Cơ sở Hưng Quang là một hộ kinh doanh cá thể, công tác kế toán tại Cơ sở không được chú trọng như ở các công ty hay doanh nghiệp tư nhân. Cơ sở chưa có hệ thống kế toán nên đã bộc lộ nhiều hạn chế, thiếu sót trong việc ghi chép và quản lý. Hưng Quang không lập thêm bất kỳ loại chứng từ nào ngoài hóa đơn bán hàng thông thường11. Sổ kế toán của Hưng Quang chỉ gồm 3 loại sổ sau: sổ nhật ký mua hàng; sổ nhật ký bán hàng; bảng kê giá trị vật tư, sản phẩm, hàng hóa tồn cuối tháng (các loại sổ này được ban hành theo Quyết định số 1271-TC/CĐKT ngày 14 tháng 12 năm 1995 của Bộ Tài Chính)12.
3.4.1 Kế toán hàng tồn kho và tài sản cố định 3.3.1.1Kế toán hàng tồn kho
Nguyên vật liệu: Hưng Quang thường mua nguyên vật liệu ở những nhà cung cấp trong Tỉnh, gần xưởng sản xuất nên không tồn trữ nhiều nguyên vật liệu. Cơ sở không có Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, chỉ có sổ nhật ký mua hàng ghi chép tình hình mua nguyên vật liệu.
10 Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh của Cơ sở Hưng Quang giai đoạn 2005 – 2008.
11 Xem mẫu hóa đơn ở phụ lục 1.
Công cụ dụng cụ: Công cụ được sử dụng trong quy trình sản xuất máy bơm rất đa dạng, gồm có: máy khoan, máy cắt, gió đá cắt, kéo cắt, mâm gò, ê-tô kẹp, bàn cuốn ống bằng tay, compa chuyên dùng, thước các loại, máy khoan cầm tay, búa... Tất cả các công cụ này đều để lại tại xưởng sản xuất để sử dụng, không có sổ sách theo dõi tình hình sử dụng và cũng không có sự phân bổ chi phí mua công dụng cụ vào chi phí sản xuất chung.
Thành phẩm: Hưng Quang không có nhà kho nên sản phẩm sản xuất ra không được nhập kho mà được đặt ngay trong xưởng sản xuất. Cơ sở chỉ có “Hóa đơn bán hàng thông thường” là chứng từ duy nhất liên quan đến kế toán thành phẩm và sổ nhật ký bán hàng để theo dõi việc bán thành phẩm.
Cuối tháng, Cơ sở tiến hành kiểm kê vật tư, thành phẩm còn tồn tại kho; giá trị sản phẩm dở dang trên dây chuyền sản xuất để lập "Bảng kê giá trị vật tư, sản phẩm, hàng hoá tồn cuối tháng".
3.3.1.2Kế toán tài sản cố định hữu hình
Cơ sở Hưng Quang không có nhiều loại tài sản cố định, chỉ gồm: nhà xưởng, máy móc thiết bị (máy tiện, máy hàn). Hưng Quang không tính khấu hao tài sản cố định và không ghi chép các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tài sản cố định của Cơ sở (như việc sửa chữa, nâng cấp tài sản cố định hữu hình).
3.4.2 Kế toán công nợ
Khoản phải thu khách hàng: Chủ cơ sở là người trực tiếp trao đổi, tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng. Phương thức thanh toán của Hưng Quang chủ yếu là bằng tiền mặt, đa số khách hàng trả trước một khoản tiền khi đặt hàng và thanh toán số còn lại khi nhận hàng. Cơ sở chỉ bán chịu đối với những khách hàng thân thiết và đơn đặt hàng lớn. Cơ sở ghi chép mọi nghiệp vụ bán hàng vào sổ nhật ký bán hàng, bao gồm cả trường hợp thu tiền ngay và bán chịu. Cơ sở không có sổ chi tiết thanh toán với người mua để quản lý, theo dõi các khoản phải thu của từng khách hàng mà chỉ ghi chép vào sổ tay.
Khoản phải trả người bán: Hưng Quang thường mua chịu các nhà cung cấp nguyên vật liệu chính, rất hiếm khi Cơ sở nợ những người bán các vật liệu phụ hay phụ tùng, nhiên liệu. Các nghiệp vụ mua chịu phát sinh nhiều lần do Hưng Quang ít khi mua nguyên vật liệu với số lượng lớn dự trữ. Cơ sở ghi chép mọi nghiệp vụ mua hàng vào sổ nhật ký mua hàng, gồm cả trường hợp trả tiền ngay hay mua chịu. Đối với các khoản phải trả người bán, Cơ sở cũng chỉ ghi vào sổ tay. Đến thời hạn thanh toán, Hưng Quang đối chiếu số liệu mình ghi chép với sổ sách của nhà cung cấp để thanh toán tiền mua chịu.
3.4.3 Kế toán tiền lương
Tại Hưng Quang, các hoạt động tuyển dụng, phát triển và trả công lao động đều do chủ cơ sở thực hiện. Hưng Quang không lập các chứng từ và sổ sách kế toán liên quan đến lao động tiền lương, chủ cơ sở chỉ có 1 quyển sổ tay để ghi chép những ngày nghỉ và những khoản ứng trước tiền lương của từng người (có chữ ký xác nhận của công nhân viên). Mỗi công nhân viên cũng được phát 1 quyển sổ để ghi các vấn đề phát sinh trong tháng của mình, nội dung ghi chép tương tự như nội dung ghi trong quyển sổ của chủ cơ sở. Cuối tháng, dựa vào các thông tin ghi trong quyển sổ tay để chấm công, tính tiền lương, trừ tiền ứng trước và trả lương cho từng người. Cuối quý, kế toán tính tổng các khoản trích theo lương bao gồm bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và nộp cho cơ quan bảo hiểm xã hội.
3.4.4 Kế toán các chi phí quản lý khác
Cơ sở Hưng Quang không tách biệt các loại chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, không hoạch toán chi phí để tính giá thành. Hiện tại, Hưng Quang là một hộ kinh doanh nên thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp được tính dựa trên doanh thu bán hàng (Thuế TNDN = 28% * 10% * Doanh thu), không có các chỉ tiêu giá vốn và chi phí quản lý kinh doanh.
3.4 Đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp 3.4.1 Điểm mạnh 3.4.1 Điểm mạnh
- Bộ máy kế toán đơn giản đã tiết kiệm được chi phí thuê thủ kho, thủ quỹ và người quản lý chung. Tuy nhiên, khi Cơ sở mở rộng quy mô thì việc thuê thêm các nhân viên này là thật sự cần thiết.
- Việc chấm công và tính tiền lương của công nhân viên không tuân theo một khuôn khổ nhất định, có những trường hợp công nhân nghỉ nửa ngày vì có việc riêng mà vẫn được chủ cơ sở xem xét cho hưởng trọn ngày lương, điều này đã tạo được mối quan hệ tốt đẹp, giúp cho công nhân viên gắn bó lâu năm với Cơ sở và làm việc tích cực hơn.
3.4.2 Điểm yếu
- Hưng Quang không thực hiện công tác kế toán chi phí sản xuất để tính giá thành sản phẩm, đồng thời giá bán không dựa trên giá thành mà chỉ dựa vào giá thị trường và việc ước lượng chi phí sản xuất theo cách tính thủ công của chủ cơ sở. Điều này dẫn đến giá bán cao hơn đối thủ cạnh tranh 20–30%, khó cạnh tranh đối với những máy bơm có công suất nhỏ, vì nhóm khách hàng của loại sản phẩm này nhạy cảm với giá hơn.
- Một hạn chế lớn trong công tác kế toán của Hưng Quang là Cơ sở không quản lý và kiểm soát chặt chẽ hàng tồn kho nên dễ dẫn đến thất thoát do mất cắp hoặc sử dụng lãng phí. Mặt khác, Cơ sở cũng không xác định được giá trị hàng tồn kho để cung cấp kịp thời những thông tin cần thiết cho việc nhập, xuất hàng tồn kho và xác định chi phí sản xuất.
- Kế toán chưa cung cấp thông tin đa dạng, kịp thời về tình hình công nợ và số dư của các khoản phải thu, phải trả, đồng thời những thông tin có được cũng chưa đáng tin cậy.
3.4.3 Giải pháp
Qua việc phân tích và đánh giá thực trạng công tác kế toán, đề tài đã nhận biết được nhiều điểm yếu trong công tác kế toán tại Cơ sở Hưng Quang, đối với một hộ kinh doanh thì những điểm yếu kể trên cũng chưa thể cho rằng Cơ sở quá yếu kém trong công tác kế toán. Tuy nhiên, chủ cơ sở Hưng Quang đang lập kế hoạch mở rộng quy mô và phát triển Cơ sở lên thành doanh nghiệp tư nhân trong thời gian sắp tới, vì vậy, ngay từ bây giờ, Hưng Quang cần có những giải pháp khắc phục các mặt hạn chế của công tác kế toán để tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển của doanh nghiệp. Trước hết, Cơ sở cần xây dựng cho mình một hệ thống kế toán phù hợp, đảm bảo những vai trò sau:
- Cung cấp tài liệu hữu ích cho mục đích kế toán tài chính cũng như kế toán quản trị, giúp Hưng Quang hoạch định công tác kế toán kịp thời và có hiệu quả hơn, nhằm tăng sức cạnh tranh trên thị trường.
- Quan sát, thu thập và ghi chép một cách có hệ thống hoạt động kinh doanh hàng ngày của Cơ sở với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và các sự kiện kinh tế khác. - Ghi nhận các khoản phải thu khách hàng và tổng hợp trên bảng báo cáo tài chính,
phân tích tuổi nợ của từng khách hàng để cảnh báo các khoản nợ quá hạn.
- Kiểm soát chi phí sản xuất và quản lý hàng tồn kho hiệu quả nhằm hạn chế thất thoát, hao phí.
- Cung cấp những thông tin phục vụ cho yêu cầu quản trị doanh nghiệp và yêu cầu quản lý kinh tế của Nhà nước, nhất là khi Hưng Quang chuyển thành Doanh nghiệp tư nhân.
Tóm tắt
Ngành chế tạo máy bơm là một ngành phức tạp và rất quan trọng trong lĩnh vực chế tạo máy. Có thể nói, đây là ngành gắn liền với ngành nông nghiệp, vì máy bơm là thiết bị cần thiết cho lĩnh vực này và khi nông nghiệp phát triển cũng tạo điều kiện cho sự phát triển của ngành sản xuất máy bơm. Khi kinh tế Việt Nam tăng trưởng, các mặt hàng nông thủy sản xuất khẩu ra nước ngoài ngày càng nhiều, máy bơm nước không chỉ cần thiết cho việc tưới tiêu nữa mà nó còn là công cụ cần thiết cho việc nuôi trồng thủy sản, do đó, môi trường cạnh tranh trong ngành ngày càng gay gắt hơn, nhiều cơ sở và công ty sản xuất máy bơm ra đời. Tiềm năng của ngành sản xuất này còn rất lớn nên đối thủ cạnh tranh của Cơ sở ngày càng nhiều, Cơ sở cần mở rộng quy mô và có những giải pháp để nâng cao hiệu quả quản lý doanh nghiệp, nhất là phải hoàn thiện công tác kế toán nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển doanh nghiệp của Hưng Quang trong thời gian sắp tới.
Chương 4
XÂY DỰNG HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CƠ SỞ HƯNG QUANG
Chương 3 đã giới thiệu khái quát về quá trình hình thành phát triển của Cơ sở Hưng Quang và tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Cơ sở những năm gần đây, nhất là đã phân tích và đánh giá thực trạng công tác kế toán tại Cơ sở. Chương 4 này sẽ trình bày các mục tiêu xây dựng hệ thống kế toán, định hướng xây dựng một cách chi tiết và đề xuất một số giải pháp để hệ thống kế toán vận hành tốt hơn.
4.1 Xây dựng các mục tiêu 4.1.1 Mục tiêu tổng quát 4.1.1 Mục tiêu tổng quát
Mục tiêu tổng quát của việc xây dựng hệ thống kế toán tại Cơ sở Hưng Quang là cung cấp thông tin kế toán cho các đối tượng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, đặc biệt là cung cấp thông tin đa dạng, kịp thời cho chủ doanh nghiệp để nâng cao hiệu quả quản lý và đáp ứng nhu cầu phát triển doanh nghiệp.
4.1.2 Mục tiêu cụ thể
- Kiểm soát chi phí.
- Kiểm soát việc thu, trả công nợ.
- Kiểm soát hàng tồn kho, tài sản cố định và nguồn tiền chặt chẽ.
- Cung cấp thông tin kịp thời để có thể phân tích tình hình kinh doanh hiệu quả.
4.2 Xây dựng Hệ thống kế toán
Sau khi xác định mục tiêu, đề tài đi vào phần xây dựng hệ thống kế toán phù hợp với Cơ sở Hưng Quang, bao gồm 5 thành phần chính:
− Hệ thống báo cáo kế toán.
− Các danh mục đối tượng kế toán.
− Hệ thống tài khoản kế toán.
− Hệ thống chứng từ kế toán.
− Hệ thống sổ kế toán.
Các thành phần này có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, được trình bày trong báo cáo nghiên cứu cả nội dung và hình thức. Mỗi loại báo cáo tài chính, chứng từ hay sổ kế toán hợp pháp, hợp lệ đều phải có tên đơn vị và địa chỉ bên trái phía trên tiêu đề, nội dung và cuối cùng là họ tên chữ ký của những người liên quan.
Trong phần “Xây dựng hệ thống kế toán”, đề tài chủ yếu trình bày những nội dung sau đây:
- Thiết kế các loại báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị, bảng hệ thống tài khoản, các danh mục, chứng từ và sổ kế toán cần thiết sao cho phù hợp với Cơ sở Hưng Quang mà vẫn đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ (thiết kế dựa theo các mẫu bảng, biểu dùng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa được ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC).
- Nêu đặc điểm, nội dung của các loại báo cáo, chứng từ, sổ sách kế toán, đồng thời trình bày phương pháp lập các chỉ tiêu trong đó.
- Cho ví dụ minh họa cách ghi chép chứng từ, sổ sách kế toán.
4.2.1 Hệ thống Báo cáo kế toán
Hệ thống báo cáo kế toán được xây dựng trong đề tài bao gồm báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị.
Báo cáo tài chính được xây dựng dựa theo Chế độ kế toán Doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC. Do Hưng Quang là một doanh nghiệp nhỏ, chưa cần đến Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, nên đề tài xây dựng hệ thống báo cáo tài chính chỉ bao gồm 3 loại báo cáo sau: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và Bản thuyết minh báo cáo tài chính.
Báo cáo kế toán quản trị được lập để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu, công cụ, thành phẩm và tình hình thu, trả công nợ.
4.2.1.1Bảng Cân đối kế toán
Bảng cân đối kế toán là một loại báo cáo tài chính rất quan trọng, được lập để phân tích và đánh giá tình hình tài chính của Cơ sở. Đề tài xây dựng Bảng cân đối kế toán với các chỉ tiêu được thể hiện trong bảng sau:
Đơn vị: CƠ SỞ HƯNG QUANG Địa chỉ: Tp. Long Xuyên
Tỉnh An Giang
Mẫu số B 01 – DNN
(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC)
BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN
Tại Ngày ... tháng ... năm ...
Đơn vị tính: Triệu đồng
TÀI SẢN Mã
số
Thuyết
minh Số cuối năm Số đầu năm
A B C 1 2
A - TÀI SẢN NGẮN HẠN
(100 = 110 + 130 + 140) 100 I. Tiền và các khoản tương đương tiền 110
1. Tiền mặt
2. Tiền gửi ngân hàng
II. Các khoản phải thu ngắn hạn 130
1. Phải thu của khách hàng 131 2. Trả trước cho người bán 132
III. Hàng tồn kho 140
B - TÀI SẢN DÀI HẠN 200
I. Tài sản cố định 210 III.02
1. Nguyên giá 211
2. Giá trị hao mòn lũy kế 212 (...) (...)
TỔNG CỘNG TÀI SẢN (250 = 100 + 200) 250 NGUỒN VỐN A - NỢ PHẢI TRẢ (300 = 310 + 320) 300 I. Nợ ngắn hạn 310 1. Vay ngắn hạn 311
2. Phải trả cho người bán 312 3. Người mua trả tiền trước 313
4. Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước 314 III.03 5. Phải trả người lao động 315
6. Chi phí phải trả 316 7. Các khoản phải trả ngắn hạn khác 318
II. Nợ dài hạn 320
1. Vay và nợ dài hạn 321 2. Phải trả, phải nộp dài hạn khác 328
B - VỐN CHỦ SỞ HỮU (400 = 410) 400
I. Vốn chủ sở hữu 410 III.04
1. Vốn đầu tư của chủ sở hữu 411
2. Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối 417
TỔNG CỘNG NGUỒN VỐN (440 = 300 + 400)
440
CÁC CHỈ TIÊU NGOÀI BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN
Chỉ tiêu Số cuối năm Số đầu năm
1- Vật tư, hàng hoá nhận giữ hộ, nhận gia công 2- Nợ khó đòi đã xử lý
Lập, ngày ... tháng ... năm...
Kế toán
Phương pháp lập các chỉ tiêu trong Bảng cân đối kế toán
- Cột B: các chỉ tiêu nào không có số liệu thì không báo cáo nhưng không được