(Nguồn Hướng dẫn sử dụng DTBK – Tien Minh Software) I. Sơ lược về cách để khởi tạo, mở và copy các hồ sơ
1.Tạo hồ sơ mới:
Để bắt đầu tạo một hồ sơ mới (hồ sơ chưa tồn tại trên máy) bạn cần thực hiện quá trình khởi tạo theo các bước sau đây :
• Tạo đường dẫn lưu kết quả: ( -> File/New của Word & Excel )
Bạn kích chuột vào biểu tượng hoặc từ menu <Khởi tạo> bạn chọn mục <Tạo hồ sơ
mới...> và bấm nút trái chuột hoặc Enter. Một khung hội thoại xuất hiện như sau :
Bạn vào tên đường dẫn và bấm Enter hay chọn nút <OK> để tạo, bấm Esc hoặc chọn nút <Cancel> để bỏ qua.
Ví dụ : Để tạo đường dẫn lưu kết quả khi lập hồ sơ của cầu Kim Giao ta có thểđánh vào tên đường dẫn như sau C:\DTBK3X\Kim_giao hoặc C:\DTBK3X\Cầu Kim Giao và bấm Enter để tạo.
Chú ý : Bạn nên đặt tên đường dẫn theo ý nghĩa công trình để dễ nhận biết. Nếu bạn tạo một đường dẫn trùng tên với đường dẫn đã có trên máy hoặc vào tên đường dẫn sai thì ngay lập tức sẽ có một thông báo lỗi kèm theo. Khi đó bạn hãy kiểm tra lại tên đường dẫn rồi vào lại cho đúng !?. Nếu bạn muốn tạo đường dẫn gốc thì nhấn chuột vào hộp kiểm <ĐD lưu hồ sơ> để chuyển sang chế độ tạo đường dẫn gốc tương ứng. Khi tạo thư mục gốc xong bạn muốn trở về trạng thái tạo đường dẫn làm việc bình thường thì nhấn chuột vào hộp kiểm thêm lần nữa.(Chếđộ mặc định là tạo
đường dẫn lưu hồ sơ).
Bạn hãy lựa phương pháp lập hồ sơ xuất phát bằng cách nhấn chuột vào mục chọn tương ứng ở bên cạnh.
Tiếp theo bạn có thể yêu cầu máy tự động hoặc không tự động tính đổi đơn vị từ
100đv -->1 đv bằng cách chọn hoặc không chọn mục tự động tính đổi đơn vị. (Chế độ mặc nhiên là: tựđộng tính đổi đơn vị từ 100đv --> 1 đv).
Sau đó bạn chọn <OK> để tiếp tục. • Lập biểu hồ sơ :
Sau khi tạo xong đường dẫn và chọn phương pháp lập hồ sơ xuất phát, máy sẽ mở
màn hình nhập biểu như hình dưới đây (Xem hình). Bạn có thể bấm Tab để lướt trên màn hình và nạp biểu hồ sơ theo yêu cầu.
Tại đây bạn có thể vào mã Password để khóa hồ sơ của bạn bằng cách bấm vào nút <Password> một cửa sổ nhỏ hiện lên, khi đó bạn có thể gõ vào mã cần khóa và bấm Enter, máy sẽ khóa hồ sơ của bạn.
Mỗi khi bạn muốn vào lại hồ sơđã được khóa máy sẽ hỏi mã Password, bạn phải gõ vào đúng mã đã được cài trước đó và bấm Enter thì máy mới mở hồ sơ để bạn tiếp tục. Nếu vào sai mã, máy sẽ lặp lại để bạn tiếp tục vào lại Password (Tối đa 5 lần). Qua 5 lần mở khóa không thành công, máy sẽ mở đường dẫn khởi động C:\DTBK3X\START để bạn tham khảo một ví dụđã được nạp sẵn trên máy.
Mã khóa (Password) có thể dài đến 20 ký tự kể cả ký tự trống, vì vậy bạn có thể
dùng họ tên hay số điện thoại... của một ai đó dùng cho Password của mình, nhưng chú ý không nên gõ dấu tiếng việt vì có thể bạn gõ nhầm dấu thì khó có thể mở lại hồ sơ.
Khi cần xóa hoặc đổi Password bạn phải vào được hồ sơ, sau đó vào phần <Lập biểu hồ sơ...> và bấm vào nút < Password>, cửa sổ Password hiện lên chờ bạn vào Password mới. Nếu bạn gõ vào mã khóa mới và bấm Enter thì máy sẽ nạp Password mới cho bạn. Còn nếu bạn không vào Password mới mà bấm Enter thì máy sẽ xóa Password của bạn. Khi đó hồ sơ này ai cũng có thể mởđược.
• Chọn các đường dẫn tra đơn giá:
Để chọn các đường dẫn tra đơn giá bạn chọn mục <Chọn đường dẫn tra đơn giá> trên menu <Khởi tạo> và bấm Enter, một khung hội thoại sẽ xuất hiện, bạn có thể
bấm vào các nút tương ứng ở bên phải để chọn lại các đường dẫn tra đơn giá mới. Tùy thuộc vào loại công trình, nơi xây dựng công trình,... mà đơn giá vật liệu, nhân công, ca máy có thể khác nhau. Khi đó bạn phải chọn lại đường dẫn tra đơn giá vật liệu, nhân công, ca máy cho phù hợp. Và nếu bạn lập hồ sơ theo nhóm 2 (Lập theo phương pháp bù chênh lệch giá) bạn cần chọn lại cả các đuờng dẫn tra đơn giá định mức theo từng khu vực (địa phương).
Ví dụ : Với khu vực Khánh Hòa ta có thể chọn các đường dẫn tra đơn giá như sau : 1- Đơn giá : C:\DTBK3X\GIA_KV\KHANH_HOA
2- Vật liệu : C:\DTBK3X\GIA_KV\KHANH_HOA\GIAVL.DBF 3- Nhân công : C:\DTBK3X\GIA_KV\KHANH_HOA\NC_NHOM3.DBF 4- Ca máy : C:\DTBK3X\GIA_KV\KHANH_HOA\GIAXM.DBF Hoặc: C:\DTBK3X\GIA_KV\KHANH_HOA\GIAXM_06.DBF Xem hình sau :
Chú ý :
Nhân công nhóm 1 : áp dụng cho công trình dân dụng...
Nhân công nhóm 2 : áp dụng cho công trình đường bộ, đê đập, kênh mương,... Nhân công nhóm 3 : áp dụng cho công trình cầu, cống...
Nhân công nhóm 4 : áp dụng cho công trình hầm, các công việc đặc biệt khó khăn... Sau khi chọn (xác nhận) đường dẫn tra đơn giá thì mọi cơ sở dữ liệu được mở có thể cập nhật đơn giá đã lựa. Nếu bạn chọn đường dẫn tra đơn giá sai thì có thể cho kết quả sai và máy sẽ cho thông báo lỗi nếu không tìm thấy đường dẫn tra đơn giá do bạn đã chọn. Điều này hay gặp phải khi bạn chép hồ sơ từ máy này qua máy khác không đồng bộ trong cách đặt tên các đường dẫn hoặc do bạn gõ sai tên đường dẫn tra đơn giá.
2. Mở hồ sơ cũđể tiếp tục làm việc: ( -> File/Open của Word...)
Để vào một hồ sơ đã có trên máy bạn kích chuột vào biểu tượng hoặc chọn mục <Mở hồ sơ cũ...> trên menu <Khởi tạo> và bấm Enter, một hộp thoại xuất hiện như
sau: