- Giảm thiểu rủi ro và khó hiểu: do tất cả các điện SWIFT đều được chuẩn
4.3.1.1 Nhóm đề xuất về mô hình tổ chức, xây dựng quy chế, quy trình TTQT trong hệ thống
hệ thống
a) Xây dựng mô hình hoạt động TTQT tập trung thống nhất và chuyên sâu trong toàn hệ thống.
Hiện nay, hoạt động TTQT tại BIDV đang được thực hiện dàn trải tại hơn 50 chi nhánh trực tiếp và rất nhiều chi nhánh không trực tiếp. Để khắc phục tính dàn trải trong hoạt động TTQT, BIDV đã xây dựng và đưa vào vận hành mô hình TTQT tập trung thống nhất, chuyên sâu trong toàn hệ thống từ thàng 9/2004, trong đó đứng đầu là Trung tâm tài trợ thương mại (TFC – Trade Finance Center) có nhiệm vụ xử lý các giao dịch TTQT về mặt nghiệp vụ, các chi nhánh của BIDV đóng vai trò là vệ tinh, là đầu mối tiếp xúc, tư vấn, tiếp thị khách hàng để thu hút và mở rộng hoạt động TTQT. TFC được đặt tại hội sở chính tập trung một đội ngũ cán bộ được đào tạo chuyên sâu về nghiệp vụ TTQT, chuyên xử lý các giao dịch TTQT như phát hành L/C, kiểm tra chứng từ, thanh toán chứng từ, gửi chứng từ nhờ thu, chuyển tiền điện… Đây là những hoạt động mang tính nghiệp vụ, đòi hỏi cán bộ xử lý phải có nhiều kinh nghiệm thực tế, nắm chắc nghiệp vụ, am hiểu thông lệ và tập quán quốc tế, nhằm đảm bảo xử lý giao dịch thấu đáo, tránh các rủi ro tác nghiệp có thể phát sinh. Các hồ sơ, chứng từ liên quan đến các nghiệp vụ này đều phát sinh tại các chi nhánh đầu mối, được chuyển tới TFC bằng các phương tiện như fax, Scan, gửi chuyển phát nhanh.
Các chi nhánh vệ tinh của BIDV là đầu mối giao dịch với khách hàng, tư vấn, quản lý khách hàng, tiếp nhận và chịu trách nhiệm về tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ do khách hàng xuất trình. Các chứng từ sau khi được chuyển về TFC bằng các phương tiện thích hợp sẽ được xử lý tại TFC.
Theo mô hình TFC, Một số chi nhánh có doanh số lớn, trình độ cán bộ đáp ứng yêu cầu của hoạt động TTQT sẽ được trực tiếp thực hiện các giao dịch TTQT trong hạn mức. Các giao dịch vượt hạn mức sẽ được thực hiện tại TFC.
Các hạn mức được xây dựng trên cơ sở năng lực, trình độ trong hoạt động TTQT và mức phán quyết cho vay của từng chi nhánh. Việc quản lý và phê duyệt giao dịch theo hạn mức vừa nâng cao được trách nhiệm của cán bộ tác nghiệp, đẩy nhanh được tốc độ xử lý giao dịch tại chi nhánh, nhưng vẫn đảm bảo an toàn cho các giao dịch có trị giá lớn, hạn chế được các rủi ro có thể xảy ra.
Các chi nhánh nguồn, không được phép thực hiện giao dịch TTQT trực tiếp mà chỉ có chức năng quản lý khách hàng và làm đầu mối giao dịch với khách hàng sử dụng dịch vụ TTQT, bao gồm các nhiệm vụ:
- Tiếp xúc, mở rộng khách hàng sử dụng dịch vụ TTQT.
- Xây dựng hạn mức cho các sản phẩm liên quan đến hoạt động TTQT của các khách hàng tại chi nhánh.
- Trực tiếp nhận hồ sơ, chứng từ từ khách hàng. Đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ, chứng từ theo quy định của từng nghiệp vụ cụ thể và tư vấn cho khách hàng trước khi nhận hồ sơ chứng từ.
- Làm cầu nối trung gian giữa Trung tâm tài trợ thương mại và khách hàng. Việc thành lập và đưa vào vận hành mô hình TFC sẽ góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ TTQT của BIDV, tạo điều kiện phục vụ khách hàng tốt hơn. Bên cạnh đó việc chuyên môn hoá trong xử lý giao dịch sẽ góp phần hạn chế rủi ro, giảm được chi phí trong hoạt động TTQT.
b) Xây dựng quy chế, quy trình hoạt động cho các nghiệp vụ TTQT theo quy định của pháp luật và thông lệ quốc tế, bổ sung và hoàn thiện các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ TTQT.
Hiện nay, khung pháp lý về TTQT của Việt Nam vẫn chưa được hình thành là một trở ngại lớn cho các ngân hàng trong hoạt động TTQT. Ta mới chỉ có luật về thương phiếu mà chưa có các luật điều chỉnh một cách toàn diện các phương thức thanh toán như Tín dụng chứng từ, nhờ thu…Các văn bản pháp luật điều chỉnh các phương thức thanh toán mới chỉ dừng lại ở mức các văn bản dưới luật hướng dẫn hoặc quy định một số nội dung cụ thể, ví dụ như Quyết định số 263 ngày 19/09/1995
về việc ban hành Qui chế trong nghiệp vụ bảo lãnh của ngân hàng thương mại, Quyết định 207/QĐ-NH7 ngày 01/07/1997 về Quy chế mở thư tín dụng nhập hàng trả chậm, Công văn số 931/1997/CV-NHNN7 ngày 17/11/1997 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước về mức ký quỹ tối thiểu cho L/C trả chậm… Việc áp dụng UCP 500, URC 522, URR 525 vào thực tiễn hoạt động tại Việt Nam mới chỉ là tự phát của các ngân hàng mà chưa có một sự hướng dẫn thống nhất từ Chính phủ hoặc Ngân hàng Nhà nước.
Để khắc phục những bất cập này, BIDV Hội sở chính với vai trò chỉ đạo điều hành hoạt động TTQT của cả hệ thống, cần khẩn trương nghiên cứu, ban hành các văn bản hướng dẫn cũng như các văn bản liên quan đến hoạt động TTQT để các chi nhánh có cơ sở triển khai hoạt động như qui chế về hoạt động TTQT, Quy trình TTQT, cơ chế cho vay tài trợ xuất nhập khẩu và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ như Hướng dẫn chuyển nhượng thư tín dụng, Hướng dẫn chiết khấu bộ chứng từ hàng xuất theo L/C, nhờ thu… các văn bản hướng dẫn triển khai thực hiện các sản phẩm dịch vụ TTQT mới.
Quy chế TTQT được ban hành quy định cụ thể về nghĩa vụ, trách nhiệm của các phòng ban, bộ phận liên quan đến giao dịch TTQT tại BIDV và các điều kiện cơ bản để thực hiện giao dịch đó.
Quy trình TTQT được ban hành quy định cụ thể các bước giao dịch thực hiện nghiệp vụ TTQT, trách nhiệm của các cá nhân và bộ phận tham gia vào hoạt động TTQT, các chứng từ cần thiết trong từng loại nghiệp vụ. Quy trình TTQT như một văn bản hướng dẫn trình tự tiến hành các giao dịch TTQT một cách thống nhất trong toàn hệ thống, tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của pháp luật và thông lệ quốc tế, nhằm hạn chế đến mức tối đa các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình tác nghiệp.
Các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ giúp cho các chi nhánh khi có phát sinh giao dịch TTQT có cơ sở pháp lý để thực hiện thống nhất trong toàn hệ thống, tuân thủ pháp luật và các thông lệ quốc tế. Tất cả các văn bản này bổ sung vào hệ thống văn bản pháp luật của nhà nước tạo nên một hành lang pháp lý cho hoạt động TTQT tại BIDV.