III. Vai trò của HCTL đối với hoạt động xúc tiến thương mạ
15. Đánh giá và báo cáo tổng kết :
- Câu hỏi hoặc gặp gỡ khách tham dự ? - Đánh giá về:
+ Hội chợ Triển lãm tổng thể + Các mặt về tổ chức như: * Dịch vụ tổ chức * Xây dựng gian hàng
* Báo chí đại chúng/ xúc tiến * Trọng lượng
* Sắp xếp du lịch - Kiểm tra tài chính
* Tóm lại :
a) Các hoạt động trên đây muốn hoàn thành tốt, người tổ chức phải nắm chắc ngoại ngữ, thông hiểu các vấn đề đi lại, giao dịch và có đầu óc tổ chức và xử lý các phát sinh trên đường đi. Hiệu quả đem lại cho người tổ chức cũng như khách tham dự là mất chi phí lớn xong được phục vụ tốt, chu đáo và tiếp cận tốt thi trường.
b) Tổ chức Hội chợ Triển lãm Thương mại tại các nước: Ngoài các hoạt động cụ thể trên đây, một đơn vi tổ chức Hội chợ Triển lãm Việt Nam muốn tổ chức thành công một Hội chợ Triển lãm tại một nước phải quan tâm và làm tốt các vấn đề sau:
+ Quan hệ tốt với các đơn vị chủ quản, chuyên môn, chính quyền địa phương và thông thạo luật lệ, quy định về việc tổ chức Hội chợ Triển lãm tại nước định tiến hành. Đây là đơn vị ủng hộ, hỗ trợ cho việc tổ chức. Họ sẽ giúp quảng cáo, tuyên truyền, xin phép và mời các quan khách tham dự. Thậm trí cả các doanh nghiệp trong nước tham dự.
+ Quan hệ và nắm chắc địa điểm Hội chợ Triển lãm. Nắm chắc giá cả và các yêu cầu về cơ sở hạ tầng, thủ tục tập quán, các nhà thầu phụ về dàn dựng, cho thuê các thiết bị, vật dụng trong khu vực Hội chợ Triển lãm
+ Hiểu biết về hải quan, thuế nhập khẩu các quy định về hàng hoá tham dự Hội chợ Triển lãm .
+ Phải vận động và mời khách các nước trong khu vực, các nước khác. Muốn làm được điều này phải có các bộ phận nghiên cứu thi trường hàng hoá, người tiêu dùng, đầu tư, các chính sách mở cửa... để khi đưa ra nội dung và tên Hội chợ Triển lãm phải phù hợp và biết được mời khách nào.
+ Một đội ngũ cán bộ đồng đều về mọi mặt, đầy kinh nghiệm về chuyên môn, giỏi ngoại ngữ. Vì khi sang tổ chức Hội chợ Triển lãm ở một nước chúng ta không thể cử đông người sang mà chỉ cho phép đến 8 người là tối đa. Vì chi phí cho một người là quá đắt cộng với các chi phí khác để phục vụ việc tổ chức Hội chợ Triển lãm tại nước ngoài.
+ Các phương tiện làm việc hiện đại và linh hoạt, việc sử dụng các phương tiện này phải nhuần nhuyễn. Vì chuẩn bị một Hội chợ Triển lãm tại một nước, chúng ta phải tiết kiệm, bàn bạc biện pháp giảm chi phí tối đa từ vậy việc sử dụng các phương tiện làm việc, tận dụng một người kiêm nhiều việc là biện pháp hàng đầu.
Rất hy vọng trong một tương lai không xa, Việt Nam sẽ có các đơn vị tổ chức Hội chợ Triển lãm đủ các yếu tố và tay nghề để mở rộng hoạt động ra ngoài một nước và tổ chức các Hội chợ Triển lãm của các nước như Adsale Hongkong và Hannover Messe GMBH... đang làm tại Việt Nam.