3.1. Nghiên cứu thị trường hiệu quả :
3.1.1. Tổ chức và thiết lập bộ phận nghiên cứu thị trường
Nghiên cứu thị trường được coi là hoạt động đầu tiên của quá trình xuất nhập khẩu, nĩ cĩ vị trí quan trọng trong hoạt động kinh doanh nhập khẩu của cơng ty. Những năm qua, cơng ty đã coi trọng đến hoạt động này, tuy nhiên do
ảnh hưởng của lề lối kinh doanh cũ, nên hoạt động này vẫn chưa được thực hiện một cách hợp lý. Cơng ty thiết bị điện Việt á cĩ quy mơ hoạt động khơng nhỏ
nhưng hiện tại vẫn chưa cĩ phịng nghiên cứu thị trường, vì vậy cơng ty sẽ
khơng cĩ điều kiện nghiên cứu sâu, khơng đáp ứng được nhu cầu kinh doanh. Hiện nay, cơng ty tuy vẫn cĩ phịng Kế hoạch nhưng thực chất phịng khơng hề
thực hiện cơng tác nghiên cứu thị trường mà cơng tác này lại do phịng Kinh doanh thực hiện. Những nhân viên trong phịng thực chất chưa được đào tạo một cách cĩ hệ thống về nghiệp vụ marketing nên hoạt động nghiên cứu thị trường của cơng ty cịn nhiều hạn chế. Hơn nữa, nhiệm vụ của phịng kinh doanh lại rộng lớn, vừa phải nghiên cứu nhu cầu vừa phải tìm đối tác cũng như nghiên cứu các hợp đồng kinh tế, tiến hành thủ tục đấu thầu... Do đĩ, khơng đủ thời gian để
tập trung vào cơng tác tổ chức thu thập thơng tin, nghiên cứu thị trường. Đây chính là những mặt cịn tồn tại của cơng ty trong nhiều năm qua.
Để khắc phục tồn tại đĩ, cơng ty nên thành lập riêng bộ máy thu thập thơng tin và nghiên cứu thị trường đểđáp ứng được tình hình mới, tạo điều kiện cho cơng ty mở rộng thị trường cạnh tranh với các doanh nghiệp khác. Bộ phận nghiên cứu thị trường khơng chỉ tiến hành nghiên cứu kiểm tra các thơng tin
thực sự về khả năng tài chính, uy tín, năng lực, kỹ thuật, kinh nghiệm của các nhà cung cấp truyền thống mà cịn nghiên cứu các vấn đề kinh tế - chính trị - xã hội, mơi trường luật pháp của các nước xuất khẩu, xúc tiến nghiên cứu cụ thể
các chếđộ, chính sách, phong tục tập quán cĩ liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu của các nước này trên cơ sở đĩ mở rộng thị trường nhập khẩu, mở rộng mối quan hệ bạn hàng với các nhà cung cấp tiềm năng, tìm ra được những điểm thuận lợi cho việc giao dịch đàm phán, ký kết hợp đồng và giải quyết tranh chấp sau này.
Mặc dù đã thiết lập được mối quan hệ kinh doanh với nhiều cơng ty cĩ uy tín lớn trên thế giới nhưng cho đến nay, cơng ty thiết bị điện Việt á chưa xác
định được cho mình thị trường nhập khẩu trọng điểm. Đây là một bất lợi đối với hoạt động nhập khẩu của cơng ty.
Cơng ty cần chủ động thâm nhập thực tế sản xuất của các đơn vị sản xuất thơng qua việc củng cố các mối quan hệ đặc biệt mà cơng ty đã thiết lập được trong quá khứ, tìm hiểu kế hoạch sản xuất kinh doanh từ đĩ xác định nhu cầu thiết bị điện, tính tốn khả năng tiêu thụ sản phẩm thiết bị điện nhằm loại bỏ tối
đa rủi ro, nâng cao hiệu quả nhập khẩu.
Qua các doanh nghiệp sản xuất, cơng ty tìm hiểu tình hình hoạt động của các đối thủ cạnh tranh điểm mạnh, điểm yếu của họ từ đĩ cĩ thể đưa ra các phương thức quảng cáo cho mình và cung cấp lợi ích cho khách hàng.
Nghiên cứu tình hình nhập khẩu thiết bị điện (số lượng, giá cả chủng loại) của các miền để xem xét khả năng cạnh tranh hay nhập khẩu theo hướng mới.
Hoạt động nghiên cứu nhu cầu thiết bị trong nước và nguồn thiết bị nước ngồi phải đưa ra một kết luận chín chắn đảm bảo rằng cơng ty kinh doanh sẽ cĩ hiệu quả.
3.1.2. Nghiên cứu và lựa chọn thị trường nhập khẩu trọng điểm
Mặc dù đã thiết lập được mối quan hệ kinh doanh với nhiều hãng cĩ uy tín lớn trên thế giới nhưng cho đến nay, cơng ty TNHH TM Việt á vẫn chưa xác
định được cho mình thị trường nhập khẩu trọng điểm. Đây là một bất lợi đối với hoạt động nhập khẩu của cơng ty.
Như chúng ta đã biết, thị trường thiết bị điện thế giới là thị trường hiện
đang cĩ sự cạnh tranh khốc liệt nên nếu khơng nghiên cứu một cách cẩn thận, chính xác thì thơng tin thu được về vật tư, thiết bị đơi khi khơng chính xác. Vì vậy, thơng qua cơng tác nghiên cứu, thu thập thơng tin cơng ty cần so sánh và lựa chọn cho mình một thị trường nhập khẩu trọng điểm. Thị trường nhập khẩu trọng điểm là thị trường thích hợp với mục tiêu và tiềm năng của cơng ty. Nĩ cĩ
ưu điểm là: cĩ thể nhập khẩu với khối lượng lớn, thường xuyên với giá cả ổn
định, khả năng thanh tốn thuận lợi. Tuy nhiên trong thời gian quan hệ, làm ăn, cơng ty vẫn cần thường xuyên theo dõi, thu thập thơng tin về đối tác này để cĩ thể chủ động trong việc họ cĩ sự thay đổi hay khơng phù hợp với cơng ty nữa. Cơng ty cĩ thể lập đại diện ở một vài nước cĩ các đối tác quan hệ lâu dài và cĩ uy tín thực sựđể duy trì và củng cố mối quan hệ một cách thuận lợi hơn. Các đại diện này luơn phải thơng báo theo định ký (hoặc đột xuất) các thơng tin về tình hình thị trường, mặt hàng mà cơng ty cĩ thể nhập, những cơ hội làm
ăn mà cơng ty cĩ thể thực hiện được. Đối với những thị trường mà cơng ty khơng cĩ đại diện thì phải chấp nhận các thơng tin qua báo, tạp chí... nhưng cần cĩ sự lựa chọn phù hợp.
Mặt khác, ngồi việc lựa chọn thị trường nhập khẩu trọng điểm, cơng ty cũng cần phải theo dõi tình hình chung về thị trường điện thế giới để cĩ thể phát hiện và lựa chọn bạn hàng mới, mở rộng thị trường nhập khẩu để chủ động ký kết hợp đồng với các hãng trực tiếp sản xuất, hạn chế giao dịch với các đại diện trung gian, từđĩ giảm bớt các chi phí trung gian khơng cần thiết.
3.2. Nâng cao hiệu quả các bước thực hiện hợp đồng 3.2.1. Mở L/C
Khi sử dụng phương thức tín dụng chứng từđể nhập khẩu hàng hố cơng ty cần lưu ý một số vấn đề sau:
Khi chọn L/C khơng huỷ ngang, cơng ty nên mở L/C này tại ngân hàng của Việt Nam. Việc lựa chọn một ngân hàng nước ngồi để mở L/C khiến ta phải ứng tiền trước và trả thủ tục phí mở L/C do đĩ mất đi một khoản ngoại tệ
và bị đọng vốn ở nước ngồi. Mở L/C tại ngân hàng Việt Nam sẽ tạo điều kiện nâng cao uy tín của ngân hàng Việt Nam ở thị trường nước ngồi. Cơng ty hết sức hạn chế dùng L/C chuyển nhượng vì phải đề phịng người được hưởng thư (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
tín dụng là một thương nhân trung gian khơng cĩ hàng, L/C sẽ được chuyển nhượng cho một hãng khơng tin cậy. Do đĩ hợp đồng sẽ khơng đảm bảo thi hành tốt, gây cho ta những rắc rối sau này.
Khi bên bán giục mở L/C, cơng ty khơng nên mở quá sớm, vì cơng ty sẽ
bị đọng vốn, nhưng việc mở L/C muộn sẽ gây khĩ khăn cho việc giao hàng của
đối tác, ảnh hưởng đến việc nhập hàng của cơng ty. Vì vậy cơng ty nên mở L/C trong thời gian hợp lý, sao cho đạt hiệu quả tối ưu nhất.
Ngồi ra, để người bán chấp nhận L/C do cơng ty đề nghị mở và tránh tổn phí sửa đổi L/C cơng ty cĩ thểđề nghị bên bán dự thảo trước một L/C nhằm tạo sự ăn khớp với hợp đồng, trên cơ sở đĩ giúp cơng ty tránh được những sai sĩt khi mở L/C. Đây là nghiệp vụ phức tạp, địi hỏi cơng ty phải tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ phịng kinh doanh nâng cao nghiệp vụ trong vấn đề mở L/C.
3.2.2. Thuê tàu và mua bảo hiểm hàng hố
Việc chuyên chở hàng hố là yêu cầu tất yếu của việc mua bán hàng hố và là một khâu khơng thể thiếu trong quá trình lưu thơng hàng hố từ nước xuất khẩu sang nước nhập khẩu.
Hiện nay cơng ty TNHH TM Việt á vẫn mua theo điều kiện CIF, CIP là chủ yếu. Khi mua theo điều kiện này cơng ty dễ bị cách ly với thị trường, khơng khai thác được các khả năng để chủđộng giảm giá từ hoạt động thuê tàu.
Do vậy tuỳ theo điều kiện cụ thể của từng chuyến hàng như khối lượng mua, loại hàng cần mua, giá trị, điều kiện vận chuyển, khả năng thuê tàu... mà cơng ty cĩ sự lựa chọn điều kiện cơ sở giao hàng cho thích hợp. Trong một số
ty giành quyền mua bảo hiểm cho hàng hố. Về điều này, cơng ty nên tạo điều kiện cho cán bộ, nhân viên phịng kinh doanh trực tiếp tiếp xúc quen dần với nghiệp cụ mua bảo hiểm. Từ đĩ, cơng ty tiến tới nhập khẩu hàng hố theo điều kiện FOB. Qua đĩ, cơng ty vừa giành quyền mua bảo hiểm, vừa thuê tàu. Cơng ty sẽ tận dụng được cơ hội kinh doanh, tiết kiệm được chi phí, lợi nhuận tăng lên. Cịn đối với Nhà nước vừa tăng nguồn ngoại tệ, vừa phát triển các ngành hàng hải, ngành bảo hiểm.
Cơng ty cần chú ý khi giành quyền thuê tàu trong hợp đồng nhập khẩu hàng hố đã ký kết.
Cơng ty cần phải nghiên cứu thị trường chuyên chở nhằm tiến hành giao dịch với điều kiện cĩ lợi nhất để ký hợp đồng chuyên chở sao cho cước phí thấp mà vẫn đảm bảo an tồn cho hàng hố. Cơng ty cĩ thể thơng qua người mơi giới trong lĩnh vực chuyên chở. Đĩ là người am hiểu về thị trường, về các hãng tàu, về sự vận động giá cước thuê tàu, luật pháp quốc tế, phong tục tập quán của cảng. Hoặc cơng ty cĩ thể uỷ thác thuê tàu lưu cước cho một số cơng ty vận tải thuê tàu trong nước như cơng ty đại lý tàu biển (VOSA), cơng ty thuê tàu và mơi giới hàng hải (VIETFRACHT).
3.2.3. Làm thủ tục hải quan
Hải quan luơn là khâu phức tạp nhất đối với các nhà xuất - nhập khẩu trong các thương vụ làm ăn của mình. Điều này chỉ ra rằng, thủ tục hải quan gồm nhiều bước, nhiều thủ tục nên gặp bất cứ sai sĩt nào về hàng hố và giấy tờ
thì dẫn đến hàng hố bị lưu kho lưu bãi làm ảnh hưởng đến việc phải trả chi phí lưu kho, lưu bãi, hàng hố chậm luân chuyển nhiều khi bỏ lỡ cơ hội kinh doanh.
Để làm tốt thủ tục hải quan một cách trọn vẹn cơng ty cần phải chú ý: Lập bộ chứng từ hải quan đầy đủ, giấy tờ phải thật khớp với hợp đồng hoặc L/C. Các giấy tờ này cơng ty phải chuẩn bị từ trước. Lập bộ chứng từ phải đúng với quy
định của hải quan về số lượng, số loại chứng từ cần thiết. Phải quy định rõ các chứng từ cĩ trong bộ chứng từ thanh tốn mà bên xuất sẽ giao cho bên nhập khi
nại và bồi thường của bên mua khi bên bán khơng giao đúng bộ chứng từ thanh tốn cho bên mua.
- Muốn kê khai nội dung chứng từ được đúng các nhà nhập khẩu khai hàng hố vào nhĩm được giảm thuế hoặc nhĩm cĩ mức thuế cao. Cơng ty phải nghiên cứu thật kỹ biểu thuế và áp dụng linh hoạt vào việc kê khai hàng hố.
- Hàng hố sẽ được đối chứng với chứng từ, nếu cĩ bất kỳ sự khơng ăn khớp nào thì cơng ty sẽ gặp rất nhiều khĩ khăn, tốn nhiều thời gian và chi phí.
3.2.4. Làm thủ tục thanh tốn
Đây là nghiệp cụ quan trọng nhất của cơng ty với bên bán. Cơng ty phải luơn chú ý thực hiện đúng nghĩa vụ của mình trong hợp đồng đã ký kết. Nếu hợp
đồng quy định thanh tốn bằng L/C thì khi bộ chứng từ gốc từ nước ngồi về đến ngân hàng, cơng ty cần kiểm tra chứng từ cẩn thận, nếu chứng từ hợp lệ thì mới trả tiền cho ngân hàng.
Ngồi ra, để tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh của mình cơng ty nên củng cố, thiết lập uy tín của mình với bạn hàng cung ứng. Khi đã cĩ sự tin tưởng lẫn nhau, cơng ty cĩ thể yêu cầu họ tạo điều kiện trong khâu thanh tốn như sử dụng L/C khơng huỷ ngang, trả chậm hoặc D/A. Việc trả chậm tiền hàng sẽ giúp cho cơng ty cĩ thời gian thu hồi vốn kinh doanh trong nước, giảm
được lãi suất tiền vay ngân hàng.
3.2.5. Nhận hàng và kiểm tra hàng hố
- Nhận thơng báo hàng đến: khi cơng ty nhận được thơng báo hàng đến cần sắp xếp các cơng việc cho cơng tác chuẩn bị nhận hàng.
- Chuẩn bị nhận hàng: Sau khi nhận được thơng báo hàng đến cơng ty cần tiến hành ngay bước chuẩn bị nhận hàng bao gồm các bước sau:
+ Cán bộ làm thủ tục hải quan cần phải chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ xuất trình với hải quan để tránh mất thời gian đi lại nhiều lần làm chậm tiến độ nhận hàng.
+ Ký kết hợp đồng với ga cảng để nhận hàng, cung cấp các thơng tin cần thiết cho ga cảng nhận hàng như ngày hàng đến, tên hàng, số lượng, kỹ thuật bốc xếp. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Hàng đến cảng và tiến hành nhận hàng: Trong quá trình tiếp nhận hàng hố cơng ty phải thường xuyên kiểm tra hàng hố về mặt số lượng, chất lượng với mục đích phát hiện các sai lệch đồng thời xử lý nếu cĩ sai phạm. Khi nhận chứng từ nhận hàng từ nước ngồi cần đối chiếu với chứng từ mua hàng và phù hợp với những quy định trong hợp đồng mà hai bên đã thoả thuận.
Xếp dỡ hàng hố là khâu rất dễ xảy ra hư hỏng, mất mát địi hỏi phải cĩ kinh nghiệm. Do vậy, nếu cơng ty tự tổ chức việc xếp dỡ hàng hố sẽ khơng cĩ hiệu quả. Vì vậy, cơng ty nên thơng qua các đơn vị cung cấp dịch vụ bốc dỡ
hàng tại cảng. Các đơn vị này cĩ đầy đủ phương tiện, được chuyên mơn hố, năng suất cao. Do đĩ sẽ thoả mãn nhu cầu dỡ hàng của cơng ty một cách tốt nhất. Khi dỡ hàng, các bộ phận tiếp nhận phải giám sát chặt chẽ tránh mất mát, hư
hỏng hàng hố.
Trong quá trình giao nhận, các số liệu phải được cập nhật kịp thời nhằm phát hiện các sai sĩt để cĩ các biện pháp xử lý, cần đề nghị cơ quan giám định hàng hố lấy mẫu phân tích kết quả chất lượng hàng hố cĩ phù hợp với hợp
đồng khơng:
+ Nếu hàng đúng theo hợp đồng thì cơng ty chấp nhận nhận hàng.
+ Nếu hàng khơng đúng theo hợp đồng thì cơng ty cần xem xét: Lỗi vi phạm nghiêm trọng như hàng hố bị hư hỏng khơng thể sử dụng được cơng ty nên báo ngay cho cơ quan giám định VINACONTROL và đồng thời thơng báo cho người xuất khẩu. Nếu lỗi vi phạm khơng nghiêm trọng, ảnh hưởng khơng lớn tới khả năng tiêu thụ cũng như lợi nhuận thì cơng ty cĩ thể chấp nhận nhận hàng. Với trường hợp cần phải giám định thì cơ quan giám định tiến hành kiểm nghiệm hàng hố, xác định mức độ thiệt hại và lập biên bản giám định làm cơ sở
cho việc khiếu nại sau này. Cuối cùng khi nhận hàng hố xong cần ký biên bản giao nhận hàng.
3.2.6. Giải quyết các tranh chấp
Tranh chấp là điều cả hai bên khơng muốn xảy ra bởi vì nĩ khơng chỉ gây ra tốn kém về thời gian và tiền bạc mà cịn ảnh hưởng đến mối quan hệ
làm ăn lâu dài. Hầu hết các hợp đồng nhập khẩu của cơng ty đều cĩ giá trị khơng lớn lắm nên mỗi khi cĩ tranh chấp xảy ra cơng ty cần phải dựa trên nguyên tắc: trước hết phải tơn trọng lợi ích của cả hai bên và bình đẳng trong mối quan hệ;