2.2.1. Phương pháp thu thập số liệu.
- Thu thập thông tin trực tiếp từ Phòng Tài chính - Kế toán và Viện Tin học Doanh nghiệp của Chi nhánh.
2.2.1.1. Phỏng vấn.
Phỏng vấn là phương pháp thông dụng, cổ điển nhưng dễ áp dụng và có hiệu quả tương đối cao. Có nhiều hình thức phỏng vấn như phỏng vấn bằng lời, phỏng vấn qua chứng từ, qua các trang web... Dù dưới hình thức nào thì dữ liệu, thông tin thu thập được cũng dưới dạng người cung cấp thông tin cho biết ý kiến, cung cấp dữ liệu bằng những sự trả lời.
2.2.1.2. Quan sát.
Quan sát là phương pháp được dùng trong đa số các trường hợp cần thẩm định mức độ chính xác của các thông tin, dữ liệu đã thu thập được. Đôi khi các phương pháp khác như phương pháp phỏng vấn không thực hiện được, hay thực hiện không hiệu quả thì phương pháp quan sát cũng dùng để thu thập dữ liệu, thông tin cần thiết cho vấn đề cần phân tích.
2.2.1.3. Phương pháp xem xét và đánh giá tài liệu.
Phương pháp này thường được dùng khi thu thập các thông tin về mức độ hợp thời của luồng thông tin từ trên xuống, cũng như nghiên cứu mức độ tuân thủ của cấp dưới đối với chính sách, các thủ tục được ban hành từ cấp trên. Các tài liệu cần xem xét và đánh giá gồm tài liệu của doanh nghiệp, tài liệu của hệ thống kế toán và tài liệu của các nhân cá nhân viên trong hệ thống.
2.2.2. Phương pháp phân tích số liệu.
- Tổng hợp và phân tích thông tin trong hệ thống kế toán tại doanh nghiệp. - Dùng công cụ mô tả qui trình luân chuyển thông tin bằng lưu đồ chứng từ. - Đánh giá thông tin thu thập được.
Lưu đồ chứng từ.
Lưu đồ chứng từ trình bày cách xử lý các nghiệp vụ. Trong đó nhấn mạnh đến việc lập, lưu chuyển và lưu trữ chứng từ giữa các bộ phận, các lớp đối tượng tham gia vào hệ thống. Các bộ phận, các lớp đối tượng này thường được trình bày trong các cột. Hướng đọc lưu đồ qui ước từ trên xuống dưới, từ trái sang phải.
Lưu đồ chứng từ sử dụng các biểu tượng sau:
Điểm nối tiếp trên cùng một trang giấy
Nhập liệu vào hệ thống bằng các thiết bị như bàn phím, máy quét.
Chứng từ, báo cáo có nhiều liên
Công việc xử lý bằng máy tính
Công việc xử lý thủ công
Dữ liệu được lưu trữ bằng phương tiện mà máy vi tính có thể đọc được như băng từ, đĩa từ...
Lưu trữ hồ sơ bằng giấy theo qui ước sau: D: theo ngày;
N: theo số hay số thứ tự; A: theo tên của hồ sơ hay dữ liệu
Hướng luân chuyển của dữ liệu Sự bắt đầu, hay kết thúc lưu đồ. Chứng từ, báo cáo bằng giấy
C
CHHƯƯƠƠNNGG33
P
PHHÂNÂN TTÍÍCCHH HHỆỆ TTHHỐỐNNG G TTHHÔÔNNGG TITINN KKẾ Ế TTOOÁÁNN
T
TRROONNGG MÔMÔI I TTRRƯƯỜỜNNGG ỨỨNNGG DỤDỤNNGG PHPHẦẦNN MMỀỀMM KKẾ Ế TTOOÁÁNN A
ACCSSOOFTFT TẠTẠII VVCCCICI CCẦẦN N TTHHƠƠ
3.1. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP.
3.1.1. Giới thiệu Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam Chi nhánh Cần Thơ. Cần Thơ.
Được thành lập ngày 27/02/1992, địa bàn hoạt động mở rộng trên 12 tỉnh Đồng Bằng Sông Cửu Long bao gồm Tiền giang, Bến Tre, An Giang, Bạc Liêu, Cà Mau, Cần Thơ, Đồng Tháp, Hậu Giang, Kiên Giang, Sóc Trăng, Trà Vinh, Vĩnh Long và 01 Thành phố Cần Thơ.
Trụ sở VCCI Cần Thơ đặt tại toà nhà Trung tâm Xúc tiến Thương mại và Đầu tư Khu vực Đồng Bằng Sông Cửu Long, số 12 Đại lộ Hoà Bình, Thành phố Cần Thơ.
Toà nhà trên được sử dụng cho việc hỗ trợ các doanh nghiệp Đồng Bằng Sông Cửu Long xúc tiến thương mại và đầu tư. Tại đây thường xuyên diễn ra các cuộc họp, hội nghị, hội thảo ở cấp khu vực, quốc gia và quốc tế, là điểm hẹn của doanh nghiệp cả vùng, đồng thời cũng là nơi giới thiệu trưng bày sản phẩm của doanh nghiệp các tỉnh.
3.1.2. Cơ cấu tổ chức của VCCI Chi nhánh Cần Thơ. 3.1.2.1. Cơ cấu tổ chức tại Chi nhánh 3.1.2.1. Cơ cấu tổ chức tại Chi nhánh Giám đốc Chi nhánh Phòng Tổng hợp Phòng Pháp chế và C/O Phòng Hội Viên và TT thông tin kinh tế TT hỗ trợ DNVVN và Đào tạo (SMEPC) Viện Tin học Doanh nghiệp (ITB) Phòng Quản trị hành chính - Nhân sự Phòng Tài chính – Kế toán
Hình 4: SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC TẠI VCCI CHI NHÁNH CẦN THƠ
3.1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ.
a) Giám đốc.
- Giám đốc Chi nhánh là người đại diện cho Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động của Chi nhánh trước Chủ tịch, là người đứng đầu Chi nhánh chỉ đạo và hoạch định các công việc liên quan đến chức năng và nhiệm vụ của Phòng tại khu vực hoạt động (12 tỉnh và 01 thành phố vùng Đồng Bằng Sông Cửu Long).
- Tổ chức thực hiện các công việc do Chủ tịch và Ban Thường trực đề ra theo khuôn khổ điều lệ và chức năng Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam đã được Thủ tướng phê duyệt.
- Xây dựng bộ máy hoạt động của Chi nhánh như: cơ cấu tổ chức, nhân sự, trang thiết bị phục vụ công tác của Chi nhánh. Điều hành các phòng ban chuyên trách, các đơn vị trực thuộc để giải quyết công việc thường xuyên của Chi nhánh. Có quyền đề xuất bổ nhiệm hoặc bãi nhiệm các cán bộ trực thuộc phòng ban, các đơn vị trực thuộc do Chi nhánh quản lý.
- Quyết định các hoạt động liên quan trong thẩm quyền của Chi nhánh, và tự chịu trách nhiệm toàn bộ về mặt tài chính.
- Phê chuẩn các hoạt động do các phòng ban chức năng, các đơn vị trực thuộc đề xuất.
- Điều tiết các hoạt động trong khuôn khổ kế hoạch nhằm đạt hiệu quả.
b) Phòng Tổng hợp.
Phòng Tổng hợp quản lý các công việc nội bộ như: quản trị hành chính, nhân sự, tài chính kế toán, lập kế hoạch và theo dõi thực hiện các hoạt động chung của Chi nhánh.
- Chức năng của Phòng Quản trị hành chính-Nhân sự: gồm tuyển dụng nhân sự, theo dõi hồ sơ cán bộ - công nhân viên, bảo hiểm xã hội, theo dõi quản lý cho thuê toà nhà và cập nhật các văn bản liên quan.
- Chức năng của Phòng Tài chính-Kế toán: bao gồm theo dõi các hoạt động thu chi của đơn vị, thiết lập sổ sách và báo cáo hàng tháng, quý cho lãnh đạo.
c) Phòng Hội viên.
Phòng Hội viên phụ trách các công việc về hội viên doanh nghiệp, phát triển hội viên, hiệp hội, các hoạt động liên quan đến thể chế, môi trường kinh doanh, đào tạo cán bộ quản lý, thực hiện các đề án hợp tác nghiên cứu về kinh tế, kinh doanh, tham gia và điều phối các hoạt động trong một số dự án quốc tế.
Ngoài ra Phòng còn phụ trách tổ chức các sự kiện hội thảo, hội nghị liên quan đến hội nhập kinh tế quốc tế, đối thoại doanh nghiệp, ráp mối thương mại và triển khai các sự kiện giao thương giữa các doanh nghiệp trong và ngoài nước.
Phòng Hội viên quản lý Trung tâm thông tin kinh tế, quản lý và điều phối hai website của đơn vị, cập nhật thông tin, tài liệu về kinh tế xã hội phục vụ cho công tác nghiên cứu của cơ quan và doanh nghiệp.
d) Phòng Pháp chế.
Phòng Pháp chế phụ trách các công việc liên quan đến vấn đề pháp lý và cấp giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá (C/O) cho doanh nghiệp.
Cụ thể các hoạt động bao gồm: tổ chức tuyên truyền về các văn bản pháp luật liên quan đến doanh nghiệp, giải quyết các vấn đề vướng mắc của doanh nghiệp, thực hiện các dự án liên quan đến pháp chế, cải cách môi trường kinh doanh, cấp giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá C/O cho các doanh nghiệp xuất khẩu, nghiên cứu và đề xuất với các cơ quan, tổ chức về các vấn đề pháp lý trong kinh doanh và đầu tư.
e) Trung tâm Hỗ trợ doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEPC.)
Trung tâm Hỗ trợ doanh nghiệp vừa và nhỏ phụ trách mảng đào tạo doanh nghiệp và tư vấn các vấn đề liên quan đến kinh doanh, phụ trách các dự án về hướng nghiệp, đào tạo khởi sự doanh nghiệp, xoá đói giảm nghèo, bình đẳng giới....tham gia các dự án phát triển cộng đồng doanh nghiệp.
f) Chi nhánh Viện Tin học Doanh nghiệp (ITB)
Là đơn vị trực thuộc Viện Tin học Doanh nghiệp thuộc VCCI, Chi nhánh ITB tại Cần Thơ thuộc sự điều phối của VCCI Cần Thơ. Chức năng chính của ITB là cung cấp các giải pháp phần mềm quản lý cho doanh nghiệp, các hoạt động về tin học, thương mại điện tử, thực hiện các dự án về ứng dụng công nghệ thông tin.
3.2. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI VCCI CẦN THƠ TRONG MÔI TRƯỜNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN ACSOFT. TRONG MÔI TRƯỜNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN ACSOFT.
3.2.1. Đặc điểm hoạt động của Chi nhánh và yêu cầu thông tin đối với HTTT KT. HTTT KT.
3.2.1.1. Đặc điểm hoạt động của Chi nhánh.
Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam Chi nhánh Cần Thơ là chi nhánh của Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam. Đây là một tổ chức phi chính phủ, phi lợi nhuận, tự chủ về tài chính. Phòng hoạt động theo pháp luật Việt Nam, theo điều lệ của Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam.
Chi nhánh được Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam cấp tài sản ban đầu (tòa nhà). Trên cơ sở tài sản, Chi nhánh tự khai thác nhằm đảm bảo tài chính cho các hoạt động của Chi nhánh và đảm bảo nguồn tiền này được sử dụng đúng quy định trong quy chế quản lý tài chính nội bộ của Chi nhánh.
Hoạt động của Chi nhánh chỉ bao gồm hai chu trình: doanh thu và chi phí. Ngân sách của Chi nhánh hình thành từ các nguồn sau:
- Phí gia nhập và hội phí do các hội viên tại 12 tỉnh và 01 thành phố khu vực Đồng Bằng Sông Cửu Long đóng góp.
- Các khoản thu từ hoạt động của Chi nhánh như: thu phí cho thuê văn phòng, thu phí cấp giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá C/O, học phí từ các khóa đào tạo ngắn hạn do Chi nhánh tổ chức và phí cung cấp các dịch vụ hỗ trợ cho doanh nghiệp.
- Nguồn ngân sách từ Cơ quan Trung ương thực hiện các nhiệm vụ được giao trong năm.
- Ngân sách Nhà nước hỗ trợ thực hiện các nhiệm vụ được Nhà nước giao. - Các hoạt động gây quỹ, tài trợ, đóng góp của các hiệp hội, doanh nghiệp, các tổ chức khác trong khu vực Đồng Bằng Sông Cửu Long và các nước lân cận.
Phòng sử dụng ngân sách của mình vào những việc sau:
- Chi hoạt động của Phòng, chi tiền lương và các chi phí về cơ sở vật chất. - Đầu tư mở rộng hoạt động ở trong và ngoài nước phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của Phòng Thương mại và Công nghiệp theo quy định của pháp luật.
- Tổ chức bộ máy kế toán: Phòng Tài chính-Kế toán chịu trách nhiệm toàn bộ công tác tài chính, kế toán. Đứng đầu là Phụ trách kế toán.
Bảng 6: MÔ TẢ NHIỆM VỤ CỦA TỪNG NHÂN VIÊN TRONG BỘ MÁY KẾ TOÁN
Tên nhân viên Nhiệm vụ
1. Võ Thị Thu Hương. Phụ trách kế toán.
2. Đặng Thành Trí. Kế toán thanh toán.
3. Triệu Thị Ngọc Thảnh. Thủ quỹ. (Nguồn: Phòng Tài chính-Kế toán) - Hình thức tổ chức bộ máy kế toán.
+ Hệ thống kế toán sử dụng hình thức kế toán máy (Phần mềm kế toán Acsoft – Phần mềm Kế toán doanh nghiệp thương mại dịch vụ)
+ Chế độ kế toán áp dụng theo “Chế độ kế toán doanh nghiệp” ban hành theo Quyết định số: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính.
+ Hình thức kế toán: Nhật kí chung - báo cáo sổ hàng năm và báo cáo đột xuất yêu cầu cho Cơ quan chủ quản tại Hà Nội.
+ Chính sách kế toán.
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam (VNĐ). Phương pháp khấu hao tài sản cố định hữu hình: Phương pháp khấu hao đường thẳng.
Thuế GTGT được tính theo phương pháp khấu trừ. Thuế GTGT đầu ra được tính theo hai mức thuế:
10% đối với phí cấp giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá (C/O). 0% đối với học phí các lớp đào tạo ngắn hạn, phí hỗ trợ doanh nghiệp và những dịch vụ khác.
3.2.1.2. Yêu cầu thông tin đối với hệ thống kế toán.
a) Yêu cầu quản lý.
- Các khoản thu, chi phải được hạch toán đầu đủ và chính xác trong hệ thống sổ sách kế toán của VCCI Cần Thơ.
- Các khoản thu, chi phải đảm bảo nguyên tắc hiệu quả, tiết kiệm và tuân thủ các qui định, chế độ tài chính của Nhà nước.
- Các chứng từ không hợp lệ sẽ bị từ chối thanh toán.
- Bộ phận Tài chính-Kế toán phải lập báo cáo tài chính hàng tháng, hàng quý, sáu tháng, năm trình lãnh đạo chậm nhất là 7 ngày của tháng sau.
(Theo Quy chế quản lý tài chính nội bộ của Phòng Thương mại và Công nghiệp Chi nhánh Cần Thơ )
b) Yêu cầu thông tin đối với hệ thống thông tin kế toán.
Bảng 7: MÔ TẢ YÊU CẦU THÔNG TIN ĐỐI VỚI HTTT KT Hoạt động kinh tế Bộ phận thực hiện Yêu cầu thông tin
Chu trình doanh thu
- Thu tiền, xuất hóa đơn.
Tài chính-Kế toán -Thông tin xét duyệt: Số hóa đơn, khách hàng, Số tiền.(cần đối chiếu, so sánh bảng giá, số lượng)
-Thông tin thực hiện: Khách hàng; số phiếu thu, số hóa đơn; ngày thu tiền, xuất hóa đơn; cập nhật số tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, thông tin về khoản phải thu, doanh thu, ngân hàng, số tiền thuế giá trị gia tăng đầu ra.
-Thông tin tổng hợp:Tổng hợp Nợ phải thu, số dư tiền mặt, số dư tài khoản ngân hàng, báo cáo doanh thu.
Chu trình chi phí - Chi tiền
Tài chính-Kế toán. - Thông tin xét duyệt: đối chiếu, so sánh với quy chế quản lý tài chính nội bộ và giá thị trường, số tiền giữa bảng kê thanh toán với các chứng từ liên quan như hóa đơn, biên nhận, phiếu thu, hợp đồng...
- Thông tin thực hiện: số phiếu chi, Người nhận tiền, nội dung, số tiền chi, ghi nhận chi phí, số tiền thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ.
- Thông tin tổng hợp: Tổng hợp số dư tiền mặt, Số dư tài khoản ngân hàng, báo cáo chi phí.
3.2.2. Tổ chức dữ liệu của hệ thống thông tin kế toán.
3.2.2.1. Các đối tượng cần theo dõi.
Bảng 8: MÔ TẢ CÁC ĐỐI TƯỢNG CẦN THEO DÕI
Đối tượng chi tiết Nội dung mô tả Nội dung quản lý
Khách hàng Tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, số điện thoại, tài khoản.
- Theo tỉnh.
- Theo tên công ty. Nhân viên Họ tên, phòng ban trực thuộc. - Theo phòng ban. Ngân hàng Tên ngân hàng, số trương mục. - Tên ngân hàng.
Doanh thu Loại doanh thu. - Theo từng chức năng
của Chi nhánh.
Chi phí Loại chi phí. - Theo từng chức năng
của Chi nhánh.
3.2.2.2. Hệ thống tài khoản sử dụng.
a) Nhóm tài khoản không có tài khoản cấp nhỏ hơn:.
1111- Tiền Việt Nam. 1112- Ngoại tệ.
1121- Tiền gửi ngân hàng bằng tiền Việt Nam. 1122- Tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ. 1131- Tiền đang chuyển bằng tiền Việt Nam. 1132- Tiền đang chuyển bằng ngoại tệ. 1331- Thuế giá trị gia tăng đầu vào. 1368- Phải thu nội bộ.
1388-Phải thu khác.