- Dùng Microsoft Excel tính tỷ lệ % các tiêu chí nghiên cứu và vẽ các biểu đồ theo số liệu thống kê.
2002 Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 Năm
4.5.3.3. Quản lý thuốc
Kiểm nhập
Thuốc mua về trong vòng 24 giở phải tổ chức kiểm nhập do Hội đồng kiểm nhập thực hiện. Hội đồng kiểm nhập gồm có :
♦ Giám đốc Bệnh viện Chủ tịch
♦ Trưởng Phòng Tài chính – Kế toán Ủy viên
♦ Kế toán dược Ủy viên
♦ Tiếp liệu Ủy viên
♦ Thủ kho chẵn Ủy viên
Việc kiểm nhập tiến hành đối chiếu giữa hóa đơn với số lượng thực tế : tên thuốc, dạng bào chế, nồng độ - hàm lượng, hãng sản xuất, số lượng, hạn dùng, thừa thiếu, cảm quan, …
Biên bản kiểm nhập gồm các nội dung trên và có chữ ký của Hội đồng.
Đối với thuốc Đông y : Thực hiện kiểm nhập và bàn giao tay ba giữa Khoa Dược – Khoa Y học cổ truyền – Nhà cung cấp.
Quản lý thuốc
Thuốc theo y lệnh lĩnh về phải được dùng trong ngày, riêng ngày lễ và chủ nhật thuốc được lĩnh vào hôm trước ngày nghỉ. Khoa Dược tổ chức trực Dược 24/24 giờ để phát thuốc cấp cứu.
Trước đây, Khoa Dược có tủ thuốc trực để cấp phát những thuốc cấp cứu nhưng gần đây tủ thuốc trực nhỏ không còn đáp ứng được yêu cầu của các khoa trại trong đêm trực phải mở kho lẻ. Việc mở kho lẻ phải tuân thủ theo quy trình sau :
Bác sỹ trực ra y lệnh Y tá trực lập phiếu lĩnh Bác sỹ trực lãnh đạo duyệt mở kho vào phiếu lĩnh thuốc Bảo vệ mở khóa bảo vệ
Nhân viện trực Dược mở khóa kho, phát thuốc và niêm phong kho (có sự chứng kiến của Y tá trực lĩnh thuốc - Bảo vệ - Nhân viện trực Dược). Mọi diễn biến trong đêm trực được ghi lại trong sổ trực Dược.
Phiếu lĩnh thuốc thường theo đúng mẫu quy định ; thuốc gây nghiện. hướng tâm thần, độc A – B có phiếu riêng theo đúng quy chế.
Phiếu lĩnh thuốc viết sai hoặc phải thay thuốc sau khi có ý kiến của Dược sỹ Khoa Dược, bác sỹ sửa lại và ký tên xác nhận vào phiếu.
Phiếu lĩnh thuốc phải có đủ 4 chữ ký của y tá hành chính, Trưởng khoa điều trị, Trưởng Khoa Dược (hay Dược sỹ được ủy nhiệm) và nhân viên phát thuốc.
Sử dụng thuốc trong tủ trực theo đúng quy định. Có sổ bàn giao thuốc còn lại của người bệnh cho tua trực sau.
Có sổ theo dõi thuốc ngưng do thay đổi y lệnh, ngưng thuốc, bệnh nhân chuyển viện, tử vong, …Vào thứ Năm hàng tuần, Khoa Dược nhận lại những thuốc dư này. Phiếu trả thuốc phải có xác nhận của Trưởng khoa điều trị. Trả thuốc theo hai cách : trả hết thuốc một lần hoặc cấn trừ hàng ngày trên sổ ngưng thuốc. Thường dùng cách thứ hai (vì thuốc đã được chia nhỏ lẻ khó sử dụng lại cho người khác) nếu không hết số thuốc dư đó thì làm phiếu trả thuốc.
Các thuốc có giá trị tiền cao, cần được quản lý chặt nhân viên giữ thuốc phải ký tên lên từng chai lọ thuốc, đảm bảo thuốc này từ Khoa Dược phát ra, tránh tráo đổi thuốc, dễ kiểm soát khi thu hồi chai lọ.
Kiểm kê thuốc
Cuối mỗi tháng nhân viên giữ thuốc kiểm tra đối chiếu số lượng tồn kho thực tế với số lượng trên sổ sách của kế toán dược và khóa sổ. Con số này được chuyển thành số tồn đầu của tháng kế tiếp.
Định kỳ 6 tháng một lần, Phòng Tài chính – Kế toán cùng Khoa Dược kiểm kê các nội dung sau :
♦ Kiểm số lượng tồn thực tế của từng mặt hàng thuốc
♦ Đối chiếu sổ sách với số lượng thực tế
♦ Đánh giá, tìm nguyên nhân chênh lệch và đề nghị cách xử lý.
Mở sổ theo dõi xuất nhập thuốc đối với thuốc gây nghiện, hướng tâm thần, thuốc độc A – B và mở thẻ kho đối với thuốc thường, dịch truyền
Lưu trữ chứng từ, đơn thuốc, phiếu lĩnh thuốc theo quy định.
Thanh toán thuốc :
Dược không có bộ phận Thống kê Dược vì Bệnh viện Nguyễn Trãi có mạng cục bộ kết nối giữa Khoa Dược – Tài chính-Kế toán – Kế hoạch - Tổng hợp. Tổ Vi tính của Phòng Kế hoạch - Tổng hợp có nhiệm vụ nhập đơn thuốc theo hồ sơ khám bệnh (bao gồm thuốc, cận lâm sàng, tiền công khám) đối với BHYT ngoại trú còn nội trú thì nhập Phiếu lĩnh thuốc hàng ngày của các khoa trại. Sau đó sẽ in Bảng tổng hợp thuốc sử dụng hàng ngày/ hàng tháng để nhân viên giữ thuốc đối chiếu với số lượng tồn kho hàng ngày/ hàng tháng. Khi các kho chấp nhận con số tồn cuối tháng, Phòng Tài chính – Kế toán sẽ khóa file và tổng hợp số liệu để thanh toán BHYT với BHXH Thành phố.
Khoa điều trị tổng hợp thuốc đã sử dụng cho người bệnh theo quy chế ra viện, rồi chuyển Phòng Tài chính – Kế toán thanh toán viện phí.
Thống kê, báo cáo sử dụng thuốc :
Khoa Dược có nhiệm vụ báo cáo 3 tháng, 6 tháng, 9 tháng và 12 tháng theo quy định và báo cáo đột xuất khi cần thiết và cấp trên yêu cầu.
Kiểm tra :
Trưởng Khoa Dược thỉnh thoảng kiểm tra đột xuất trong Khoa để nhắc nhở, chấn chỉnh.
Kiểm tra các Khoa điều trị : Giám đốc bệnh viện đã ra quyết định thành lập đoàn kiểm tra hàng tháng gồm có các Trưởng Phòng Kế hoạch – Tổng hợp, Trưởng Phòng Tổ chức – Cán bộ, Trưởng Phòng Hành chính – Quản trị, Trưởng Phòng Vật tư – Trang thiết bị,
Trưởng Phòng Điều dưỡng, Trưởng Khoa Chống nhiễm khuẩn và Trưởng Khoa Dược để kiểm tra toàn diện các mặt của Khoa điều trị trên cơ sở đó đánh giá xếp hạng ABC của Khoa đó.