V I Hệ thống sổ sử dụng trong kế toán nguyên vật liệu ở doanh nghiệp sản xuất
2. Hình thức Nhật ký chung
Các sổ sử dụng để kế toán NVL theo hình thức Nhật ký chung bao gồm: Sổ Nhật ký chung , Sổ Nhật ký mua hàng , Nhật ký chi tiền, Sổ cái các tài khoản :152, 153, 621, 627, 641, 642 và các sổ, thẻ kế toán chi tiết khác phù hợp với phương pháp kế toán chi tiết mà doanh nghiệp sử dụng .
Nhật ký chung là loại sổ kế toán tổng hợp để ghi chép các nghiệp vụ về sự biến động tăng giảm của từng loại NVL theo trình tự thời gian . Kế toán tiến hành đồng thời cả việc hạch toán và định khoản ngay trên sổ này.
Sổ Nhật Ký Chung
Năm...
NT ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải Đã ghi sổ cái
Số hiệu TK
Số phát sinh
SH NT Nợ Có
Sổ cái cũng là một loại sổ tổng hợp nhưng được dùng để mở cho từng tìa khoản , doanh nghiệp sử dụng bao nhiêu tài khoản thì có bấy nhiêu quyển Sổ cái . Số liệu ghi vào sổ này là từ các sổ Nhật ký.
Sổ cái
Năm... Tên tài khoản... Số hiệu... NT ghi
sổ
Chứng từ
Diễn giải Trang sổ NKC
Số hiệu TKĐƯ
Số phát sinh
SH NT Nợ Có
Khi có các chứng từ nhập , xuất kho vật liệu , kế toán tiến hành vào sổ Nhật ký chung đầu tiên (vào tất cả các cột trừ cột 5). Đồng thời nếu doanh nghiệp có nhu cầu theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp thì các
chứng từ này còn được ghi sổ Nhật ký mua hàng và sổ Nhật ký chi tiền . Sau đó , số liệu được chuyển vào Sổ cái các tài khoản 152, 153, 621,..., lúc này kế toán mới ghi vào cột 5 trên sổ Nhật ký chung . Cuối tháng , cộng số liệu trên các Sổ cái ghi vào bảng cân đối số phát sinh phần giành cho tài khoản 152, 153. Trên cơ sở số liệu của các sổ này trong suốt niên độ kế toán để lập các báo cáo tài chính.
Sơ đồ ghi sổ kế toán nguyên vật liệu Theo hình thức sổ Nhật ký chung Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Ghi cuối kỳ Đối chiếu số liệu
Hạch toán nguyên vật liệu theo hình thức sổ Nhật ký chung có ưu điểm là ghi chép đơn giản , sổ cấu tạo đơn giản , rõ ràng nên dễ ghi , dễ kiểm tra đối
CT nhập, xuất kho NVL
Nhật ký chung Sổ cái TK 152 Bảng CĐTK
Báo cáo tài chính Nhật ký mua hàng, chi tiền Báo cáo TH nhập, xuất, tồn kho NVL Sổ (thẻ) chi tiết NVL
chiếu nhưng số liệu ghi chép trùng lặp nhiều. Hình thức này phù hợp với mọi loại hình hoạt động cũng như quy mô , trình độ và trong điều kiện lao động kế toán bằng máy. Với điều kiện lao động kế toán thủ công , hình thức này chỉ phù hợp với các doanh nghiệp có loại hình kinh doanh đơn giản , trình độ quản lý và kế toán còn thấp , bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung và có nhu cầu phân công lao động kế toán .
3.Hình thức chứng từ ghi sổ
Để kế toán NVL theo hình thức này cần các loại sổ: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ , Sổ cái tài khoản 152 , 153...và các sổ kế toán chi tiết .
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ cũng là một loại hình sổ Nhật ký để ghi chép nghiệp vụ phát sinh theo trình tự thời gian nhưng không tiến hành định khoản ngay trên sổ nay. Nó dùng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh , quản lý chứng từ ghi sổ đồng thời để kiểm tra , đối chiếu số liệu trên bảng cân đối số phát sinh.
Sổ Đăng Ký Chứng Từ Ghi Sổ
Năm...
Chứng từ ghi sổ
Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền
Số hiệu Ngày tháng Số hiệu Ngày tháng
1 2 3 1 2 3
Cộng - Cộng cuối tháng
- Luỹ kế từ đầu năm
Hàng ngày , căn cứ các chứng từ nhập , xuất kho NVL hợp lý, hợp lệ hoặc bảng tổng hợp chứng từ nhập , xuất , kế toán tiến hành lập chứng từ ghi sổ , trong đó bao gồm cả nội dung nghiệp và định khoản. Đồng thớ số liệu cũng được chuyển vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ , ( phần số tiền ) và sổ Cái tài khoản 152 , 153. Đến cuối tháng , kế toán khoá sổ , cộng tổng tiền trên các
Sổ Cái và đối chiếu với kế toán chi tiết . Số liệu ở sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là căn cứ cho kế toán lập bảng cân đối phát sinh cũng như các báo cáo tài chính tại thời điểm kết thúc tài chính năm .
Sơ đồ trình tự kế toán nguyên vật liệu
Theo hình thức chứng từ ghi sổ
Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra
Cách ghi chép theo hình thức Sổ này cũng đơn giản , dễ ghi và thống nhất nên tiện cho công tác đối chiếu , kiểm tra . Mặt khác , sổ được thiết kế theo kiểu tờ rời cho phép thực hiện chuyên môn hoá lao động kế toán trên cơ sở phân công lao động nhưng cũng không khắc phục được nhược điểm ghi chép trùng lặp của các hình thức ghi sổ trên . Hình thức này phù hợp với mọi loại quy mô đơn vị sản xuất kinh doanh , đơn vị quản lý cũng như đơn vị hành chính sự nghiệp. Kết cấu sổ đơn giản nên thích hợp với cả điều kiện kế toán thủ kho công và lao động kế toán bằng máy .
Phiếu NK, XK NVL
Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 152
Bảng CĐSPS Báo cáo tài chính Sổ đăng ký CT-GS Báo cáo TH N-X-T kho NVL Bảng TH CT N, X kho Sổ (thẻ) KT chi tiết NVL
4.Hình thức Sổ Nhật ký Chứng từ
Các sổ sử dụng gồm
- Bảng kê số3 , số4, số 5, số 6 và bảng phân bổ số 2 - Sổ chi tiết thanh toán với người bán
- Nhật ký – Chứng từ số 5, NKCT số 6 - Sổ Cái tài khoản 152, 153
- Các sổ kế toán chi tiết NVL
Bảng kê số 3 dùng để tính giá thực tế NVL. Bảng này lấy số liệu từ NKCT số 5 (Phần ghi Nợ TK 152, ghi Có TK 331), NKCT số 6 ( ghi Nợ TK 152, ghi có TK 151) , NKCT số 2( ghi Nợ TK 152 , ghi Có TK 112), NKCT số 1(ghi Có TK 111, ghi Nợ TK 152) và NKCT số 7
Bảng kê gồm tổng hợp giá trị NVL nhập kho và phần chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán . Trên cơ sở đó tính ra hệ số giá vật liệu , từ đó tiến hành tính ra vật liệu xuất dùng và tồn kho
Sổ chi tiết TK 331 gồm 2 phần : Phần ghi Có TK 331, ghi Nợ TK 152 Phần theo dõi thanh toán
Nguyên tắc ghi sổ này là mỗi người bán ghi một sổ hoặc một trang sổ , mỗi hoá đơn ghi một dòng theo thứ tự thời gian và theo dõi đến lúc thanh toán xong.
NKCT số 5 là tổng hợp thanh toán với người bán về các khoản mua NVL , hàng hoá , các lao dịch vụ khác . Gồm hai phần :
Phần ghi Có TK 331, ghi Nợ TK liên quan Phần theo dõi thanh toán ghi Nợ TK 331
NKCT số 5 được mở mỗi tháng một tờ . Cuối tháng , căn cứ vào số tổng cộng của từng lsổ chi tiết TK 331 kế toán ghi vào NKCT số 5 , mỗi người bán ghi một dòng .
NKCT số 6: Dùng để theo dõi NVL đang đi đường trong kỳ chưa kịp về nhập kho , ghi theo từng chứng từ và theo dõi liên tục cho đến khi nhận được hàng.
Hạch toán nghiệp vụ xuất NVL được phản ánh trên bảng phân bổ số 2 rồi ghi vào các bảng kê : Bảng kê số 4 “ Tập hợp chi phí sản xuất theo phân xưởng” ( Phần ghi Nợ TK 154, 621, 627, 631 và ghi Có TK 152, 153) ; Bảng kê số 5 “ Tập hợp chi phí bán hàng” ,“ Chi phí quản lý” ( Phần ghi Nợ TK 641, 642 ghi Có TK 152 ); Bảng kê số 6 “ Chi phí trả trước”, Chi phí phải trả” ( Phần ghi Nợ TK 142, 335, ghi Có TK 152).
Cuối tháng số liệu tổng cộng của Bảng kê nói trên được ghi vào NKCT số 7. Đồng thời số liệu từ NKCT số 5 , số7 , số 6 sẽ được chuyển vào Sổ Cái TK 152, TK 153. Và số liệu của Sổ Cái này là cơ sở đối chiếu với “ Bảng tổng hợp nhập , xuất , tồn kho vật liệu do kế toán chi tiết NVL cung cấp . Từ đó tiến hành lập báo cáo tài chính cuối năm .
Sơ đồ trình tự kế toán nguyên vật liệu Theo hình thức Nhật ký Chứng từ
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Phiếu nhậpkho, xuất kho NVL NKCT số 5,6,7 Bảng kê số 3,4,5,6 Bảng PB số 2 Sổ (thẻ) kế toán chi tiết NVL Sổ cái TK 152
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn
Nhật ký – Chứng từ kế thừa các ưu diểm của các hình thức ra đời trước nó, đảm bảo tính chuyên môn hoá cao của sổ kế toán . Hầu hết các sổ kế cấu theo kiểu một bên giảm 1/2 khối lượng ghi sổ . Mặt khác các sổ của hình thức này kết cấu theo nguyên tắc bàn cờ nên tính chất đối chiếu , kiểm tra cao. Mẫu sổin sẵn và ban hành thống nhất tạo nên ky cương cho việc ghi chép sổ sách . Nhưng số lượng sổ nhiều, đa dạng , phức tạp nên khó vận dụng máy vi tính vào sử dụng số liệu kế toán đòi hỏi trình độ các nhân viên kế toán phải cao , số lượng , chủng loại NVL phong phú và doanh nghiệp xây dựng được hệ thống danh điểm cho các loại vật liệu đồng thời phải sử dụng giá hạch toán trong ghi chép sổ sách .
chương iii
Thực tế về công tác kế toán Nguyên vật liệu tại Xí Nghiệp 22- Công Ty 22- Bộ Quốc Phòng