Xuất kho nguyên, vật liệu ở Công ty phục vụ cho sản xuất, hoặc quản lý chung. Nghiệp vụ xuất kho cho sản xuất chiếm phần lớn, nghiệp vụ xuất kho cho quản lý chung là ít và không đáng kể.
* Xuất kho nguyên, vật liệu cho sản xuất.
Đối với nghiệp vụ xuất kho cho sản xuất, tất cả các nguyên, vật liệu xuất kho đều được thực hiện theo qui trình giống nhau ngoai trừ giấy in cuộn. Các nguyên, vật liệu khác khi xuất kho cho sản xuất thực hiện theo qui trình người yêu cầu xuất( là nhân viên trong Công ty) viết giấy đề nghị xuất( biểu 8 trang 40 ), sau đó gửi kế toán vật tư. Kế toán vật tư căn cứ vào giấy đề nghị xuất, nhập dữ liệu vào máy tính và in ra một phiếu xuất kho ( biểu 10 trang 42 ). Riêng đối với giấy in cuộn do là loại giấy sử dụng trong tất cả các loại sách báo ấn phẩm, nghiệp vụ xuất diễn ra nhiều trong cả ngày và đêm. Do vậy để đảm bảo cho sản xuất diễn ra liên tục nhân viên làm việc tại phân xưởng in sẽ không cần làm phiếu đề nghị xuất kho mà thủ kho sẽ xuất giấy ngay cho phân xưởng khi có yêu cầu), hàng ngày Công ty tiến hành kiểm kê giấy cuộn vào buổi sáng để xác định số lượng giấy cuộn đã xuất kho, lập bảng kiểm kê giấy cuộn ( biểu 9 trang 41 ) gửi cho kế toán vật tư. Kế toán vật tư sẽ dựa vào bảng này để nhập dữ liệu vào máy tính in ra phiếu xuất kho như các nguyên, vật liệu khác.
Nghiệp vụ xuất kho nguyên, vật liệu cho sản xuất được định khoản như sau:
Nợ TK 621
Có TK 152( 152.1, 152.2, 152.3)
Tuy nhiên việc định khoản trên thực tế chỉ được thực hiện vào cuối tháng khi mà máy tính đã tính ra được giá trị nguyên, vật liệu xuất kho.
Việc nhập dữ liệu vào máy tính được tiến hành như sau : kế toán vào phân hệ quản lý kho, chọn xuất kho.
Sản phẩm mà nguyên, vật liệu xuất ra để sản xuất. Ngày xuất, số chứng từ xuất.
Mã nguyên, vật liệu xuất.
Tài khoản đối ứng ( xuất cho sản xuất hoặc quản lý chung là tài khoản 621, xuất cho quản lý phân xưởng là TK 627)
Số lượng nguyên, vật liệu xuất.
Phần đơn giá nguyên, vật liệu, kế toán bỏ trống đến cuối tháng máy tính tổng hợp số liệu nhập kho xuất kho và tính ra đơn giá xuất nguyên, vật liệu bình quân và tự nhập vào.
Vd nghiệp vụ xuất kho giấy Couché 150g, khổ 65x86 xuất theo phiếu đề nghị xuất số 28 ngày 19 tháng 01 năm 2009. Kế toán nhập dữ liệu vào máy tính như sau:
Sản phẩm : In DDK MN 95, BVPL tết, TT 24h tết Ngày 19/01/2009, máy tính sẽ tự nhập vào số chứng từ.
Mã nguyên, vật liệu xuất CO150-6586, máy tính sẽ tự nhập tài khoản kho và tài khoản chi tiết nguyên, vật liệu.
Tên tài khoản đối ứng: 621 Số lượng xuất 4.494, 252
Sau khi nhập đầy đủ màn hình máy tính sẽ hiện ra như dưới (ở đây kế toán xuất nhiều nguyên, vật liệu một lúc và đơn giá đã được tính)
* Xuất kho nguyên, vật liệu cho sản xuất chung:
Xuất kho nguyên, vật liệu cho sản xuất chung chủ yếu là nghiệp vụ xuất nguyên, vật liệu không qua kho, tức là nguyên, vật liệu mua về xuất ngay cho sản xuất. Kế toán định khoản nghiệp vụ này như sau:
Nợ TK 627 Nợ TK 1331
Có TK 111, 112, 331
Ví dụ : Nghiệp vụ chi mua điều khiển IC lắp cho máy in ngày 25/2/2009. Tiền hàng là 2.600.00d, thuế suất 10%, thanh toán bằng tiền mặt, nghiệp vụ này được định khoản như sau:
Nợ TK 627 : 2.600.00 Nợ TK 133 : 260.000 Có TK 111 : 2.860.000
* Xuất kho nguyên, vật liệu cho quản lý phân xưởng.
Như đã nói ở trên nghiệp vụ này diễn ra ít và giá trị không đáng kể. Nên Công ty không định khoản vào tài khoản 642 mà định khoản vào tài khoản 621
Nợ TK 621
Có TK 152 (152.1)
VD: nghiệp vụ xuất xà phòng cho chị Hương ở phòng hành chính ngày 30/3/2009: xuất kho 15 hộp xà phòng đơn giá 10.909, nghiệp vụ này được định khoản như sau:
Nợ TK 621 : 163.635 Có TK 1522 : 163.635
* Xuất kho phế liệu bán.
Xuất kho phế liệu bán do kế toán kho lập phiếu xuất kho. Khi bán kế toán thanh toán viết hoá đơn, thủ quỹ thu tiền. Nghiệp vụ này được định khoản như sau:
Nợ TK 111
Có TK 3331( Thuế GTGT phải nộp) Có TK 511.
Vd nghiệp vụ xuất kho bán phế liệu giấy xước Tân Mai, giấy ở lõi, lõi giấy ngày 13 tháng 4 năm 2009 hoá đơn số 0026460. Tiền hàng là 5.798.500d, thuế suất 5%, nghiệp vụ này được định khoản như sau:
Nợ TK 111: 5.798.500 Có TK 3331: 276.119 Có TK 511: 5.522.381
* Xuất kho trả nợ nguyên vật liệu:
Đối với nguyên vật liệu xuất kho để trả nợ, kế toán viết Có thể khái quát đinh khoản theo sơ đồ dưới đây: