7. Kết luận (Cần ghi rõ mức độ đồng ý hay không đồng ý nội dung đề tài và các yêu cầu chỉnh sửa)
3.1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
a. Đại hội đồng cổ đông
Là cơ quan quyết định cao nhất của công ty cổ phần xuất nhập khẩu thủy sản An Giang
- Cơ cấu cổ đông của công ty
* Số lượng cổ đông ngoài tổ chức phát hành: 2.364
* Số lượng cổ phần nắm giữ của các cổ đông ngoài tổ chức phát hành: 11.342.709 - Nhiệm vụ của đại hội đồng cổ đông
* Đại hội đồng cổ đông có nhiệm vụ thông qua các báo cáo của Hội đồng quản trị về tình hình hoạt động kinh doanh; quyết định các phương án, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và đầu tư.
* Quyết định loại cổ phần và tổng số cổ phần được quyền chào bán từng loại, quyết định mức cổ tức hàng năm của từng loại cổ phiếu.
* Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát. * Xem xét và xử lý các vi phạm của Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát gây thiệt hại cho công ty và cổ đông của công ty.
Cơ cấu cổ đông Số lượng cổ phiếu Tỷ lệ
1. Cổ đông Nhà nước 1.053.133 8,19% 2. Cổ đông đặc biệt - HĐQT 830.023 6,45% - BGĐ 471.160 3,66% - BKS 27.307 0,21% 3. Cổ đông là CB-CNV công ty 2.596.713 19,98%
4. Cổ đông ngoài công ty 10.289.576 80,02%
a. Cổ đông trong nước 7.732.300 60,13%
- Tổ chức 4.000.072 31,11%
- Cá nhân 3.732.228 29,02%
b. Cổ đông nước ngoài 2.557.276 19,87%
- Tổ chức 2.04.984 18,07%
* Quyết định sửa đổi, bổ sung điều lệ công ty, trừ trường hợp điều chỉnh vốn điều lệ do bán thêm cổ phần mới trong phạm vi số lượng cổ phần được quyền chào bán theo quy định tại điều lệ của công ty.
* Thông qua báo cáo tài chính hàng năm. * Quyết định tổ chức lại và giải thể công ty. b. Ban kiểm soát:
- Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh trong ghi chép sổ kế toán và báo cáo tài chính.
- Thẩm định báo cáo tài chính hàng năm của công ty. Báo cáo Đại hội đồng cổ đông về tính chính xác, trung thực, hợp pháp của việc ghi chép, lưu giữ chứng từ và lập sổ kế toán.
- Kiến nghị biện pháp bổ sung, sửa đổi, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của công ty.
c. Hội đồng quản trị
Là cơ quan quản lý cao nhất của công ty giữa hai nhiệm kỳ của đại hội, đứng đầu là Chủ tịch Hội đồng quản trị. Hội đồng quản trị của công ty cổ phần xuất nhập khẩu thủy sản An Giang gồm 11 thành viên.
- Chức năng, nhiệm vụ của Hội đồng quản trị
* Quản lý công ty. Quyết định chiến lược phát triển của công ty.
* Trình báo cáo quyết toán tài chính hàng năm lên Đại hội đồng cổ đông. * Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty, quyết định thành lập công ty con, lập chi nhánh, văn phòng đại diện và việc góp vốn, mua cổ phần của doanh nghiệp khác.
* Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức Giám đốc (Tổng giám đốc) và cán bộ quản lý quan trọng khác của công ty, quyết định mức lương và lợi ích khác của các cán bộ quản lý đó.
* Kiến nghị mức cổ tức được trả, quyết định thời hạn và thủ tục trả cổ tức hoặc xử lý các khoản lỗ phát sinh trong quá trình kinh doanh.
* Quyết định giá chào bán cổ phần và trái phiếu của công ty. * Kiến nghị việc tổ chức lại hoặc giải thể công ty.
c. Ban giám đốc
- Tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị, thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty.
- Kiến nghị phương án bố trí cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty. - Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty, trừ các chức danh do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức.
- Quyết định tiền lương và phụ cấp đối với công nhân viên trong công ty.
d. Các phòng nghiệp vụ -Phòng tổ chức hành chánh
Có nhiệm vụ thực hiện công tác tổ chức, sắp xếp cán bộ công nhân viên công ty như: cập nhật hồ sơ nhân sự, quản lý về số lượng cũng như chất lượng của cán bộ công nhân viên, tổ chức và nâng cao tay nghề, trình độ quản lý của cán bộ công nhân viên.
- Phòng kinh doanh tiếp thị
Nghiên cứu thị trường, làm tham mưu về các mặt, xác định cơ cấu các mặt hàng xuất khẩu của công ty, mở rộng, khai thác và theo dõi thị trường, phân tích và dự đoán thời gian đặt hàng của khách hàng để tiến hành các bước thương lượng, đàm phán và ký kết hợp đồng với các nhà cung ứng, khách hàng đạt hiệu quả. -Phòng kế hoạch và điều độ sản xuất
* Xây dựng kế hoạch sản xuất và kinh doanh của công ty, hoàn thành các hồ sơ, thủ tục cho các lô hàng xuất khẩu, giúp Ban giám đốc thực hiện chức năng sản xuất kinh doanh và chức năng xuất nhập khẩu.
* Tổng hợp báo cáo phân tích các hoạt động sản xuất kinh doanh và công tác quản lý định kỳ.
* Tổ chức khai thác, tìm kiếm nguồn hàng, nguyên vật liệu để phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh của công ty.
- Phòng kế toán
* Kế toán việc thu chi tài chính, lập sổ sách, hạch toán, báo cáo quyết toán chính xác, kịp thời và kiểm tra thường xuyên các hoạt động kế toán cho hai xí nghiệp đông lạnh.
* Tổ chức thanh toán, quyết toán việc mua bán hàng hóa nhanh chóng và thu hồi công nợ. Lập kế hoạch tài vụ, cân đối thu chi tài chính của công ty.
* Hướng dẫn thực hiện biểu bảng, chứng từ hạch toán, quyết toán thống kê và quản lý các chứng từ thanh toán do Nhà nước quy định.
* Chịu trách nhiệm trực tiếp với Hội đồng quản trị và Ban giám đốc về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong toàn công ty.
-Ban công nghệ và chất lượng
* Kiểm soát các hoạt động sản xuất có liên quan đến chất lượng sản phẩm, môi trường.
* Xây dựng và thực hiện nghiêm ngặt hệ thống các tiêu chuẩn chất lượng từ ao nuôi đến chế biến sản phẩm xuất khẩu v à hạn chế đến mức thấp nhất những rủi ro, sai lỗi trong quy trình sản xuất.
- Thư ký của Công ty
Hạch toán các số liệu để biết tình hình công ty tại mọi thời điểm. - Ban thu mua
Làm nhiệm vụ tổ chức thu mua, vận chuyển nguyên liệu và điều phối nguyên liệu cho hai xí nghiệp đông lạnh
- Chi nhánh Công ty tại Thành Phố Hồ Chí Minh
Kinh doanh hàng hóa xuất nhập khẩu, ủy thác, gia công hàng xuất khẩu, giao dịch thanh toán tín dụng, dịch vụ giao nhận ngoại thương, đàm phán, ký kết hợp đồng mua bán xuất nhập khẩu là các nhiệm vụ của chi nhánh.
- Xí nghiệp đông lạnh 7
Xí nghiệp là đơn vị hạch toán báo sổ, có nhiều quyền tự chủ kinh doanh chế biến hàng thủy sản đông lạnh.
- Xí nghiệp đông lạnh 8
Xí nghiệp là đơn vị hạch toán báo sổ, có nhiều quyền tự chủ kinh doanh chế biến hàng thủy hải sản đông lạnh.
-Xí nghiệp dịch vụ thủy sản
Xí nghiệp là đơn vị hạch toán báo sổ, có nhiều quyền tự chủ trong việc nuôi cá bè, tham gia các hoạt động nghiên cứu khoa học về nuôi, sinh sản nhân tạo, điều trị bệnh cá và sản xuất giống.
-Xí nghiệp chế biến thực phẩm
Xí nghiệp là đơn vị hạch toán báo sổ, có nhiều quyền tự chủ trong sản xuất kinh doanh phụ phẩm tận dụng từ hai xí nghiệp đông lạnh.