Sơ đồ 4: QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU
Chuẩn bị chứng từ, hồ sơ hải quan Khai Hải quan
Giao hàng cho khách hàng Nhận hàng
Chuẩn bị chứng từ, hồ sơ hải quan
Khi có một lô hàng mới, khách hàng sẽ gửi cho công ty các thông tin chi tiết về lô hàng.
Thông tin về tàu: tên tàu, quốc tịch, thời gian dự kiến tàu đến… Các chứng từ như vận đơn gốc, hóa đơn, Packing list, các loại giấy phép…
Trên cơ sở đó, nhân viên bộ phận giao nhận sẽ tập hợp lại để lên tờ khai hải quan. Việc kiểm tra các chi tiết cũng rất quan trọng vì nó giúp cho quá trình làm thủ tục hải quan thuận tiện và nhanh chóng hơn.
Khai hải quan
Do hầu hết các khách hàng của SAFI là các công ty trong các khu công nghiệp ở Đồng Nai, Bình Dương, nên việc khai hải quan thường do các nhân viên ở văn phòng Đồng Nai thực hiện. Sau khi hoàn tất thì gửi lên trên trụ sở chính để các nhân viên ở đây đi nhận hàng.
Trừ các lô hàng của công ty 100% vốn nước ngoài, hàng gia công, hàng nhập đầu tư xuất khẩu đều phải được đăng ký làm thủ tục Hải Quan tại Tổng cục Hải Quan thành phố Hồ Chí Minh.
Nhận hàng
Để có thể ra cảng lấy hàng, người giao nhận phải cầm Giấy báo hàng đến, Vận đơn gốc và giấy giới thiệu tới hãng tàu để đổi lấy lệnh giao hàng (D/O– Delivery Order). Tiếp theo, phải đóng phí lưu kho, lưu bãi (nếu có), phí xếp dỡ rồi mang lệnh giao hàng đến kho để nhận hàng. Nếu là hàng nguyên container có thể mượn về kho riêng để dỡ hàng nhưng phải nộp tiền đặt cọc mượn vỏ, hoặc dỡ hàng ngay tại cảng.
Người giao nhận sẽ giúp chủ hàng mời giám định, khiếu nại đòi bồi thường nếu có tổn thất xảy ra đối với hàng hóa.
Sau khi lấy hàng ra khỏi cảng, hàng được chở tới kho của khách hàng. Lúc này việc đảm bảo cho hàng hóa đến kho của khách hàng an toàn là của tài xế lái xe đó.
Khi đến kho, tài xế đại diện cho công ty giao các chứng từ và giấy tờ liên quan của lô hàng cho khách hàng.
Trên đây là quy trình giao nhận một lô hàng nhập khẩu nói chung. Tuy nhiên, tùy vào đặc điểm, tính chất hàng hóa… mà quy trình nhập khẩu có thêm một vài bước và các chứng từ cần thiết khác.