III. Thực tế về công tác kế toán vật liệu tại Xí nghiệp 22 Công ty 22 BQP
2. Kế toán vật liệu tại Xí nghiệp 22 Công ty 22-BQP
a.Các chứng từ sử dụng trong hạch toán ban đầu tại Xí nghiệp 22 Chứng từ phản ánh tăng nguyên vật liệu
Tại Xí nghiệp 22 , nguyên vật liệu được phản ánh tăng trong nhiều trường hợp , có thể tăng do mua ngoài , do gia công chế biến hay phát hiện thừa trong kiểm kê và cả những phế liệu thu hồi sau sản xuất... Với mỗi trường hợp Xí nghiệp sử dụng các chứng từ khác nhau để ghi chép vào sổ sách kế toán . Nhưng nhìn chung để phản ánh tăng nguyên vật liệu , kế toán của Xí nghiệp sử dụng các chứng từ sau:
- Hoá đơn GTGT ( Biểu 01)
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư ( Biểu 02) - Phiếu nhập kho ( Biểu 03 )
- Biên bản nhập kê vật tư , hàng hoá tồn kho.
- Giấy thông báo thuế ( sử dụng khi Công ty nhập khẩu nguyên vật liệu)
Để thanh toán cho các nguồn mua NVL xí nghiệp có thể trả bằng tiền mặt , tiền gửi ngân hàng , bằng tiền tạm ứng hoặc trả chậm hay đối trừ công nợ . Vì thế các chứng từ thường sử dụng trong thanh toán của xí nghiệp là :
- Phiếu chi ( Biểu 05)
- Giấy thanh toán tạm ứng (Biểu 04) * Hoá đơn GTGT
Sau khi hoạch định được nhu cầu vật tư cho sản xuất , đối chiếu với thực tế NVL tại kho , nếu có nhu cầu cần phải mua thêm một loại NVL nào đó , phòng Kế hoạch – Vật tư sẽ xác định số lượng , chủng loại , quy cách phẩm
chất .... và giao cho cán bộ vật tư đi ký kết hợp đồng với nhà cung cấp hoặc thu mua trên thị trường . Khi nhận được “ hoá đơn GTGT ” của bên cung cấp , Phòng Kế hoạch – Vật tư sẽ đối chiếu với “ Hợp đồng ” để tiến hành kiểm nghiệm NVL nhập kho.
* Biên bản kiểm nghiệm vật tư
Tuỳ theo từng hợp đồng cung cấp mà NVL mua về có thể được giao nhận tại kho Xí nghiệp hoặc tại nơi cung cấp . Vật liệu mua về do phòng Kỹ thuật kiểm tra mọi tiêu chuẩn về quy cách , chất lượng , chủng loại ... trước khi nhập kho . Xí nghiệp sẽ lập Biên bản kiểm nghiệm vật tư bao gồm 1 trưởng ban là đại diện phòng Kế hoạch – Vật tư và 2 uỷ viên là đại diện phòng Kỹ thuật và thủ kho. Phương pháp để kiểm nghiệm vật tư chủ yếu của Xí nghiệp là bằng phương pháp cảm quan . Nếu NVL bảo đảm yêu cầu , cán bộ kiểm tra lập “Biên bản kiểm nghiệp vật tư ” (Biểu 02)và báo cho phòng Kế hoạch- Vật tư để lập “ Phiếu nhập kho” . Còn nếu trong quá trình kiểm nghiệm vật liệu không đúng quy cách , phẩm chất như trong Hợp đồng , Xí nghiệp sẽ tiến hành trả lại người bán ; Nếu có hao hụt trong định mức thì tính vào giá nhập kho , ngoài định mức thì quy trách nhiệm bồi thường.
* Phiếu nhập kho
Phiếu nhập kho thông thường được lập làm 4 liên , có đầy đủ chữ ký của 4 người giao vật tư , thủ kho và thủ trưởng đơn vị . Sau khi ký xác nhận , 1 liên giao cho kế toán NVL để ghi sổ , 1 liên giao cho thủ kho để vào “ Thẻ kho ” , 1 liên giao cho kế toán thanh toán cùng với “ Hoá đơn GTGT ” để theo dõi thanh toán và 1 liên lưu gốc tại Phòng Kế hoạch – Vật tư . nhưng nếu trường hợp Xí nghiệp tự tiến hành chuyên chở hàng hoá về kho để yêu cầu thanh toán chi phí chuyên chở. Với những NVL thừa do thay đổi kế hoạch sản xuất , chủng loại sản phẩm , phòng Kế hoạch – Vật tư tiến hành nhập vào kho trung chuyển . Lúc này “ Phiếu nhập kho” chỉ nhập làm 2 liên : kế toán NVL giữ 1 liên để vào sổ kế toán và thủ kho giữ 1 liên để ghi vào thẻ kho. Lúc này “ Phiếu nhập kho” được lập trên cơ sở số lượng NVL thực tế đem nhập kho và
giá trị của NVL đó xuất kho trước khi có sự thay đổi kế hoạch sản xuất , chủng loại sản phẩm .
* Giấy thông báo thuế Với NVL Xí nghiệp nhập khẩu từ nước ngoài còn phải có thêm “ Giấy thông báo thuế ” kèm theo bản sao “ Tờ khai hàng hoá xuất khẩu , nhập khẩu” để kế toán thanh toán tính số thuế nhập khẩu và số thuế GTGT phải nộp cho số NVL nhập khẩu . Các chứng từ này khi giao cho kế toán phải kèm gửi kèm “ Phiếu nhập kho” và “ Biên bản kiểm nghiệm vật tư ”.
* Biên bản kiểm kê vật tư , hàng hoá tồn kho
Do đặc điểm NVL của Xí nghiệp có giá trị đơn vị nhỏ , số lượng nhiều , đa dạng , rất dễ xảy ra mất mát , thừa , thiếu nên định kỳ ( tại thời điểm cuối tháng 6 và cuối năm ) , Xí nghiệp thực hiện việc kiểm kê NVL một lần do Ban kiểm kê tài sản của Xí nghiệp tiến hành . Mọi kết quả kiểm kê đều được ghi vào Biên bản kiểm kê” . Biên bản này được lập cho từng kho và cho toàn bộ Xí nghiệp theo từng danh điểm NVL . Trong đó ghi rõ mã vật tư , tên vật tư , đơn vị tính , số lượng tồn kho trên sổ sách , số lượng tồn kho thực tế , chênh lệch , số lượng kém phẩm chất , thành tiền của mỗi NVL . Sau khi kiểm kê , kế toán NVL tập hợp kết quả và nhập số liệu vào máy tính . Máy vi tính dựa vào số liệu trên sổ sách tính ra số lượng thừa , thiếu thành tiền của NVL và in ra “ Biên bản kiểm kê ”. Căn cứ vào “ Biên bản kiểm kê ”, Hợp đồng kiểm kê của Xí nghiệp sẽ đưa ra biện pháp xử lý tuỳ thuộc vào số lượng hao hụt . Kế toán NVL dựa vào quyết định trên để ghi sổ
* Phiếu chi , Giấy thanh toán tạm ứng
Đây là các chứng từ Xí nghiệp sử dụng để thanh toán mua NVL và các chi phí khác nhưng chủ yếu là thanh toán cho các cá nhân thu mua NVL .
b.Chứng từ phản ánh giảm nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu của Xí nghiệp chủ yếu là xuất dùng phục vụ nhu cầu sản xuất . Ngoài ra còn có thể xuất bán hoặc cho vay ..., vì vậy kế toán NVL của Xí nghiệp sử dụng các chứng từ sau:
- Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức kế hoạch - Báo cáo sử dụng vật tư
- Hoá đơn GTGT ( Trong trường hợp Xí nghiệp xuất bán cho đơn vị khác )
Công ty đẫ sử dụng giá thực tế để hạch toán trị giá NVL xuất kho hàng ngày và áp dụng phương pháp giá thực tế bình quân liên hoàn. Giá trị NVL xuất kho được tính vào cuối ngày , do sử dụng máy tính nên áp dụng phương pháp này là không khó khăn đối với kế toán NVL.
* Phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức kế hoạch
Hàng tháng , căn cứ vào sản lượng định mức và định mức tiêu hao NVL , phòng Kế hoạch- Vật tư lập “ phiếu lĩnh vật tư hạn mức theo kế hoạch”. Phiếu này được lập làm 2 liên cho một hoặc nhiều loại vật tư : 1 liên giao cho thủ kho giữ , 1 liên giao cho đơn vị sử dụng vật liệu . Khi lĩnh NVL , đơn vị sử dụng phải mang phiếu này xuống kho để làm căn cứ xuất kho. Thủ kho có nhiệm vụ ghi vào sổ “ Nhật ký kho” số lượng thực tế NVL xuất kho hàng ngày . Cuối tháng , căn cứ vào số liệu Phân xưởng thực tế để ghi vào sổ kho cho Xí nghiệp và ghi vào cột “ Số lượng thực lĩnh” trên “ Phiếu lĩnh vật tư hạn mức theo kế hoạch” . Vì vậy “ Phiếu lĩnh vật tư hạn mức theo kế hoạch” không dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán NVL.
* Báo cáo sử dụng vật tư
Hàng tháng , thống kê Phân xưởng căn cứ vào tình hình thực tế NVL sử dụng cho từng loại sản phẩm để lên “ Báo cáo sử dụng vật tư” cho phân xưởng . Khi đó kế toán NVL dùng số liệu trên báo cáo này để ghi sổ kế toán liên quan .
* Phiếu xuất kho
Trường hợp đơn vị sử dụng NVL muốn bổ sung thêm loại NVL nào đó thì phải yêu cầu với phòng Kế hoạch –Vật tư . Khi đó phòng Kế hoạch – Vật tư sẽ trên cơ sở xem xét về tình hình sử dụng nguyên vật liệu tại Phân xưởng , số lượng NVL yêu cầu để quyết định lượng bổ sung và lập “ Phiếu xuất kho”
3. Tài khoản sử dụng
Kế toán tổng hợp NVL của Xí nghiệp sử dụng các tài khoản sau:
- TK 152 “ Nguyên vật liệu” mở chi tiết cho các tài khoản TK 1521 “ Nguyên vật liệu chính”
TK 1522 “ Nguyên vật liệu phụ” TK 1523 “ Nhiên liệu”
TK 1524 “ Phụ tùng thay thế ”
TK 1525 “ Thiết bị xây dựng cơ bản” TK 1526 “ Bao bì ”
TK 1527 “ Vật liệu khác ”
- TK 621 “ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp ” , mở chi tiết cho các tài khoản
TK 6211 “ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho Phân xưởng 1 TK 6212 “ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho Phân xưởng 2
TK 6213 “ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho Phân xưởng dịch vụ TK 6214 “ Chi phí nguyên vật lệu trực tiếp cho Phân xưởng cơ điện Và một số tài khoản khác như :
TK 331 “ Phải trả người bán”
TK 1331 “ Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá , dịch vụ”
TK 6272 “ Chi phí nguyên vật liệu cho sản xuất chung tại Phân xưởng”
TK 6412 “ Chi phí nguyên vật liệu cho hoạt động bán hàng
TK 6422 “ Chi phí nguyên vật liệu phục vụ quản lý chung của Xí nghệp”
TK 111 “ Tiền Việt Nam” TK 112 “ Tiền gửi ngân hàng” TK 241 “ Xây dựng cơ bản” TK 141 “ Tạm ứng”
Bảng phân bổ nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ Tháng 01 năm 2004 Đơn vị tính: đồng TT Ghi Có các TK Đối tượng (Ghi Nợ các TK) TK152 TK153 HT TT HT TT
1 Bánh quy Hương thảo PXI 1.006.325.500
2 Bánh ép PXI 6.446.600
3 Lương khô cacao PXI 74.670.700 4 Bánh quy 22 PXI 3.705.400 5 Bánh quy trái cây PXI 38.186.100 6 Bánh BLEND PXI 21.338.100 7 Túi hàng tết 6.114.400 8 Mứt hộp 45.342.900 9 Bánh quy L500g PXII 15.615.000 10 Bánh quy L300g PXII 963.573.000 11 Bánh vừng vòng + Sămpa PXII 18.837.900 12 Bánh bơ xốp PXII 160.738.900 Cộng TK 1541 2.360.894.500 13 TK1542: Điện nước 2.110.500 14 TK 627 -CPQLPX 18.159.300 - PXI 15.437.100 - PXII 2.722.200 15 TK 641 - CP bán hàng 258.300 16 TK 642 - CP quản lý PX 17.127.300 17 TK 5112 - Tiêu thụ vật tư 899.500 Tổng cộng 2.399.446.400 Ngày 31 tháng 01 năm 2004
Công ty 22 Xí nghiệp 22 Chứng từ ghi sổ Ngày 31 tháng 01 năm 2004 Mã số 01 - SKT Số: 16 TK: 627 Đơn vị tính: đồng Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có
- Nguyên liệu, vật liệu 627 152 18.159.300
- Tiền lương - 334 9.046.500
- Kinh phí công đoàn - 3382 181.000
- BHXH, BHYT - 3382 719.000
- Chi tiền mặt - 111 3.661.000
- Khấu hao TSCĐ - 214 270.000.000
- Phân bổ chi phí vào giá thành 1541 627 301.766.800
Cộng 301.766.800 301.766.800
Công ty 22 Xí nghiệp 22
sổ cái
Tên TK: Chi phí quản lý phân xưởng SH: 627
Đơn vị tính: đồng Chứng từ
Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có 01 5/1 - Nguyên vật liệu 152 18.159.300 03 5/1 - Tiền lương 334 9.046.500 11 10/1 - Kinh phí công đoàn 3382 181.000
12 12/1 - BHXH, BHYT 3383 719.000 20 21/1 - Chi tiền mặt 111 3.661.000 20 21/1 - Chi tiền mặt 111 3.661.000 24 25/1 - Khấu hao TSCĐ 214 270.000.000
35 31/1 - Phân bổ vào sản xuất chính 1541 301.766.800 Phát sinh 301.766.800 301.766.800
Công ty 22 Xí nghiệp 22
Phiếu xuất kho
Ngày 06 tháng 1 năm 2005 Số: 10 Mẫu số: 02-VT Nợ: 1141TC/CĐKINH Tế Có: 1522 ngày 01 - 11-1995 của BTC
Họ tên người nhận hàng: Đ/c Lê Thị Hằng địa chỉ (bộ phận): PX1 Lý do xuất: Dùng để sản xuất bánh quy Hương Thảo
Xuất tại kho: Đ/c Linh
TT Tên hàng ĐVT
Số lượng
Đơn gía Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Bột mỳ Pháp Kg 5.000 5.000 3.600 18.000.000 2 Sữa đặc Kg 1.275 1.275 13.500 17.212.500 3 NaHCO3 Kg 350 350 3.200 1.120.000 4 NH4CO3 Kg 300 300 3.500 1.120.000 5 Vani Kg 40,5 40,5 180.000 1.050.000
6 Băng keo cuộn 80 80 9.000 720.000
Cộng 45.390.500
Cộng thành tiền: (bằng chữ): Bốn triệu ba trăm chín mươi ngàn năm trăm đồng chẵn. Ngày 06 tháng 01 năm 2005 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung
Bảng 17:
Bảng tính tổng giá thành và giá thành đơn vị
Tháng 01/2005
ĐVT: đồng
Tên sản phẩm Z nhập kho SL nhập kho Z đơn vị
Phân xưởng I
- Bánh quy Hương Thảo cũ 2.635.042.600 350.703 kg 7.510,75 - Bánh ép 110.786.180 7.073 kg 15.662,53 - Lương khô Cacao 556.579.320 39.208kg 14.195,44
Chương III
Nhận xét - Đánh giá chung về công tác kế toán Nguyên vật liệu tại Xí nghiệp 22 Công ty 22 BQP
I . Những thuận lợi và khó khăn Thuận lợi :