- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
2.2.3.1 Trình tự hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Để thực hiện quá trình xây lắp, vật liệu có vai trò quan trọng trong các yếu tố đầu vào. Đây là bộ phận chi phí cấu thành nên giá thành sản phẩm. Đối với công ty, chi phí nguyên vật liệu là khoản mục cơ bản chiếm tỉ trọng lớn nhất trong toàn bộ chi phí sản xuất.
Công ty sử dụng vật t đa dạng về chủng loại và mẫu mã nh: Vật liệu chính gồm cáp các loại tủ cáp, ống sắt, cột bê tông.. , vật liệu phụ gồm gạch, cát sỏi, đá..Do đó việc hạch toán chính xác đầy đủ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp có ý nghĩa đặc biệt trong việc xác định lợng vật chất tiêu hao trong sản xuất và đảm bảo tính chính xác trong giá thành sản phẩm xây lắp.
Công ty là bên nhận thầu xây lắp, khi thi công công trình, vật liệu không do công ty mua toàn bộ mà có một phần đợc cung cấp từ bên A. Hầu hết các công trình Công ty thi công đều ở xa trụ sở công ty và xí nghiệp, khoảng cách các công trình lại lớn nên vật liệu do công ty hay xí nghiệp mua đợc vận chuyển thẳng đến chân công trình. Nh vậy vật liêu sử dụng cho công trình nào thì tính trực tiếp cho công trình đó, công trình thi công đến đâu mua vật liệu đến đấy.
Giá trị thực tế của nguyên vật liệu xuất dùng đợc tính trên cơ sở vật liệu nhập giá nào thì xuất giá đó. Giá trị nguyên vật liệu xuất dùng đợc tính theo công thức:
Giá trị thực tế NVL xuất dùng =
Giá mua theo hoá đơn
• Việc hạch toán chi phí này luôn phụ thuộc vào nguồn cung cấp vật t.. Sau đây là trình tự luân chuển chứng từ trong một số trờng hợp tại Công ty:
- Nhận vật liệu từ chủ đầu t (bên A):
Khi bên A cấp vật liệu cho thi công công trình, đơn vị thi công trực tiếp nhận chứng từ là phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ của bên A cấp (mẫu 2.1) và gửi về phòng Tài chính-Kế toán-Thống kê để hạch toán sẽ đợc trình bày sau:
Đơn vị: bu điện hà tây
Địa chỉ: Thị xã Hà Đông tỉnh Hà Tây MST: 0110781141-1
Mẫu số:03-VT-3LL Ban hành theo QĐ số: 1141-
TC/QĐ/CĐKT ngày 1 tháng 11năm 1995 của Bộ Tài Chính
Phiếu xuất kho BB/01-B
Kiêm vận chuyển nội bộ
Ngày 12 tháng 12 năm 2002
Liên 2: Dùng để vận chuyển hàng No: 036925 - Căn cứ lệnh điều động số: ..cấp VT cho thi công ngày 12 tháng 12 năm 2002 của: … …
về việc
Họ tên ngời vận chuyển: Hùng ..Hợp đòng số: HĐ: 165230 (10/12/2002)…
Xuất tại kho:...tỉnh Hà Tây 2001- 2002... Nhận tại kho:...
Số
TT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật t(sản Mã Đơn vị tính Thực Số lợng Đơn giá Thành tiền xuất Thực nhập
1 Dây Cáp đồng(500 đôi) m 5630 5830 30000 174.900.000
2 Dây Cáp đồng(300 đôi) m 5000 5500 40000 220.000.000
Cộng 394.900.000
Xuất, ngày tháng năm 200… … …
Ngời lập phiếu Thủ kho xuất Ngời vận chuyển Thủ kho nhập (Ký, họ tên) (Ký,họ tên) ( Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Mẫu 2.1
- Đối với vật liệu mua ngoài có hai trờng hợp
+ Trờng hợp Công ty giao cho xí nghiệp mua vật liệu
Trong quá trình thi công, nếu vật liệu phát sinh thêm ngoài đề nghị đã đợc cấp, giám đốc xí nghiệp lập giấy đề nghị tạm ứng kèm theo bản dự trù vật t sử dụng gửi lên công ty. Giám đốc công ty, kế toán trởng và kế toán chuyên quản căn cứ vào tiến độ thi công của đơn vị, xét thấy lý do xin tạm ứng là thực tế để ký duyệt. Giấy đề nghị tạm ứng giá trị khối lợng xây lắp có mẫu nh sau
Cộng hoà x hội chủ nghĩa việt namã
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---o0o---
Giấy đề nghị tạm ứng gtkl xây lắp
Kính gửi : - Ông Giám đốc Công ty Công trình Bu điện - Ông Kế toán trởng Công ty Công trình Bu điện
Căn cứ bản giao khoán số : ..1442 KHKTVT .Ngày: 14-2-2002… ……….... Công trình : Cáp TX Hà Đông tỉnh Hà Tây… ……… ……….... Số tiền giao khoán : ..… 1.671.119.928 đồng……….... Xí nghiệp đã đợc cấp :……506.212.500 đồng………... Đề nghị tạm ứng tiếp số tiền là:………350.000.000 đồng………... Bằng chữ: Ba trăm năm mơi triệu đồng chẵn.
Để phục vụ: + Mua vật liệu:……350.000.000……… …….. + Trả nhân công:……… …… …………. .
+ Chi khác:……… …. .. Số tiền trên do ông: Lê Văn Thi… …………Chức vụ: TQ XN CK- XLTT..… …………... Tại ngân hàng:………Tài khoản số:……… ………….. ... Đơn vị hởng sec:………...Địa chỉ:……… ……….. ...
Hà Nội, Ngày 5 tháng 12 năm 2002
Giám đốc XN kế toán xn ngời tạm ứng
Mẫu số 2.2
Trên cơ sở chứng từ này kế toán xuất quĩ tiền mặt hoặc viết séc giao cho ng- ời xin tạm ứng để mua vật liệu. Phiếu chi tiền mặt chính là phiếu thu chi định khoản có mẫu nh sau:
Trich: Phiếu thu Chi định khoản
Kiêm báo Nợ- Có Số: 1856.
Ngày 31 tháng 12 năm 2003
Họ tên ngời thanh toán: ...Đơn vị………... ……. Kèm theo chứng từ: Giấy đề nghị tạm ứng GTKL xây lắp … ………..
Nội dung thu chi Số hiệu tài khoảnNợ Có Số tiền
Xuất vật t thi công: công trình Cáp 13621 111 350.000.000
Cộng x
Thành tiền: Ba trăm năm moi triệu đồng chẵn
Ngời thanh toán Thủ quỹ Kế toán lập phiếu Kế toán Trởng Thủ trởng đơn vị
Mẫu số 2.3
+ Trờng hợp Công ty mua vật t cấp cho xí nghiệp
Khi thi công công trình, các đội thi công cần vật liệu để phục vụ cho thi công, giám đốc xí nghiệp sẽ lập giấy xin cấp vật t gửi lên lãnh đạo công ty. Giấy xin cấp vật t có dạng nh sau: (mẫu 2.4)
Công ty công trình bu điện
xí nghiệp xây lắp số 3 Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Giấy xin cấp vật t
Kính gửi: Phòng Kế hoạch Kỹ thuật vật t
Xí nghiệp xây lắp số 3 đề nghị lãnh đạo cấp vật t cho công trình: Mạng cáp bổ xung Thị xã Hà Đông Tỉnh Hà Tây. SH 03-04-2002………
stt Tên và quy cách vật t đơn vị Số lợng Ghi chú
1 Măng xông Co nhiệt 600x2(1+1) Bộ 20 Cộng cả Rệp
2 M Sông 600x2(2+2) Bộ 02 -
3 M Sông 400x2(1+1) Bộ 09 -
4 M Sông (2+2) Bộ 02 -
Cộng
Nơi nhận:……..Ông Cờng Đội trởng nhận tại Hà Đông………..
Hà Nội, ngày 2 tháng 12 năm 2002
Phòng TC-KT-TK Phòng KH-KT_VT Giám đốc XN Giám đốc
Sau khi giám đốc duyệt, chứng từ này đợc chuyển lên phòng Kế hoạch-Kĩ thuật vật t. Phòng này có nhiệm vụ tổ chức lập kế hoạch mua và cung cấp vật liệu theo tiến độ thi công công trình của đơn vị. Khi mua vật liệu, phòng này ký hợp đồng với bên bán giao nhận vật liệu tại chân công trình. Bên bán vật t viết Hoá đơn bán hàng giao cho Công ty (mẫu 2.5).
Hoá đơn (GTGT) Liên 2: (Giao khách hàng) Ngày 5 tháng 12 năm 2002 Mẫu số : 01 GTKT-3LL 02- B GK 077390 Đơn vị bán hàng : công ty long sơn……….
Địa chỉ: ………….28 tôn đức thắng hà nội Số tài khoản:………. Điện thoại:…….MST 0 10 0 3 6 6 6 6 4-1
Họ tên ngời mua hàng: Nguyễn Thái Sơn Đơn vị : Xí nghiệp xây lắp 1
Địa chỉ: 60 Thổ Quan, Khâm Thiên, Hà Nội..Số tài khoản :………
Hình thức thanh toán: tiền mặt……….
Stt Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị
A B C 1 2 3=1x2
1 Măng xông co nhiệt Daeco Bộ 20 2.610.000 52.200.000 loại 600 p (1+1) gồm cả rệp
2 Măng xông co nhiệt Daeco Bộ 02 2.610.000 5.220.000 loại 600 p (2+2) gồm cả rệp
3 Măng xông co nhiệt Daeco Bộ 09 1790.000 16.110.000 loại 400 p (1+1) gồm cả rệp
4 Măng xông co nhiệt Daeco Bộ 02 1790.000 3.580.000 loại 400 p (2+2) gồm cả rệp
Cộng tiền hàng: 77.110.000 Thuế suất GTGT: 10 % Tiền thuế GTGT 7.711.000
Tổng cộng tiền thanh toán 84.821.000
Số tiền viết bằng chữ: Tám mơi t triệu tám trăm hai mơi mốt ngàn đồng./.
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên)
Căn cứ vào Hoá đơn bán hàng, phòng kế hoạch vật t lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ giao cho chủ nhiệm công trình chuyển xuống công trình để làm cơ sở xuất dùng vật liệu. Giá trị trên phiếu xuất kho là giá trị sau này làm cơ sỏ để hạch toán Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ có mẫu nh sau: (mẫu 2.6)
Mẫu số 2.5 Đơn vị: Công Ty công trình bu điện
Địa chỉ: 60 ngõ Thổ quan khâm thiên đống đa hn
MST: 0 1 0 0 6 8 3 1 4 1- 1
Mẫu số: 03 VT-3LL–
Ban hành theo QĐ số: 1141- TC/QĐ/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài Chính
Phiếu xuất kho BB/01 - B
kiêm vận chuyển nôị bộ
Ngày 22 tháng 11 năm 2002
Liên 2: Dùng để vận chuyển hàng No 036925
- Căn cứ lệnh điều động số: . Giấy xin VT… …….. ngày 2 tháng12 năm2002 của XN Xây lắp số1. Về việc:
Họ tên ngời vận chuyển : Ông Chự KHKTVT……Hợp đồng số: HĐ:077390 (05/12/02)
Phơng tiện vận chuyển :………... mua xuất thẳng CT: Mạng cáp TX Hà Đông…………
Xuất tại kho:……… ……. ..tỉnh Hà Tây 2001-2002………… ……….. Nhận tại Kho:……… ……….. .. Đơn vị Số lợng Thực xuất Thực nhập
1 Măng sông co nhiệt 600 (1+1) bộ 20 2.110.000 52.200.000 2 Măng sông co nhiệt 600 (2+2) - 02 2.610.000 5.220.000 3 Măng sông co nhiệt 400 (1+1) - 09 1.790.000 16.110.000 4 Măng sông co nhiệt 400 (2+2) - 02 1.790.000 3.580.000
Mẫu số 2.6
• Kế toán Công ty căn cứ vào các chứng từ nhận từ xí nghiệp tiến hành ghi sổ kế toán theo nguyên tắc sau: (sơ đồ 2.4)
Sơ đồ 2.4 Hạch toán toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
TK 111,141,331 TK 1362 (1,2) TK 621 TK154
C.ty tạm ứng cho XN XN t.toán chứng từ
bằng tiền, vật t chi cho công ty Kết chuyển chi phí
TK 131 NVL trực tiếp
Nhận NVL do bên A cung cấp
• Thực tế ghi sổ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tại Công ty đợc thực hiện theo các bớc sau:
Xí nghiệp xây lắp 1 lập bảng Báo cáo chi phí sản xuất và tính giá thành công trình của công trình (mẫu 2.7) và tập hợp các chứng từ gửi lên Công ty để kế toán công ty hạch toán giảm nợ một lần cho xí nghiệp.
Báo cáo chi phí sản xuất và giá thành công trình
Công trình: Mạng cáp TX Hà đông tỉnh Hà tây Hạng mục: Mạng cáp các khu vực Tỉnh Hà tây
Biên bản giao khoán kinh phí số 743 KH.KT.VT ngày 2/8/2002
Thanh toán lần 2 lần 1 ở ĐK 1653 ngày 15/12/2002 Đề nghị công ty giảm chi chứng từ tháng 12 năm 2002
Cho xí nghiệp Xây lắp số1 theo nguồn vốn sau TK 3362A
TT Diễn giải Giao khoán số 743Ngày 02/08/2002 Đã thanh toán lần trớc TT lần này Tổng cộng
I Giá trị công trình 1.367.253.250 231.850.398 446.973.032 678.823.430
- Công ty thu 273.450.650 O
- Xí nghiệp đợc thanh toán 1.093.802.600 231.850.398 446.973.032 678.823.430
1 Vật liệu trực tiếp 632.455.620 132.265.715 327.110.000 459.375.715
- Vật liệu công ty 300.000.000 250.000.000 250.000.000
- Vật liệu XN 332.455.620 132.265.715 77.110.000 209.375.715
2 Máy thi công 2.080.035 2.080.035 2.080.035
3 Nhân công trực tiếp 595.682.670 43.237.250 43.237.250
- Nhân công Xí nghiệp 22.000.000 22.000.000
- Nhân công thuê ngoài 21.237.250 21.237.250
4 Chi phí chung 137.034.925 23.941.763 31.650.782 55.925.545
5 TN chịu thuế tính trớc 6 Di chuyển bộ máy thi công
7 Kiến thiết cơ bản khác 0 0
II Thuế 0 0
- Thuế đầu vào
- Thuế đợc hoàn trả
- Thuế đầu ra đợc giảm nợ
Hà nội, ngày 31 tháng 12 năm 2002
Kế toán Giám Đốc
Xí nghiệp Xây lắp số 1
Căn cứ vào số liệu trong bảng Báo cáo chi phí sản xuất và tính giá thành công trình (mẫu 2.7) và từng trờng hợp cấp vật t cụ thể kế toán công ty vào phiếu thu chi định khoản nh sau:
- Nhận vật liệu từ chủ đầu t : Công trình cáp TX Hà đông tỉnh Hà tây đợc chủ đầu t cấp vật t thi công.
Trich: Phiếu thu Chi định khoản
Kiêm báo Nợ- Có Số:.1804...
Ngày 10 tháng 12 năm 2002
Họ tên ngời thanh toán: Nga………Đơn vị XN 1… …………..
Kèm theo chứng từ:……… ……….. .
Nội dung thu chi Số hiệu tài khoản Số tiền
Nợ Có
Ông Cờng nhận vật liệu A cấp cho ct Cáp TX 621 131 368.900.000
H.Đông tỉnh H.Tây 154 621 368.900.000
Cộng 737.800.000 Thành tiền: Bảy trăm ba mơi bảy triệu, tám trăm nghìn đồng chẵn ./. Ngời thanh toán Thủ quỹ Kế toán lập phiếu Kế toán Trởng Thủ trởng đơn vị (Nộp hoặc nhận tiền)
- Trờng hợp vật liệu mua ngoài:
Trich: Phiếu thu Chi định khoản
Kiêm báo Nợ- Có Số: 1856.
Ngày 31 tháng 12 năm 2003
Họ tên ngời thanh toán: ……Nga……Đơn vị XN 1… …………..
Kèm theo chứng từ: bảng kê … ……… ……….. .
Nội dung thu chi Số hiệu tài khoảnNợ Có Số tiền
Xuất vật t thi công công trình: Cáp 621 13621 476.264.765 TX Hà Đông tỉnh Hà Tây 154 621 476.264.765
Cộng 476.264.765
Thành tiền:Bốn trăm bảy mơi sáu triệu, hai trăm sáu mơi bốn nghìn bảy trăm sáu năm đồng./. Ngời thanh toán Thủ quỹ Kế toán lập phiếu Kế toán Trởng Thủ trởng đơn vị
(Nộp hoặc nhận tiền)
Phiếu thu chi định khoản ( mẫu 2.8 và mẫu 2.9) đợc dùng để ghi sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ (mẫu 2.10) sau đây:
Trích: Đăng ký chứng từ Ghi sổ
Tháng..12..năm.2002…
ĐK Nội dung chi tiết Phát sinh nợ Phát sinh có
Số Ngày Số tiền TK nợ TK có Số tiền
Tổng phát sinh Cộng 587.472.124.497 587.472.124.497
… ……… ……… …….. …. …. ……..
1804 10/12/02 Nhận vật t bên A cấp cho công trình cáp TX Hà đông tỉnh 368.900.000 621 131 368.900.000
Hà tây 368.900.000 154 621 368.900.000 …. …… ………. ………. …… …… ……….. 1856 31/12/02 Nga-XN 1-TT.Ct công trình: 476.264.765 621 13621 476.264.765 TX Hà đông tỉnh Hà tây 476.264.765 154 621 476.264.765 ….. ……. ………. ……… ……..…….. ……….. ….. ……. ………. ………. …… ……….. Mẫu số 2.10
Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ chỉ dùng để đối chiếu với sổ cân đối số phát sinh mặc dù đã thể hiện đợc nguyên tắc ghi kép. Kế toán căn cứ vào Phiếu thu chi định khoản để ghi sổ cái TK 621 ( mẫu số 2.11). Sổ này dùng để theo dõi toàn bộ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh trong kỳ. Công ty không mở sổ chi tiết TK 621.
Sổ cái
Tháng..12.năm..2002
TK 621
ĐK TK
đối ứng Phát sinh nợSố tiền Phát sinh cóSố tiền
Số Ngày ……. ……… ……….. ………. ………. 1804 10/12/02 131 368.900.000 1804 10/12/02 154 368.900.000 …… …….. ……… ………. ………….. 1856 31/12/02 13621 476.264.765 1856 31/12/02 154 476.264.765 …… …….. ……… ………. ………….. Cộng 6.679.392.814 6.679.392.814 Mẫu số 2.11
Kế toán ghi sổ cái TK 154 (2.12) ngay cho mỗi lần chi phí nguyên vật liệu phát sinh nh sau:
Sổ cái
Tháng 12 năm 2002 TK 154
ĐK TK
đối ứng Phát sinh nợSố tiền Phát sinh cóSố tiền
Số Ngày ……. ……… ……….. ………. ………. 1804 10/12/02 621 368.900.000 …… …….. ……… ………. ………….. 1856 31/12/02 621 476.264.765 …… …….. ……… ………. ………….. Cộng 9.445.869.447 9.445.869.447 Mẫu số 2.12
Cuối cùng, kế toán vào sổ chi tiết TK 154 (mẫu 2.13) cho từng công trình nghĩa là mỗi công trình đợc mở một sổ chi tiết riêng để tập hợp chi phí phát sinh và sổ tổng hợp TK 154 (mẫu 2.14) dùng để theo dõi việc tập hợp chi phí phát sinh cho các công trình.
2.2.3.2 Trình tự hạch toán chi phí nhân công trực tiếp
Trong giá thành sản phẩm xây lắp của công ty, chiếm tỉ trọng lớn thứ hai sau chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là chi phí nhân công. Bởi vậy, tổ chức hạch toán tốt chi phí nhân công cũng có ý nghĩa quan trọng.
Hiện nay, các xí nghiệp của Công ty Công trình Bu điện chủ yếu áp dụng hình thức hợp đồng ngắn hạn theo thời vụ đối với lao động trực tiếp và hợp đồng khóan công việc. Tuỳ nhu cầu nhân công của từng công trình mà Công ty ký hợp đồng ngắn hạn với số lợng nhân công phù hợp. Số công nhân này đợc tổ chức thành tổ sản xuất phục vụ yêu cầu thi công cụ thể nh: lăn sơn, lắp dựng cột…
Hình thức trả lơng cho lao động trực tiếp mà công ty áp dụng là giao khoán theo từng khối lợng công việc hoàn thành và khoán gọn công việc. Dựa vào khối