ĐỒNG NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY CONSTREXIM
Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu là một mảng khá lớn trong số các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty CONSTREXIM và là hoạt động kinh doanh mang tính định hướng lâu dài của công ty. Vì vậy để đánh giá nó một cách chi tiết tỷ mỷ thật khó, chúng ta chỉ đi phân tích một số vấn đề sau:
1. Xin giấy phép nhập khẩu:
Trước đây khi nhà nước chưa thực hiện chính sách mở thì việc xin giấy phép là một việc làm rất quan trọng. Tuy vậy đến thời điểm này, việc xin giấy
phép không còn quan trọng nữa. Chính vì vậy mà thủ tục xin giấy phép nhập khẩu gần như không còn tồn tại tại công ty CONSTREXIM.
2. Thuê phương tiện vận tải
Khi trong hợp đồng có điều khoản bên nhập khẩu sẽ phải là bên thuê phương tiện thì lúc đó chuyên viên nhập khẩu phải liên hệ với các hãng tàu để chở hàng của mình về. Đối với công ty CONSTREXIM, phương tiện vận tải thường được giao cho các bạn hàng lâu năm như Viettran, Vinatran... Đây là những công ty rất có uy tín trên thị trường cùng với giá cả hợp lý nên được nhiều đơn vị xuất nhập khẩu tin cậy.
3. Giao nhận hàng hoá và kiểm tra hàng hoá
a. Nhận hàng
Cho đến nay, địa điểm nhập hàng chủ yếu của công ty là cảng Hải Phòng. Ngoài ra còn có ở sân bay Nội Bài, Tân Sơn Nhất, bên giới Việt - Trung nhưng số lượng không đáng kể.
Trước khi nhận hàng, công ty phải mang đầy đủ những giấy tờ mà bên xuất đã gửi fax qua, bao gồm: Hợp đồng nhập khẩu, hoá đơn thương mại, phiếu đóng gói, bản sao B/C, giấy C/O gốc (chứng nhận xuất xứ).
Sau khi nhận được fax, biết chính xác ngày tàu cập cảng, nhân viên nhập khẩu đại diện cho công ty đã kí một hợp đồng uỷ thác cho cảng đứng ra giao nhận hàng với hãng tàu và đưa hàng về kho bãi tại cảng an toàn.
Khi nhận hàng tại kho, thực tế ở công ty CONSTREXIM cũng nhận với 2 loại hàng hoá với các bước sau:
+ Nhận hàng rời:
- Nhân viên nghiệp vụ sẽ đóng phí lưu kho và phí xếp dỡ cho cảng hoặc đại lý tàu để nhận biên lai.
- Cầm biên lai thu phí, 3 D/O, Invoice, Packing list đến văn phòng quản lý hãng tàu tại cảng để ký xác nhận D/O tìm vị trí hàng và lưu kho 1 D/O tại đây.
- Tiếp theo mang 2 D/O còn lại đến bộ phận kho vận tại cảng làm phiếu xuất kho và cũng lưu 1 D/O tại đây và nhận lại 2 phiếu xuất kho.
- Đại diện công ty đem 2 phiếu xuất kho đến kho hàng để xem và làm thủ tục xuất kho, tách riêng hàng hoá của mình ra để kiểm định hàng hoá và làm thủ tục hải quan.
+ Nhận nguyên container: công ty nhận hàng trực tiếp tại cảng. Các bước diễn ra cũng gần tương tự với nhận hàng rời, sau khi nhận D/O, công ty sẽ đem D/O ra làm thủ tục hải quan và kiểm định hàng hoá.
b. Kiểm tra hàng hoá:
Đối với công ty CONSTREXIM, hàng hoá nhập về chủ yếu là nguyên vật liệu phục vụ cho ngành xây dựng chính vì thế mà nhân viên nhập khẩu cũng phải là người nắm chắc được vấn đề này. Các bước kiểm tra gồm có:
- Xem tên, mã số, chủng loại hàng hoá có đúng với hợp đồng không. - Số lượng hàng hoá.
- Chất lượng hàng hoá: xem kích thước, trọng lượng, màu sắc, mẫu mã... có đạt quy định không.
Sau khi tiến hành kiểm tra xong xuất, nhân viên nhập khẩu sẽ cho bốc hàng lên xe trở về kho của mình hoặc địa điểm phân phối.
4. Làm thủ tục hải quan5. Thanh toán: 5. Thanh toán:
Thanh toán là 1 khâu rất quan trọng đối với cả 2 bên người xuất khẩu và người nhập khẩu. Đến lúc này sau khi người xuất khẩu đã xuất hàng cho người nhập khẩu và người nhập khẩu đã có thông tin để nhận hàng thì người nhập khẩu phải có nghĩa vụ làm thủ tục thanh toán cho người xuất khẩu.
Trong buôn bán quốc tế nói chung, các công ty có thể sử dụng rất nhiều hình thức thanh toán như: phương thức nhờ thu, thư tín dụng, ghi sổ, điện chuyển tiền, hối phiếu...
Đối với công ty CONSTREXIM có 2 hình thức thanh toán mà công ty áp dụng phổ biến nhất là điện chuyển tiền (TTR) và thư tín dụng (L/C).
- Điện chuyển tiền (TTR) <đối với bạn hàng lâu năm>.
+ Công ty viết 1 thông báo cho ngân hàng về lệnh chuyển tiền cho phía đối tác tại Ngân hàng đầu tư và phát triển tại Hà Nội với đầy đủ thông tin cần thiết trong đó.
+ Sau khi kiểm tra mọi thủ tục giấy tờ có liên quan hợp lệ ngân hàng sẽ trích tài khoản của công ty bằng số tiền như đã khai báo để chuyển cho bên đối tác đồng thời sẽ giữ cuống điện chuyển tiền cho công ty thông báo tiền đã được chuyển. Cũng lúc đó ngân hàng chuyển tiền bằng điện báo cho ngân hàng đại lý của Ngân hàng Đầu tư và phát triển tại nước xuất khẩu để chuyển tiền cho người xuất khẩu.
+ Đến đây công ty đã hoàn thành nghĩa vụ với người xuất khẩu. - Thư tín dụng (L/C) <đối với những bạn hàng mới>
+ Nhân viên nhập khẩu sẽ đề nghị kế toán trưởng công ty gửi đơn xin mở L/C tới Ngân hàng đầu tư và phát triển.
+ Sau khi xem xét tài khoản của công ty, Ngân hàng đồng ý mở L/C và gửi thông báo cho Ngân hàng đại diện người xuất khẩu.
+ Sau khi người xuất khẩu xuất hàng cùng bộ chứng từ, Ngân hàng đại diện người xuất khẩu sẽ gửi kèm hối phiếu thanh toán cho Ngân hàng đầu tư và phát triển.
+ Sau khi người nhập khẩu kiểm tra hàng hoá, chứng từ không có vấn đề gì thì sẽ gọi điện và yêu cầu Ngân hàng thanh toán.
+ Đến đây khâu thanh toán đã kết thúc.
* Trên đây là những nghiệp vụ chính trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu tại công ty CONSTREXIM. Ngoài ra còn có các nghiệp vụ như mua bảo hiểm hàng hoá, giục đối tác trước khi giao hàng, khiếu nại và giải
quyết... rất ít xảy ra nên không được đề cập đến. Vì các nghiệp vụ đều do nhân viên nhập khẩu trực tiếp tiến hành nên không thể tránh được những điều làm tốt và chưa làm tốt. Do vậy chúng ta chuyển sang phần nhận xét về hoạt động tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu.