• Nếu cán bộ vật tư trực tiếp đi lấy hàng thì sẽ chuẩn bị bộ hồ sơ cho hàng phi mậu dịch và ra cửa khẩu lấy hàng. Bộ hồ sơ cho hàng phi mậu dịch bao gồm: cơng văn xin nhập hàng phi mậu dịch, hố đơn thương mại trong đĩ ghi rõ hàng hố đĩ là hàng bảo hành cho hợp
đơng nào, số hợp đồng và cần phải đem hợp đồng đĩ đi đối chiếu xem hàng ghi trong hố đơn thương mại cĩ thuộc danh mục vât tư
của hợp đồng khơng, bản kê chi tiết đĩng gĩi hàng hố, tờ khai hải quan cho hợp đồng cĩ hàng bảo hành, B/L hoặc AWB gửi cho hàng bảo hành. Nếu hàng đã về mà bộ chứng từ nhà cung cấp gửi qua chuyển phát nhanh chưa tới thì cán bộ vật tư cần phải làm cơng văn xin nợ chứng từ gốc ( hĩa đơn thương mại và bản kê chi tiết đĩng gĩi hàng hố ), sau khi chứng từ gốc về cần hồn trả ngay chứng từ gốc cho hải quan.
• Nếu Việt á nhờ chính hãng chuyển phát nhanh bộ chứng từ gồm hố
đơn thương mại và phiếu đĩng gĩi chi tiết hàng hĩa nhận hàng hộ thì cần chuẩn bị bộ chứng từ như trên kèm theo giấy uỷ quyền cho hãng chuyển phát nhanh khai báo hải quan giúp Việt Á, ứng trước thuế
cho hãng chuyển phát nhanh hoặc hãng chuyển phát nhanh sẽ ứng trước thuế cho Việt á và sau đĩ sẽ trưng thu thuế của Việt Á khi giao hàng
- Sau khi đã nhận được đầy đủ hàng cần làm thơng báo hàng về kho và danh mục vật tư phân bổ cho từng dự án gửi cho phịng kế hoạch dưới nhà máy
để phịng kế hoạch cĩ kế hoạch tiếp nhận hàng về và phân bổ vật tư sản xuất.II.