2.2.1.1. Đối với hàng xuất khẩu
Đối với một lô hàng xuất khẩu, quy trình giao nhận được tiến hành theo các bước sau:
Sơ đồ 3: QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU
Tiếp nhận thông tin về lô hàng Tổ chức giao hàng cho tàu
Lưu hồ sơ, quyết toán Lập bộ chứng từ
Nhận thông tin lô hàng
Nhận thông tin về lô hàng do khách hàng cung cấp để làm các thủ tục xuất khẩu hàng. Khách hàng sẽ gửi cho công ty các chứng từ như: hóa đơn thương mại (Invoice), Phiếu đóng gói (Packing List), Booking Note. Các chứng từ này bao gồm các thông tin bao gồm chi tiết về lô hàng, số kiện, số ký, nhãn mác, bao bì; các thông tin về số lượng container, hãng tàu, chuyến tàu, ngày tàu rời cảng, cảng đến,…
Các thông tin này cần được kiểm tra thật kỹ lưỡng, bởi nếu có sai sót thì khi đi đăng ký tờ khai Hải quan sẽ bị trả về, làm tốn kém thời gian và chi phí.
Mặt khác, SAFI là công ty có cung cấp cả các dịch vụ về thuê tàu chuyên chở quốc tế. Vì thế nếu không muốn tự mình thuê tàu thì các chủ hàng có thể sử dụng dịch vụ này của công ty. Khi đó, khách hàng chỉ cần cung cấp thông tin chi tiết về lô hàng, cảng đi, cảng đến SAFI sẽ lựa chọn hãng tàu và tuyến đường phù hợp.
Tiếp theo, giữa SAFI và khách hàng sẽ có thỏa thuận về phương thức và địa điểm nhận hàng. Về phương thức, người gửi hàng có thể trực tiếp mang hàng đến hoặc sử dụng dịch vụ vận chuyển nội địa của công ty. Công ty có một đội xe tải hoạt động rất hiệu quả, không chỉ sử dụng cho mục đích vận chuyển quốc tế bằng đường bộ mà còn rất tiện dụng cho vận chuyển nội địa trước khi vào chặng vận tải chính. Về địa điểm, hàng hóa có thể được vận chuyển trực tiếp ra cảng hoặc mang về kho của công ty.
Việc nhận hàng từ người gửi hàng cũng có những yêu cầu nghiêm ngặt vì sau khi người giao nhận nhận hàng, trách nhiệm về hàng hóa sẽ thuộc về người giao nhận. Nếu hàng là hàng nguyên container thì người giao nhận còn được giảm nhẹ trách nhiệm. Còn đối với những lô hàng lẻ, những dịch vụ mà SAFI thực hiện có thể là tái chế lại hàng hóa, hoặc đóng gói hàng hóa cho phù hợp với phương thức vận chuyển, tuyến đường vận chuyển. Hàng hóa đòi hỏi phải phù hợp với hợp đồng mua bán ngoại thương. Sau khi đã kiểm nhận chính xác, SAFI có trách nhiệm bảo quản hàng hóa chờ giao cho người chuyên chở.
Tổ chức giao hàng cho tàu
Trước khi tàu đến cảng
Khi biết được thời gian dự kiến tàu đến cảng, nhân viên giao nhận của SAFI sẽ phải làm một số công việc sau:
− Xin kiểm nghiệm, kiểm dịch cho hàng hóa để lấy giấy chứng nhận kiểm nghiệm, kiểm dịch, nhất là đối với hàng nông sản thực phẩm.
− Lập tờ khai hải quan, tiến hành thông quan hàng xuất khẩu. − Nộp thuế xuất khẩu (nếu có) cho hàng hóa.
− Cung cấp chỉ dẫn xếp hàng cho hãng tàu đồng thời nhận thông báo xếp hàng do hãng tàu cấp.
− Lập bảng kê khai hàng hóa (Cargo list) để gửi cho cảng và gửi cho tàu. Nội dung chính của Cargo list gồm: Tên công ty xuất nhập khẩu, Tên người nhập khẩu, Tên hàng, Ký mã hiệu, Số lượng, Trọng lượng. Nếu là hàng xuất đóng trong container thì cùng với bản danh mục hàng hóa, người giao nhận phải xin hãng tàu lệnh giao vỏ container rỗng để đưa cho khách hàng về đóng hàng. Sau đó làm thủ tục hải quan, niêm phong cặp chì. Còn nếu là hàng lẻ thì người giao nhận sẽ cấp cho người gửi hàng vận đơn gom hàng (House Bill of Lading - HB/L), tập hợp các lô hàng lẻ và đóng vào container sau khi đã qua kiểm tra của hải quan.
Khi tàu vào cảng
Tàu khi đã vào cảng, dỡ hết hàng và sẵn sàng cho việc xếp hàng, hãng tàu sẽ gửi thông báo sẵn sàng xếp dỡ (NOR - Notice Of Readiness). Sau khi nhận được NOR, nhân viên giao nhận của công ty sẽ phải:
− Kiểm tra xem thực tế tàu đã sẵn sàng xếp dỡ chưa và ký chấp nhận vào NOR. − Tổ chức chuyên chở hàng hóa ra cảng nếu hàng còn ở trong kho.
− Căn cứ vào bảng kê khai hàng hóa, tàu sẽ lên sơ đồ xếp hàng (Cargo plan). Người giao nhận cùng phòng điều độ của cảng lên kế hoạch giao hàng, xếp hàng lên tàu.
− Trong thời gian xếp hàng, người giao nhận phải luôn có mặt để giải quyết mọi vấn đề phát sinh. Chẳng hạn hàng xếp lên tàu phải đảm bảo kỹ thuật tránh hư hỏng tổn thất trong lúc bốc xếp. Trong trường hợp hàng bị hư hỏng tổn thất,
người giao nhận phải cùng cảng và các bên liên quan lập các biên bản cần thiết.
Lập bộ chứng từ
Sau khi hàng đã được xếp lên tàu, nếu được ủy thác, người giao nhận phải lấy được Biên lai thuyền phó (Mate’s Receipt - MR) để đổi lấy vận đơn. Để thuận tiện cho việc lấy được tiền hàng, vận đơn phải sạch, đã xếp hàng lên tàu và cước trả trước (nếu người xuất khẩu phải trả tiền cước). Nếu là hàng lẻ, người giao nhận trên cơ sở chi tiết làm vận đơn nhận từ chủ hàng tiến hành lập vận đơn gom hàng.
Sau đó, người giao nhận tập hợp vận đơn cùng một số chứng từ khác như hoá đơn thương mại, hợp đồng mua bán ngoại thương, Packing list v.v… lập thành bộ chứng từ thanh toán gửi cho chủ hàng.
Ngoài ra, người giao nhận còn phải mua bảo hiểm cho hàng hóa nếu cần, thông báo cho người gửi hàng biết ngày tàu rời cảng để họ thông báo cho người nhận hàng, thanh toán các chi phí cần thiết cho cảng như chi phí bốc hàng, bảo quản, lưu kho…, tính toán thưởng phạt xếp dỡ nếu có.
Lưu hồ sơ, quyết toán
Nhân viên bộ phận chứng từ phải lưu lại các hồ sơ, chứng từ để tham khảo sau này và tạo thành từng file riêng theo khách hàng.
Sau khi hoàn tất các thủ tục xuất khẩu cho lô hàng, nhân viên phụ trách lô hàng đó sẽ tổng hợp tất cả các chi phí phát sinh trong quá trình làm hàng và gửi cho tổ trưởng tổ giao nhận để quyết toán.