I, Đặc điểm chung của công ty xây dựng cổ phần Hà Đô-Bộ quốc phòng
b. Thủ tục xin mua và nhập kho và thủ tục xuất kho.
Thủ tục xin mua và nhập kho
Ở công ty xây dựng cổ phần Hà Đô các công trình xây lắp được thực hiện theo phương thức đấu thầu. Sau khi trúng thầu phòng kế hoạch tiến hành làm phiếu giao việc
từng công trình, hạng mục công trình gửi đến đội sản xuất, phòng vật tư thiết bị chịu trách nhiệm lập và thực hiện kế hoạch cung ứng vật tư cho các công trình.
Việc thu mua nguyên vật liệu ở công ty được thực hiện theo hai phương thức là thu mua trực tiếp và thu mua gián tiếp, cụ thể hai hình thức này như sau:
- Thu mua trực tiếp: công ty cử cán bộ phòng vật tư thiết bị trực tiếp tới các đơn vị nơi có nguồn nguyên vật liệu phù hợp với yêu cầu của công ty để ký kết hộp đồng mua. Cán bộ phòng vật tư thiết bị phải có trách nhiệm vận chuyển bảo quản nguyên vật liệu và đến kho an toàn, chi phí vận chuyển do công ty chịu. Phương thức này thường là vật liệu phụ, nhiên liệu phù tùng thay thế.
- Thu mua gián tiếp: Công ty và đơn vị cung cấp ký hợp đồng kinh tế về việc cung cấp nguyên vật liệu và bên bán có trách nhiệm vận chuyển nguyên vật liệu tới nơi giao hàng, chi phí vận chuyển tính luôn vào đơn giá mua nguyên vật liệu. Hình thức này thường áp dụng đối với nguyên vật liệu có khối lựơng lớn, công kềnh như: đá..
- Thủ tục nhập kho: căn cứ vào phương án thi công, bản thiết kế khối lượng thi công, tiến đô thi công các đội phải làm giấy đề nghị xin lĩnh vật tư. Đội trưởng kí giấy đề nghị sau đó trưởng ban thi công kí xác nhận rồi gửi cho giám đốc phe duyệt.Sau đó gửi lên cho phòng vật tư để mua sắm.Phòng vật tư sẽ cử cán bộ đi khảo sát thị trường về giá cả, chất lượng nguyên vật liệu tại thời điểm mua trên cơ sở các báo giá của dơn vị cung ứng, sau đó trình giám đốc để lựa chọn khách hàng cung ứng và ký hợp đồng kinh tế.
Nguyên vật liệu được đơn vị cung ứng giao tận nơi hoặc nhân viên phong vật tư mua về tuỳ theo thoả thuận giữa hai bên trong hợp đồng đã ký kết.
Khi nguyên vật liệu về đến công ty hoăc kho của đơn vị thi công < nếu xuất thẳng không qua kho> có bảo vệ xác nhận và thủ kho xác nhận vào mặt sau của tờ hoá đơn là kho đã nhận hàng. Đồng thời gửi hoá đơn cho phòng vật tư để lập phiếu nhâp kho. Khi nhập kho thủ kho phải kiểm tra chủng loại, số lượng ghi trên hoá đơn, cho tiến hành nhập kho và ghi sổ vào sổ thực nhập rồi ký nhận vào phiếu nhập kho. Đối với những mặt hàng có nhiều chi tiết nhỏ dễ mất mát, dễ hỏng khó bảo quản khi hàng về nhập kho thì phải lập biên bản giao nhận hàng làm cơ sở giàng buộc giữa bên giao và bên nhận phiếu nhập kho dược lập thành ba liên:
Liên 2: Do thủ kho lưu giữ rồi gửi lên cho phòng kế toán Liên 3: Cán bộ mua sắm kèm theo với hoá đơn TGTGT - Thủ tục xuất kho
Khi có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu bộ phận có nhu cầu viết “ giấy đề nghị cung ứng vật tư”. Chuyển cho phòng vật tư thiêt bị, phòng vật tư cần có vào giấy đề nghị này để lập phiếu xuất kho.
Liên 1: lưu tại phòng vật tư
Liên 2: Thủ kho nhận rồi chuyển lên phòng kế toán Liên 3: Do đội vật tư giữ
Ngoài số lượng vật tư dùng cho thi công, cho quản lý phục vụ quá trình thi công thì nguyên vật liệu của công ty còn được bán< đó là các phế liệu thu hồi từ công ty> hoặc cho các đơn vị khác trong công ty vay tạm thời hoặc xuất cho các đội gia công.
Trường hợp xuất bán thì kế hoạch lập hoá đơn bán hàng< HDGTGT> hoá đơn bán hàng đồng thời cũng là phiếu xuất hàng. Hoá đơn bán hàng dược lập thành ba liên:
Liên 1: lưu chứng từ gốc tại phòng vật tư thiết bị Liên 2: khách hàng giữ
Liên 3: Khách hàng giữ
C.Kế toán chi tiết nguyên vật liệu
Hiện nay công ty hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ số du. Phương pháp này được tiến hành như sau:
Ở kho:
Thủ kho sử dụng thẻ kho, mỗi thứ nguyên vật liệu được mở riêng môt thẻ kho. Thẻ kho được đóng thành quyển và được bảo quản trong tủ nhiều ngăn. Hàng ngày khi có nghiệp vụ xuất, nhập, thủ kho phải thực hiện viêc thu phát sẽ ghi số lượng thục tế nhập, xuất vào chứng từ nhập, xuất. Căn cứ vào chứng từ nhập xuất thủ kho sẽ ghi số lượng nhập xuất vào thẻ kho của từng thứ liên quan và tính ra số tồn để ghi vào cột tồn trên thẻ kho. Mỗi chứng từ được ghi vào một dòng trên thẻ kho.
Ở phòng kế toán: Hàng ngày khi có nghiệp vụ nhập xuất kho thì nhân viên kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho, xuất kho để cập nhật vào số liệu vào máy theo đúng mã số đối tượng liên quan và đúng nội dung kinh tế phát sinh. Theo quy trình xử lý hệ thống hoá thông tin phần mêm kế toán AFSYS thì máy sẽ tự động ghi vào bảng kê nhập, kê
xuất, các chi tiết các tài khoản liên quan. Chương trình cho phép tự tổng hợp số liệu để ghi vào bảng tổng hợp nhập xuất, tồn vật tư kế toán không phải cộng dồn ghi chuyển số liệu từ bảng thống kê theo phương pháp thủ công trước đây. Do đó thông tin cộng dồn từ các nghiệp vụ đã đề cập một cách tự động của máy, định kỳ ( 5-10 ), nhân viên, kế toán vật tư xuống cho kiểm tra việc ghi chép trên thẻ kho của thủ kho, đối chiếu các việc ghi chép các chỉ tiêu nhập, xuất , tồn vật tư. Trên thẻ kho với phiếu nhập, xuất kho và kiểm tra số tồn kho trên thẻ kho. Sau khi kiểm tra kế toán ký xác nhận vào từng thẻ kho và mang chứng từ về phòng kế toán, tại phòng kế toán nhân viên kế toán kiểm tra lại chứng từ, và đối chiếu lại chứng từ, rồi đối chiếu kiểm tra lại số liệu dã nhập hàng ngày. Nếu có sự sai lệch về số liệu thì nhân viên kế toán sẽ mang bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật tư xuống kho để đối chiếu với số liệu trên thẻ kho của từng thứ nguyên vật liệu nhằm đảm bảo tính chính xác của số liệu trước khi nhập báo cáo tồn kho vậy tư cho từng tháng
Phiếu nhập kho số 45
Ngày 27 tháng 12 năm 2005 Nợ: 152,153 Có: 331
Tên và địa chỉ người nhập: ANH SƠN– Công ty cổ phần đá HOÀ PHÁT Nhập tại kho: Công cước lý do: Phục vụ thi công đường TUYÊN SƠN
STT Tên vật tư sản phẩm
Đơn vị tính
số lượng Đơn giá Thành tiền
Yêu cầu thực nhập 1 Đá 0-5 M3 570,0 570,0 19.047 10.856.790 2 Đá 5*10 M3 702,0 702,0 76.190 53.485.380 3 Đá 10-25 M3 592,0 592,0 128.572 76.114.624 4 Đá Subabe*base M3 1666,0 1666,0 30.000 49.980.000 5 Đá 10*19 M3 316,0 316,0 133.333 42.133.228 6 Đá 0,3-0,7 M3 1500 1500 31.428,5 47.142.750
Cộng tiền bằng chữ: Hai trăm bảy mươi chín triệu bảy trăm mười hai nghìn bảy
trăm bảy mươi hai
Đội 19 Phiếu xuất kho số 11
Đường cầu Tuyên Sơn Định khoản
Nợ: Có: Ngày 31 tháng 12 năm 2005
Tên và địa chỉ người nhận: Anh Hoàng- Đội 199 Nhận tại kho: ông Cước lý do: SX thảm mịn
STT Tên vật tư sản phẩm
Đơn vị tính
số lượng Đơn giá Thành tiền
Yêu cầu Thực xuất
1 Đá 10*19 M3 300 300 133,333 39,999,900
2 Đá 5*10 M3 120,4 120,0 76,190 9,173,276
3 Đá 0*5 M3 60,0 60,0 19,047 1,142,820
4 Cát M3 77,7 77,7 23,000 1,787,100
5 Bột đá M3 27,678 27,678 219,048 6,062,810.544
Cộng thành tiền bằng chữ: Ba mươi triệu chín trăm ba mươi chín nghìn ba trăm linh bảy đồng phẩy năm trăm bốn mươi bốn đồng.
Doanh nghiệp: Công ty xây dựng cổ phần Hà Đô- Bộ Quốc Phòng Tên kho: Kho ông Cước công trình Tuyên Sơn.
Thẻ kho
Ngày nhập thẻ 01/12/2005
Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư, sản phẩm hàng hoá: đá 0*5 Đơn vị tính:m3
Ngày nhập xuất
Chứng từ Diễn giải Số lượng Ký xác nhận của kế toán Số phiếu Nhập xuất tồn
nhập xuất
Kiểm kê 01/02/2005 0 20/2 30 Anh Sơn nhập đá công ty
đá Hoà Phát
