+ Theo dừi tỡnh hỡnh xuất, nhập, tồn kho nguyờn vật liệu, cụng cụ - dụng cụ, thành phẩm; tỡnh hỡnh tiờu thụ thành phẩm, hàng hoỏ. Căn cứ vào cỏc hoỏ đơn bỏn hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, kế toỏn định khoản và ghi vào cỏc sổ sỏch cú liờn quan.
+ Tiến hành xỏc định rừ đối tượng tập hợp chi phớ sản xuất, đối tượng tớnh giỏ thành sản phẩm, để tớnh giỏ thành sản xuất của sản phẩm một cỏch chớnh xỏc và đầy đủ..
1.1.3.2. Chớnh sỏch kế toỏn ỏp dụng tại cụng ty
1.1.3.2.1. Quy định chung về chế độ kế toỏn ỏp dụng tại Cụng ty
- Niờn độ kế toỏn bắt đầu từ ngày 1/1 đến ngày 31/12 năm dương lịch. - Kỳ kế toỏn: thỏng.
- éơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chộp kế toỏn: éồng Việt Nam.
- Nguyờn tắc và phương phỏp chuyển đổi cỏc đồng tiền khỏc sang VNé: ỏp dụng theo tỷ giỏ quy đổi ngoại tệ của Ngõn hàng Ngoại thương tại thời điểm thanh toỏn.
- Phương phỏp tớnh thuế GTGT: theo phương phỏp khấu trừ thuế.
- Phương phỏp trớch khấu hao TSCé: theo phương phỏp khấu hao đường thẳng.
- Phương phỏp hạch toỏn hàng tồn kho: theo phương phỏp kờ khai thường xuyờn.
- Phương phỏp tớnh giỏ vốn hàng xuất kho: theo phương phỏp giỏ thực tế đớch danh.
1.1.3.2.2 Tổ chức chứng từ kế toỏn
Tổ chức quỏ trỡnh lập chứng từ kế toỏn tại Cụng ty cổ phần đầu tư dịch vụ và TM Phương Đụng đó sử dụng cỏc chứng từ ban đầu phự hợp với nội dung kinh tế phỏt sinh. Cỏc chứng từ ban đầu đều đỳng biểu mẫu của Bộ Tài chớnh ban hành, đảm bảo cỏc yếu tố cơ bản cần thiết của một chứng từ.
Một số chứng từ mà Cụng ty sử dụng: * Chứng từ về tiền mặt bao gồm:
- Phiếu thu: MS 01 - TT (Qé số 1141/Qé-TC-CéKT). - Phiếu chi: MS 01 - TT (Qé số 1141/ Qé -TC-CéKT). - Giấy thanh toỏn tiền tạm ứng MS 04 - TT.
* Chứng từ về bỏn hàng:
- Hoỏ đơn GTGT: MS 01-GTKT-3LL. - Hợp đồng bỏn hàng.
* Chứng từ về hàng tồn kho: - Phiếu nhập kho: MS 01 - VT. - Biờn bản kiểm kờ vật tư, hàng hoỏ. * Tờ khai thuế GTGT: MS 01 - GTGT.
...
* Một số chứng từ khỏc cú liờn quan như: bảng thanh toỏn tiền lương, bảng tớnh và phõn bổ khấu hao TSCé, đơn xin tạm ứng, hoỏ đơn thanh toỏn tiền điện, nước, điện thoại...
Hàng ngày, căn cứ vào cỏc chứng từ ban đầu phỏt sinh, kế toỏn tiến hành kiểm tra tớnh chớnh xỏc, hợp lý, hợp lệ rồi ghi nhận vào cỏc sổ chi tiết và sổ tổng hợp cú liờn quan. Chứng từ liờn quan đến phần hành kế toỏn nào thỡ do kế toỏn phần hành đú cú trỏch nhiệm lưu giữ và bảo quản.
Cỏc chứng từ do Cụng ty lập cũng được tuõn thủ đỳng với quy định của Bộ Tài chớnh, cú đầy đủ chữ ký, xỏc nhận của cỏc bờn liờn quan. Do bộ mỏy kế toỏn nhỏ gọn nờn mọi chứng từ trước khi được phỏt hành hoặc ghi nhận vào sổ
sỏch đều được kế toỏn trưởng kiểm tra, thụng qua. Quy trỡnh luõn chuyển chứng từ tại Cụng ty là khỏ hợp lý, như căn cứ vào hợp đồng kinh tế đó ký kết hoặc đơn đặt hàng, phũng kinh doanh sẽ lập húa đơn GTGT thành 3 liờn.
Thủ kho sau khi kiểm tra húa đơn GTGT, tiến hành viết phiếu xuất kho, đồng thời ghi thẻ kho theo đỳng số lượng đó xuất. Định kỳ 2 đến 4 ngày, kế toỏn vật tư thành phẩm xuống kho kiểm tra, thủ kho nộp phiếu xuất kho, húa đơn GTGT (liờn 3) giao cho phũng kế toỏn để tiến hành kiểm tra, xỏc định trị giỏ hàng xuất bỏn theo phương phỏp giỏ thực tế đớch danh và ghi vào cỏc sổ cú liờn quan, đối chiếu số lượng trờn sổ chi tiết với thẻ kho do thủ kho lập.
Khi khỏch hàng thanh toỏn tiền hàng, kế toỏn vốn bằng tiền, thanh toỏn sẽ kiểm tra liờn 2 của húa đơn GTGT và viết phiếu thu, chuyển cho kế toỏn trưởng duyệt. Thủ quỹ căn cứ vào phiếu thu sẽ tiến hành thu tiền và ghi sổ quỹ.
Cỏc chứng từ tại Cụng ty được lưu giữ theo trỡnh tự thời gian phỏt sinh, bảo quản trong tủ hồ sơ riờng tạo điều kiện thuận lợi, khoa học cho quỏ trỡnh quản lý, kiểm tra, đối chiếu và bảo quản chứng từ.
1.1.3.2.3. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toỏn
Hiện nay Cụng ty đang ỏp dụng hệ thống tài khoản do Bộ Tài chớnh ban hành theo Quyết định số 1141/Qé/CéKT ngày 01/11/1995 và cú bổ sung sửa đổi cỏc tài khoản mới theo cỏc chuẩn mực kế toỏn mới ban hành là Thụng tư 89/2002/TC-BTC ban hành theo Quyết định số 149/2001/Qé-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ Tài chớnh.
Căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh và phõn cấp quản lý của cụng ty, Cụng ty là một doanh nghiệp sản xuất đặc thự, sản phẩm bao gồm nhiều mặt hàng, nhiều chi tiết nờn Cụng ty khụng những đó ỏp dụng đỳng Hệ thống TKKT do Bộ Tài chớnh ban hành mà cũn vận dụng rất linh hoạt mở chi tiết thờm nhiều tiểu khoản để phự hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Cụng ty, tạo điệu kiện thuận lợi cho bộ phận kế toỏn trong quỏ trỡnh quản lý, kiểm tra, giỏm sỏt cũng như giỳp cho việc thụng tin do kế toỏn cung cấp được chớnh xỏc và kịp thời.
Hiện Cụng ty đang sử dụng những tài khoản chớnh như sau: - Cỏc tài khoản về tiền: TK 111, 112
- Cỏc tài khoản về cỏc khoản phải thu: TK 131, 138 mở chi tiết theo từng đối tượng, khỏch hàng.
- Cỏc tài khoản hàng tồn kho: TK 152,153,154,155,.. mở chi tiết đến cỏc tiểu khoản theo từng loại vật tư, sản phẩm nhằm tiện cho việc quản lý, theo dừi như:
TK 152- “Nguyờn vật liệu” được chi tiết thành cỏc tiểu khoản như sau:
TK 1521-“Nguyờn vật liệu chớnh” TK 1521-01- Vải chớnh TK 1521-01-001- Vải Tapeta TK 1521-01-002- Vải # Green ... TK 1521-02- Vải lút TK 1521-02-001- Vải lút Tapeta TK 1521-02-002- Vải lút # Green ... TK 1521-03- Mex TK 1521-04- Bụng ... TK 1522- “Phụ liệu” TK 1522-01- Chỉ TK 1522-01-001- Chỉ 40/2 (5.000m/c) TK 1522-01-002- Chỉ 60/2 (2.500m/c) .... TK 1522-02- Khúa TK 1522-02-001- Khúa dài TK 1522-02-002- Khúa ngắn ...
TK 1522-03- Cỳc TK 1522-03-001- Cỳc dập đồng 4 chi tiết TK 1522-03-002- Cỳc nhựa khõu 18 TK 1523- “Nhiờn liệu” TK 1524- “Phụ tinh thay thế” TK 1524-01- Kim mỏy TK 1524-02- Chõn vịt mỏy khõu ...
TK 155- “Thành phẩm tồn kho” được chi tiết thành cỏc tiểu khoản theo tờn sản phẩm như sau:
TK 155-01- Áo Jacket 3 lớp TK 155-02- Áo Jacket 2 lớp TK 155-03- Áo Jile người lớn TK 155-04- Quần Âu
TK 155-05- Áo sơmi nữ ...
- Cỏc tài khoản TSCĐ: TK 211, 213, 214
- Cỏc tài khoản Nợ phải trả: TK 331, 333, 334, 338 mở chi tiết theo từng đối tượng.
- Cỏc tài khoản nguồn vốn chủ sở hữu: TK 411, 421, 431,...
- Cỏc tài khoản phản ỏnh CPSX và KQKD: TK 511, 515, 621, 622, 627, 635, 642, 911 cũng được mở chi tiết theo từng khoản mục chi phớ và doanh thu chi tiết theo từng sản phẩm của Cụng ty.
1.1.3.2.4. Tổ chức sổ sỏch kế toỏn
Hỡnh thức kế toỏn ỏp dụng: Chứng từ ghi sổ.
Đõy là hỡnh thức đơn giản, dễ vận dụng, phự hợp với trỡnh độ của nhõn viờn kế toỏn tại Cụng ty.
Tổ chức sổ kế toỏn tại Cụng ty cổ phần đầu tư dịch vụ và TM Phương Đụng được khỏi quỏt theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.5.
Hỡnh thức sổ sỏch kế toỏn tại Cụng ty cổ phần đầu tư dịch vụ và TM Phương Đụng
Ghi chỳ:
Ghi hàng ngày. Ghi cuối thỏng.
Kiểm tra, đối chiếu số liệu.
Hệ thống sổ sỏch kế toỏn tại cụng ty được vận dụng phự hợp với hỡnh thức kế toỏn mà cụng ty ỏp dụng, bao gồm cỏc sổ chi tiết và sổ tổng hợp như sau:
Sổ kế toỏn chi tiết:
Hàng ngày, kế toỏn căn cứ vào cỏc chứng từ gốc, Bảng tổng hợp chứng từ gốc cựng loại trong kỳ (kỳ cú thể là 1 ngày, 3 ngày, 5 ngày, 1 thỏng) và Chứng từ ghi sổ để mở cỏc sổ (thẻ) kế toỏn chi tiết như: