3.3.7.Hợp đồng (FROFORMA INVOICE):2 bản.
3.5. Thông quan cho hàng hóa nhập khẩu:
Sau khi các thủ tục trên hoàn thành, nhân viên giao nhận đến quầy thu tiền lệ phí Hải Quan, cung cấp cho Công Chức Hải Quan tên công ty, mã số thuế và số tờ khai. Sau khi đóng phí Hải Quan sẽ được cấp 2 biên lai, 1 bản màu đỏ (bản lưu người khai Hải Quan) do doanh nghiệp giữ lại, 1 bản màu tím ( bảo soát ) nộp cho Công Chức Hải Quan để nhận lại tờ khai .
Nhân viên công ty có thể chờ đọc đến tên công ty của mình rồi nhận lại bộ hồ sơ hoặc đến rổ trả tờ khai tìm lại tờ khai của mình. Nhân viên công ty nên nhớ phải ký tên vào ô 31 đại diện doanh nghiệp( Thông thường nếu hàng kiểm hóa thí sau khi kiểm sẽ kí tên xác nhận). Đồng thời phải kí tên và ghi rõ tên công ty vào sổ theo dõi hàng nhập khẩu ở cảng.
Lệ phí Hải Quan hiện nay là 30.000 VNĐ.
Sau khi đã có dấu hoàn thành thủ tục Hải Quan, nhân viên giao nhận sẽ liên hệ với đội điều động xe của công ty, yêu cầu xe để mang hàng về doanh nghiệp, Công Ty Cổ Phần Việt Hoa Toàn Cầu là chi nhánh thứ 2 tại thành phố Hồ Chí Minh, việc điều động xe hoàn toàn do trụ sở chính làm. Do đó, nhân viên giao nhận liên hệ với nhân viên điều độ ở công ty, nhân viên này sẽ lập phiếu yêu cầu vận chuyển gởi đến trụ sở chính (thông thường dùng bản fax để tiết kiệm thời gian). Trụ sở chính xem xét điều động xe đến cảng và nhân viên giao nhận sẽ tiến hành nhận hàng.
3.5.1. Lấy hàng:
Đối với hàng cont (cụ thể là cont chứa chăn gối và drap giường các loại): loại):
Việc đầu tiên mà nhân viên giao nhận cần phải làm là đóng phí chứng từ nâng hạ (giao nguyên) để được phát hành phiếu EIR nhận hàng, ở một số cảng còn lập cả phiếu LOP ( phiếu nâng hạ cont và quy định không có phiếu này sẽ không thể ra khỏi cảng). Thương vụ sẽ dựa vào hóa đơn đã đóng tiền và phát hành phiếu EIR, phiếu này sẽ được giao cho nhân viên giao nhận để tiến hành nhận hàng tại cảng.
Nếu chưa đối chiếu Manifest nhân viên giao nhân mang D/O đến phòng quản lý hàng nhập khẩu để đối chiếu Manifet.
Chú ý: . Phiếu EIR được phát hành gồm 4 phiếu (4 liên), với 4 màu khác nhau: trắng, xanh, hồng, vàng. Một bản lưu Hải Quan cổng khi tiến hành thanh lý cổng, số còn lại giao cho người chuyên chở để xuất trình khi ra vào cổng cảng.
SVTH: Nguyễn Trung Trực Trang 53 Lớp : CXN2/2
Nếu rút hàng tại cảng, nhân viên giao nhận phải điều xe và đóng thêm các khoản tiền liên quan đến rút hàng khỏi cont, tiến hàng dán tem ( đối với hàng tiêu
dùng còn mới 100% cần có tem, nhãn hàng…). Nếu như thời hạn lưu cont trên D/O
đã hết hiệu lực, nhân viên giao nhận phải tiến hành gia hạn lệnh. Quy trình gia hạn lệnh như sau: đem 1 D/O đến hãng tàu đóng tiền lưu bãi, lưu cont… Hãng tàu sẽ cấp hóa đơn và trả lại D/O đã được ký xác nhận đã thu tiền. Nhân viên giao nhận mang phiếu EIR, phiếu LOP và D/O nói trên đến thương vụ và yêu cầu gia hạn lệnh, đóng phí, thương vụ sẽ đóng dấu gia hạn lên các phiếu EIR. Gia hạn lệnh là cần thiết vì nếu không gia hạn sẽ không thể đem cont ra khỏi cảng, gia hạn lệnh chứng minh được doanh nghiệp đã đóng đầy đủ các phí đối với thương vụ cảng vì sau khi đóng các khoản chi phí thương vụ mới cấp phiếu cho nhân viên giao nhận.
Yêu cầu gắp cont xuống đất, cắt seal và dỡ hàng từ cont lên xe. Nếu là xe container thì sau khi xếp hàng vào cont, đóng seal hoặc bấm khóa và mang hàng về doanh nghiệp.
Nếu mượn cont mang hàng về doanh nghiệp, nhân viên giao nhận phải đến hãng tàu để tiến hành mượn cont và đóng tiền cược cont, tùy từng hãng tàu mà chi phí cược cont sẽ khác nhau. Thường quá trình cược cont thường thực hiện khi ta tới hãng tàu lấy D/O.
Chú ý:
Nhân viên giao nhận, vận chuyển hàng hóa phải cẩn thận để không làm hư hại cont. sau khi rút hàng khỏi cont, phải tiến hành trả cont cho hãng Tàu như theo quy định của hãng để nhận lại tiền cược cont, nếu không làm đúng theo cam kết coi như mất khoản tiền cược cont.
Đối với hàng lẻ :
Sau khi lấy tờ khai, nhân viên giao nhận mang tờ khai và D/O đến phòng lập
Lưu ý: Tại các cảng khác như khánh hội…, thông thường việc in phiếu xuất kho ngay tại kho, và việc thực hiện bước in phiếu xuất kho được tiến hành ngay cả trước bước kiểm hóa. Nghĩa là sau khi in phiếu xuất kho nhân viên giao nhận mới đi tìm hàng và liên hệ với Công Chức Hải Quan để tiến hành kiểm hóa.
Phòng lập phiếu thu tiền dựa vào D/O sẽ xem xét và in ra phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho bao gồm 4 bản giống nhau, nhưng có màu khác: trắng, hồng, vàng, xanh. Phòng lập phiếu thu tiền yêu cầu nhân viên giao nhận ký tên lên các phiếu xuất kho.
Nhân viên giao nhận liên hệ với người chuyên chở, ghi số xe vào các phiếu xuất kho để nhân viên bảo vệ Cảng giám sát việc ra vào Cảng.
Phòng lập phiếu sẽ giữ lại 1 bản màu trắng. Nhân viên giao nhận mang 3 phiếu xuất kho còn lại ra kho. Đưa cho Hải Quan kho xem xét và ghi số tờ khai lên phiếu xuất kho và ký tên. Đồng thời Công Chức Hải Quan kho sẽ ghi shipping mark, và sẽ giữ lại 1 bản màu hồng. Nhân viên giao nhận cùng với Hải Quan kho xem xét lại hàng và ghi xác nhận “đã nhận đủ hàng” và ký tên lên phiếu xuất kho. Quy trình này gọi là thanh lý kho.