nguyên tắc sự ủy quyền và phê chuẩn.
@ Nâng cấp hoặc đổi mới phần mềm kế toán
Thời đại thông tin với công nghệ máy tính dần dần đã giảm thiểu rõ rệt các thao tác thủ công. Công việc kế toán cũng vậy, với sự ra đời hỗ trợ của các phần mềm kế toán, công việc kế toán đã đơn giản đi rất nhiều mà lại còn chính xác, nhanh chóng hơn.
Công nghệ thông tin càng phát triển, con người càng cố gắng tạo ra các phần mềm tối ưu hơn, đáp ứng tốt hơn cho công việc.Tuy nhiên, một phần mềm dù có được đánh giá là tốt đến đâu thì chắc chắn đó cũng chưa phải là phần mềm tốt nhất, bởi lẽ không có gì là hoàn hảo, và đối với lĩnh vực công nghệ thông tin thì điều đó càng đúng. Hàng ngày hàng giờ nó luôn thay đổi và tạo ra cái mới đẹp hơn, bền hơn, chất lượng hơn và tất nhiên cũng tiến bộ nâng cấp hơn.
Hiện nay, Tổng Công ty Cổ phần Dệt May Hòa Thọ đang sử dụng phần mềm Bravo 6.3, phần mềm tuân thủ khá tốt các yêu cầu chuẩn mực về chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản, phương pháp kế toán, Sổ kế toán và hệ thống các báo cáo theo quy định của chế độ tài chính. Phầm mềm còn có khả năng phân
quyền đến từng người sử dụng theo chức năng, gồm Kế toán trưởng và các kế toán phần hành. Mỗi vị trí sử dụng đều có nhiệm vụ và quyền hạn được phân định rõ ràng, đảm bảo người không có trách nhiệm không thể truy cập vào công việc của người khác nếu không được người có trách nhiệm đồng ý. Đây là phần mềm được đa số người dùng đánh giá là tốt về các chức năng sử dụng hay những hiệu quả của nó mang lại. Tuy nhiên, không phải vì vậy mà dừng lại ở đây, và yêu cầu đặt ra là đơn vị cần phải luôn nâng cấp phần mềm, cập nhật thường xuyên, và nếu có thể tìm hiểu được một phần mềm nào khác ưu điểm và hoàn hảo hơn phần mềm hiện tại, Tổng Công ty có thể thay đổi và đưa vào sử dụng để công tác kế toán được thực hiện dễ dàng hơn và hữu hiệu hơn.
Thay thế phần mềm mới hay nâng cấp phần mềm cũ đều nhất thiết xem xét đến các tiêu chuẩn quy định của Bộ Tài chính đối với phần mềm kế toán về việc tuân thủ các quy định của Nhà nước, khả năng bảo mật thông tin và an toàn dữ liệu, về các điều kiện kỹ thuật áp dụng phần mềm về con người và tổ chức bộ máy kế toán. Bên cạnh, cũng cần tạo điều kiện để phát huy tốt vai trò của kế toán quản trị trong việc phục vụ chức năng quản lý nội bộ, đảm bảo phản ánh đầy đủ, kịp thời tình hình kinh doanh của đơn vị, giúp các nhà lãnh đạo có những quyết định đúng đắn, tối ưu nhất.
@ Tăng cường kiểm soát an ninh hệ thống thông tin
Một trong những rủi ro của hệ thống xử lý thông tin kế toán thường gặp phải là do không được giám sát một cách đầy đủ về kiểm soát an ninh. Xác lập và cập nhật thường xuyên kế hoạch an ninh là một trong những thủ tục quan trọng nhất mà các doanh nghiệp dệt may có thể thực hiện để đảm bảo tính an toàn và trung thực cho hệ thống xử lý thông tin kế toán. Do đó, cần thiết phải tăng cường kiểm soát truy cập hệ thống xử lý thông tin kế toán: