+ Khái niệm: Con dấu là một trong những công cụ quan trọng để thực hiện công tác quản lý nhà nước đối với mọi mặt của đời sống xã hội. Trong các doanh nghiệp các văn bản được ban hành và đảm bảo giá trị pháp lý bằng yếu tố quan trọng lá con dấu.
+ Vai trò: Con dấu thể hiện quyền lực của doanh nghiệp.
- Tổ chức quản lý, sử dụng con dấu là một trong các nghiệp vụ quan trọng trong công tác văn thư, bởi con dấu thể hiện giá trị pháp lý của văn bản, thủ tục hành chính trong các quan hệ pháp lý với nhà nước và tổ chức khác.
Quy định quản lý và sử dụng con dấu của công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái tuân theo các quy định sau:
- Con dấu được quản lý tại văn phòng công ty do bộ phận văn thư quản lý và đóng dấu.
- Con dấu được bảo quản trong hộp và luôn khóa trong tủ không ai được tùy ý sử dụng và đem về nhà.
- Nhân viên văn thư có trách nhiệm bảo quản, không làm biến dạng con dấu, nếu mất phải báo cáo ngay cho lãnh đạo.
- Không đóng dấu khống, đóng vào các văn bản không hợp lệ. - Dấu được sử dụng cùng một mầu mực, đường nét rõ ràng
- Đối với văn bản có phụ lục hoặc văn bản dự thảo thì đóng dấu treo.
- Dấu đóng rõ nét nên các văn bản và chùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái...
Đối với các quy định trên các nhân viên văn thư đã nghiêm chỉnh thực hiện theo đúng nội quy và không để xẩy ra những sai sót và nội quy này được viết thành văn bản hưỡng dấn cho các phòng ban khác trong trường hợp tiếp nhận những văn bản không hợp lệ, sai quy cách thì văn bản không được đóng dấu và nhân viên văn phòng yêu cầu phòng ban, cá nhân đó chỉnh sửa lại văn bản cho đúng thể thức, quyề hạn và trách nhiệm của phòng ban, cá nhân đó.
Công ty cũng quy định rõ nhân viên văn thư chịu trách nhiệm hoàn toàn về việc quản lý và sử dụng con dấu trước công ty và pháp luật. Với quy định này đã nâng cao ý thức, trách nhiệm của nhân viên đối với tài sản pháp lý của công ty.
9. Quy trình quản l ý văn bản đến, văn bản đia. Quy trình quản l ý văn bản đến