Tăng cường công tác quản lý các khoản phải thu, hạn chế tối đa lượng vốn bị chiến dụng

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG VỐN LƯU ĐỘNG Ở CÔNG TY THƯƠNG MẠI THUỐC LÁ.

3.2.2.2.Tăng cường công tác quản lý các khoản phải thu, hạn chế tối đa lượng vốn bị chiến dụng

vốn bị chiến dụng

Các khoản phải thu của công ty trong thời gian qua chiếm tỷ trọng tương đối cao trong tổng vốn lưu động, do vậy nó ảnh hưởng khá lớn đến hiệu quả sử dụng vốn lưu động của công ty. Trong xu thế hiện nay bán hàng trả chậm đã trở nên phổ biến và thành một tập quán chung. Nhưng việc tiêu thụ này chỉ có ý nghĩa khi thu hồi được vốn thực hiện tái sản xuất, tăng hiệu quả sử dụng vốn. Như đã phân tích ở trên, chính sách bán chịu của công ty chưa thực sự chặt chẽ. Vì vậy, để chính sách bán chịu thu được kết quả tốt đẹp hơn công ty cần áp dụng một số biện pháp sau:

- Trước đây khách hàng của công ty thường là khách hàng truyền thống nhưng ngày nay với việc mở rộng thị trường, mở rộng mạng lưới tiêu thụ, công ty có thêm nhiều khách hàng mới do đó việc bán chịu không thể chỉ dựa vào các mối quan hệ nữa mà công ty cần phải xem xét kỹ lưỡng khách hàng, đánh giá khả năng tài chính của họ trước khi ký kết hợp đồng để có chính sách bán chịu phù hợp. Loại trừ những hợp đồng mà đối tượng có khả năng thanh toán thấp, ưu tiên những đối tượng có khả năng tài chính vững mạnh, đối với những khách hàng chưa thanh toán hết nợ cũ thì công ty nên hạn chế cho khách hàng đó nợ quá nhiều. Ngoài ra, trong những hợp đồng mua bán cần ghi rõ thời gian thu

tiền, phương thức thanh toán, các khoản phạt do thanh toán chậm, các điều kiện ràng buộc cũng như nghĩa vụ của các bên liên quan. Bên cạnh đó, hiện nay khoản khách hàng trả trước cho công ty còn quá thấp vì vậy công ty cần yêu cầu khách hàng ứng trước 30% - 40% tổng giá trị hợp đồng (đối với những hợp đồng lớn).

- Để tránh trạng như hiện nay là không theo dõi tuổi các khoản nợ dẫn đến tình trạng không hối thúc đòi nợ kịp thời, công ty cần sắp xếp các khoản nợ theo tuổi của chúng để có biện pháp đòi nợ kịp thời khi sắp đến thời hạn thanh toán. Ngoài ra công ty nên lập quỹ dự phòng phải thu khó đòi vì hiện nay tuy chưa có khoản nợ nào có nguy cơ mất khả năng thanh toán nhưng trong nền kinh tế thị trường, hoạt động kinh doanh bị ảnh hưởng rất nhiều bởi yếu tố rủi ro, do vậy trường hợp có những khoản phải thu khó đòi là không thể tránh được. Trước hết, với những khoản phải thu khó đòi có thể lấy tài sản thế chấp của bên ký kết hợp đồng để bù đắp vào các khoản nợ của họ. Với những khoản nợ không có đảm bảo mà khả năng không thu hồi được là 100% thì công ty có thể dùng quỹ dự phòng phải thu khó đòi để bù đắp, từ đó hạn chế được những biến động có ảnh hưỏng xấu đến tình hình tài chính của công ty.

- Phải có các biện pháp phòng ngừa rủi ro không được thanh toán: Lựa chọn khách hàng, giới hạn giá trị tín dụng, yêu cầu đặt tiền cọc, tạm ứng hay trả một phần giá trị của đơn đặt hàng. Có sự ràng buộc đối với các khoản nợ quá hạn, tìm nguyên nhân của các khoản nợ (chủ quan, khách quan) để có biện pháp xử lý thích hợp như gia hạn nợ hoặc xoá bỏ một phần nợ cho khách hàng, hoặc có sự can thiệp của pháp luật.

- Sử dụng chiết khấu bán hàng, giảm giá hàng bán, ưu tiên những khách hàng thường xuyên mua hàng với khối lượng lớn, những khách hàng có quan hệ tốt trong thanh toán đối với Công ty nhằm khuyến khích khách hàng mua hàng với khối lượng lớn, thanh toán nhanh.

Đối với việc sử dụng chiết khấu thanh toán, việc quan trọng là phải xác định được tỷ lệ chiết khầu thích hợp, qua đó phát huy được hiệu quả của công cụ này.

Để có thể xác định tỷ lệ chiết khấu hợp lý cần phải đặt nó trong quan hệ với lãi suất vay vốn hiện hành của Ngân hàng. Bởi vì khi bán hàng trả chậm xí nghiệp sẽ phải vay vốn hoặc đi chiếm dụng vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh được tiến hành liên tục. Dù hình thức nào thì công ty cũng phái mất phí kinh doanh. Do đó, việc công ty giảm giá cho khách hàng một tỷ lệ nhất định trên tổng số tiền hàng mà tỷ lệ đó nhỏ hơn lãi suất tín dụng để thu hồi được tiền hàng nhanh vẫn có lợi hơn là không chiết khấu để cho khách hàng nợ một thời giam và trong thời gian đó công ty lại phải vay vốn chịu lãi suất để phục vụ cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.

Tóm lại, chính sách bán chịu của công ty phải vừa lỏng vừa chặt chẽ áp dụng linh hoạt cho từng khách hàng. Tính lỏng thể hiện qua việc áp dụng một tỷ lệ chiết khấu, giảm giá thoả đáng đối với những khách hàng thanh toán ngay số hàng mua với số lượng lớn. Tính chặt chẽ thể hiện qua những quy định phạt hợp đồng rất nặng đối với những khách hàng vi phạm thời gian thanh toán.

Bên cạnh đó, đối với những bạn hàng mà công ty thường xuyên nhập hàng của họ công ty cần giữ đúng kỷ luật thanh toán nhằm nâng cao uy tín của Công ty. Dù trong đời sống kinh tế hiện nay việc chiếm dụng vốn lẫn nhau là điều không thể tránh khỏi và việc chiếm dụng được một lượng vốn lớn từ bạn hàng, khách hàng là một lợi thế không nhỏ của công ty nhưng nếu công ty chiếm dụng vốn vượt quá khả năng thanh toán của mình quá nhiều mà không có khả năng trả nợ thường xuyên thì sẽ gây ra những bất lợi trong quan hệ với bạn hàng, làm mất lòng tin đối với bạn hàng.

Vì vậy, để chấp hành tốt kỷ luật thanh toán, công ty phải có phương án trả nợ đủ và đúng theo thời hạn. Nếu có những khoản nợ đến hạn trả phát sinh vào thời điểm công ty đang thiếu vốn mà chưa có điều kiện thanh toán thì công ty phải xin gia hạn nợ và có ngay biện pháp tìm nguồn trang trải, có như vậy khách hàng, bạn hàng mới tin tưởng và duy trì mối quan hệ lâu dài với công ty, tôn trọng và hợp tác với công ty.

Ngoài ra để đáp ứng nhu cầu vốn lưu động phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh, nguồn vốn vay ngân hàng cũng rất quan trọng và rất cần thiết. Vì vậy, công ty cũng phải luôn duy trì mối quan hệ tốt với ngân hàng trong việc vay vốn và thanh toán. Đó là chấp hành đầy đủ các quy định của ngân hàng, thanh toán đúng thời hạn quy định hoặc sớm hơn, không để nợ quá hạn, sử dụng vốn vay đúng mục đích. Các thủ tục vay mượn phải được thực hiện một cách nghiêm túc, đúng pháp luật, các giấy tờ trong bộ hồ sơ xin vay tiền phải hợp pháp, hợp lệ, minh bạch và dễ hiểu để tạo được uy tín của công ty đối với ngân hàng. Làm được như vậy, ngân hàng sẽ luôn tạo điều kiện thuận lợi cho công ty huy động vốn đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh của mình.