Công tác quản trị hàng hoá trong kho bao hàm nhiều nội dung khác nhau nh: tiếp nhận, bảo quản và cấp phát hàng trong quá trình sản xuất hoặc bán hàng.
• Tiếp nhận hàng phải đảm bảo mục tiêu đúng về số lợng chủng loại, chất lợng và thời gian. Mục tiêu này đợc thực hiện bởi sự cố gắng của nhiều bộ phận có liên quan: kế hoạch mua sắm và vận chuyển, tổ chức vận chuyển,...
Để đạt hiệu quả cao bộ phận tiếp nhận phải chuẩn bị kỹ lỡng nơi nhận hàng, thực hiện tốt thủ tục nhận hàng và bố trí hàng hóa trong kho:
+ Nơi nhận hàng phải rộng rãi, có đờng xe cộ ra vào thuận tiện và có trang thiết bị nâng hạ nếu cần.
+ Thủ tục nhận hàng bao gồm các công việc kiểm tra số và chất lợng bằng các phơng pháp thích hợp, ghi nhận những sai hỏng so với mẫu mã, ghi chép vào sổ giao nhận hàng, phân loại, đánh dấu và đa vào kho. Trong trờng hợp thuê ngoài chuyên chở việc quy trách nhiệm nhất thiết phải tiến hành ngay khi giao nhận hàng hoá. + Việc bố trí hàng trong kho phải khoa học theo phơng châm dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy,
dễ kiểm tra. Phải đảm bảo điều kiện thiết bị bảo quản hàng/nguyên vật liệu, cần bố trí sao cho hàng vào trớc, ra trớc.
• Bảo quản hàng trong kho liên quan đến việc trang thiết bị kho tàng. Khi trang thiết bị kho tàng cần chú ý mức trang thiết bị thấp nhất do chính đặc điểm của hàng hoá đòi
hỏi, chẳng hạn dữ trữ xăng dầu cần có bồn chứa, dự trữ nguyên vật liệu tơi sống cần có thiết bị lạnh hay dữ trữ chuẩn bị sẵn sàng cấp phát phụ tùng, linh kiện,...nhỏ lẻ cần có giá hàng. Chi phí kinh doanh mua sắm trang thiết bị loại này cần thiết trong mọi tình huống.
• Quản trị và cấp phát đòi hỏi tiến hành một loạt các công việc liên quan trực tiếp đến việc quản trị hàng hoá trong kho nh:
+ Công tác thống kê, lập sổ sách theo dõi việc xuất, nhập, tồn đối với từng loại hàng cụ thể. Tuỳ theo mỗi loại hàng mà sử dụng hình thức sổ sách, thẻ theo dõi hoặc hoá đơn chứng từ nhập xuất thích hợp.
+ Công tác kiểm kê hàng hoá định kỳ, đột xuất và các biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị hàng hoá tuỳ theo kết quả kiểm kê.
+ Công tác định mức tiêu dùng nguyên vật liệu và cấp phát nguyên vật liệu cho các bộ phận sử dụng có liên quan. Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu là một trong các cơ sở để cấp phát nguyên vật liệu.
+ Công tác chuẩn bị sẵn sàng cho cấp phát hàng. Căn cứ vào đặc điểm của hàng cần cấp phát những nh hình thức cấp phát theo lệnh cấp phát hay theo kế hoạch mà làm các công tác chuẩn bị thích hợp chẳng hạn nh phân loại, sơ chế đối với nguyên vật liệu cần thiết, sắp xếp theo thứ tự hàng cần xuất trớc ở vị trí dễ lấy nhất,...
Ghi chép, theo dõi cấp hàng phải liên tục, đầy đủ các tiêu thức về thời gian cấp phát, số lợng, chất lợng, địa điểm sử dụng từng loại nguyên vật liệu cụ thể làm cơ sở cho công tác phân tích và hạch toán chi phí sử dụng nguyên vật liệu và lập các báo cáo cần thiết. • Kiểm tra kho tàng và hàng hoá trong kho là cực kỳ quan trọng vì chỉ có thông qua
kiểm tra mới có thể:
Đánh giá lại chính xác lợng hàng lu kho để thông báo cho bộ phận cung tiêu kiểm tra lại lợng và khoảng cách đặt hàng.
Đánh giá lại chất lợng hàng hoá đang bảo quản tại kho.