9. Quy trình quản lý văn bản đến, văn bản đi a Quy trình quản l ý văn bản đến
2.2.5.Đánh giá chung trong quá trình hoạt động của phòng hành chính
2.2.5.1. Những mặt thuận lợi
a. Về nhân sự của phòng hành chính.
- Kết cấu độ tuổi của lãnh đạo và nhân viên phòng hành chính tương đói trẻ vì vậy dễ học hỏi những tiến bộ của khoa học kỹ thật trong các nghiệp vụ quản lý, nghiệp vụ chuyên môn, nâng cao năng suất lao động.
- Lãnh đạo là người có kinh nghiệm, chuyên môn cao, có năng lực quản lý điều hành.
- Đội ngũ nhân viên trẻ nhiệt tình trong công việc, nhanh nhẹn được đào tạo chính quy, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao giúp lãnh đạo giải quyết nhanh chóng chính xác các vấn đề liên quan.
- Luôn có ý thức tự quản lý, chịu khó học hỏi kinh nghiệm từ các đơn vị bạn thông qua các buổi giao lưu, hội thảo chuyên ngành mà công ty tổ chức hàng năm.
- Có ý thức sáng tạo, đưa ra ý kiến khả thi trong việc thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn.
- Đội ngũ lãnh đạo văn phòng có kinh nghiệm, trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, nhậy bén, phân tích tương đối chính xác sự ảnh hưởng của thị trường đến
b. Về phương thức quản lý
- Trong quá trình điều hành, tổ chức hoạt động của phòng hành hính đều được thực hiện theo quy chế, nội quy mà công ty đã đề ra.
- Được sự quan tâm của ban lãnh đạo công ty nên đang dần củng cố vị trí, tầm quan trong của mình trong sự vận động của công ty trong giai đoạn hiện nay như: thường xuyên nhắc nhở, động viên nhân viên hăng say làm việc, có tinh thần trách nhiệm, mở các lớp nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên, tổ chức cho nhân viên tha, gia các buổi giao lưu, học hỏi tại các buổi hội thảo trao đổi kinh nghiệm giữa các doanh nghiệp.
- Mặt khác trưởng phòng cũng quan tâm đến tâm lý, đời sống của nhân viên, thường xuyên động viên chia sẻ, tạo điều kiện, giúp đỡ về vật chất cũng như tinh thần.
- Trưởng, phó phòng luôn tỏ ra là những tấm gươn trong công việc, có thái độ nghiêm túc khi làm việc nhưng lại thân thiết cởi mở trò chuyện vơi nhân viên trong giờ giải lao. Chính quan hệ đó làm cho khối văn phòng trong công ty trở lên vứng chắc, đoàn kết, giúp đỡ nhau hoàn thành công việc được giao.
c. Trang thiết bị làm việc.
Nhìn chung trang thiết bị làm việc của phòng hành chính tương đối đầy đủ, hiện đại đảm bảo phục vụ công việc chuyên môn, công tác quản lý, điều hành của công ty. Tuy nhiên vấn còn những thiết bị lạc hậu:
- Việc đầu tư trang thiết bị phục vụ hoạt động văn phòng và công tác quản lý điều hành trong thời gian tới cần được quan tâm, đầu tư đúng mức
- Kết nối mạng nội bộ, tăng tốc độ truyền phát dữ liệu, nâng cấp các thiết bị tin học và kết nối mạng ADSL phục vụ cho việc tìm kiếm thông tin, học hỏi kiến thức trên mạng phục vụ công việc.
2.2.5.2. Những mặt còn tồn tại
a. Trang thiết bị văn phòng và bố trí sơ đồ làm việc trong phòng hành chính.
Những tồn tại của trang thiết bị và sơ đồ bố trí nơi làm việc đã được nêu ra trong quá trình phân tích các yếu tố trong văn phòng đánh giá khái quát lại như sau:
- Một số trang thiết bị còn lạc hậu, không đảm bảo chất lượng như: máy photo tài liệu, giá kê tài liệu bằng gỗ dễ bị mỗi mọt, bàn ghế chưa đồng bộ.
- Cách bố trí sơ đồ làm việc chưa hợp lý, các bàn làm việc của nhân viên được bố trí không có vách ngăn ảnh hưởng tới sự tập trung công việc, nhất lá khi có khách dễ nẩy sinh việc nói chuyên riêng trong giờ làm việc.
b. Các nghiệp vụ trong văn phòng
Các nghiệp vụ được thực hiện theo đúng quy định, quy chế, nội quy của công ty, nhưng trong một số trường hợp nó trở lên cứng nhắc, không linh hoạt như: việc tiếp nhận các giấy tờ, tài liệu mà bưu điện chuyển tới thì nhất thiết phải là nhân viên văn thư ký nhận. Điều này sẽ không thuận tiện trong trong trường hợp nhân viên văn thư bận giải quyết công việc cùng lãnh đạo hoặc phòng ban khác.