Múc tieđu cụa kê toán quạn trị mua hàng là giúp nhà quạn trị đưa ra các quyêt định mua hàng đúng thời đieơm, với sô lượng hợp lý nhât, giá cạ cánh tranh nhât và tiêt kieơm chi phí mua hàng nhât.
Khác với các doanh nghieơp thương mái nói chung, các cođng ty kinh doanh gas khođng có moơt khuođn mău hay moơt cođng thức cho moơt đieơm đaịt hàng tôi ưu nào. Vieơc mua hàng đeơ dự trữ với sô lượng bao nhieđu, vào thời đieơm nào là phú thuoơc vào rât nhieău các yêu tô mà các cođng ty kinh doanh gas phại tính đên: Giá mua hàng hóa, chi phí đaịt hàng (bao goăm cạ chi phí lieđn quan đên vieơc lựa chĩn nhà cung câp, laơp đơn hàng và chi phí thu mua hàng hóa) và chi phí toăn trữ. Ngoài ra, các yêu tô như tieăm naíng kho chứa, kê hốch veă sạn lượng hàng bán ra trong tháng và lượng hàng toăn kho hieơn có là các yêu tô quan trĩng được tính đên trong quạn trị chi phí mua hàng trong kinh doanh ngành gas.
Giá mua hàng hóa: Là bieơu hieơn baỉng tieăn cụa giá trị hàng hóa tređn thị trường hay là giá gôc cụa hàng hóa được mua vào ghi tređn hóa đơn.
Kinh doanh gas là moơt ngành đaịc thù, giá gas Vieơt nam chịu ạnh hưởng cụa giá gas thê giơí và được tieđu dùng nhieău vào mùa đođng. Vì vaơy, vào các tháng 1,2,3 trong naím giá gas thường taíng cao. Do đó khi mua hàng hóa này các nhà
quạn trị caăn phại tính đên yêu tô mùa vú cụa nó, muakhi giá hàng hóa đaău vào còn thâp và bán ra lúc giá leđn cao.
Chi phí đaịt hàng:Bao goăm cạ chi phí lieđn quan đên vieơc lựa chĩn nhà cung câp, laơp đơn hàng và chi phí thu mua hàng hóa. Chi phí thu mua hàng hóa là các chi phí lieđn quan tới quá trình mua hàng hóa như: Chi phí vaơn chuyeơn, chi phí thuê nhaơp khaơu, thuê GTGT hàng nhaơp khaơu, chi phí bơm rót, chi phí hao hút nhưng moơt sô chi phí khác là khođng đoơi (định phí) như: Chi phí lương, chi phí thueđ nhaơp hàng (moơt sô các cođng ty thueđ nhaơp hàng), chi phí mở tín dúng thư, ....Những yêu tô này sẽ giúp cho nhà quạn trị ra các quyêt định đaịt hàng đeơ tiêt kieơm được chi phí mua hàng do vieơc mua hàng nhieău laăn.
Moơt vài chi phí mua hàng chụ yêu khi mua LPG:
− Chi phí vaơn chuyeơn: laø chi phí chuyeđn chở hàng hoá từ kho cụa người bán đên kho cụa người mua. Tuỳ vào hợp đoăng mua hàng, mà chi phí vaơn chuyeơn được tính vào giá mua cụa hàng hóa hay tính rieđng và cũng tùy vào phương thức vaơn chuyeơn và hợp đoăng vaơn chuyeơn được ký mà chi phí vaơn chuyeơn sẽ là biên phí hay định phí. Ví dú: Cođng ty mua hàng trong nước, giá hàng hóa khođng bao goăm chi phí vaơn chuyeơn, nhưng cođng ty lái thueđ nhà vaơn chuyeơn, giá thueđ được tính trĩn gói cho đợt vaơn chuyeơn thì chi phí vaơn chuyeơn lúc này sẽ là định phí. Tuy nhieđn, các chi phí vaơn chuyeơn đôi với maịt hàng gas thì haău như là biên phí vì giá vaơn chuyeơn thường được tính theo sô lượng gas chuyeđn chở.
− Chi phí bạo hieơm hàng mua tređn đường: Chi phí này thường là biên phí vì
được tính tređn sô lượng hàng chuyeđn chở. Tuy nhieđn, tùy vào phương thức ký hợp đoăng mà chi phí bạo hieơm do người mua hoaịc người bán chịu.
− Thuê nhaơp khaơu LPG: Đađy là lối chi phí chư xạy ra khi mua hàng nhaơp khaơu.
được tính tređn sô lượng hàng mua neđn chi phí nhaơp khaơu cũng do sô lượng hàng mua quyêt định neđn chi phí này cũng được coi là biên phí.
− Chi phí bơm rót: Đađy là lối chi phí đaịc bieơt khi mua LPG. Đôi với hàng
nhaơp khaơu, chi phí bơm rót được tính cùng với chi phí vaơn chuyeơn hàng. Đôi với hàng mua trong nước thì chi phí bơm hàng vào boăn cụa người mua bao giờ cũng do người mua chịu. Nêu đó là lương cụa nhađn vieđn giám sát, có theơ coi chi phí này là định phí, nêu đó là chi phí veă xaíng, có theơ coi chi phí này là biên phí. − Ngoài ra, moơt sô chi phí mua hàng được coi là định phí như: Lương cụa nhađn vieđn mua hàng, phí chuyeơn tieăn, chi phí đaịt hàng, chi phí thueđ nhaơp hàng (tính cho từng chuyên hàng), cođng ty tự vaơn chuyeơn hàng hóa baỉng xe cụa mình thì sẽ phát sinh chi phí khâu hao xe....
Chi phí toăn trữ:Là các chi phí lieđn quan đên vieơc toăn trữ hàng hóa. Đó là các chi phí bạo quạn, dự trữ hàng hóa như lương nhađn vieđn kho trám, chi phí khâu hao, bạo hieơm kho trám, hao hút...Ngoài ra, chi phí toăn trữ còn tính đên chi phí cơ hoơi cụa lượng tieăn chi cho vieơc dự trữ hàng hay các chi phí veă sử dúng vôn, chi phí lãi vay...
Các yêu tô khác:
− Tieăm naíng kho chứa: Do gas laø moơt sạn phaơm được tieđu dùng theo mùa và
phú thuoơc vào giá gas thê giới, vì vaơy, tùy vào nhu caău sạn lượng hàng bán ra mà các cođng ty gas caăn trang bị moơt lượng boăn chứa nhât định. Nêu cođng ty có ít boăn chứa thì cođng ty sẽ mât đi cơ hoơi mua hàng khi giá gas còn thâp, ngược lái, nêu cođng ty có quá nhieău trám chiêt hay boăn chứa thì chi phí toăn kho lái quá lớn. Vì vaơy, cođng tác quạn trị hàng toăn kho được áp dúng khá linh hốt đôi với các cođng ty kinh doanh gas, moêi doanh nghieơp caăn phại so sánh được chi phí cơ hoơi phại bỏ ra giữa vieơc phại mua gas với giá cao và vieơc taíng theđm chi phí toăn kho. Moơt sô các cođng ty gas đi thueđ kho chứa và trám chiêt thì cũng phại so sánh
được chi phí thueđ kho, bơm rót, chiêt náp với chi phí toăn kho hoaịc chi phí xađy dựng trám chiêt...
− Sạn lượng hàng bán ra trong tháng: Doanh nghieơp phại dựa tređn yêu tô này
đeơ xác định được lượng hàng caăn thiêt mua vào đeơ đạm bạo đáp ứng được nhu caău tieđu thú hàng hóa kịp thời, đạm bạo hieơu quạ sạn xuât kinh doanh và uy tín cụa doanh nghieơp. Hơn nữa, gas là lối hàng mà hieơn nay, nguoăn cung câp noơi địa tái nhà máy Dinh cô chưa đụ đeơ cung ứng trong nước, vì vaơy các cođng ty gas phại có kê hốch nhaơp khaơu hàng dựa tređn nhu caău veă hàng bán ra.
− Lượng hàng toăn kho hieơn thời: Đeơ làm các quyêt định đaịt hàng, nhà quạn trị
phại có được ngay tái mĩi thời đieơm con sô có tính chât tương đôi veă lượng hàng hóa còn toăn trong kho. Khác với các maịt hàng khác, nhu caău maịt hàng gas được đáp ứng theo chu kỳ và giá gas là đaăy biên đoơng, do đó lượng hàng toăn kho trong các tháng sẽ là cơ sở quan trĩng đeơ các nhà quạn lý đưa ra các quyêt định mua hàng hợp lý và tiêt kieơm chi phí.
Phú lúc sô 4 giới thieơu veă mođ hình sạn lượng đaịt hàng hieơu quạ nhât (Economic Ordering Quantity-EOQ)
Toơ chức cođng tác kê toán và thiêt kê soơ sách chi phí mua hàng
Kê toán quạn trị chi phí mua hàng phại toơ chức cođng tác kê toán và thiêt kê đeơ đưa ra các báo cáo có chât lượng và kịp thời. Muôn vaơy, ngay từ khi nhaơp sô lieơu đaău vào, kê toán phại theo dõi chi phí mua hàng tređn các tieơu khoạn rieđng bieơt cụa tài khoạn 156:
− Giá mua hàng hoá được ghi chép tređn tài khoạn 1561, trong đó lái được chi tiêt hóa cho từng maịt hàng như:
• Giá mua LPG: Ghi chép tređn tài khoạn 15611
− Chi phí mua hàng được ghi chép tređn tài khoạn 1562, trong đó lái được chi tiêt hóa cho từng maịt hàng như:
• Chi phí mua LPG: Được taơp hợp tređn tài khoạn 15621 • Chi phí mua van : Được taơp hợp tređn tài khoạn 15622
Hàng tháng, kê toán quạn trị chi phí mua hàng phại laơp báo cáo mua hàng cho moêi chuyên hàng, đôi với từng lối maịt hàng theo cách ứng xử cụa chi phí, dựa tređn Soơ cái hoaịc các Soơ chi tiêt cụa tài khoạn 1561 và 1562
BÁO CÁO TÌNH HÌNH MUA HÀNG TRONG THÁNG
Chứng từ Maịt hàng: LPG Noơi dung chi phí
Chuyên hàng 1 (mua trong nước)
Chuyên hàng 2 (mua nhaơp khaơu)
... Ngày tháng Sô hieơu Sạn lượng
1. Biên phí
Giá mua
Chi phí vaơn chuyeơn Chi phí bạo hieơm Thuê nhaơp khaơu Chi phí mở L/C Phí bơm rót
...
Toơng biên phí
Biên phí mua 1 tân LPG 2. Định phí
Lương nv mua hàng
Chi phí đaịt hàng (giao dịch...) Khâu hao xe
Chi phí nhaơp hàng (bơm rót...)
Phí chuyeơn tieăn, mua USD Chi phí cơ hoơi cụa vieơc giữ tieăn (lãi tieăn gửi)
Chi phí khác....
Toơng định phí
Định phí mua moơt tân LPG
Ngoài ra, kê toán quạn trị chi phí mua hàng phại theo dõi tình hình nhaơp xuât toăn kho hàng hoá đeơ tái bât kỳ thời đieơm nào cũng có theơ cung câp được sô
lieơu kịp thời. Muôn vaơy, hàng tháng kê toán quạn trị phại laơp báo cáo nhaơp xuât toăn hàng tháng đeơ giúp các nhà quạn trị kịp thời ra các quyêt định mua hàng.
BÁO CÁO TOƠNG HỢP NHAƠP XUÂT TOĂN KHO HÀNG HÓA
Toăn đaău kỳ Nhaơp trong kỳ Xuât trong kỳ Toăn cuôi kỳ Ký hieơu hàng hóa Teđn hàng Đơn vị tính Đơn
giá Lượng Tieăn Lượng Tieăn Lượng Tieăn Lượng Tieăn