Khác với hai phương pháp trên , phương pháp này yêu cầu phòng kế toántheo dõi và phản ánh từng thứ vật liệu về chỉ tiêu giá trị còn thủ kho vẫn quản lý về số lượng .
- Tại kho : hàng ngày hoặc định kỳ sau khi thẻ kho xong , thủ kho tập hợp toàn bộ chứng từ nhập , xuất kho phát sinh trong ngày , trong kỳ và phân loại theo từng nhóm như quy định , sau đó lập một bản chứng từ nhập và một bản chứng từ xuất .
Phiếu giao nhận chứng từ nhập ( xuất ) kho
Từ ngày ... đến ngày .... tháng ...năm...
Nhóm vật liệu
Nhập (xuất)
Ký nhận Số lượng CT Số hiệu CT Thành tiền
Tổng cộng
Thủ kho phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu trong phiếu rồi giao cho kế toán kèm theo phiếu nhập kho và phiếu xuất kho . Cuối tháng căn cứ vào số tồn kho ghi vào sổ số dư (cột số lượng ), sau đó chuyển trả cho kế toán
Sổ số dư là một loại sổ do kế toán mở cho từng kho , sử dụng cho cả năm , cuối mỗi tháng giao thủ kho ghi một lần . Thông qua đó kế toán kiểm tra và tính thành tiền . Sổ số dư vật liệu Nhóm vật liệu ĐVT Đơn giá Định mức dự trữ SD ĐN SD cuối T1 SD cuối T2 SL TT SL TT SL TT Cộng
- Tại phòng kế toán : khi nhận được các chứng từ nhập , xuất và phiếu giao nhận chứng do nhân viên phụ trách kho chuyển lên , kế toán NVL lập bảng luỹ kế nhập , luỹ kế xuất như ở phương pháp trên cho từng kho để ghi chép tình hình nhập , xuất vật liệu hàng ngày hoặc định kỳ theo chỉ tiêu giá trị.
Cuối tháng , khi sổ số dư đã được thủ kho chuyển lên , kế toán căn cứ vào số lượng tồn kho mà thủ quỹ đã ghi vào đơn giá từng thứ vật liệu tính ra thành tiền vào cột số tiền . Số liệu trên cột số tiền của sổ số dư sẽ phải đối chiếu với số tồn kho trên bảng tổng hợp nhập , xuất ,tồn và số liệu kế toán tổng hợp.
Theo phương pháp này, khối lượng ghi chép hàng ngày đã giảm nhẹ đáng kể , không có sự trùng lặp về công việc giữa kế toán và thủ kho nhưng việc tìm ra sai xót để sửa chữa sẽ khó khăn . Các doanh nghiệp có khối lượng ngiệp vụ nhập , xuất nhiều , chủng loại vật liệu đa dạng , quản lý theo danh điểm và sử dụng giá hạch toán nên sử dụng phương pháp này , nhưng đòi hỏi trình độ cán bộ kế toán trong doanh nghiệp tương đối cao.
Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Theo phương pháp sổ số dư
Phiếu N.K Phiếu GNCTN Bảng LKN Thẻ kho Phiếu X.K Phiếu GNCTX Bảng LKX Báo cáo TH nhập, xuất, tồn Sổ kế toán TH về NVL Sổ số dư
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra