III. Mĩt sỉ giải pháp nhằm hoàn thiện và phát triển giao nhỊn container vỊn
2. Giải pháp vi mô (giải pháp về phía các công ty giao nhỊn XNK)
2.1. Giải pháp thứ nhÍt: Xây dựng chính sách thu hút khách hàng
a. Nĩi dung của giải pháp: a.1. Bỉ trí nhân sự:
Để cờ thể tiến hành xây dựng chính sách thu hút khách hàng, Công ty cèn bỉ trí mĩt cán bĩ trực tiếp điều hành mụi hoạt đĩng của quá trình này. Cán bĩ này phải cờ tèm nhìn chiến lợc về hoạt đĩng Marketing, chiến lợc phát triển...theo chỉ đạo chung của ban lãnh đạo Công ty, cờ kế hoạch bơi dỡng nghiệp vụ cho các nhân viên làm công việc này nh cho đi hục các khoá đào tạo ngắn hạn tại thành phỉ do các trớng Đại hục tư chức. Sau mỡi thơng vụ, tháng hoƯc quý các nhân viên này lỊp các báo cáo nĩp lại cho cán bĩ điều hành để cờ cơ sị đánh giá và nghiên cứu các nhu cèu và sự đánh giá của khách hàng, báo cáo cờ thể làm nh sau:
• Phiếu tìm hiểu về nhu cèu và sự đánh giá của khách hàng đỉi với các dịch vụ cung cÍp của Công ty:
- Giao nhỊn: Tỉt [ ] Khá [ ] Trung bình [ ] Kém [ ] - VỊn tải: Tỉt [ ] Khá [ ] Trung bình [ ] Kém [ ] - Kho bãi: Tỉt [ ] Khá [ ] Trung bình [ ] Kém [ ] - TNT: Tỉt [ ] Khá [ ] Trung bình [ ] Kém [ ] - Quá cảnh: Tỉt [ ] Khá [ ] Trung bình [ ] Kém [ ] - Tiến đĩ thới gian thực hiện dịch vụ: Nhanh [ ] Vừa [ ] ChỊm [ ] - Giá cớc dịch vụ: Cao [ ] Vừa [ ] ThÍp [ ] - Nhu cèu của khách hàng cha đợc đáp ứng: ... ... Phiếu tìm hiểu này nhằm đánh giá khả năng đáp ứng các nhu cèu của khách hàng trong dịch vụ giao nhỊn và những mong muỉn của khách hàng mà công ty cha đáp ứng đợc, đây cũng là cơ sị cho việc xây dựng chính sách thu hút khách hàng.
a.2. Nghiên cứu nhu cèu của khách hàng:
Nhu cèu của khách hàng là rÍt lớn (đã trình bày ị phèn I. của chơng này). Tuy nhiên ta cũng phân tích thêm: theo sỉ liệu từ Cục Hải quan Thành phỉ Đà Nẵng thì trong 3 năm gèn đây, tưng hàng hoá XNK qua Cảng Đà nẵng nh sau:
Năm 2000: 1,3 triệu tÍn; Năm 2001: 1,65 triệu tÍn; Năm 2002: 1,8 triệu tÍn. Trong đờ khỉi lợng hàng hoá đợc XNK bằng Container chiếm gèn 60%.
Theo phân tích và dự báo ị phèn I. của chơng này thì không những nhu cèu XNK phục vụ việc xây dựng cơ sị vỊt chÍt hạ tèng cho các khu kinh tế, khu công nghiệp tăng lên mà nhu cèu XNK phục vụ cho kinh doanh tiêu dùng cũng nh hiện đại các dịch vụ du lịch thơng mại cũng sẽ tăng mạnh mẽ. Do đờ nhu cèu ụ thác
dịch vụ vỊn tải, giao nhỊn hàng hoá XNK cũng sẽ tăng. Các công ty sản xuÍt, các nhà đèu t, kinh doanh ngày càng cờ xu hớng ụ thác toàn bĩ hoạt đĩng giao nhỊn cho các Công ty giao nhỊn để hụ cờ thể hoàn toàn chú tâm vào công việc sản xuÍt kinh doanh, đèu t, xây dựng, hơn nữa mĩt điều chắc chắn là hụ làm công việc này sẽ không bao giớ tỉt hơn các Công ty giao nhỊn chuyên nghiệp, đôi khi lại còn gƯp nhiều rủi ro hơn.
Trong tình hình chung nh vỊy mà tại Công ty Vietrans Đà Nẵng - mĩt Công ty giao nhỊn cờ truyền thỉng và uy tín thì khỉi lợng các dịch vụ nhỊn ụ thác chỉ chiếm 1% (744 tÍn năm 2001; 5192 tÍn năm 2002). Rđ ràng đây là mĩt con sỉ quá khiêm tỉn đỉi với mĩt Công ty tèm cỡ nh Vietrans.
Với dự tính toàn bĩ nhu cèu ụ thác giao nhỊn hàng hoá XNK chiếm 40% tưng nhu cèu XNK thì với kết quả nh vỊy Vietrans chỉ chiếm khoảng 1,6% tưng nhu cèu ụ thác.
Trớc tình hình nh vỊy thì Công ty cèn phải cờ mĩt chính sách thu hút lôi kéo khách hàng về với mình để nâng cao sỉ thơng vụ nhỊn ụ thác, nâng cao chÍt lợng cung cÍp đáp ứng đèy đủ mụi nhu cèu ụ thác của khách hàng để kinh doanh cờ hiệu quả hơn.
a.3. Tư chức phỉi hợp và trách nhiệm xây dựng chính sách: a.3.1. Tư chức phỉi hợp:
Sơ đơ phỉi hợp thực hiện xây dựng chính sách
Quan hệ chức năng Quan hệ trực tuyến Quan hệ phỉi hợp
a.3.2. Trách nhiệm của các phòng ban và các thành viên:
- Trách nhiệm của Ban giám đỉc:
Chỉ đạo việc xây dựng chính sách thu hút khách hàng, xét duyệt những ý kiến, đề xuÍt của cán bĩ chỉ đạo cũng nh các thành viên trong Công ty. Duyệt chi những chi phí liên quan đến quá trình xây dựng chính sách này.
- Trách nhiệm của cán bĩ chỉ đạo hoạt đĩng xây dựng chính sách:
+ Tưng hợp các báo cáo của các nhân viên về việc tìm hiểu nhu cèu khách hàng.
Ban Giám Đỉc
Các phòng ban
Cán bĩ chỉ đạo
Cán bĩ CNV của các phòng ban
+ Nghiên cứu nhu cèu của thị trớng cũng nh của khách hàng về nhu cèu ụ thác dịch vụ giao nhỊn.
+ Nghiên cứu khả năng đáp ứng các nhu cèu khách hàng của Công ty. + Xác nhỊn những chi phí phát sinh trong việc thực hiện xây dựng chính sách. + Đề xuÍt phơng án và cùng tham gia lỊp chính sách thu hút khách hàng với bĩ phỊn chiến lợc phát triển và Ban lãnh đạo Công ty.
- Trách nhiệm của các Phòng ban và các thành viên khác.
Các phòng ban phải tham gia phỉi hợp thực hiện xây dựng chính sách theo h- ớng dĨn của cán bĩ chỉ đạo. Các thành viên cờ trách nhiệm tìm hiểu nhu cèu của khách hàng và lỊp báo cáo nĩp lại cho cán bĩ chỉ đạo. Mỡi thành viên đều cờ thể đa ra những sáng kiến đề xuÍt cho việc xây dựng chính sách này.
a.4. LỊp chính sách thu hút khách hàng: a.4.1. Mị rĩng dịch vụ nhỊn ụ thác trụn gời:
Các dịch vụ mà Vietrans Đà nẵng cung cÍp phục vụ khách hàng trong hoạt đĩng kinh doanh XNK bao gơm: TNT (chuyển phát nhanh các loại chứng từ), giao nhỊn, vỊn tải quỉc tế, kho bãi, quá cảnh. Đây là những dịch vụ chính mà Công ty thớng xuyên làm khi khách hàng ụ thác hoạt đĩng giao nhỊn hàng hoá XNK cho Công ty.
Ngoài ra còn cờ mĩt sỉ các dịch vụ mà Công ty không thớng xuyên làm trong hoạt đĩng kinh doanh XNK là:
- Trong hoạt đĩng XK: Xếp hàng vào Container, mua bảo hiểm...
- Trong hoạt đĩng NK: VỊn chuyển hàng về kho, tư chức quá trình giám định, đăng kiểm cho hàng hoá NK...
Với những khách hàng là những nhà chỉ chuyên sản xuÍt thớng thì hụ muỉn ụ thác toàn bĩ cho Công ty để hụ cờ thể chú tâm vào công việc sản xuÍt kinh doanh. Trong những trớng hợp nh vỊy, Công ty nên nhỊn làm toàn bĩ và tuỳ theo từng loại hàng hoá mà Công ty đề nghị và thu cớc phí mĩt cách hợp lý.
Khi nhỊn làm toàn bĩ các yêu cèu của khách hàng, Công ty cờ thể sẽ gƯp mĩt sỉ khờ khăn nh thiếu các phơng tiện chuyên dụng phục vụ vỊn chuyển xếp dỡ, thiếu nhân công xếp dỡ hàng với mĩt khỉi lợng lớn... Để giải quyết đợc vÍn đề này, Công ty cờ thể ký hợp đơng vỊn chuyển xếp dỡ lâu dài hoƯc liên doanh với mĩt sỉ Công ty vỊn tải chuyên hoạt đĩng trong lĩnh vực vỊn chuyển hàng hoá XNK để cờ thể đáp ứng đợc các yêu cèu của khách hàng. Các dịch vụ khác nh thuê tàu, mua bảo hiểm, xin các giÍy tớ, tư chức giám định cho hàng hoá hay thỊm chí mị luôn cả L/C thanh toán thay cho ngới NK... đều nằm trong nghiệp vụ kinh doanh của Công ty.
Tờm lại, nếu làm tỉt dịch vụ nhỊn ụ thác trụn gời trong toàn bĩ hoạt đĩng XNK, Công ty sẽ thu hút đợc thêm nhiều khách hàng về phía mình và cờ thể trị thành khách hàng thớng xuyên của Công ty.
Trong quá trình thực hiện nghiệp vụ giao nhỊn, Công ty nên cung cÍp nhiều hơn nữa các dịch vụ miễn phí cho khách hàng mà đƯc biệt là các dịch vụ t vÍn. Bịi vì kinh doanh mua bán quỉc tế luôn luôn vÍp phải mĩt hàng rào luỊt lệ, tỊp tục, điều kiện mua bán rÍt khác nhau, bên cạnh đờ lại còn cờ luỊt chung của các hiệp hĩi quỉc tế. Hơn nữa ngay tại nớc ta thì các quy định, thông t văn bản chỉ đạo hoạt đĩng XNK cũng luôn thay đưi theo từng tháng, quý, năm...VÍn đề đƯt ra là không để những hiểu biết đờ chỉ để kinh doanh mà còn phải làm sao cho khách hàng nắm bắt, hiểu biết đợc và đƯt niềm tin vào Công ty, và với khả năng hiểu biết của mình thì Công ty còn sẽ đáp ứng nhiều hơn nữa những sự mong đợi của hụ. Đơng thới qua quá trình t vÍn là cơ hĩi để Công ty nắm bắt đợc những tâm t nguyện vụng, mong muỉn của khách hàng để nâng cao chÍt lợng phục vụ, đáp ứng mụi nhu cèu của khách hàng. Chi phí cho loại dịch vụ này là không cao.
a.4.3. Dịch vụ khuyến mãi:
Đỉi với những khách hàng thớng xuyên ụ thác giao nhỊn cho Công ty với khỉi lợng lớn, Công ty nên áp dụng chính sách này. Công ty cờ thể dành cho khách hàng những điều kiện u đãi nhÍt định nh: các khách hàng ụ thác giao nhỊn cho Công ty trên 1000MT/năm thì hụ sẽ đợc hịng cớc phí thÍp hơn và những u tiên khác trong quá trình làm hàng, cũng cờ thể thịng bằng hiện vỊt... làm sao đờ để tạo mĩt mỉi quan hệ thân tín với khách hàng thớng xuyên.
a.4.4. Hạ thÍp cớc phí giao nhỊn:
Việc hạ thÍp cớc phí giao nhỊn phải tính toán hết sức kỹ lỡng, mức cớc đợc hạ thÍp xuỉng không đợc thÍp hơn nhiều so với đỉi thủ cạnh tranh, cũng không hạ thÍp giá cớc để cờ thể giết chết đỉi thủ cạnh tranh đơng thới giết chết luôn chính mình. Việc hạ thÍp cớc phí mĩt ít phải làm sao cho khách hàng không nghĩ sai về Công ty theo kiểu suy luỊn “tiền nào của nÍy”. Tờm lại việc hạ thÍp cớc phí phải thoả mãn hai điều kiện là đảm bảo đợc doanh thu của Công ty và làm cho khách hàng cảm thÍy cờ lợi hơn.
a.4.5. Triển khai các hoạt đĩng Marketing:
- Thớng xuyên đăng quảng cáo, tạp chí hay lỊp Website về tên tuưi cũng nh chức năng kinh doanh và các dich vụ cung cÍp phục vụ khách hàng.
- Tư chức gƯp gỡ, tƯng quà, tƯng Lịch cho khách hàng nhân các dịp Lễ, Tết nhằm tạo mỉi quan hệ kinh doanh lâu dài. Tư chức Hĩi nghị khách hàng hằng năm, qua đờ cảm ơn sự ủng hĩ của hụ, lắng nghe nguyện vụng mong muỉn của hụ để kịp thới khắc phục thiếu sờt, nâng cao chÍt lợng phục vụ.
- Tham gia các hoạt đĩng tài trợ, bảo trợ để cho tên tuưi và biểu tợng của Vietrans luôn ghi nhớ trong tâm trí khách hàng.
a.5. Đánh giá tưng quan về chính sách thu hút khách hàng: a.5.1. Khả năng áp dụng chính sách và ảnh hịng của nờ:
- Nhìn chung chính sách này không phải hoàn toàn mới, chỉ cờ điều nờ đợc lỊp ra dựa trên sự đưi mới các dịch vụ cũ, thêm vào mĩt sỉ dịch vụ mới nằm trong nghiệp vụ kinh doanh của Công ty. Chi phí cho phơng án lại không cao và nờ cờ thể làm cho Công ty hoạt đĩng hiệu quả hơn. Khi áp dụng chính sách này thì Công ty sẽ làm cho khách hàng tin tịng hơn vào dịch vụ mà Công ty cung cÍp, làm cho hụ cảm thÍy mình đợc phục vụ mĩt cách tỊn tuỵ nhÍt, hụ sẽ không phải lo lắng về những bÍt lợi trong quá trình giao nhỊn cũng nh hạ thÍp đợc chi phí cho nghiệp vụ này.
- Việc thực hiện chính sách này là hoàn toàn cờ lợi cho Công ty, bịi vì khi hàng đến với Công ty để ụ thác giao nhỊn nhiều hơn thì hụ sẽ sử dụng nhiều hơn các dịch vụ mà Công ty cung cÍp (TNT, vỊn tải, kho bãi, quá cảnh ...) Do vỊy sỉ các thơng vụ mà Công ty nhỊn làm đều đƯn hơn, cán hĩ công nhân của Công ty sẽ cờ việc làm nhiều hơn, thu nhỊp của hụ cũng sẽ cao hơn, doanh thu và lợi nhuỊn của Công ty cao hơn khi đờ Công ty sẽ đờng gờp mĩt phèn lớn cho sự lớn mạnh của ngành kinh doanh ngoại thơng nời riêng và sự phát triển của nền kinh tế nời chung.
a.5.2. Hiệu quả mang lại:
Tính toán:
Thông thớng giá cớc của dịch vụ nhỊn hàng nhỊp khỈu mà Công ty thu của khách hàng vào khoảng từ 150 đến 200 USD/1 container 20DC và 180 - 200 USD/1 container 40DC. Tuỳ từng loại mƯt hàng: Nh vỊy cớc phí giao nhỊn trung bình của Công ty vào khoảng 165 USD/1 container 20DC và 200 USD/1 container 40DC. Đây cũng là giá cớc giao nhỊn chung mà hèu hết các Công ty giao nhỊn tại thành phỉ Đà Nẵng thu của khách hàng.
(Trong bài này tÍt cả tính cho mĩt container 20DC) Trong đờ các chi phí trong quá trình giao nhỊn bao gơm:
- Lệ phí Hải quan 150.000đ
- Lệ phí cảng: xếp dỡ, di chuyển container 1.200.000đ/1 container 20' 2.000.000đ/1 container 40' - Chi phí vỊn chuyển mĩt container hàng đến cho chủ hàng
thuĩc khu vực thành phỉ Đà Nẵng 700.000đ/1 container 20' 1.200.000đ/1 container 40'
- Chi phí giao dịch 150.000đ
- Chi phí khác 150.000đ
Tưng chi phí 2.350.000đ
Nếu nh tỷ giá USD trên thị trớng là 15.000VND/1USD thì doanh thu giao nhỊn 1 cont' của Công ty là: 15.000đ x 165 = 2.475.000đ
Khi đờ lợi nhuỊn mà Công ty thu đợc của việc giao nhỊn 1 cont' hàng nhỊp khỈu khoảng: 2.475.000đ - 2.350.000đ = 125.000đ
- Nếu nh trong chính sách mới này Công ty hạ thÍp cớc phí giao nhỊn xuỉng còn 147 đến 197 USD/1cont' 20DC (trung bình 162 USD/1cont' 20DC) thì doanh thu của 1cont' 20DC giảm là: (165 - 162) x 15.000đ = 45.000đ
Và lợi nhuỊn giảm còn: 162 x 15.000đ - 2.350.000đ = 80.000đ (Giảm 45.000đ) Doanh thu = 900 x 165 x 15.000đ = 2.227.500.000đ
Lợi nhuỊn = 900 x 125.000đ = 112.500.000đ
Còn khi Công ty áp dụng chính sách mới này thì mụi chi phí cho quá trình giao nhỊn sẽ giảm đợc khoảng 20.000đ - 50.000đ trung bình là 30.000đ/1cont' và với mức dự báo sản lợng giao nhỊn của Công ty sẽ đạt khoảng 1.400cont' (tăng 650cont' tơng ứng tăng 1.867 lèn( thì doanh thu và lợi nhuỊn của Công ty sẽ đạt:
+ Doanh thu = 14.000 x 15.000đ x 162 = 3.402.000.000đ
+ Lợi nhuỊn = 3.402.000.000 - (2.350.000 - 30.000) x 14.000đ = 290.780.000đ
Nh vỊy khi áp dụng đợc chính sách mới này thì năm 1 doanh thu và lợi nhuỊn của Công ty sẽ tăng là
+ Doanh thu tăng = (3.402 - 2.227,5) x 106 = 1.174.500.000đ + Lợi nhuỊn tăng = (290.780 - 112.500) x 103 = 178.280.000đ
Nếu nh Công ty lÍy toàn bĩ lợi nhuỊn tăng của năm thứ nhÍt khi áp dụng chính sách để bù vào chi phí của quá trình xây dựng chính sách thu hút khách hàng, thì từ năm thứ hai trị đi doanh thu và lợi nhuỊn của Công ty sẽ tăng lên theo phơng trình:
Doanh thu: y1 = 162 x 15.000 (x1 + 750) - 165 x 15.000 (x2 + 750) Lợi nhuỊn : y2 = 110.000 (x1 + 750) - 125.000 (x2 + 750)
Năm 1 doanh thu tăng:
y1 = 162 x 15.000 (750 + 650) - 165 x 15.000 (150 + 750) = 1.174.500.000đ Lợi nhuỊn tăng y2 = 110.000 (750 + 650) - 125.000 (750 + 150)
= 178.280.000đ
Giải thích: - x1 là Container giao nhỊn tăng lên khi áp dụng chính sách - x2 là Container giao nhỊn tăng tự nhiên.
- y1 = 162 x 15.000 (750 + x1) (y11) + 165 x 15.000 (x2 + 750) (y12) = 162 x M(x1 + 750) + 165 x M(x2 + 750)
Trong đờ: y11 : Là doanh thu của năm đèu tiên áp dụng chính sách y12: Là doanh thu của năm đờ không áp dụng chính sách. y2 = (y21) 110.000 (750 + x1) - 125.000 (x2 + 750) (y22) y21 = Là lợi nhuỊn năm đèu áp dụng chính sách.
y22 = Là lợi nhuỊn năm đèu không áp dụng chính sách. 750: Là sản lợng cont' năm xây dựng chính sách (năm 2003) M là tỷ giá USD/VND
Trên đây là mức kế hoạch, còn trên thực tế khi áp dụng chính sách này thì trong năm đèu tiên Công ty sẽ phÍn đÍu hoàn thành 80% mục tiêu kế hoạch, và trong những năm tiếp theo chính sách sẽ đợc thực hiện hoàn chỉnh dèn, đến năm thứ 5 thì Công ty sẽ đạt 100% kế hoạch mục tiêu đã đƯt ra.
Bên cạnh hiệu quả mang lại là tăng doanh thu và lợi nhuỊn cho dịch vụ giao nhỊn hàng hoá xuÍt nhỊp khỈu thì các dịch vụ của Công ty (TNT, vỊn tải, kho bãi...) cũng tăng theo tơng tự.
Kết luỊn:
Việc xây dựng và áp dụng chính sách thu hút khách hàng là phụ thuĩc hoàn toàn vào khả năng thực tế cũng nh chiến lợc kinh doanh của Công ty. Chi phí cho phơng án này không phải là cao, khả năng áp dụng chính sách này lại tơng đỉi lớn.