- Góp vốn mua cổ phần, tham gia thị trường tiền tệ, chứng khoán và bất động sản.
1.2. Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý của Tổng Công ty
Mô hình Cơ cấu tổ chức (Phụ lục 1)
Mô hình Bộ máy quản lý (Phụ lục 2)
1.2.2. Chức năng của Ban điều hành và các phòng ban
- Đại hội đồng cổ đông: là cơ quan có thẩm quyền cao nhất quyết định mọi vấn đề quan trọng của công ty theo Luật Doanh nghiệp và Điều lệ công ty. ĐHĐCĐ là cơ quan thông qua chủ trương chính sách đầu tư dài hạn trong việc phát triển công ty, quyết định cơ cấu vốn, và một số chính sách khác của Tổng Công ty.
- Hội đồng Quản trị: là cơ quan quản lý Tổng Công ty, có toàn quyền nhân danh Tổng Công ty quyết định mọi vấn đề liên quan tới mục đích và quyền lợi của Tổng Công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền ĐHĐCĐ quyết định. HĐQT xây dựng định hướng, chính sách tồn tại và phát triển để thực hiện các quyết định của ĐHĐCĐ thông qua việc hoạch định chính sách, ra nghị quyết hành động cho từng thời điểm phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của công ty.
- Ban kiểm soát: do ĐHĐCĐ bầu, thay mặt cho cổ đông kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh, quản trị và điều hành công ty.
- Các đơn vị trực thuộc: Các Nhà máy, Công ty trực thuộc của Tổng Công ty có nhiệm vụ thực hiện một phần chức năng và phù hợp với ngành nghề kinh doanh của Tổng Công ty. Cơ cấu bộ máy quản lý của Nhà máy, Công ty trực thuộc gồm: Giám đốc chi nhánh, các Phó giám đốc chi nhánh, trưởng các phòng, ban, bộ phận.
- Ban Tổng Giám đốc: bao gồm Tổng Giám đốc, các Phó Tổng giám đốc và các Giám đốc điều hành.
- Tổng Giám đốc: Có quyền hạn cao nhất trong Công ty, là người chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc Tổng Công ty, Pháp luật Nhà nước về tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Chỉ đạo chung và phụ trách trực tiếp các phòng Tổ chức - Hành chính và phòng Tài chính - Kế toán.
- Phó Tổng Giám đốc: thay mặt Tổng Giám đốc để giải quyết mọi việc khi Tổng giám đốc đi vắng và có nhiệm vụ hỗ trợ Tổng giám đốc quản lý điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty và phải chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc về các mặt công tác đươc giao.
- Giám đốc Điều hành: có nhiệm vụ hỗ trợ tham mưu cho Tổng Giám đốc và điều hành công việc theo trách nhiệm được giao, nhưng quan trọng về mặt Tài chính.
- Phòng Tài chính Kế toán: tổ chức công tác hạch toán kế toán trong Công ty; thực hiện các nhiệm vụ thống kê ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh; thu thập, xử lý và cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định, đảm bảo chế độ kế toán. Đồng thời cũng tham mưu, hỗ trợ Ban Tổng Giám đốc đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán.
- Phòng kỹ thuật đầu tư và quản lý chất lượng sản phẩm: Xây dựng, kiểm tra, báo cáo tình hình thực hiện các định mức, chỉ tiêu kinh tế - kỹ thuật sử dụng nguyên vật liệu, năng lượng, và quy trình vận hành máy móc thiết bị. Nghiên cứu, xây dựng, đề xuất các loại sản phẩm mới thích hợp với nhu cầu thị trường với sự ứng dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật. Đồng thời còn tổ chức kiểm tra xác nhận chất lượng sợi trước khi xuất cho khách hàng. Báo cáo định kỳ và theo yêu cầu của Hội đồng Quản trị, Ban Tổng Giám đốc, cơ quan chức năng địa phương và Tập đoàn Dệt May Việt Nam về công tác kỹ thuật, đầu tư và môi trường.
- Phòng kinh doanh May: Thực hiện các nhiệm vụ xúc tiến thương mại và quảng cáo hàng may; tìm chọn khách hàng đàm phán, xây dựng giá thành, theo dõi đôn đốc tiến độ thực hiện kế hoạch sản xuất các đơn vị. Lập các thủ tục xuất nhập khẩu nguyên phụ liệu - vật tư sản xuất, quản lý văn phòng đại diện, các kho nguyên phụ liệu may, đồng thời cũng xây dựng kế hoạch, thống kê báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh hàng may (tuần, tháng, quý, năm) theo yêu cầu của Tổng Công ty.
- Phòng Kế hoạch - Thị trường: Có nhiệm vụ tìm hiểu thị trường đồng thời vạch ra những kế hoạch liên quan sản xuất, phối hợp với Phòng Kinh doanh May để thực hiện các nghiệp vụ mua hàng hay xuất kho hàng bán. - Phòng kỹ thuật công nghệ May: Xây dựng các định mức kinh tế - kỹ thuật sử dụng nguyên phụ liệu sản xuất, gia công các loại sản phẩm may theo đơn đặt hàng hoặc phục vụ cho nhu cầu sản xuất; xây dựng quy trình vận hành và bảo trì các loại thiết bị. Ngoài ra còn kết hợp với Phòng Kinh doanh May làm việc với khách hàng thống nhất các yêu cầu kỹ thuật sản xuất, gia công sản phẩm may của Tổng Công ty với khách hàng trước khi trình Tổng giám đốc ký kết hợp đồng.
- Phòng quản lý chất lượng May: Tổ chức kiểm tra và hướng dẫn các Công ty/Nhà máy May kiểm tra chất lượng sản phẩm may theo đúng tiêu chuẩn của khách hàng và Tổng Công ty ban hành, đồng thời cũng chịu trách nhiệm kiểm tra lại chất lượng sản phẩm may đã sản xuất trước khi xuất hàng cho khách hàng theo hợp đồng đã ký. Ngoài ra cũng còn phụ trách tổ chức kiểm tra chất lượng nguyên phụ liệu may đầu vào trước khi cho nhập kho và xuất cho các đơn vị sản xuất..
- Văn phòng: có nhiệm vụ tham mưu Tổng Giám đốc về tuyển dụng, đào tạo, quy hoạch cán bộ và các công tác liên quan đến người lao động, ký kết hợp đồng lao động, các chính sách nội bộ và chế độ Bảo hiểm.
Đồng thời tiếp nhận các loại văn bản đến trình Tổng Giám đốc và chuyển các loại văn bản theo phê duyệt của Tổng giám đốc. Lưu giữ và bảo quản con dấu.
- Văn phòng đại diện: mang chức năng như một văn phòng giao dịch của Tổng Công ty nhưng lại được đặt tại một nơi khác cách xa trụ sở chính, nhằm tạo sự nhanh gọn hơn trong giao dịch cũng như tìm kiếm thị trường. Hiện nay, Tổng Công ty mới chỉ có một Văn phòng đại diện, và đặt tại TP Hồ Chí Minh. - Phòng đời sống: Thực hiện các nhiệm vụ chăm sóc sức khoẻ, y tế, đảm bảo an toàn lao động cũng như đáp ứng nhu cầu an toàn vệ sinh trong môi trường làm việc, vệ sinh nước uống, an toàn lương thực thực phẩm trong công tác phục vụ bữa ăn cơm ca. Đồng thời cũng quản lý và sửa chữa hệ thống nước và điện Tổng Công ty.
- Các đơn vị kinh doanh và phục vụ:
Trạm phân phối điện chịu trách nhiệm cung cấp điện cho sản xuất và tiêu dùng cho Tổng Công ty, đồng thời sữa chữa bảo trì, tổ chức kiểm tra định kỳ các thiết bị điện đảm bảo quá trình sản xuất liên tục.
Các đại lý tiêu thụ sản phẩm và Trung tâm kinh doanh thời trang có vai trò giới thiệu, trưng bày sản phẩm và tạo giao diện tiếp xúc gần gũi hơn giữa sản phẩm và người tiêu dùng, đồng thời cũng xảy ra trao đổi mua bán và tạo doanh thu.
1.3. Tổ chức công tác kế toán
1.3.1.1. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại Tổng Công ty
(Phụ lục 3)
1.3.1.2. Chức năng nhiệm vụ của các phần hành kế toán
- Kế toán trưởng: phụ trách công tác tài chính và phòng Tài chính - Kế toán, chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về việc tổ chức công tác tài chính kế toán theo đúng Pháp luật. Là người trực tiếp chỉ đạo công tác hạch toán công tác hạch toán kế toán tại Công ty, tham mưu cho Tổng Giám đốc về vấn đề tài chính trong Công ty như xây dựng kế hoạch tài chính, vay vốn, các phương án kinh doanh…
- Phó phòng kế toán: có nhiệm vụ hướng dẫn, chỉ đạo các nhân viên kế toán theo nội quy và quy trình hạch toán của công ty từ việc lập, luân chuyển chứng từ đến báo cáo kế toán. Đồng thời cũng tham mưu hỗ trợ cho Kế toán trưởng trong các công tác tài chính, và thực hiện công việc điều hành thay thế trong ủy quyền khi Kế toán trưởng vắng mặt.
- Kế toán tiền mặt, tiền lương, Bảo hiểm: theo dõi các nghiệp vụ thu chi tiền mặt, tiền lương và Bảo hiểm các Công nhân viên và cả những cán bộ quản lý toàn Công ty, thanh toán các khoản tạm ứng, lập báo cáo tiền mặt. Cuối kỳ, đối chiếu với Sổ quỹ tiền mặt.
- Kế toán tiền gửi ngân hàng: trực tiếp giao dịch với ngân hàng về các nghiệp vụ thanh toán bằng hình thức chuyển khoản. Theo dõi TK tiền gửi ngân hàng của Công ty, thường xuyên đối chiếu với ngân hàng để giám sát chặt chẽ số dư trên các tài khoản liên quan.
- Kế toán thuế, TSCĐ, CCDC: theo dõi các TK phải trả, phải nộp Nhà nước về các loại thuế; đồng thời cũng theo dõi tình hình biến động TSCĐ, thanh lý nhượng bán, tính khấu hao và phân bổ vào chi phí theo tháng quý năm của TSCĐ.
- Kế toán tiêu thụ: có nhiệm vụ theo dõi tình hình xuất nhập kho thành phẩm, tình hình tiêu thụ và thanh toán công nợ của khách hàng.
- Kế toán Nguyên vật liệu, tạm ứng: thực hiện việc ghi chép phản ánh chi tiết tổng hợp vật tư, theo dõi tình hình nhập xuất tồn vật tư cả về số lượng và giá trị. Quản lý, theo dõi TK vật tư, lập các báo cáo liên quan phục vụ cho nhu cầu kiểm soát, đối chiếu, kiểm tra. Đồng thời cũng quản lý Tài khoản tạm ứng.
- Kế toán thanh toán: thực hiện công việc đối chiếu kiểm tra số liệu từ các nghiệp vụ mua hàng, đồng thời theo dõi TK phải trả người bán, phối hợp với Kế toán ngân hàng thanh toán cho các nhà cung cấp đúng hạn.
- Kế toán giá thành: có nhiệm vụ tập hợp, phân bổ chi phí giá thành từng loại sản phẩm hoàn thành nhập kho, xác định tổng số chi phí sản xuất, lập báo cáo giá thành cho các phòng ban liên quan.
- Kế toán phụ liệu: có nhiệm vụ tương tự kế toán vật tư, do đặc điểm của lĩnh vực hoạt động kinh doanh chủ yếu của đơn vị là sản xuất hàng may mặc nên phải phân tách ra thành hai phần hành Kế toán nguyên vật liệu và Kế toán phụ liệu (vì chủng loại phụ liệu cũng nhiều không kém vật tư). Ngoài ra, phần hành kế toán này còn chịu trách nhiệm là theo dõi Doanh thu của Tổng Công ty.
- Kế toán tổng hợp: thực hiện công việc tổng hợp số liệu từ các kế toán phần hành, cân đối số liệu, kiểm tra số liệu, thực hiện các bút toán tổng hợp,các bút toán cuối kỳ để lên các báo cáo tài chính, xác định kết quả sản xuất kinh doanh trong kỳ.
- Thủ quỹ: quản lý tiền mặt, thu tiền và chi tiền kèm theo các chứng từ liên quan, lập các báo cáo quỹ.
- Bộ phận kế toán các đơn vị trực thuộc: có nhiệm vụ theo dõi hoạt động tài chính, thực hiện hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị. Tính ra giá thành thực tế của sản phẩm sản xuất tại đơn vị đó và thường xuyên thực hiện đối chiếu kiểm tra với Kế toán Tổng Công ty.
1.3.2. Hình thức kế toán áp dụng tại Tổng Công ty
Theo quy định thì mỗi một DN có thể được áp dụng một trong năm hình thức kế toán sau: