Quy trỡnh thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại TOCONTAP thường tuỳ theo từng hợp đồng mà cỏc nghiệp vụ cú sự khỏc nhau. Chủ yếu là căn cứ theo điều khoản giao hàng và điều khoản thanh toỏn trong hợp đồng mà cỏc bước thực hiện cú sự dài ngắn hay khụng cú thứ tự như nhau trong tất cả cỏc quy trỡnh thực hiện hợp đồng. Quy trỡnh thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại Cụng ty bao gồm cỏc nghiệp sau:
1.Phõn cụng người giỏm sỏt thực hiện hợp đồng, thực hiện cỏc đảm bảo thanh toỏn thanh toỏn
Tại Cụng ty, hợp đồng xuất khẩu được ký kết bởi cỏc nhõn viờn kinh doanh xuất nhập khẩu thỡ sẽ được thực hiện dưới sự giỏm sỏt đụn đốc của chớnh họ. Cũn hợp đồng của ban giỏm đốc ký được thỡ họ sẽ phõn cụng cho nhõn viờn kinh doanh cỏc phũng làm.Với hàng gốm sứ thỡ cỏc hợp đồng chủ yếu được phũng kinh doanh số, 2, 4 đảm trỏch và cú một số hợp đồng do giỏm đốc ký được do khỏch hàng quen tại Hàn Quốc. Do giỏ trị của hợp đồng gốm sứ khụng cao và phần lớn là cỏc bạn hàng quen nờn điều khoản thanh toỏn của TOCOTAP thường sử dụng là phương phỏp điện chuyển tiền (TTR). Vỡ là khỏch quen nờn thanh toỏn hợp đồng thường là được phộp trả chậm hoặc trả sau.
Vớ dụ: trong hợp đồng xuất khẩu hàng ấm chộn mỹ nghệ của thỏi bỡnh cho bờn Rumania vào năm 2000 với số hợp đồng No 320/2001/07 cú sử dụng thanh toỏn bằng TTR với phương thức trả chậm như sau. Bờn mua trả 60% giỏ trị hợp đồng khi nhận được bộ chứng từ được chuyển phỏt nhanh bằng DHL, trong đú chứng nhận đó hoàn tất việc giao hàng lờn tàu (cú vận đơn và nhiều giấy tờ khỏc).40% cũn lại sẽ thanh toỏn sau khi đó nhận được hàng từ cảng và chậm nhất khụng quỏ 60 ngày so với ngày ghi trờn B/L. Account của người bỏn cú số No.001.1.37.0076543 tại Vietcombank H.O., Hanoi, 23 Phan chu trinh street, Hanoi, Viet Nam.
Cụng ty thường giục bờn mua thực hiờn cỏc đảm bảo thường bằng thư tớn điện thoại sau khi giao hàng. Với hợp đồng của giỏm đốc ký với bạn hàng bờn Hàn Quốc thỡ thanh toỏn bằng TTR trả sau 100%, họ tin tưởng vào nghĩa vụ thực hiện hợp đồng đó ký giữa hai bờn.
Cú số ớt hợp đồng sử dụng bằng L/C như hợp đồng 02/TOC/98 với số tiền là 11.350 USD xuất hàng tượng trang trớ của Đồng Nai sang Tõy Ban Nha. Với cỏc hợp đồng này thỡ song song với quy trỡnh chuẩn bị hàng Người chịu trỏch nhiệm chớnh về thực hiện hợp đồng, sẽ giao dịch với bờn đối tỏc bằng thư điện thử hoặc fax với nội dung yờu cầu phải mở L/C theo đỳng thời gian và tại ngõn hàng đó thỏa thuận. Khi nhận thư tớn dụng chứng từ của bờn nhập khẩu cần kiểm tra tớnh chõn thực của L/C vỡ điều này rất quan trọng nú sẽ quyết định ngõn hàng cú chấp nhận chi trả hay thanh toỏn tiền cho bờn mua hay khụng. Thường
căn cứ vào nội dung hợp đồng đó ký kết, kiểm tra cỏc nội dung của L/C: như ngày mở L/C, tờn người mở và trị giỏ của L/C cỏc điều kiện về thanh toỏn và giao hàng. Về hỡnh thức của L/C, thỡ vấn đề về cỏc đơn vị biểu hiện hàng húa và tiền tệ được xem xột cẩn thận nhất. Bởi vỡ, ngõn hàng sẽ đối chiếu mỏy múc L/C với cỏc chứng từ, khi hoàn toàn khớp thỡ mới thanh toỏn.
Sau khi kiểm tra cẩn thận L/C, nếu như L/C khụng phự hợp Người chịu trỏch nhiệm chớnh về thực hiện hợp đồng sẽ gửi trả bản L/C gốc thụng qua và một bản thụng bỏo cho bờn nhập khẩu cỏc phần khụng phự hợp đú để bờn mua làm đơn xin sửa chữa L/C kịp thời. Thời gian Cụng ty kiểm tra L/C thường kộo dài khoảng 3 ngày kể từ ngày nhận được L/C. Sau khi bờn nhập khẩu sửa chữa L/C thỡ Cụng ty vẫn phải kiểm tra lại cẩn thận L/C một lần nữa xem cỏc nội dung và hỡnh thức L/C đó phự hợp chưa. Đến khi L/C đó hoàn toàn phự hợp thỡ khi đến thời hạn giao hàng Tổng cụng ty mới tiến hành giao hàng cho bờn nhập khẩu.
2. Chuẩn bị hàng xuất khẩu và kiểm tra hàng hoỏ
Bước này là một trong những bước rất quan trọng trong quy trỡnh xuất khẩu núi chung và hàng gốm sứ núi riờng.
2.1. Chuẩn bị hàng hoỏ xuất khẩu
* Tiến hành thu mua hàng
Sau khi ký hợp đồng ngoại, cụng ty quay sang ký hợp đồng nội (hợp đồng kinh tế) với nhà sản xuất và chõn hàng cựng cỏc điều khoản tờn hàng, chất lượng quy cỏch, bao gúi trong hợp đồng sỏt với hợp đồng ngoại.
Thường thỡ hợp đồng thu mua được ký dựa trờn số lượng trong hợp đồng đó ký kết. Nếu hợp đồng giao hàng một lần thỡ Cụng ty tiến hành mua cho một lần, nếu việc giao hàng nhiều lần thỡ thực hiện mua cho từng lần. Việc mua được tiến hành dựa trờn việc mua đứt bỏn đoạn giữa Cụng ty và nhà sản. Về giỏ cả thu mua dựa vào sự thoả thuận giữa hai bờn và cũng căn cứ vào giỏ thị trường tại thời điểm mua.
Cỏc đối tỏc của hợp đồng thường là cỏc cơ sở sản xuất và cỏc chõn hàng quen, được phõn bố từ Nam ra Bắc tại cỏc vựng chuyờn sản xuất hàng gốm sứ. Tuỳ
loại hàng hoỏ thỡ Cụng ty đặt hàng ở những nơi chuyờn sản xuất mặt hàng đú, bỏt đĩa mỹ nghệ lấy từ làng gốm bỏt tràng Gia Lõm, ấm chộn mỹ nghệ lấy tại Thỏi Bỡnh, bỡnh đụn chậu tượng thỳ trang trớ lấy tại Đồng Nai. Tất cả cỏc cơ sở sản xuất và chõn hàng này đều là những nơi cú uy tớn và chất lượng hàng ổn định, mẫu mó, màu men tốt và đa dạng.
Trong quỏ trỡnh cơ sở sản xuất ra sản phẩm, cỏn bộ thực hiện hợp động luụn theo dừi và giỏm sỏt kiểm tra và đưa ra cỏc quyết định khi sảy ra vướng mắc. Như ta đó biết kỹ thuật sản xuất sản phẩm gốm sứ rất phức tạp, nhiều cụng đoạn, phụ thuộc nhiều vào nguyờn liệu và thời tiết, chớnh vỡ vậy rất cần bỏm sỏt tỡnh hỡnh sản xuất để trỏnh những rủi ro.
*khõu đúng gúi và ký mó hiệu
Thường thỡ Cụng ty giao cho cơ sở sản xuất thực hiện do tại cơ sở cú đủ điều kiện về lao động, vật liệu bao gúi, chền lút. Mặt hàng gốm sứ là mặt hàng đặc biệt đễ vỡ, kớch thước to nhỏ khỏc nhau, một loại sản phẩm cũng cú nhiều kớch thước khỏc nhau nờn đúng gúi phải tuỳ thuộc vào hàng hoỏ và bao bỡ thớch hợp đồng thời trỏnh đổ vỡ khi vận chuyển. Núi chung cỏc hàng gốm sứ đều được bao gúi lần đầu bằng lớp giấy mềm mịn, sau đú cho vào thựng cỏt tụng và chốn lút cỏc loại vật liệu mềm như giấy, bỡa, xốp, rơm dạ đó qua hun khúi tẩy trựng…cuối cựng đúng thựng gỗ bờn ngoài. Khi đúng gúi song đến cụng đoạn ký mó hiệu vào từng loại sản phẩm để phõn biệt hàng thuộc chủng loại nào để dễ nhận biết. Đồng thời cú thờm hỡnh vẽ để biết là hàng dễ vỡ, khụng xếp chồng, trỏnh va đập…
Kiểm tra hàng hoỏ
Đõy là bước vụ cựng quan trọng, nú đảm bảo cho quyền lợi của cả khỏch hàng cũng như Cụng ty, nú ngăn chặn kịp thời những hiệu quả xấu cú thể xẩy ra và ảnh hưởng tới uy tớn va mối quan hệ buụn bỏn lõu dài. Nhằm đảm bảo cho chất lượng gốm sứ xuất khẩu phự hợp với điều khoản chất lượng trong hợp đồng thỡ trước khi đúng gúi cần tiến hành kiểm tra chất lượng. Muốn kiểm tra hàng gốm sứ cần cú người trong nghề và cú con mắt tinh tường, từ đú với cú thể kiểm tra chớnh xỏc những hàng húa đủ tiờu chuẩn. Đặc biệt hàng gốm sứ khụng thể dựng tiờu chuẩn hoỏ để đỏnh gớa chất lượng mà dựa vào cỏc yếu tố
khỏc như mẫu mó, hỡnh ảnh, trực cảm quan. Dưới đõy là một số cỏch kiểm tra chất lượng hàng gốm sứ:
Khi mua dựng nhún tay chỏ gừ đồ sứ, nếu nghe thấy tiếng kờu coong cong như tiếng kim loại thỡ rừ ràng là đồ tốt, được sản xuất đỳng quy cỏch. Ngượclại, nếu tiếng kờu đục và nặng thỡ đú là đồ kộm chất lượng.
Quan sỏt bề mặt ngoài của đồ vật để xem độ sỏng xỉn của mầu mem, tươi tối, đạm nhạt của cỏc hỡnh vẽ xem cú vết rạn nứt hay khụng.Dựng một que nhỏ gừ nhố nhẹ lờn thành bỏt hay cạnh đĩa, khay. Nếu õm thanh phỏt ra nghe giũn và trong thỡ đú là đồ tốt, nếu õm thanh đục thỡ chứng tỏ trờn mỡnh nú cú gợn rạn nứt nào đú mà chưa nhỡn ra.
Kiểm tra hàng gốm sứ thường được làm tại ngay nơi sản xuất, 100% hàng được kiểm tra độ nung, mầu men, độ búng, hoạ tiết. Đối với hàng theo bộ thỡ thờm vào chỉ tiờu chất lượng về độ đồng đều với cỏc yếu tố trờn.
Ngoài kiểm tra về chất lượng thỡ cũn cần kiểm tra về vệ sinh an toàn thực phẩm, do trong nguyờn liệu đất cao lanh cú hàm lượng chỡ đồng thời cú thờm nhiều chất độc khỏc. Như trong hợp đồng số 01/01/TP.VTT xuất bỏt đĩa cho Cụng ty VIETITAL.st.L.IMPORT-EXPORRT-MILANO-ITALIA, trong hợp đồng cú đũi hỏi về hàm lượng chỡ trong sản phẩm gốm phải ở mức an toàn của EU. Khi Cụng ty thuờ kỹ thuật viờn xuống xưởng sản xuất kiểm tra nguyờn liệu thỡ phỏt hiện hàm lượng chỡ vượt quỏ mức cho phộp nhiều lần, Cụng ty đó yờu cầu bờn sản xuất thay nguyờn liệu khỏc phự hợp với chất lượng đó thoả thuận trong hợp đồng. Cuối cựng khi thành phẩm được hoàn thành đạt tiờu chuẩn về chất lượng và hợp đồng được hoàn thành đỳng thời hạn.
3. Thuờ tàu và mua bảo hiểm hàng gốm sứ xuất khẩu
Nếu trong hợp đồng, nghĩa vụ thuờ tầu và mua bảo hiểm thuộc bờn Cụng ty thỡ Cụng ty sẽ thực hiện nghĩa vụ này.
3.1. Thuờ tàu
Gốm sứ là hàng kồng kềnh, giỏ trị khụng cao nờn vận chuyển bằng đường tầu biển. Cụng ty thường thờu tàu của cỏc hóng tàu nước ngoài kinh doanh tại VIệt Nam như cỏc hóng MAERSK SEALAND (trụ tại V Tower.649 Kim
Mó.HN) chuyờn chở hàng sang Chõu Âu, APL Vietnam Limited (5 th Floor.43 Trần Xuõn Soạn.HN) sang Trung Đụng, GEMARTRANS LTD (108 Lũ Đỳc.Hai Bà Trưng.HN), WAN HAI (Vạn Hải của Nhật Bản) chuyờn chở hàng tới cỏc vựng chõu Á Thỏi Bỡnh Dương rồi hóng K.LINE, INDO-TRANS.LOGISTICS, VINATRANS, VIETRANS…Cụng ty thụng bỏo tới cỏc hóng tàu về hàng hoỏ cần chuyờn chở, số lượng, chủng loại, nơi đến, xếp hàng khụng đủ 1 container, vào container 20 hay 40 feet. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Cỏc hóng tàu sau khi xem xột sẽ thụng bỏo lại Cụng ty với giỏ cú thể, trờn cơ sở đú Cụng ty sẽ chọn giỏ thấp nhất để ký hợp đồng thuờ tàu. Khi hợp đồng ký song bờn hóng tàu sẽ thụng bỏo lịch trỡnh và số hiệu của tàu, số hiệu container để Cụng ty cú kế hoạch chuyển hàng hoỏ đỳng nơi, đỳng chỗ và khớp với thời gian.Về phớa Cụng ty cú nghĩa vụ thanh toỏn tiền đỳng hạn. Như tại hợp đồng 01/01/TP.VTT xuất hàng sang Italia Cụng ty đó thuờ hóng tầu MAERSK SEALAND để chuyờn chở tới cảng Hải phũng và lưu bói tại Chựa Vẽ.
3.2. Mua bảo hiểm hàng gốm sứ xuất khẩu
Trong hợp đồng với giỏ CIF, Cụng ty thực hiện nghĩa vụ mua bảo hiểm, với hàng gốm sứ. Cụng ty chọn tổng cụng ty bảo hiểm Việt Nam (Bảo Việt), mua bảo hiểm chuyến.
Đầu tiờn, Cụng ty làm giấy yờu cầu bảo hiểm, Bảo việt sẽ cấp mẫu in sẵn với nội dung ghi: loại hàng hoỏ, chủng loại cần bảo hiểm, giỏ trị hàng, quy cỏch đúng gúi, cảng đến, cảng đi, tờn tàu, điều kiện yờu cầu bảo hiểm (giỏ trị mua bảo hiểm thường bằng 110% CIF). Sau khi khai vào tờ khai, Cụng ty nộp lại cho Bảo Việt để họ xem xột nội dung và chấp nhận nhận bảo hiểm hàng hoỏ, tiếp đú Bảo Việt phỏt đơn bảo hiểm cho Cụng ty giấy chấp nhận bảo hiểm, Cụng ty cú nghĩa vụ thanh toỏn tiền đỳng hạn. bước này diễn ra thực tế thực hiện rất nhanh chúng và đơn giản.
4.Làm thủ tục thụng quan và giao hàng cho người vận tải
4.1. Thủ tục thụng quan
Cụng ty sẽ tiến hành khai bỏo hải quan, nếu là ở chi nhỏnh tại Hải Phũng thỡ đến cơ quan Hải quan Hải Phũng, cũn nếu tại tại Hà Nội thỡ đến cơ quan Hải
quan Hà Nội. Để làm thủ tục hải quan, đầu tiờn Cụng ty phải khai vào tờ khai hải quan với nội dung theo mẫu HQ/2002-XK mầu xanh với nội dung bao gồm tờn người hay đơn vị xuất khẩu, mó số thuế, phương tiện vận tải, số hiệu, ngày khởi hành, ngày đến, tờn hàng, số lượng hàng, số lượng tờ khai phụ lục…Hiện nay Cụng ty đó dần chuyển khai hải quan qua mạng cho nhanh và tiết kiệm chi phớ.
Với hàng gốm sứ thỡ tờ khai quy định tờn hàng theo mó hiệu, cựng kớch thước sản phẩm. Do mỗi chủng loại hàng gốm sứ đều cú kớch thước khỏc nhau nờn ngoài tờ khai hải quan ra thỡ cần kốm thờm tờ khai phụ lục mầu vàng ghi chi tiết từng loại hàng gốm sứ. Như trong hợp đồng số 320/2001/07 xuất hàng ấm chộn mỹ nghệ của Thỏi Bỡnh qua Rumania cú tờ phụ lục như sau:
ANNEX 01 OF CONTRACT NO 320/2001/07 Specification Unit Quantity
Unit price (Rbl) FOB Hai phong Port Total amount (Rbl) 1 2 3 4 Teapot set TB4-026 TB4-022 TB3010/A(16cm.32cm) TB5-011/B(11cm.12,5cm) /C(8,6cm.18cm) TB5-26/6/B(9,5cm.12cm) /C(12,4cm.19cm) TB5-009/D(10,8cm.17cm) Set - pc - - - - 3,000 3,000 4,000 4,500 4,500 6,000 5,000 4,500 30,00 30,00 5,70 4,75 4,75 2,85 3,30 4,75 90,000 90,000 22,800 21,375 21,375 17,100 16,500 21,375 300,525 (Say: transferable Rouble three hundred thausand and five hundred twenty five only)
Sau khi khai song, Cụng ty nộp bộ hồ sơ hàng gốm xuất khẩu cho cơ quan hải quan duyệt, xin đăng ký kiểm hoỏ và đăng ký xuất hàng. Bộ hồ sơ hàng xuất khẩu cú đầy đủ cỏc bộ giấy tờ sau:
Tờ khai hải quan hàng hoỏ xuất khẩu Hợp đồng ngoại và L/C.
Hợp đồng mua bỏn hàng hoỏ.
Hoỏ đơn thương mại (Commercial). *Cỏc chứng từ khỏc như kốm theo: Bản khai chi tiết (Specification). Phiếu đống gúi (Detailed parking list).
Giấy chứng nhận xuất sứ của Bộ Thương Mại Việt Nam (Certificate of origin from A by the Chamber of Commerce of Viet Nam-C/O).
Giấy chứng nhận chất lượng của Việt Nam (Certificate of quality by Vinacontrol-C/Q).
Bảo hiểm đơn của Bảo Việt với giỏ 110% giỏ trị hàng ghi trờn phiếu thanh toỏn (Insurance Policy covering all risk of Bao Viet for 110% invoir value).
Giấy chứng nhận an toàn thực phẩm (Santinary certificate).
Hải quan chấp nhận bộ hồ sơ và hẹn ngày đến kiểm định hàng hoỏ, kiểm tra hàng hoỏ do bờn TOCOTAP chọn làm địa điểm. Thường thỡ Cụng ty chọn nơi kiểm tra hàng tại nơi sản xuất vỡ cỏch này vừa tận dụng lao động ở xưởng vừa tiết kiệm chi phớ bốc dỡ. Tuy nhiờn ta phải chở cỏn bộ hải quan phụ trỏch địa điểm đú đến nơi để kiểm tra hàng. Hải quan kiểm tra song cho phộp hàng được xuất khẩu bằng cỏch đỏnh dấu vào mặt sau tờ khai hải quan và tiến hành kẹp trỡ cho container. Cỏnh chọn địa điểm này tuy tiện nhưng tiềm tàng rủi ro vỡ nếu khụng cẩn thận đi theo hàng trong lỳc vận chuyển đến tận cảng thỡ trờn đường khụng cú người giỏm sỏt hàng cú thể bị đổi. Hay khi hàng đến bói để container hải quan bói thấy nghi vấn cú thể kiểm tra lần 2, ra cảng hải quan cảng cú thể kiểm tra lần 3…
Do giao hàng chủ yếu bằng container, nờn Cụng ty thường tiến hành giao container cho bói (hoặc trạm) container để nhận biờn lai xếp hàng. Sau đú biờn lai này sẽ được đổi thành vận đơn khi tàu khởi hành.
Giao hàng theo điều kiện FOB tại cảng, vớ dụ tại Hải Phũng thỡ bờn nhập