TỐN TẠI CƠNG TY XUẤT NHẬP KHẨU TẠP PHẨM: 1. Khái quát chung về Cơng ty:
1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Cơng ty Xuất nhập khẩu tạp phẩm:
Tổng Cơng ty Xuất nhập khẩu tạp phẩm Hà Nội, tên giao dich quốc tế là VN National Sundrise Import-Export. Được thành lập ngày 5 tháng 3 năm 1956 trực thuộc Bộ cơng thương. Theo quyết định số 333/TM-TCCB về việc sắp xếp lại doanh nghiệp nhà nước do Bộ thương mại ban hành ngày 31 tháng 3 năm 1993, Tổng cơng ty được đổi thành Cơng ty Xuất nhập khẩu tạp phẩm Hà Nội trực thuộc Bộ thương mại, trụ sở chính đặt tại 36 phố Bà Triệu, quận Hồn Kiếm, thành phố Hà Nội. Đây là một Cơng ty cĩ bề dày lịch sử về làm ăn buơn bán trong nước và quốc tế lâu đời nhất Việt Nam. Cơng ty được xác lập quan hệ với trên 70 nước cả trên khu vực cũng như trên tồn thế giới. Hoạt động của Cơng ty khơng chỉ giới hạn trên hoạt động xuất nhập khẩu đơn thuần mà mở rộng ra nhiều lĩnh vực kinh doanh khác, như tiếp nhận gia cơng lắp ráp, sản xuất theo mẫu mã kiểu dáng của khách hàng, đổi hàng, hợp tác với xí nghiệp sản xuất hàng xuất khẩu, hợp doanh với các đại lí hàng xuất nhập khẩu. Cơng ty là một đơn vị hạch tốn độc lập, cĩ tư cách pháp nhân, tự chủ về mặt tài chính, cĩ tài khoản VNĐ và ngoại tệ tại ngân hàng và cĩ con dấu riêng, Cơng ty hoạt động theo luật pháp nước CHXHCN Việt Nam, theo điều lệ tổ chức của Cơng ty.
1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh và tổ chức bộ máy của Cơng ty.
Trong những năm gần đây hoạt động kinh doanh của Cơng ty đã từng bước ổn định phù hợp với sự phát triển của kinh tế thị trường. Cơng ty khơng chỉ giới
hạn trong lĩnh vực xuất nhập khẩu đơn thuần mà đã mở ra nhiều lĩnh vực kinh doanh khác.
Trong cơng tác hiện nay, ngồi cơng tác khắc phục những hậu quả của cơ chế cũ, khi chuyển sang nền kinh tế thị trường cĩ sự điều tiết của nhà nước. Cơng ty đã tổ chức vận hành tốt bộ máy kinh doanh, phát huy chủ động, sáng tạo trong kinh doanh, từng bước thích ứng với cơ chế mới, đồng thời phát huy được thế mạnh, từng bước phát triển. Do đĩ, Cơng ty đã đạt được những thành quả đầy khích lệ, bước đầu duy trì nâng cao đời sống cán bộ cơng nhân viên tồn Cơng ty.
Bộ máy quản lý của Cơng ty được tổ chức thành các phịng ban và
các đơn vị trực thuộc theo sơ đồ sau:
Tổng giám đốc Phĩ tổng giám đốc Phịng tổ chức v quản lý lao động Phịng tổng hợp Phịng h nh chính quản trị Phịng kế tốn t i chính Phịng kinh doanh xuất nhập khẩu: XNK số 1 ………… XNK số 8 Các đơn vị trực thuộc Cơng ty Các chi nhánh tại các tỉnh
Nhiệm vụ các phịng ban:
Phịng tổ chức và quản lý lao động: Tổ chức quản lý lao động của Cơng ty theo nhiệm vụ của Cơng ty, yêu cầu điều động, sắp xếp bố trí lao động của Tổng giám đốc trên cơ sở nắm vứng những quy định của tổ chức, lao động, tiền lương theo quy định của bộ luật lao động. Làm kế hoạch tuyển dụng lao động theo mục đích sản xuất kinh doanh, giải quyết khiếu lại, vướng mắc, quyền lợi của người lao động trong Cơng ty, bảo vệ chính trị nội bộ, phịng gian bảo mật.
Phịng tổng hợp: Tổng hợp các vấn đề đối nội, đối ngoại, sản xuất kinh doanh. Thu thập, nắm bắt kịp thời các thơng tin mới nhất trong và ngồi nước cĩ liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Cơng ty.
Phịng kế tốn tài chính: Với chức năng giám đốc tiền tệ thơng qua quản lý tiền vốn và tài sản của Cơng ty, phịng cĩ chức năng:
+ Hướng dẫn các đơn vị sản xuất kinh doanh về nghiệp vụ mở sổ sách, theo dõi hoạt động của đơn vị theo quy định của chế độ báo cáo thống kê kế tốn, hạch tốn nội bộ theo quy định của Cơng ty và hướng dẫn của Bộ tài chính.
+ Kiểm tra, kiểm sốt các phương án kinh doanh đã được Tổng giám đốc duyệt. Thường xuyên đối chiếu chứng từ hạch tốn chính xác. Tham gia gĩp ý kiến và chịu trách nhiệm về kiến nghị của mình của từng phương án kinh doanh cụ thể, xác định kết quả kinh doanh để tính trả lương cho các đơn vị. Xây dựng phương thức quy chế, hình thức cho vay vốn của Cơng ty, bảo lãnh ngân hàng, nắm chắc quá trình lưu chuyển vốn của hợp đồng, phương án nhằm ngăn chặn nguy cơ sử dụng vốn kém hiệu quả. Khơng để cho tình trạng này xảy ra vì buơng lỏng quản lý, vi phạm nguyên tắc quản lý tài chính, tiền tệ.
+ Lập quỹ dự phịng để giải quyết các phát sinh bất lợi trong sản xuất kinh doanh. Chủđộng xử lý khi cĩ những thay đổi tổ chức, nhân sự, lao động cĩ
liên quan đến tài chính. Trích lập các quỹ, quỹ phát triển kinh doanh luơn ở mức lớn hơn 50% và quỹ dự phịng ở mức nhỏ hơn 10%.
Phịng hành chính quản trị: Phục vụ sản xuất kinh doanh và quản lý hành chính, văn thư lưu trữ dữ liệu, hồ sơ chung, phương tiện thiết bị đã mua sắm để phục vụ quản lý và điều hành sản xuất kinh doanh trong tồn Cơng ty cĩ hiệu quả và tiết kiệm chi phí.
+ Cất giữ, bảo quản, giữ gìn những tài sản hiện cĩ khơng để hư hỏng, mất mát, xuống cấp hoặc xảy ra cháy nổ.
+ Đề xuất mua sắm các phương tiện làm việcvà các nhu cầu sinh hoạt của Cơng ty, sửa chữa, bảo vệ an tồn Cơng ty.
Các phịng kinh doanh: Tổ chức hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu theo điều lệ giấy phép kinh doanh của Cơng ty.
1.3 Tổ chức bộ máy kế tốn.
1.3.1 Tổ chức bộ máy kế tốn của Cơng ty.
Cơng ty Xuất nhập khẩu tạp phẩm Hà nội là một đơn vị hạch tốn kinh doanh độc lập. Theo quy định của bộ thương mại, Cơng ty được quyền tự chủ về mặt tài chính, tự tổ chức kinh doanh theo quy định của nhà nước. Vì thế, phịng kế tốn tài chính của Cơng ty cĩ nhiệm vụ tổ chức quản lý tài chính, hạch tốn với tư cách là đơn vị hạch tốn độc lập. Bộ máy kế tốn của Cơng ty tổ chức hình thức kế tốn tập trung.
Để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh, tại Cơng ty đã áp dụng chếđộ kế tốn do bộ tài chính ban hành.
Năm tài chính của Cơng ty bắt đầu từ 1/1 đến 31/12 hàng năm. Tại Cơng ty, việc phân tích hoạt động kinh doanh được tiến hành mỗi năm một lần theo quy định hiện hành.
Do áp dụng kế tốn tập trung nên tại các chi nhánh Hải Phịng, TP. Hồ Chí Minh kế tốn tiến hành thu thập chứng từ xử lý ban đầu sau đĩ gửi lên phịng kế tốn Cơng ty để tổng hợp.
Phịng kế tốn của Cơng ty gồm 10 người được phân cơng phụ trách các phần hành kế tốn cụ thể.
Trưởng phịng kế tốn tài chính (kiêm kế tốn trưởng) chịu trách nhiệm điều hành chung cơng tác hạch tốn của Cơng ty và các đơn vị trực thuộc. Là người trực tiếp thơng tin báo cáo kế tốn lên Tổng giám đốc, cơ quan Nhà nước cĩ thẩm quyền và chịu trách nhiệm về các thơng tin và số liệu báo cáo, giúp giám đốc lập phương án tự chủ tài chính.
Phĩ phịng kế tốn giúp việc trưởng phịng và thay trưởng phịng kế tốn chịu trách nhiệm điều hành chung cơng tác kế tốn của Cơng ty khi trưởng phịng đi vắng. Đồng thời quản lý các nghiệp vụ tiền gửi, tiền vay ngân hàng.
Kế tốn tổng hợp: cĩ trách nhiệm kiểm tra đối chiếu tất cả các tài khoản vào cuối tháng, quý, năm. Lập các biểu kế tốn, báo cáo quyết tốn, bảng cân đối tài khoản, báo cáo kết quả kinh doanh.
Các nhân viên phụ trách phần hành kế tốn.
+ Kế tốn hàng hố phụ trách việc xuất nhập khẩu của một phịng cụ thể, chịu trách nhiệm lượng hàng xuất nhập khẩu và theo dõi tiền hàng.
+ Kế tốn chi phí kiêm kế tốn máy: Tập hợp, phân bổ mọi chi phí kinh doanh của Cơng ty cho hợp lý. Đồng thời cĩ trách nhiệm tập hợp số liệu để đưa và máy vi tính, kiểm tra số liệu của báo cáo kế tốn và bảng tổng kế tài sản.
+ Kế tốn tiền lương và thanh tốn nội bộ: Cĩ trách nhiệm về các khoản chi trong nội bộ Cơng ty.
+ Kế tốn thanh tốn đối ngoại: Thực hiện các giao dịch với ngân hàng, chịu trách nhiệm về các khoản thanh tốn với nước ngồi, kiểm tra và quản lý chứng từ ngoại.
+ Kế tốn tài sản cố định: Theo dõi sự tăng giảm tài sản cố định, tính và trích khấu hao tài sản cốđịnh theo chế độ quy định.
+ Thủ quỹ: Quản lý giám sát số lượng tiền xuất nhập quỹ và tiền gửi ngân hàng.
+ Các nhân viên tại các chi nhánh, đơn vị trực thuộc: Cĩ trách nhiệm thu thập, xử lý sơ bộ chứng từ, định kỳ gửi về phồng kế tốn của Cơng ty để theo dõi tập trung.
Mơ hình tổ chức kế tốn. Sơđồ phịng kế tốn:
1.3.2 Hình thức tổ chức ghi sổ kế tốn.
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của cơng tác kế tốn, đặc điểm kinh doanh của Cơng ty cũng như các hoạt động kế tốn, tài chính của Cơng ty gắn
Trưởng phịng kế tốn Phĩ phịng kế tốn Kế tốn tổng hợp Phĩ phịng t i chính Bộ phậ n kế tốn h n g Bộ phậ n kế tốn h n g Bộ phậ n kế tốn h n g Bộ phậ n kế tốn h n g Bộ phậ n kế tốn h n g Bộ phậ n kế tốn h n g Các nhân viên kế tốn đơn vị trực
liền với mức độ phức tạp của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà Cơng ty lựa chọn hình thức kế tốn chứng từ ghi sổ.
Việc lựa chọn hình thức ghi sổ cái, doanh nghiệp đăng ký với Bộ tài chính, đồng thời tuân thủ các quy định về hệ thống sổ sách và phương pháp ghi chép theo hình thức kế tốn đã lựa chọn. Việc Cơng ty lựa chọn hình thức chứng từ ghi sổ là phù hợp với nội dung kinh tế phát sinh, đặc biệt hình thức này cĩ ưu điểm là đơn giản, dễ kiểm tra.
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra
Sơ đồ trình tự sổ kế tốn của cơng ty xuất nhập khẩu tạp phẩm
Chứng từ gốc Sổ quỹ Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chứng t g c Sổ thẻ kế tốn chi ti t Sổđăng ký chứng từ ghi s Sổ cái Bảng tổng hợp chi ti t Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo
II. HẠCH TỐN QUÁ TRÌNH XUẤT KHẨU HÀNG HỐ TẠI CƠNG TY XÚÂT NHẬP KHẨU TẠP PHẨM
1. Đặc điểm quá trình xuất khẩu hàng hố Phương thức xuất khẩu hàng hố: Phương thức xuất khẩu hàng hố:
Hiện nay cơng ty xuất nhập khẩu tạp phẩm đang xuất khẩu hàng hố theo phương thức xuất khẩu trực tiếp.
Xuất khẩu trực tiếp: Tổng cồng ty gửi đơn chào hàng, cung cấp mẫu mã vế quy cách về chất lượng, chủng loại... đối với khách hàng mới hoặc xem xét yêu cầu mua hàng với những mặt hàng truyền thống. sau khi xem xét cân nhắc tuỳ theo yêu cầu mua hàng và nếu được đối tác đồng ý thì hai bên sẽ đi đến ký kết hợp đồng ngoại thương và tiến hành thực hiện hợp đồng. Cơng ty trực tiếp ký kết hợp đồng ngoại thương và thu mua hàng hố để xuất bán cho các đối tác nước ngồi.
Phương thức thanh tốn:
Tuỳ từng hợp đồng xuất khẩu mà phương thức thanh tốn là khác nhau, nhưng cơng ty thường tổ chức thanh tốn bằng hai phương thức chính đĩ là phương thức tín dụng chứng từ( L/C) Và phương thức thanh tốn tìên hàng xuất khẩu theo hình thức trả trước hoặc trả sau thơng qua ngân hàng quốc tế.
2. Chứng từ kế tốn và tài khoản sử dụng trong kế tốn nghiệp vụ xuất khẩu xuất khẩu
Chứng từ sử dụng trong xuất khẩu hàng hố rất nhiều, chúng phát sinh ở các thời điểm khác nhau. Chứng từ kế tốn thương sử dụng ở cơng ty bao gồm:
- Hợp đồng ngoại.
- Hố đơn thương mại ( Commrcial Invoice ). - Bảng kê đĩng gĩi (Packink list).
- Vận đơn B/L (Bill of lading ).
- Chứng từ thanh tốn: Phiếu chi tiền mặt, giấy báo cĩ của ngân hàng...
2. 2. Tài khoản sử dụng:
Khi phản ánh nghiệp vụ tiêu thụ hàng hố xuất khẩu, kế tốn cơng ty sử dụng các tài khoản hiện hành do bộ tài chinh ban hành. Do cơng ty áp dụng phương pháp hạch tốn là phương pháp kê khai thường xuyên nên khơng dùng các tài khoản dùng chơ kiểm kê định kỳ.
Để phục vụ cho nhu cầu quản lý tại cơng ty , các tài khoản được mở chi tiết phù hợp hoạt động kinh doanh xuất khẩu. dưới đây là những tài khoản chủ yếu:
* TK 131: phải thu của khách hàng.
- TK 1312: phải thu của khách hàng nước ngồi. - TK 1311: phải thu khách hàng trong nước. * TK 138: phải thu khác.
* TK 511: Doanh Thu.
*Các tài khoản thanh tốn chi phí trong quá trình gửi hàng xuất khẩu : 111,112....
3. Phương pháp hạch tốn nghiệp vụ xuất khẩu tại cơng ty xuất nhập khẩu tạp phẩm khẩu tạp phẩm
Vì nghiệp vụ xuất khẩu của cơng ty chỉ cĩ xuất khẩu trực tiếp nên:
Thơng thường khi nhận được hợp đồng xuất khẩu thì cơng ty tiến hành thu mua hàng hố. Như vậy,hàng hố thu mua chủ yếu được xuất khẩu ngay chứ khơng nhằm mục đích dự trữ. Vì vậy, khi xác định gía vốn hàng xuất khẩu, kế tốn xác định theo phương pháp giá thực tế đích danh. Nghĩa là, khi xuất lơ hàng thì giá vốn hàng xuất kho chính là giá thực tế xuất kho lơ hàng đĩ. Doanh thu được ghi nhận theo tỷ giá thực tế. Gía bán hàng xuất khẩu được ghi nhận ngay trong hợp đồng.
Phương pháp định giá căn cứ vào điều kiện cơ sở giao hàng trong hợp đồng. Cơng ty thương áp dụng một trong hai loại giá FOB (Free On Board ) và giá CIF (Cost InSurance Freight ).
Giá FOB =trị giá hàng mua +chi phí tái sản xuất (chi phí bốc dỡ, bảo quản...).
Giá CIF = trị giá hàng mua + chi phí bảo hiểm + chi phí vận chuyển.
Tuỳ theo từng trường hợp cụ thể mà cơng ty xuất khẩu hàng hố theo giá CIF hoặc giá FOB. Tuy nhiên, Cơng ty thường xuất hàng theo gía FOB và rất ít dùng gía CIF.
a) Trường hợp xuất khẩu hàng hố theo giá FOB . - Khi mua hàng gửi thẳng xuất khẩu
Nơ TK 157: Gía mua của hàng hố chuyển thẳng đi xuất khẩu. Nơ TK 133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ.
Co TK cĩ liên quan (111,112,331,....) : Tổng giá thanh tốn của hàng thu mua để xuất khẩu.
- Khi xuất kho hàng hố chuyển đi xuất khẩu, căn cứ vào phiếu xuất kho
No TK 157: trị giá thức tế hàng gửi đi xuất khẩu. Co TK 156: trị giá thực tế hàng xuất kho xuất khẩu.
- Khi hàng xuất khẩu đã hồn thành các thủ tục xuất khẩu, căn cứ vào chứng từ đối chiếu, xác nhận về số lượng, giá trị hàng hố thực tế xuất khẩu, căn cứ thực tế xuất khẩu, Cơng ty lập hố đơn GTGT, kế tốn ghi các bút tốn sau:
Trị giá ghi cửa hàng đã hồn thnàh việc xuất khẩu:
Nợ TK 632: ghi tăng giá vốn hàng tiêu thụ.
Cĩ thiết kế 157: Kết chuyển giá vốn hàng đã xuất khẩu. - Doanh thu hàng xuất khẩu:
Nợ liên quan (1112.1122,131): Tổng số tiền hàng đã thu hay phải thu theo tỷ giá hạch tốn.
Nợ TK 635 Phần chênh lệch tỷ giá thực tế > tỷ giá hạch tốn, hạch Cĩ TK 515: phần chênh lệch tỷ giá (thực tế < hạch tốn). Cĩ TK511: doanh thu hàng xuất khẩu tính theo tỷ giá thực tế. Phản ánh số thuế xuất khẩu phải nộp:
Nợ TK 511: ghi giảm doanh thu hàng xuất khẩu.
Cĩ TK 333 (3333 – thuế xuất khẩu): Số thuế phải nộp. Khi nộp thuế