II. HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG ISO-9000:2000 1 Quá trình hình thành và phát triển của bộ ISO-9000:
4. Đào tạo nhận thứ c:
Đây là công việc rất quan trọng công ty cần chú trọng việc đào tạo nhằm làm cho mọi người đủ năng lực và trình độ xây duựng thành công hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001. Cần tổ chức chưng trình đào tạo mức độ khác nhau cho cán bộ lặnh đạo và các nhân viên để hiểu rõ các vấn đề liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng.
Hệ thống hiện tại còn tồn tại rất nhiều lõ hổng (như phần thực trạng đã trình bày trên). Nhiều quy trình chưa đáp ứng đượcvới yêu cầu của hệ thống
Giai đoạn 2. Xây dựng và thực hiện hệ thống quản lý chất lượng
5.Viết tài liệu:
Đây là giai đoạn thiết lập cấu hình cơ bản cho hệ thống cho phép kiểm soát các hoạt động cảu tổ chức.Bộ tài liệu thông thường chia làm 4 nấc;
Nấc 1. Sổ tay chất lượng:
Phần1. Bao gồm 2 phần; phần 1 giới thiệu chung về tổ chức giới thiệu về hệ thống chất lưọng của tổ chức (hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000).
Tuỳ từng giai đoạn khác nhau mà đề ra các chính sách mục tiêu ngắn han , trung hạn, dài han phù hợp với từng giai doạn phát triển khác nhau của hệ thống do đó sổ tay chất lượng phải được xem xét định kì.trong sổ tay chât lượng cần ghi rõ cơ cấu của tổ chức. Trách nhiêm. và quyền hận của cán bộ tổ chức (như đă trình bày ở muc 8 chương I).
Phần 2 Nêu các chính sách chung đối với các yêu cầu của tiêu chuẩn công ty cần diễn giải chi tiết từng yêu cầu đối với từng yêu cầu công ty đã làm gì vd: “Đối với việc đáp ứng tiêu chuẩn giống cây đưa ra trồng tiêu chuẩn là cây đạt trên 2 tầng lá không có sâu bệnh công ty đã giao cho bộ phận kỹ thuật thức hiện tốt việc ươm giống , sử dụng phương pháp chọn mẫu để kiểm tra sâu bệnh trong phòng thí nghiệm. Kết hợp với công nhân vận chuyển cây giông chọn từng cây giống đủ điều kiện trồng (cây đạt trên 2 tầng lá). trong qua trình trồng những cây bị vỡ bầu hoặc bị gãy ngọn xây xước sẽ được công nhân kiến thiết cơ bản loại bỏ”.trong cuốn sổ tay này công ty cần phải liệt kê một cách chi tiết đầy đủ các tiêu chuẩn mà công ty cần đạt tới.
Ngoài 2 phần chính cuốn sổ tay cần có 2 phần phụ đặt ở đầu và cuối cuốn sổ tay. Chỉ rõ tổ chức đã sửa đổi những điều khoản nào trong cuốn sổ tay voà thời gian nào và mục định nghĩa diễn giải từ viết tắt của mình.sổ tay cần có đày đủ thông tin về kiểm soát vd: Như trang đầu tiên cần ghi rõ thông tin kí hiệu người duyệt, người viết, người soát xét..
Nấc 2. Viết quy trình:
Cách thức viết quy trình như sau :
+ Nêu tên quy trình cần đặt số thứ tự cho quy trình + Mục đích (vì sao cần đến quy trình này)
+ phạm vi áp dụng (cần nêu rõ quy trình náy áp dụng cho bộ phận nào ,hệ thống hoặc vấn đề nào ).
VD: Quy trình1: Quy trình KTCB
Trồng mới cây cao su
Chăm Sóc Cây Cao su Khai hoang,giải
Phóng mặt bằng Đào hố 0,6x0,6x0,6
Vườn ươm cây giống
Ghép mầm câygiống
(thời gian 3 tháng)
Mục đích quy trình: Nhằm xây dựng vườn cây cao su đủ tiêu chuẩnđưa vào kinh doanh
Phạm vi áp dụng : áp dụng cho các nông trường , tổ đội KTCB
áp dụng cho kế hoạch trồng mới cao su thường bắt đầu từ tháng 3 khi thời điểm thích hợp cho việc ươm cây giống quy trình này kết thúc khi cây đi vào thanh lý. Quy trình này thực hiện gồm nhiều quy trình con gồm có quy trình 3 và quy trình 5 Quy trình 2
Tuyển lao động
Thông báo tuyển dụng Tiếp nhận hồ sơ
Phân loại hồ sơ Thử việc Tiếp nhận lao động Phân công lao động
Mục đích : Xây dựng các bước tuyển lao động cho công ty Phạm vi áp dụng : áp dụng cho phòng tổ chức
Quy trình này có kèm theo các bản tiêu chuẩn về yêu cầu lao động (trình độ, tay nghề…), và các văn bản quy định trong bộ luật lao động các hợp đồng lao động
Xác định lượng phân bón Vận chuyển phân dến vườn cây
Bỏ phân Lấp đất
Rải đều phân trên các luống
Quy trình 3
Quy trình bón phân
Vườn cây có độ vườn cây có độ dốc
dốc trên 15% dưới 15%
Mục đích quy trình: Xây dựng các bước thực hiện công việc bón phân cho cây cao su trong thời kì kinh doanh
Phạm vi áp dụng : đối với tất cả các công nhân chăm sóc cao su và các hộ gia đình trong việc chăm sóc cao su
Các tài liệu liên quan: các văn bản hướng dẫn kỹ thuật bón phân
Liều lượng bón phân cho cao su khai thác
Năm cạo Hạng đất đạm lân kali N (Kg/ha) ure (Kg/ha) P2O5 (Kg/ha) Lân (Kg/ha) K2O (Kg/ha) KCl (Kg/ha) 1->10 Ia và Ib Ia và Iib III 70 80 90 152 174 196 60 68 75 400 450 500 70 80 90 117 133 150 11->20 Chung 100 217 75 500 100 167
Bản hướng dẫn công việc:
Phân bón hưu cơ đối với cao su khai thác nhóm I. Phân lân nung chảy và phân lân hữu cơ vi sinh được dùng cách nhau luân phiên 1 năm với khối lượng như nhau: phân lân hữu cơ vi sinh phải đủ hàm lượng của 3 chủng loại vi sinh vật(vi sinh phân giải xen lu lô,vi sinh phân giải lân và vi sinh cố định đạm)với hàm lượng P2O5 dễ tiêu >= 3%
Đối với cao su nhóm II phân lân hữu cơ được sử dụng để bón hàng năm Yêu cầu về phân bón thời vụ và cách bón phân
a) yêu cầu :
bón phân dựa trên kết quả chẩn đoán chất dinh dưỡng lượng phân bón bảng trên là lượng phân bón tạm thời khi chưa có kết quả chẩn đoán chất dinh dưỡng . b)Thời vụ bón chia làm 2 lần 1 năm 2/3 số lượng phan N,K và toàn bộ phân lân bón vào tháng 4-5(đầu mùa mưa)khi đủ ẩm lần bón còn lại vào tháng 10.
Cách bón trộn kĩ chia đều lượng phân theo quy định thành băng rông 1-1,5m đối với đất có độ dốc trên 15% thì đào hố bỏ phân cách gốc cao su 1m và lấp kín bằng đất mùn hoặc lá cỏ.
Danh mục nội dung
Người viết quy trình Người soát xet quy trình Người phê duyệt quy trình Ngày ban hành
Lần ban hành Lần sửa đổi1 Lần sửa đổi 2
Quy trình 4 quy trình cạo mũ
Kiểm tra mức độ đạt tiêu chuẩn cạo mũ Đánh dấu điểm cạo
đặt bát hứng mũ Mở miệng cạo Lây mũ từ vườn về nơi tập kết
Mục đích quy trình: các bước thực hiện công việc của công nhân cạo mũ Phạm vi áp dụng : áp dụng cho tất cả các công nhân khai thác trong công ty
Thời điểm thực hiện đối với vườn cao su của công ty cao su Hà Tĩnh là bắt đầu từ tháng 6 tháng7 cạo vào buổi sang khi cây không bị ươt.
Bảng hướng dẫn công việc: Đó là bảng kiểm kê những cây cao su đạt tiêu chuẩn khai thác , bảng hướng dẫn thực hiện các biên pháp cạo mũ (biện pháp cạo úp và biện pháp cạo ngửa)
danh mục nội dung
ngời viết quy trình ngời soát xet quy trình ngời phê duyệt qy trình ngày ban hành
lần ban hành lần sửa đổi1 lần sửa đổi 2
Quy trình 5. sản xuất giống
Lựa chọn giống Làm bầu ươm Chọn cành ươm Chăm sóc vườn ươm Lựa chon cây giông đưa vào trồng
7 Mục đích áp dụng: thực hiện quá trình sản xuất cây giông Phạm vi áp dụng : Dành cho công nhân kỹ thuật vườn ươm Tài liệu liên quan các quy trình kĩ thuật về sản xuất giồng (ghi rõ)
Các bản hướng dẫn công việc trong qua trình sản xuất giống(ghi rõ) những công việc đã làm chỉ rõ những sai sót trong công việc cũng như những điều chua làm đuợc theo hưóng dẫn
danh mục nội dung người viết quy trình
ngời soát xet quy trình
ngời phê duyệt quy trình ngày ban hành
lần ban hành lần sửa đổi1 lần sửa đổi 2
Lưu hồ sơ
Nấc 3. các bản hướng dãn công việc kèm theo các quy trình
Nấc 4. ghi hồ sơ : hồ sơ là các biên bản ghi lại các công việc đã thực hiện và là bằng chứng chứng minh rằng tổ chức đã thực hiện công việc này, chỉ ra hiệu quả của công việc và tính phù hợp của các hoạt động đó. Các hồ sơ cần được lưu trữ bảo quản. Tổ chức cần làm các công việc sau :
- Sắp xếp các hồ sơ theo từng nội dung sao cho dễ truy xuất
- Lên danh mục kiểm soát hồ sơ danh mục cần đảm bảo nội dung sau + Tên hồ sơ
+ Nơi sử dụng hồ sơ + Nơi lưu trữ hồ sơ + Thời hạn lưu trữ hồ sơ
+ Định kì các hồ sơ được xem xét về hồ sơ phải được đảm bảo sao cho các thành viên tổ chức nếu có công việc gì liên quan đến hồ sơ thì có thể dễ dàng tiếp cận được với văn bản này.
Trên đây là một số ví dụ về cách thức viết tài liệu. Trong quá trình xây dựng văn bản tài liệu công ty cần trình bày một cách chi tiết và đầy đủ;Các quy trình ,các văn bản,các tiêu chuẩn, các bản hướng dẫn công việc liên quan đến việc sản xuất vận hành lắp đặt máy móc,việc đào tạo nhân viên… để đảm bảo việc hoạch định, tác nghiệp và kiểm soát có hiệu lực các quá trình tổ chức .
Quá trình lập văn bản hồ sơ được chia làm 4 bước: *Bước 1:
Chỉ định người chịu trách nhiệm trong việc xây dựng hệ thống tài liệu Nghiên cứu và diễn giải các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2000
• Bước 2:
Xác định và phân tích khái quát các giai đoạn hoạt động hay quá trình kinh doanh cần có để đảm bẩo công việc được trôi chảyvà có hiệu quả từ lúc nhận hợp đồng đến lúc giao sản phẩm cho khách hàng.
Xem xét khái quát từng quá trình dựa trên những yêu cầu của ISO 9001:2000 để qua đó quyết định yêu cầu nào của tiêu chuẩn là có thể áp dụng đồng thới nhận biết những qúa trình mới nào cần phải tiến hành để thõa mãn mọi yêu cầu cần thiết của tiêu chuẩn.
*Bước3
Phân tích chi tiết từng quá trình để đánh giá trình độ hiện tại của quá trình, xác định những điểm cần phải thay đổi cho phù hợp với những điểm cần thay đổi cho phù hợp với tiêu chuẩn.Nội dung công việc cần làm trong buớc này là:
*Xem xét cách thức tiến hành , hiện hành của quá trình,mục đích phạm vi và trách nhiệm các công việc cấu tạo nên quá trình, trình tự và các kết quả đầu ra của chúng.
• so sánh với các yêu cầu của tiêu chuẩn để tìm ra các lỗ hổng, trên cơ sở đó lập kế hoạch xây dựng hệ thống quản lý chất lượng cho tổ chức.
Viết hệ thông tài liệu bao gồm cả việc xem xét , thử nghiệm, phê duyệt và ban hành. Tổ chức cần lập danh mục các tài liệu cần viết, phân công người viết và lập tiến độ cụ thể.
7.Thực hiện hệ thống quả lý chất lượng
Sau khi hoàn tất việc xây dựng văn bản của hệ thống quản lý chất lượng tổ chức công bố chỉ thị về việc thực hiện quyết định ngày tháng áp dụng hệ thống mới và gửi hướng dẫn thực hiện.
Khi đưa hệ thống vào thực hiện nhóm công tác chịu trách nhiệm điều hành quá trình hoạt động . đồng thời tiếp thu ý kiến của người trực tiếp thực hiện công việc đó để có những sử đổi phù hợp làm cho quá trình hoạt động có hiệu quả.
5. Đánh giá nội bộ
Sau khi hoàn tất việc xây dựng văn bản của hệ thống quản lý chất lượng.Tổ chức công bố chỉ thị về việc thực quyết định ngày tháng áp dụng hệ thống mới và gửi hướng dẫn thực hiện .
Khi đưa hệ thống văn bản vào hoạt động nhóm công tác chịu trách nhiệm điều hành quá trình hoạt động đồng thời tiếp thu ý kiến của những người trực tiếp thực hiện công việc đóđể có những sửa đổi phù hợp làm cho quá trình hoạt động có hiệu quả nhất.
Sau khi hệt thống quản lý chất lượng được triển khai một thời gian công ty cần xem xét đánh giá chất lượng nội bộ. Để xem xét sự phù hợp và hiệu lực của hệt thống. Một số cán bộ của tổ chức cần được đào tạo để có thể tiến hành đánh giá chất lượng nội bộ . Cần đề xuất và tiến hành các hành động khắc phụcđối với bất kì sai sót nào trên cơ sở các kết quả đánh giá .
9. cải tiến các văn bản và các hoạt động
Dựa vào kết quả đánh giá chất lượng nội bộ , nếu xét thấy cồn những điểm chưa phù hợp với yêu cầu của tiêu chuẩn thì tổ chức sẽ tiến hành hiệu chỉnh cẩi tiến hệ thống văn bản và cẩi tiến các hoạt động trong quá triình thực hiện hệ thống.
Giai đoạn 3: chứng nhận
10. đánh giá trước chứng nhận
Sau khi nhận thấy hệ thống quản lý chất lượng của công ty không còn sai sót ttỏ chức sẽ lựa chọn tổ chức chúng nhận và đăng kí chứng nhận. Tổ chức chứng nhận sẽ tiến hành đánh giá toàn bộ hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức theo yêu cầu của ISO 9001:2000 mọi sự không phù hợp hay những lưu ý được phát hiện trong quá trình sẽ được thông báo cho tổ chức.