Việc thu mua nguyên, vật liệu do phòng vật tư của Công ty đảm nhiệm. Dựa trên hợp đồng ký kết với khách hàng, phòng vật tư tính toán số lượng nguyên, vật liệu cần dùng từ đó lên kế hoạch thu mua nguyên, vật liệu. Khi hàng đến kế toán vật tư của phòng tài vụ sẽ căn cứ vào hoá đơn tiến hành kiểm kê nguyên, vật liệu, lập phiếu giao nhận vật tư ( Biểu . Phiếu này được lập thành 2 liên có chữ ký xác nhận của thủ kho người giao hàng và kế toán vật tư tại phòng tài vụ, 1 liên do kế toán vật tư tại phòng tài
vụ giữ 1 liên chuyển lên cho kế toán vật tư tại phòng vật tư cùng với hoá đơn gốc.
* Trường hợp hoá đơn, hàng cùng về hàng được giao sau khi
kiểm kê đúng như ghi trên hoá đơn không có sai hỏng:
Phiếu nhập kho nguyên, vật liệu và hoá đơn gốc được chuyển lên cho kế toán vật tư tại phòng vật tư. Kế toán vật tư tại phòng vật tư sẽ căn cứ vào 2 chứng từ gốc này nhập dữ liệu vào máy tính, số lượng và giá trị nguyên, vật liệu nhập được ghi đúng theo hoá đơn giao hàng của người bán.
Nghiệp vụ này được định khoản như sau: Nợ TK 152 ( 152.1, 152.2, 152.3)
Nợ TK 1331( Thuế GTGT) Có TK 331 ( tổng tiền phải trả)
Việc nhập dữ liệu vào máy tính được kế toán tiến hành như sau:
Từ màn hình chức năng của phần mền kế toán MISA, kế toán chọn phân hệ mua hàng/ hợp đồng mua hàng kế toán phải nhập các dữ liệu sau:
Tên nhà cung cấp( tên này đã được nhập sẵn trong danh mục nhà cung cấp, kế toán chỉ cần ấn phím F5 chọn nhà cung cấp trong đó), sau khi chọn tên nhà cung cấp máy tính sẽ tự động nhập nốt địa chỉ mã số thuế của nhà cung cấp.
Nhập ngày tháng trên hoá đơn, số hiệu hoá đơn, ký hiệu hoá đơn hạn thanh toán những dữ liệu này đều được lấy từ hoá đơn ra.
Nhập mã hàng, sau khi nhập mã hàng máy tính sẽ tự điền thông tin về mã kho và tài khoản của mã hàng đó. Nhập tài khoản đối ứng.
Nhập số lượng nguyên, vật liệu nhập kho và giá, tỉ suất thuế.
Sau khi nhập xong các dữ liệu trên, ấn phím F3 máy tính sẽ hiện ra một cửa sổ hỏi “ có chắc chắn nhập dữ liệu không?” chọn “ có”, việc nhập dữ liệu nghiệp vụ nhập kho hoàn tất.
Từ dữ liệu được nhập trên phần mền sẽ dùng các dữ liệu đó vào các sổ chi tiết và tổng hợp liên quan như sổ Nhật ký chung, sổ chi tiết vật liệu dụng cụ sản phẩm hàng hoá, sổ chi tiết công nợ phải trả, báo cáo tổng hợp tồn kho. Số liệu trên sổ Nhật ký chung được dùng để vào các sổ cái TK 152, TK 331. Ngoài ra kế toán vật tư còn in ra một phiếu xuất kho gửi xuống cho thủ kho để thủ kho ghi vào thẻ kho.
Vd về nghiệp vụ nhập kho giấy Couché 150g, khổ 65x86 ngày 6/1/2009 theo hoá đơn số 0085379 ( mẫu hoá đơn biểu 5 trang 33), khi hàng đến kế toán vật tư tại phòng tài vụ kiểm kê, lập phiếu giao nhận vật tư ( mẫu phiếu giao nhận vật tư biểu 6 trang 34). 2 chứng từ này được gửi lên cho kế toán vật tư tại phòng vật tư, kế toán vật tư nhập dữ liệu vào máy tính như sau:
Mã nhà cung cấp : ấn F5 chọn mã nhà cung cấp G_InTTX trong danh mục nhà cung cấp.Máy tính sẽ tự nhập tên nhà cung cấp địa chỉ, mã số thuế.
Ngày nhập chứng từ 12/01/2009.
Số chứng từ nhập kho do máy tính tự nhập.
Số hoá đơn 85379, ngày hoá đơn 06/01/2009 hạn thanh toán tiền 12/01/2009.
Mã hàng CO150-6586 máy tính sẽ tự nhập tên hàng, mã kho và tài khoản chi tiết nguyên, vật liệu.
Số lượng 14.000. Đơn giá 1 467.
Thuế suất thuế giá trị gia tăng 10%
Sau đó in ra phiếu xuất kho ( mẫu phiếu xuất kho biểu 7 trang 35 ). Phiếu xuất kho này được gửi cho thủ kho để ghi vào thẻ kho.
*Trường hợp hàng về sau kiểm kê không đủ hoặc không đúng chất lượng như trên hoá đơn:
Kế toán vật tư tại phòng tài vụ lập phiếu giao nhận hàng theo số thực nhập yêu cầu thủ kho và người giao hàng ký xác nhận. 1 liên cùng với hoá đơn giao hàng được chuyển lên cho kế toán vật tư tại phòng vật tư. Kế toán vật tư tại phòng vật tư sẽ nhập dữ liệu theo số thực nhập và đơn giá như ghi trên hoá đơn. Sau đó trình tự được tiến hành tương tự như trên.
* Trường hợp hàng về hoá đơn chưa về.
Kế toán vật tư tại phòng tài vụ vẫn tiến hành kiểm kê hàng nhập kho như bình thường và gửi 1 liên cho kế toán vật tư tại phòng vật tư. Tuy nhiên tại phòng vật tư, kế toán vật tư không tiến hành nhập dữ liệu vào máy tính mà sẽ lưu lại phiếu giao nhận hàng chờ đến khi có hoá đơn về mới
nhập dữ liệu vào máy tính. Đây là một điểm chưa hợp lý mà em sẽ nói ở phần kiến nghị.
* Nhập kho phế liệu thu hồi sau sản xuất.
Phế liệu thu hồi sau sản xuất không do kế toán vật tư tại phòng vật tư quản lý cũng không được ghi vào thẻ kho. Phế liệu nhập kho không được định khoản, dẫn đến chi phí sản xuất không được ghi giảm. Khi nhập kho phế liệu chỉ có kế toán kho ghi chép vào sổ phế liệu. Khi cân phế liệu nhập kho có sự tham gia của thủ kho và nhân viên trong phân xưởng sản xuất, thủ kho và nhân viên đó sẽ ký xác nhận vào sổ phế liệu.
Biểu 5: Hoá đơn GTGT
HOÁ ĐƠN Mẫu số 01 GTKT- 3LL