- Trình tự kế toán đợc khái quát theo sơ đồ 1.4.
2.2.4.3. Kế toán chi phí sử dụng máy thi công
Để tiến hành thi công các công trình, hạng mục công trình, các công trờng cần sử dụng các loại máy thi công cần thiết theo yêu cầu và tính chất của công trình; nhất là trong công tác thi công xây dựng hiện nay máy móc thiết bị hiện đại và công nghệ tiên tiến có ý nghĩa quyết định đến chất lợng và tiến độ công trình.
Chi phí sử dụng máy thi công bao gồm toàn bộ những chi phí liên quan trực tiếp đến việc hoạt động của máy móc thiết bị thi công. Các yếu tố chi phí trong khoản mục chi phí sử dụng máy thi công đợc các doanh nghiệp xây dựng công trình giao thông hạch toán gồm: chi phí nhân công trực tiếp sử dụng máy thi công, chi phí vật liệu, chi phí dụng cụ sản xuất phục vụ máy thi công, chi phí khấu hao máy thi công, chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí khác bằng tiền phục vụ cho hoạt động của máy thi công.
Các doanh nghiệp xây dựng công trình giao thông đều rất chú trọng đầu t mua sắm máy móc thiết bị phục vụ thi công xây dựng, tuy nhiên cũng có thể thuê ngoài máy thi công nếu trong trờng hợp không có loại máy thi công phù hợp phục vụ cho việc thi công hoặc để tiết kiệm chi phí di chuyển máy thi công của đơn vị khi thi công công trình ở xa. Các chứng từ bao gồm Hợp đồng kinh tế và Biên bản thanh lý hợp đồng, Phiếu theo
dõi ca máy thi công, Phiếu xác nhận khối lợng, Hoá đơn, đi kèm theo là Bảng kê sử dụng máy thuê ngoài,
Đối với máy thi công của đơn vị có thể tổ chức đội xe, máy thi công riêng hoặc giao xe, máy thi công cho các đội để tạo quyền chủ động cho các đội xây dựng.
Nói chung chi phí sử dụng máy thi công thông thờng có thể theo dõi chi tiết tới từng đối tợng và đợc tập hợp trực tiếp cho từng đối tợng tập hợp chi phí liên quan.
Đối với chi phí sử dụng máy thi công liên quan đến nhiều đối tợng khác nhau thì kế toán tiến hành tập hợp chi phí sử dụng máy thi công chung rồi sau đó phân bổ cho từng đối tợng liên quan,
a)Kế toán chi phí sử dụng máy thi công tại Công ty XDCTGT Việt - Lào.
Tại Công ty hạch toán vào khoản mục chi phí sử dụng máy thi công bao gồm tiền lơng của công nhân điều khiển máy (TK 6231), chi phí về vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ máy thi công (TK 6232), chi phí khấu hao máy thi công (TK 6234), chi phí dịch vụ mua ngoài về thuê máy, sửa chữa máy (TK 6237), và các chi phí khác bằng tiền (TK 6278). Các chi phí sử dụng máy thi công nói chung đợc tập hợp trực tiếp cho từng công trình, hạng mục công trình. Nếu không thể tập hợp trực tiếp cho từng công trình, hạng mục công trình thì phải đợc tập hợp chung và phân bổ cho các đối tợng liên quan theo tiêu chuẩn phân bổ là chi phí nhân công trực tiếp.
Để quản lý và tạo quyền chủ động cho các đội, Công ty giao xe, máy cho các đội thông qua "Quyết định điều động máy" Trong tháng xe, máy giao cho các đội có thể phục vụ cho nhiều công trình, hạng mục công trình. Nếu xe, máy hiện có của Công ty không đáp ứng đợc nhu cầu thì đội có thể thuê ngoái máy thi công.
Đến cuối tháng các chứng từ liên quan đến chi phí sử dụng máy thi công đợc đội gửi lên phòng Kế toán bao gồm Phiếu xuất dùng vật liệu, Hoá đơn, Bảng chấm công, Bảng thanh toán lơng, Nhật trình xe, máy, Hợp đồng thuê máy và Bản thanh lý hợp đồng cho thuê máy... cùng với các chứng từ khác nh Bảng phân bổ tiền lơng và BHXH, Bảng thu khấu hao cơ bản (hàng quý) do phòng Kế toán lập làm căn cứ để lập chứng từ ghi sổ, sổ chi tiết TK 623 cho từng công trình, hạng mục công trình, sổ Cái TK 623 (Phụ lục 8a và Phụ lục 8b).
b)Kế toán chi phí sử dụng máy thi công tại Công ty CTGT 479.
Tại Công ty hạch toán vào khoản mục chi phí sử dụng máy thi công bao gồm tiền lơng của công nhân điều khiển máy (TK 6231), chi phí về vật liệu phục vụ máy thi công (TK 6232), chi phí khấu hao máy thi công (TK 6234), chi phí khác cho máy thi công nh
chi phí thuê máy, chi phí khám xe ...(TK 6238). Các chi phí sử dụng máy thi công nói chung đợc tập hợp trực tiếp cho từng công trình, hạng mục công trình. Nếu không thể tập hợp trực tiếp cho từng công trình, hạng mục công trình thì phải đợc tập hợp chung và phân bổ cho các đối tợng liên quan theo tiêu chuẩn phân bổ là chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
Để phục vụ tốt cho quá trình thi công, tại Công ty đã tổ chức đội máy thi công và đội xe máy. Khi có nhu cầu các đội đa đề nghị lên và đợc điều động xe máy bằng "Giấy điều động xe, máy". Ngoài ra, khi đội máy thi công và đội xe máy không đáp ứng đợc yêu cầu về xe, máy cho đội sản xuất hoặc việc thuê ngoài máy thi công có chi phí thấp lại thuận tiện cho việc thi công thì đội có thể tự thuê ngoài và lập báo cáo lên Giám đốc.
Đến cuối tháng các chứng từ liên quan đến chi phí sử dụng máy thi công đợc đội gửi lên phòng Kế toán bao gồm Phiếu xuất dùng vật liệu, Hoá đơn, Bảng chấm công, Bảng thanh toán lơng, Hợp đồng thuê máy và Bản thanh lý hợp đồng cho thuê máy... cùng với các chứng từ khác nh Bảng phân bổ tiền lơng và BHXH, Bảng trích khấu hao của từng công trình do phòng Kế toán lập làm căn cứ để nhập dữ liệu vào màn hành nhập liệu "Phiếu xuất vật t", "Chứng từ khác" hoặc "Phiếu chi" (Mã CT là PCTV) cho từng công trình, hạng mục công trình theo quy trình tơng tự nh phần trên đã trình bày.
Sau khi nhập nghiệp vụ phát sinh dữ liệu sẽ đợc tự động lên sổ chi tiết TK 623 cho từng công trình, hạng mục công trình, Chứng từ ghi sổ, sổ cái TK 623, sổ Nhật ký chung và các sổ kế toán khác liên quan (Phụ lục 9).
Khoản mục chi phí sử dụng máy thi công là một khoản mục chi phí mang tính đặc thù của ngành XDCB nên trên thực tế việc phản ánh khoản mục chi phí này còn cha có tính thống nhất và còn xảy ra nhiều sai phạm.
- Hầu hết các doanh nghiệp XDCTGT đã sử dụng TK 623 để tập hợp và phân bổ chi phí sử dụng máy thi công cho từng đối tợng tập hợp chi phí (công trình, hạng mục công trình) song còn một số đơn vị cha mở các TK cấp 2 theo dõi chi phí sử dụng máy thi công theo các yếu tố chi phí (nh tại Công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long), điều này ảnh hởng đến tính kịp thời và chính xác của thông tin cung cấp lập báo cáo chi phí SXKD theo yếu tố...
- Khoản chi phí tiền lơng của công nhân trực tiếp điều khiển máy thi công có rất nhiều đơn vị lại hạch toán vào khoản mục chi phí nhân công trực tiếp (nh tại Công ty XDCTGT 874 ), hoặc hạch toán vào khoản mục chi phí sản xuất chung.
- Đối với chi phí sử dụng máy thi công liên quan đến nhiều đối tợng đã đợc phân bổ cho các đối tợng liên quan theo các tiêu thức khác nhau tuy nhiên một số đơn vị lại sử dụng tiêu thức phân bổ cha đợc hợp lý.
- Đối với chi phí máy tạm thời phát sinh một lần để tháo dỡ, di chuyển máy thi công đến công trờng, lắp đặt máy chạy thử, xây dựng và tháo dỡ công trình tạm loại nhỏ phục vụ máy thi công hoạt động...khoản chi phí này tơng đối lớn, song hầu nh các doanh nghiệp hạch toán hết vào chi phí sản xuất phát sinh ngay trong kỳ các chi phí đó phát sinh.
- Hầu hết các doanh nghiệp không tiến hành trích trớc chi phí sửa chữa lớn máy thi công và khi thực tế có phát sinh khoản chi phí này thì tính ngay vào kỳ phát sinh chi phí cho công trình đang sử dụng máy thi công làm giá thành của công trình đó tăng đột biến...
