NHÂN LỰC TẠI CễNG TY VTN ĐẾN NĂM 2015
3.3.1. Nhúm giải phỏp thu hỳt nguồn nhõn lực:
Cú nhiều giải phỏp để hồn thiện cụng tỏc quản trị nguồn nhõn lực cho Cụng ty VTN từ nay đến năm 2015, tụi xin đề xuất một số nhúm giải phỏp sau:
3.3.1.1. Tổ chức phõn tớch cụng việc
Trong thời gian qua Cụng ty VTN chỉ mới phõn tớch cụng việc của nhõn viờn trực tiếp sản xuất mà chưa phõn tớch cỏc cụng việc cũn lại. Do vậy, chỳng tụi đề nghị Cụng ty VTN phải cú một hệ thống phõn tớch và xõy dựng bản mụ tả cụng việc cho tất cả cỏc vị trớ chuyờn viờn, nhõn viờn văn phũng… Để tiến hành phõn tớch cụng việc một cỏch hiệu quả thỡ nờn cú phương phỏp và cỏc cụng cụ sau đõy:
Phương phỏp phõn tớch cụng việc: Với cỏc cụng việc trực tiếp sản xuất, Cụng ty VTN cần duy trỡ phương phỏp phõn tớch trực quan tại nơi làm việc đồng thời sử dụng thờm phương phỏp phỏng vấn và bản cõu hỏi cho một số cụng việc để phõn tớch chớnh xỏc hơn. (Phụ lục 2 đớnh kốm: Bảng cõu hỏi để mụ tả cụng việc)
Với cỏc cụng việc cũn lại phải tiến hành phõn tớch chi tiết. Để tiến hành phõn tớch cụng việc được tốt thỡ cần phải cú sự phối hợp trưởng bộ phận và cả chớnh nhõn viờn đang đảm nhiệm vị trớ đú. Trước hết, cỏc nhõn viờn phũng nhõn sự sẽ lấy thụng tin về cỏc vị trớ chức danh bằng phương phỏp phỏng vấn và điền vào bảng cõu hỏi, bảng phõn tớch cụng việc. Cỏc thụng tin cần thu thập đú là kiến thức đối với cụng việc, trỏch nhiệm thực hiện và phỏt triển cỏc chương trỡnh dự ỏn, khả năng giỏm sỏt, trỏch nhiệm trong cụng việc, việc thực thi và phỏt triển cỏc chớnh sỏch của
51
Cụng ty. Sau đú tiến hành phỏng vấn và quan sỏt nhõn viờn đang đảm nhận chức vụ đú để lấy thờm thụng tin thực tế mà cỏc giỏm đốc, trưởng bộ phận chưa cung cấp. Yờu cầu đặt ra trong quỏ trỡnh này là sự hợp tỏc chặt chẽ, thẳng thắn, trung thực, trờn sự hiểu biết và tin cậy lẫn nhau.
Hồn thiện bản mụ tả cụng việc và bản tiờu chuẩn cụng việc: Do cỏc bản mụ tả cụng việc cũn sơ sài và khụng cú bản tiờu chuẩn cụng việc nờn Cụng ty VTN phải điều chỉnh, thiết lập cỏc bản mụ tả cụng việc và xõy dựng bản tiờu chuẩn cụng việc cho tất cả vị trớ chức danh trong Cụng ty.
- Bản mụ tả cụng việc: Tất cả bản mụ tả cụng việc ở Cụng ty VTN hiện tại chỉ dừng lại ở việc liệt kờ cỏc nhiệm vụ chủ yếu và cỏc chức năng, trỏch nhiệm của cỏc vị trớ chưa được cập nhật thụng tin một cỏch kịp thời. Do vậy, Cụng ty VTN phải xõy dựng lại cỏc bản mụ tả cụng việc cho cỏc vị trớ và phải thường xuyờn cập nhật kịp thời thụng tin cho cỏc bản mụ tả cụng việc này. Việc cập nhật thụng tin cho phộp biết được sự thay đổi nhiệm vụ chức năng của cụng việc.
Những thụng tin cần thu nhập như: thụng tin về cỏc yếu tố của điều kiện làm việc, thụng tin về hoạt động thực tế của nhõn viờn, thụng tin về phẩm chất mà nhõn viờn thực hiện cần cú, thụng tin về mỏy múc thiết bị kỹ thuật, thụng tin về cỏc tiờu chuẩn trong thực hiện cụng việc.
Để cú cỏc bản mụ tả cụng việc thể hiện đầy đủ cỏc yếu tố trờn thỡ phõn tớch cụng việc phải chớnh xỏc và được thực hiện một cỏch thường xuyờn. Trỡnh tự thực hiện phõn tớch cụng việc như sau:
Bước 1: Xỏc định mục đớch phõn tớch cụng việc.
Bước 2: Thu thập cỏc thụng tin cơ bản.
Bước 3: Chọn cỏc cụng việc đặc trưng.
Bước 4: Thu thập thụng tin
Bước 5: Kiểm tra tớnh chớnh xỏc của thụng tin
Bước 6: Xõy dựng bảng mụ tả cụng việc và bảng tiờu chuẩn cụng việc
- Bảng tiờu chuẩn cụng việc: Cụng ty VTN phải tiến hành xõy dựng cỏc bản tiờu chuẩn cụng việc đi kốm với từng bản mụ tả cụng việc. Trong bản tiờu chuẩn cụng việc phải nờu lờn được cỏc yếu tố: bản chất của cụng việc, điều khoản đào tạo huấn luyện, cỏc cơ hội thăng thưởng và cỏc tiờu chuẩn của nhõn viờn như trỡnh độ văn húa, kỹ năng chuyờn mụn, kinh nghiệm, tuổi tỏc, thể lực, đặc điểm
52
cỏ nhõn. Yờu cầu quan trọng trong việc xõy dựng bản tiờu chuẩn cụng việc là phải tỏch rời cụng việc ra khỏi cỏ nhõn người đang làm cụng việc đú.
Cỏc tiờu chuẩn chức danh từ nhà quản trị cấp cao đến cỏc cỏn bộ quản trị cấp cơ sở cho đến từng cỏn bộ, nhõn viờn phải rừ ràng, cụ thể và chớnh xỏc
Dưới đõy là mẫu Bảng mụ tả cụng việc và Bảng tiờu chuẩn cụng việc cho chức danh trưởng phũng TCCB-LĐđược đề nghị:
BẢNG SỐ 10: MẪU BẢNG Mễ TẢ CễNG VIỆC VÀ TIấU CHUẨN CễNG VIỆC BẢNG Mễ TẢ CễNG VIỆC - CễNG TY VTN
1. Chức danh: Trưởng P.TCCB-LĐ
2. Mĩ số cụng việc:
3. Người thực hiện:
4. Bỏo cỏo cho: Phú Giỏm đốc
5. Xỏc định cụng việc: Tham mưu cho Ban giỏm đốc và chịu trỏch nhiệm về tồn bộ cỏc
vấn đề thuộc lĩnh vực nhõn sự nhằm phỏt triển và sử dụng cú hiệu quả nguồn nhõn lực. 6. Quyền hạn của cụng việc:
- Tham gia vào quỏ trỡnh quyết định và điều phối nhõn sự thực hiện cỏc hoạt động kinh doanh chung của Cụng ty.
- Giữ vai trũ chủ chốt trong tuyển dụng, đào tạo,khen thưởng, kỷ luật, bố trớ cụng việc, giải quyết chế độ chớnh sỏch cho nhõn viờn.
7. Chức năng, nhiệm vụ cụ thể:
- Tham mưu cho Giỏm đốc về đường lối phỏt triển và quản lý nhõn sự / đỳng chớnh sỏch
- Cố vấn, hỗ trợ, cung cấp thụng tin cho lĩnh đạo và nhõn viờn về vấn đề nhõn sự / chớnh
xỏc, nhiệt tỡnh
- Nghiờn cứu, đề xuất và tham gia cựng với lĩnh đạo Cụng ty hồn thiện hệ thống quản trị nhõn sự / cú giải trỡnh, đạt kết quả tốt
- Phối hợp, điều hành cỏc hoạt động chương trỡnh nhõn sự / nhanh chúng, đạt kết quả tốt
- Kiến nghị điều chỉnh cơ cấu nhõn sự / cú giải trỡnh, khoa học, hợp lý
- Tham gia cỏc vụ ỏn kinh tế / đỳng luật, đạt kết quả tốt
- Hướng dẫn và giải quyết cỏc tranh chấp lao động / chớnh xỏc, nhanh chúng, thỏa đỏng.
- Chỉ đạo cụng tỏc lưu trữ hồ sơ nhõn viờn / khoa học, gọn gàng.
- Kiểm tra, đỏnh giỏ nhõn viờn / chớnh xỏc, khụng thiờn vị, khụng bỡnh qũn
- Trực tiếp quản lý, giao việc cho nhõn viờn thuộc cấp / hợp lý, thường xuyờn, cú kiểm tra
8. Cỏc mối quan hệ:
Bỏo cỏo cho: Phú giỏm đốc
Giỏm sỏt những người sau đõy: nhõn viờn của phũng
Quan hệ với: cỏc bộ phận trong Cụng ty, cỏc cụng ty khỏc, viờn chức chớnh quyền, sở lao động, cụng đồn, nhà cung ứng lao động
BẢNG TIấU CHUẨN CễNG VIỆC – CễNG TY VTN
1. Chức danh: Trưởng P.TCCB-LĐ
2. Mĩ số cụng việc:
53 3. Người thực hiện: 5. Trỡnh độ học vấn: - Cỏc bằng tốt nghiệp trờn đại học: - Cỏc bằng tốt nghiệp đại học: Cử nhõn kinh tế, cử nhõn luật. - Tốt nghiệp phổ thụng:
6. Ngành học: Quản trị kinh doanh, luật kinh tế
7. Cỏc khúa đào tạo: quản lý nhõn sự.
9. Yờu cầu về kinh nghiệm làm việc:
- Cú kinh nghiệm cụng tỏc và đạt thành tớch tốt trong lĩnh vực này ớt nhất 3 năm.
- Nắm vững và cú kinh nghiệm thực hiện cỏc kỹ năng thực hành quản trị nguồn nhõn lực 10. Yờu cầu về kiến thức và kỹ năng:
- Tốt nghiệp từ đại học trở lờn thuộc chuyờn ngành Quản trị kinh doanh, Kinh tế lao động, hoặc Luật kinh tế.
- Đĩ qua lớp bồi dưỡng về nghiệp vụ quản trị nguồn nhõn lực.
- Nắm vững luật lao động và cỏc quy định của Nhà nước liờn quan đến quyền lợi và nghĩa vụ của nhõn viờn.
- Am hiểu đường lối, chiến lược kinh doanh của Cụng ty. - Thụng thạo tiếng Anh,vi tớnh văn phũng
11. Yờu cầu về tố chất, điều kiện làm việc:
- Điềm tĩnh, chớn chắn trong giải quyết cụng việc - Cú khả năng làm việc độc lập cao.
- Cú khả năng giao tiếp tốt và biết thu hỳt, tập hợp nhõn viờn. - Làm việc khoa học, cú tổ chức, cú tinh thần trỏch nhiệm cao.
- Phũng làm việc: tốt, mỏy lạnh, ỏnh sỏng tốt, khụng bụi, khụng ồn ào.
Để bảng mụ tả cụng việc và bảng tiờu chuẩn cụng việc trờn phỏt huy hiệu quả thỡ ngồi việc phõn tớch chớnh xỏc, độ tin cậy cao cần nờu rừ cỏc cụng việc hay yờu cầu cần thực hiện trong tương lai; đồng thời phải sử dụng nú để làm cỏc cụng cụđỏnh giỏ thành tớch, tuyển dụng, đào tạo, thuyờn chuyển hay đề bạt,…
3.3.1.2. Hoạch định nguồn nhõn lực
Sau khi phõn tớch mụi trường, xỏc định mục tiờu và chiến lược, phõn tớch hiện trạng quản trị nguồn nhõn lực của Cụng ty mỡnh, phũng TCCB-LĐ Cụng ty VTN cần phải tiến hành nghiờn cứu, phõn tớch nguồn nhõn lực hiện tại một cỏch cú hệ thống và căn cứ vào chiến lược, kế hoạch kinh doanh để dự bỏo nhu cầu nguồn nhõn lực cho Cụng ty trong tương lai cả về số lượng và chất lượng.
Thường xuyờn bổ sung cỏc thụng tin về nhõn viờn để xỏc định nguồn nhõn lực thực tế trong từng thời kỳ: Để tiến hành dự bỏo nguồn nhõn lực đỳng và cú hiệu quả thỡ phải cú số liệu về tỡnh hỡnh sử dụng nguồn nhõn lực hiện tại về mặt
54
số lượng và chất lượng từ đú cú một cỏi nhỡn hệ thống, đồng thời xỏc định được điểm mạnh, điểm yếu, khú khăn và thuận lợi của nguồn nhõn lực tại Cụng ty. Sau thời gian tuyển dụng, kiến thức, kỹ năng chuyờn mụn và khả năng của nhõn viờn đều cú sự thay đổi. Do vậy, phũng TCCB-LĐ Cụng ty VTN phải cập nhật tồn bộ thụng tin của cỏ nhõn về kinh nghiệm làm việc, kỹ năng chuyờn mụn, trỡnh độ học vấn… của nhõn viờn nhằm làm cơ sở cho cụng tỏc đào tạo, thăng chức, thuyờn chuyển nhõn viờn sau này.
Xỏc định nhu cầu nguồn nhõn lực trong tương lai bằng một số chỉ tiờu định lượng: Cụng ty VTN phải tiến hành dự bỏo nhu cầu nguồn nhõn lực trong tương lai để ỏp dụng cho cỏc mục tiờu, kế hoạch dài hạn. Nhu cầu tương lai được xỏc định theo chỉ tiờu: số lượng và chất lượng
- Chỉ tiờu về mặt số lượng:
Nhu cầu nguồn nhõn lực trong tương lai được xỏc định theo cỏc cụng thức: Tổng số NV cần cú trong tương lai = Tổng số NV hiện tại – (Tổng số NV
nghỉ việc + Tổng số NV thay thế) + (Tổng số NV hiện tại * tỷ lệ % điều chỉnh lao động nhằm đỏp ứng yờu cầu kế hoạch SXKD) (1)
Tổng số NV cần được tuyển dụng trong tương lai = Tổng số NV nghỉ việc + Tổng số NV cần được thay thế + (Tổng số NV hiện tại * tỷ lệ % điều chỉnh lao động nhằm đỏp ứng yờu cầu kế hoạch SXKD)
BẢNG 11: DỰ BÁO NHU CẦU NGUỒN NHÂN LỰC CễNG TY VTN (2007-2015)
Đvt: người CHỈ TIấU 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 Hưu trớ, nghỉ việc… 21 19 18 17 18 15 16 15 14 NV thay thế 5 5 5 5 5 5 5 5 5 Tỷ lệ % tăng doanh thu 4,5% 3,8% 7.2% 6,1% 3,9% 5,2% 6,5% 5,4% 5,5% Tỷ lệ % điều chỉnh lao động 2,5% 2% 4% 3,5% 2% 3% 3.5% 3% 3% Dự bỏo số lượng lao
động 2.537 2.564 2.644 2.715 2.746 2.808 2.885 2.952 3.021 Năm 2008 và năm 2011: đĩ cú chỉ thị giảm cước viễn thụng của lĩnh đạo Ngành.
Kế hoạch thực hiện một số cụng trỡnh lớn từ năm 2007-2015:
Năm 2008: Đầu tư cụng trỡnh: NGN pha 4, năm 2009 đưa vào khai thỏc. Năm 2009: Đầu tư cụng trỡnh: Nortel 40Gb/s, năm 2010 đưa vào khai thỏc. Năm 2012: Đầu tư cụng trỡnh: Tổng đài AXE 100.000 trung kế, năm 2013
55
- Chỉ tiờu về mặt chất lượng: Song song với việc dự bỏo nguồn nhõn lực về mặt số lượng, chỳng ta cần phải dự bỏo về mặt chất lượng. Để dự bỏo về mặt chất lượng, phũng TCCB-LĐ của Cụng ty VTN cần phải hệ thống húa cỏc kỹ năng, trỡnh độ, kinh nghiệm đũi hỏi cho từng cụng việc; phối hợp với cỏc giỏm đốc, trưởng cỏc phũng ban nhằm xỏc định yờu cầu về chất lượng nhõn sự trờn cơ sở của cỏc tiờu chuẩn đú. Đồng thời phải dự bỏo sơ bộ một số tiờu chuẩn cụng việc trong tương lai trờn cơ sở cỏc kế hoạch kinh doanh và cỏc tiờu chuẩn trong hiện tại.
3.3.1.3. Cụng tỏc tuyển dụng nhõn viờn
Để hồn thành tốt cụng tỏc tuyển dụng,Cụng ty VTN cần phải xỏc định lại một số mặt trong cụng tỏc này như sau:
Xỏc định nguồn tuyển dụng nhõn viờn: Từ trước đến nay, Cụng ty VTN luụn tuyển dụng quản trị viờn từ nội bộ và tuyển dụng nhõn viờn mới từ bờn ngồi. Cụng ty nờn xem xột lại nguồn tuyển dụng một cỏch linh hoạt hơn, khụng nờn cứng nhắc, vấn đề là chọn đỳng người cú năng lực phự hợp với cụng việc.
Tuyển dụng nhõn viờn từ trong nội bộ của mỡnh cũng cú một số ớch lợi sau: - Thứ nhất, đõy là cơ hội cho nhõn viờn thăng tiến, thay đổi cụng việc, học hỏi thờm cụng việc, cú cơ hội lựa chọn cụng việc đỳng với khả năng, sở trường.
- Thứ hai, họ thớch nghi nhanh chúng với cụng việc hơn nhõn viờn mới. - Thứ ba, là nguồn động viờn khuyến khớch nhõn viờn làm việc năng động, sỏng tạo và cú hiệu quả hơn.
- Cuối cựng là tiết kiệm được chi phớ và thời gian. Tuy nhiờn hỡnh thức tuyển từ nội bộ cần lưu ý cỏc điểm sau:
- Cần xỏc định rừ với nhõn viờn là Cụng ty luụn ưu tiờn xem xột tuyển nhõn viờn từ nội bộ, tạo điều kiện và cơ hội cho họ được đề bạt, thuyờn chuyển cụng tỏc phự hợp nhưng nếu ứng viờn nào cú khả năng vượt trội hơn thỡ sẽđược tuyển dụng. Điều này nhằm tạo sự cụng bằng đồng thời cũng làm giảm bớt tớnh ỡ, thiếu sỏng tạo, hạn chế bớt tõm lý thỏa mĩn trong cụng việc.
- Sựđề bạt, thuyờn chuyển cụng tỏc từ trong nội bộ cú thể khuyến khớch, động viờn nhõn viờn làm việc một cỏch tốt hơn nhưng mặt khỏc cú thể gõy ra cỏc tỏc động tiờu cực ảnh hưởng đến tồn Cụng ty như tõm lý bất mĩn, khụng phục tựng, rập khuụn thiếu sỏng tạo.
56
Bờn cạnh với nguồn tuyển dụng từ trong nội bộ, Cụng ty VTN phải xem xột lại nguồn tuyển dụng từ bờn ngồi Cụng ty. Hỡnh thức tuyển dụng qua người thõn đĩ đem lại kết quả tiờu cực trong cụng tỏc quản lý tại Cụng ty VTN, cho nờn phải hạn chế mức tối đa nguồn lao động này.
Cụng ty VTN cú thể ỏp dụng một hoặc một số hỡnh thức thu hỳt ứng viờn từ bờn ngồi như: thụng qua quảng cỏo, thụng qua văn phũng dịch vụ lao động, tuyển sinh viờn tốt nghiệp từ cỏc trường đại học, qua internet…để quảng bỏ về sự hấp dẫn của cụng việc cũng như doanh nghiệp, chớnh sỏch cỏn bộ, khả năng tài chớnh nhằm mục đớch tuyển được những nhõn viờn cú trỡnh độ, kiến thức cao từ đú rỳt ngắn được thời gian đào tạo và nõng cao chất lượng nhõn sự tại Cụng ty.
Phương phỏp tuyển chọn nhõn viờn cần ỏp dụng tại Cụng ty VTN phải theo quy trỡnh sau: 1- Chuẩn bị tuyển dụng.
2- Thụng bỏo tuyển dụng. 3- Thu nhận, nghiờn cứu hồ sơ. 4- Phỏng vấn sơ bộ. 5- Kiểm tra, trắc nghiệm. 6- Phỏng vấn lần hai. 7- Xỏc minh, điều tra. 8- Khỏm sức khỏe. 9- Ra quyết định tuyển dụng. 10- Bố trớ cụng việc.
Để tuyển chọn nhõn viờn thực sự cú năng lực, kiến thức, chuyờn mụn phự