Sau khi lấy hàng xong , nhân viên giao nhận sẽ theo xe ra cổng để tiến hành thanh lý tờ khai tại Hải quan cổng .Khi thanh lý cổng phải xuất trình D/O, 1 phiếu EIR (liên màu vàng) và tờ khai đã có dấu thông quan. Công Chức Hải Quan cổng sẽ giữ lại 1 phiếu EIR ( màu vàng) và D/O đã đối chiếu Manifest. Công chức Hải Quan sẽ đóng dấu thông quan lên phiếu EIR (liên màu xanh),
cùng với Số phiếu EIR còn lại và phiếu LOP sẽ được giao cho người chuyên chở để ra cổng cảng.
Đối với hàng lẻ :
SVTH: Nguyễn Trung Trực Trang 55 Lớp : CXN2/2
Nhân viên giao nhận mang hàng ra khỏi kho. Đến Hải Quan cổng, trình tờ khai và 2 bản phiếu xuất kho cho Hải Quan cổng xem xét để thanh lý cổng. Hải Quan cổng sẽ giữ lại 1 bản màu xanh, còn 1 bản màu vàng nhân viên giao nhận sẽ đưa lại cho người chuyên chở để có thể ra cổng, bảo vệ cổng sẽ giữ lại phiếu màu vàng. Đồng thời Công Chức Hải Quan cổng đóng dấu thông quan lên tờ khai Hải Quan..
3.5.3. Giao hàng cho khách hàng:
Khi mang hàng về doanh nghiệp, nhân viên giao nhận cần chú ý kiểm kỹ số lượng hàng giao cho bên Công Ty Phúc Thành An để đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ mà bên họ đã giao cho, tốt nhất nên lập 1 biên bản xác nhận rằng bên Phúc Thành An đã nhận đủ hàng, đủ số lượng theo như hợp đồng và buộc phải có chữ ký của cả 2 bên đối tác, điều này sẽ giúp hạn chế những tranh chấp sau này.Sau khi đã tiến hành giao hàng cho bên Công Ty Phúc Thành An, nhân viên giao nhận sẽ lập bản giải chi trên đó nêu rõ số tiền làm hàng mà nhân viên đã chi ra, tất cả các khoản mục, các chi phí phát sinh thêm trong quá trình làm hàng…. Giám đốc Việt Hoa sẽ xem xét bản giải chi, nếu có điểm bất hợp lý sẽ tiến hành yêu cầu nhân viên giao nhận phải giải trình cụ thể, nếu được chấp thuận Giám đốc sẽ kí tên và đóng dấu xác nhận. Bản giải chi sẽ được gởi đến cho công ty Phúc Thành An căn cứ vào đó công ty Phúc Thành An sẽ thanh toán mọi khoản đã được chi ra trong quá trình làm hàng kể cả chi phí dịch vụ dành cho Công Ty Cổ Phần Việt Hoa Toàn Cầu .
Nhân viên giao nhận phải giao lại toàn bộ chứng từ như các hóa đơn đóng lệ phí Hải Quan, các hóa đơn liên quan đến giám định, đến việc lấy D/O và tờ khai đã đóng dấu thông quan. Công Ty Cổ Phần Việt Hoa Toàn Cầu cũng phải giữ lại 1 bản photo để lưu lại làm tài liệu cho hoạt động nghiên cứu thị trường, làm cơ sở cho việc tranh chấp nếu có. Các chứng từ này phải được lưu trữ trong vòng 5 năm.Đến đây, quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu đến đây xem như hoàn thành.