Chứng từ kế toán luôn có vai trò hết sức quan trọng trong việc phản ánh tình hình hoạt động cũng như tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ kế toán của doanh nghiệp. Nhất là những chứng từ liên quan tới quá trình tập hợp chi phắ và tắnh giá thành lại có vai trò đặc biệt quan trọng. Vì vậy, quá trình lập và luân chuyển chứng từ luôn phải tuân thủ những quy định chặt chẽ của Bộ Tài Chắnh và những quyết định cụ thể của Hội đồng Quản trị công ty. Thay mặt Hội đồng Quản trị và Ban Giám đốc, Kế toán trưởng công ty sẽ có trách nhiệm tổ chức quản lý
chặt chẽ quá trình lập và luân chuyển chứng từ của tất cả các đội sản xuất, các chi nhánh, các chi nhánh và toàn bộ công ty.
Theo quy định chung, mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chắnh phát sinh liên quan đến những hoạt động của công ty đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập một lần cho một nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, rõ ràng, trung thực với nội dung kinh tế, tài chắnh đó. Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xóa, không viết tắc. Số tiền ghi bằng chữ và bằng số phải khớp. Chứng từ phải lập đủ số liên theo quy định cho mỗi loại chứng từ, lập một lần cho tất cả các liên. Nếu lập bằng máy vi tắnh, chứng từ kế toán phải đảm bảo nội dung theo quy định cho từng loại chứng từ.
Công ty luôn tuân thủ theo những quy định chung do Bộ Tài Chắnh ban hành. Một điểm đặc biệt là công ty lập chứng từ hoàn toàn trên máy vi tắnh (công ty đang sử dụng phần mềm kế toán Song Da Accouting) nên việc lập chứng từ có những điểm khác biệt. Mẫu chứng từ kế toán đã có sẵn, khi cần chỉ điền thêm thông tin vào và in ra. Vì vậy, thời gian lập chứng từ tương đối nhanh, dễ kiểm tra, sửa chữa trước khi hoàn thành.
Lập chứng từ là quá trình phản ánh chi tiết các nghiệp vụ kinh tế, tài chắnh phát sinh trong kỳ. Vì vậy, công tác lập chứng từ phải được thực hiện chi tiết ở chi nhánh, cuối kỳ số liệu sẽ được chuyển lên công ty. Các chứng từ liên quan tới quá trình tập hợp chi phắ và tắnh giá thành được thực hiện ngay tại từng công trình, hạng mục công trình, phản ánh tất cả các nghiệp vụ phát sinh tại đó, do chi nhánh đảm trách. Một số loại chứng từ liên quan đến quá trình tập hợp chi phắ và tắnh giá thành tại các chi nhánh như:
- Chứng từ lao động tiền lương: bảng chấm công, bảng chấm công làm thêm giờ, bảng thanh toán tiền lương, bảng thanh toán tiền thưởng,Ầ
- Chứng từ hành tồn kho: phiếu nhập kho (dùng khi sử dụng không hết nhập lại kho), phiếu xuất kho, bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ,Ầ
- Chứng từ tài sản cố định: bảng tắnh và phân bổ khấu hao TSCĐ - Chứng từ khác: thuế GTGT,Ầ
Các loại chứng từ này đều phục vụ cho công tác quản lý thi công các công trình, hạng mục công trình mà chi nhánh được giao nên do chi nhánh trực tiếp lập.
Một số loại chứng từ liên quan tới các chi phắ quản lý doanh nghiệp, chi phắ tài chắnh, tài sản cố định,Ầdo phòng Kế toán công ty lập. Đặc biệt, do công ty chuyên về lĩnh vực xây lắp nên chứng từ phải được lập chi tiết cho công trình, hạng mục công trình nhằm hạch toán riêng để tắnh giá thành công trình, hạng mục công trình.
Bảng 27: Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ xuất dùng cho hạng mục công trình Ộlắp đặt máy phát nhà máy thủy điện Sêsan 3AỢ
Qúy I năm 2007 ST T Ghi có TK TK 152 TK 153 TK 142 TK 242 Giá hạch toán Giá thực tế Giá hạch toán Giá thực tế 1 2 3 Chi phắ NVL trực tiếp - Máy phát điện - Sắt thép - Xi măng
Chi phắ máy thi công Chi phắ sản xuất chung
- Chi phắ vật liệu - Chi phắ dụng cụ 320.000 10.000 15.000 3.425 11.612 320.000 10.000 15.000 3.425 11.612 18.780 18.780 18.780 Tổng 360.037 360.037 18.780 18.780 18.780
Các chứng từ khác liên quan cũng được lập theo quy định của công ty. Một số loại chứng từ như phiếu nhập, phiếu xuất, Ầ.được lập liên tục khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các bảng tắnh, bảng phân bổ, bảng chấm công, bảng thanh toán lương,Ầđược lập theo kỳ kế toán. Khi đã lập được các chứng từ, chúng ta phải tổ chức luân chuyển chứng từ. Vì đây là khâu thông tin nên hết sức quan trọn, đảm bảo chắnh xác, kịp thời phục vụ cho các quyết định của Ban Giám đốc và các chi nhánh, tới từng đội sản xuất.
Quá trình luân chuyển chứng từ tại CTCPCKLM Sông Đà được thực hiện qua các bước sau:
- Lập chứng từ tại các chi nhánh, trình kế toán trưởngm Giám đốc chi nhánh kiểm tra, xác nhận.
- Phân loại, sắp xếp chứng từ, định khoản và ghi sổ kế toán của chi nhánh.
- Chuyển các chứng từ từ chi nhánh về công ty để công ty lưu trữ các công trình này. Vì công ty áp dụng nhiều phần mềm kế toán máy nên có thể chuyển chứng từ qua máy fax, đảm bảo được độ chắnh xác cũng như an toàn, kịp thời.
- Kiểm tra lại các chứng từ đó đã đáp ứng những yêu cầu đề ra hay chưa, nếu sai phải sửa chữa hay làm lại chứng từ. Nếu đã chắnh xác, tổ chức lưu trữ chứng từ.