II. NỘI DUNG HOÀN THIỆN CÔNG TÁC PHÂN TÍCH.
1. Hoàn thiện quá trình thu thập thông tin.
Những thông tin sử dụng trong công tác phân tích tình hình thực hiện doanh thu tại Công ty được thu thập từ các sổ kế toán của Công ty. Căn cứ các hoá đơn, chứng từ liên quan đến việc cung cấp hàng hoá, dịch vụ của Công ty bộ phận kế toán tiến hành song song việc ghi sổ kế toán và vào số liệu cho phần mềm kế toán mà Công ty đang sử dụng. Bộ phận kế toán của Công ty có sự chuyên môn hoá, mỗi người chịu trách nhiệm về một mảng nhất định trong công tác kế toán. Có nhân viên chuyên đảm nhiệm việc ghi sổ kế toán, có nhân viên chuyên sử dụng phần mềm kế toán. Cũng do sự phân công công việc như vậy nên khi có sự thay đổi, điều chỉnh về số liệu có bộ phận chưa điều chỉnh kịp nên dẫn đến sự sai lệch giữa số liệu sổ kế toán và số liệu do phần mềm kế toán trên máy vi tính cung cấp. Sự sai lệch số liệu như
Luận văn tốt nghiệp
vậy làm ảnh hưởng đến việc thu thập thông tin sử dụng trong công tác phân tích.
Hoạt động chủ yếu của Công ty là kinh doanh xuất nhập khẩu nên phương tiện thanh toán chủ yếu là thanh toán bằng ngoại tệ thông qua chuyển khoản. Để thực hiện được một hợp đồng xuất khẩu sẽ mất một thời gian dài thường là vài tháng. Từ lúc giao hàng cho đến khi người mua chấp nhận thanh toán và lúc người bán chuyển trả tiền vào tài khoản ngân hàng của Công ty cũng mất một khoảng thời gian tương đối dài. Mặt khác do sự luôn luôn biến động của tỷ giá ngoại tệ nên việc điều chỉnh tăng giảm doanh thu do có những điều chỉnh về tỷ giá là điều không tránh khỏi. Do đó để việc thu thập số liệu cho công tác phân tích tình hình thực hiện doanh thu của Công ty được chính xác thì ngoài việc căn cứ vào số liệu từ sổ kế toán ta phải căn cứ vào các hoá đơn, chứng từ gốc.
Việc phân tích hoạt động kinh tế nói chung và phân tích tình hình thực hiện doanh thu tại Công ty nói riêng đòi hỏi việc cung cấp số liệu không chỉ chính xác mà phải đầy đủ và kịp thời. Có như vậy việc phân tích mới giúp cho Công ty có những quyết định hay điều chỉnh kịp thời trong công tác quản lý và kinh doanh. Tại Công ty xuất nhập khẩu hàng tiêu dùng và thủ công mỹ nghệ Hà Nội việc kinh doanh xuất nhập khẩu các loại hàng hoá lại do các phòng nghiệp vụ đảm nhiệm.
Khi có đơn đặt hàng, tuỳ theo mặt hàng mà Công ty giao cho các phòng nghiệp vụ đảm nhiệm. Khi có hoá đơn, chứng từ của lô hàng xuất khẩu về thì các phòng nghiệp vụ chuyển sang phòng kế toán tài vụ để các nhân viên kế toán tiến hành ghi sổ. Tuy nhiên các hoá đơn, chứng từ thường về chậm hoặc do các phòng nghiệp vụ chuyển lên phòng kế toán không kịp thời cũng có khi bị mất mát làm cho việc cung cấp số liệu cho công tác phân tích bị chậm trễ, không đầy đủ. Để phục vụ tốt cho việc thu thập số liệu cho công tác phân tích đòi hỏi Công ty phải có biện pháp sao cho việc quản lý và luân chuyển hệ
Luận văn tốt nghiệp
từ về phải chuyển ngay sang cho phòng kế toán tài vụ tránh hiện tượng chậm trễ, mất mát.
Khi đã có đầy đủ số liệu phục vụ cho công tác phân tích, bộ phận phân tích tiến hành tính toán các số liệu đó thông qua việc sử dụng các phương pháp phân tích. Việc vận dụng các phương pháp phân tích thích hợp đối với mỗi chỉ tiêu và nội dung phân tích một cách phù hợp sẽ làm cho các số liệu đó phản ánh một cách chính xác và toàn diện các hiện tượng kinh tế. Vì vậy hoàn thiện và bổ sung thêm các phương pháp phân tích trong công tác phân tích doanh thu tại Công ty là rất cần thiết.