Cơ cấu kiểm soát nội bộ cần đ−ợc thiết lập bao gồm những thủ tục để đảm bảo chính sách kinh doanh của ngân hμng đ−ợc tất cả các nhân viên ngân hμng chấp hμnh. Chẳng hạn, cần phải thiết kế các biện pháp kiểm tra để đảm bảo các cán bộ tín dụng sẽ thực hiện các khoản cho vay đúng theo quy định của ngân hμng; các kế toán giao dịch thực hiện đúng các quy trình ngân hμng đã quy định về mở tμi khoản, chuyển tiền,…
1.3.3. Những điểm đặc biệt trong thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ của ngân hμng
Đặc điểm hoạt động kinh doanh của các ngân hμng tiềm ẩn nhiều rủi ro vì vậy khi thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ cần l−u ý những vấn đề sau:
- Các ngân hμng th−ờng có số l−ợng lớn các nghiệp vụ vμ giao dịch trực tiếp bằng tiền mặt, chứng từ có giá… Điều nμy dẫn đến rủi ro cao về thất thoát tμi sản vμ gian lận cả trong công việc bảo quản tμi sản vμ thực hiện giao dịch. Do đó, các ngân hμng th−ờng thiết lập những quy trình hoạt động vμ kế toán thống nhất, hạn chế quyền hạn cá nhân vμ duy trì hệ thống KSNB hữu hiệu.
- Các ngân hμng th−ờng có số l−ợng lớn các nghiệp vụ vμ giao dịch cả về số l−ợng vμ giá trị. Điều nμy đòi hỏi các ngân hμng phải thiết lập hệ thống kế toán vμ kiểm soát nội bộ phức tạp cùng với việc sử dụng rộng rãi hệ thống máy vi tính.
- Các ngân hμng th−ờng có mạng l−ới hoạt động rộng lớn nhiều chi nhánh vμ phòng ban nên đòi hỏi phải phân cấp trách nhiệm vμ quyền hạn lớn trong các chức năng kế toán vμ giám sát.
- Các ngân hμng th−ờng thực hiện nhiều cam kết vμ bảo lãnh lớn. Đây lμ những nghiệp vụ cần đ−ợc báo cáo trong “Các chỉ tiêu ngoμi bảng Cân đối kế toán” các
nghiệp vụ nμy khó đ−ợc phát hiện nếu chúng không đ−ợc ghi chép đầy đủ trong hệ thống sổ sách vμ kế toán của ngân hμng.
- Các ngân hμng th−ờng phải tuân thủ chặt chẽ các quy định của các cơ quan quản lý nhμ n−ớc hữu quan vμ hoạt động trong môi tr−ờng pháp lý đ−ợc quy định chặt chẽ. Tuy nhiên, những quy định nμy cũng th−ờng xuyên đ−ợc thay đổi vμ điều chỉnh.
1.3.4. Hệ thống các nguyên tắc về giám sát ngân hμng của ủy ban Basle
1.3.4.1. Các thμnh phần của Khung kiểm soát nội bộ theo Báo cáo Basle
Khái niệm KSNB ban đầu chỉ nhằm góp phần chống gian lận, sai sót vμ mất mát tμi sản; giờ đ−ợc mở rộng bao gồm cả kiểm soát những rủi ro trong hoạt động kinh doanh vμ quản lý của ngân hμng. KSNB góp phần trong việc đạt đ−ợc mục tiêu đề ra vμ đảm bảo sự tồn tại về mặt tμi chính của một ngân hμng. Theo báo cáo của ủy ban Basel 1998, hệ thống KSNB trong hoạt động ngân hμng bao gồm năm thμnh phần t−ơng hỗ. Các thμnh phần đó bao gồm:
(1)Môi tr−ờng kiểm soát vμ giám sát của Ban lãnh đạo (2)Xác định vμ đánh giá rủi ro
(3)Các hoạt động kiểm soát vμ sự phân công, phân nhiệm (4)Thông tin vμ truyền thông; vμ
(5)Giám sát hoạt động vμ sửa chữa những sai sót.
1.3.4.2. Hệ thống các nguyên tắc theo Khung kiểm soát nội bộ ngân hμng của ủy ban Basle
ủy ban Basle về giám sát ngân hμng đã đề ra 13 nguyên tắc cơ bản cần thiết để thiết kế vμ đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ ngân hμng. Nội dung của các nguyên tắc nh− sau6:
Môi tr−ờng kiểm soát vμ giám sát của Ban lãnh đạo
(1) Nguyên tắc 1:
Hội đồng quản trị có trách nhiệm xét duyệt vμ kiểm tra định kỳ toμn bộ chiến l−ợc kinh doanh vμ những chính sách quan trọng của ngân hμng; Nhận biết những
6
Phần nμy đ−ợc dịch từ tμi liệu “Framework for Internal Control in Banking Organisation – Basle Committee 1998”
rủi ro trọng yếu trong hoạt động ngân hμng, xây dựng những mức rủi ro có thể chấp nhận đ−ợc đối với các rủi ro nμy vμ đảm bảo rằng Ban điều hμnh đã thực hiện các công việc cần thiết để xác định, đo l−ờng, theo dõi, vμ kiểm soát rủi ro nμy; Phê chuẩn cơ cấu tổ chức; vμ đảm bảo rằng Ban điều hμnh giám sát sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ. Hội đồng quản trị chịu trách nhiệm sau cùng về việc thiết lập vμ duy trì một hệ thống kiểm soát nội bộ đầy đủ vμ hữu hiệu.
(2) Nguyên tắc 2:
Ban điều hμnh chịu trách nhiệm thực hiện những chiến l−ợc vμ chính sách mμ Hội đồng quản trị ban hμnh; Nâng cao việc xác định, đo l−ờng, theo dõi vμ kiểm soát những rủi ro phát sinh trong hoạt động của ngân hμng; Duy trì một cơ cấu tổ chức trong đó có sự phân công rõ rμng về trách nhiệm, quyền hạn, vμ các mối quan hệ báo cáo giữa các phòng ban; Đảm bảo rằng đã thực hiện nhiệm vụ một cách hiệu quả; Thiết lập các chính sách kiểm soát nội bộ thích hợp; vμ Giám sát sự đầy đủ vμ hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ.
(3) Nguyên tắc 3
Hội đồng quản trị vμ Ban điều hμnh chịu trách nhiệm nâng cao tiêu chuẩn đạo đức, tính chính trực, thiết lập văn hoá tổ chức trong đó nhấn mạnh vμ lμm cho tất cả nhân viên thấy rõ tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ. Tất cả nhân viên trong ngân hμng cần hiểu rõ vai trò của mình trong quá trình kiểm soát nội bộ vμ thực sự tham gia vμo quá trình đó.
Xác định vμ đánh giá rủi ro
(4) Nguyên tắc 4
Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu đòi hỏi phải nhận biết đánh giá liên tục những rủi ro trọng yếu có thể ảnh h−ởng đến việc hoμn thμnh kế hoạch của ngân hμng. Việc đánh giá phải bao gồm tất cả những rủi ro trong hoạt động của ngân hμng (rủi ro tín dụng, rủi ro chính sách quốc gia, rủi ro thị tr−ờng, rủi ro lãi suất, rủi ro thanh khoản, rủi ro hoạt động, rủi ro pháp lý, rủi ro danh tiếng). Kiểm soát nội bộ cần nhận biết những rủi ro ch−a đ−ợc kiểm soát tr−ớc đây cũng nh− những rủi ro mới vừa phát sinh.
(5) Nguyên tắc 5
Hoạt động kiểm soát lμ một phần thiết yếu trong hoạt động th−ờng nhật của một ngân hμng. Để một hệ thống kiểm soát nội bộ phát huy hiệu quả cần phải thiết lập một cơ cấu kiểm soát thích hợp, trong đó sự kiểm soát đ−ợc xác định ở mỗi mức độ hoạt động. Nghĩa lμ kiểm tra ở cấp cao nhất; kiểm tra hoạt động đối với các bộ phận, phòng ban khác nhau; kiểm tra vật chất; kiểm tra sự tuân thủ những qui định ban hμnh vμ theo dõi những tr−ờng hợp không tuân thủ; cơ chế phê duyệt vμ ủy quyền; cũng nh− cơ chế rμ soát vμ đối chiếu.
(6) Nguyên tắc 6
Một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả cần phải có sự phân công hợp lý vμ các công việc của nhân viên không mâu thuẫn nhau. Cần xác định rõ những lĩnh vực mμ tại đó có thể xảy ra xung đột quyền lợi, giảm thiểu tối đa, vμ tùy thuộc vμo sự giám sát độc lập, thận trọng.
Thông tin vμ truyền thông
(7) Nguyên tắc 7
Một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả cần phải có đầy đủ vμ tổng hợp các thông tin về sự tuân thủ về tình hình hoạt động, tình hình tμi chính, cũng nh− các thông tin thị tr−ờng bên ngoμi ảnh h−ởng đến việc đ−a ra quyết định. Thông tin phải đáng tin cậy, kịp thời, có thể sử dụng đ−ợc vμ đ−ợc trình bμy theo biểu mẫu thống nhất.
(8) Nguyên tắc 8
Một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả cần phải có một hệ thống thông tin đáng tin cậy, có thể đáp ứng tất cả những hoạt động chủ yếu của ngân hμng. Hệ thống nμy phải l−u trữ, sử dụng dữ liệu d−ới hình thức điện tử, an toμn, đ−ợc theo dõi độc lập vμ đ−ợc kiểm tra đột xuất, đầy đủ.
(9) Nguyên tắc 9
Một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả cần phải có kênh truyền thông hiệu quả để đảm bảo rằng tất cả cán bộ - nhân viên đều hiểu đầy đủ vμ tuân thủ triệt để các chính sách vμ thủ tục có liên quan đến trách nhiệm vμ nhiệm vụ của họ vμ đảm bảo
rằng các thông tin cần thiết khác cũng đã đ−ợc phổ biến đến các nhân viên có liên quan.
Giám sát hoạt động vμ sửa chữa những sai sót
(10) Nguyên tắc 10
Tổng thể của một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả đòi hỏi phải đ−ợc giám sát th−ờng xuyên. Việc theo dõi những rủi ro trọng yếu phải lμ công việc hμng ngμy của ngân hμng, cũng nh− lμ việc đánh giá định kỳ của bộ phận kinh doanh vμ kiểm toán nội bộ.
(11) Nguyên tắc 11
Hệ thống kiểm soát nội bộ cần phải có bộ phận kiểm toán nội bộ toμn diện, hiệu quả vμ đ−ợc thực hiện bởi những ng−ời có năng lực, đ−ợc đμo tạo thích hợp, vμ lμm việc độc lập. Nhiệm vụ kiểm toán nội bộ, một phần lμ giám sát hệ thống kiểm soát nội bộ, phải báo cáo trực tiếp cho Hội đồng quản trị hoặc Ban kiểm soát vμ Ban điều hμnh
(12) Nguyên tắc 12
Những sai sót của hệ thống kiểm soát nội bộ đ−ợc phát hiện bởi bộ phận kinh doanh, bộ phận kiểm toán nội bộ, hoặc các nhân viên khác thì phải đ−ợc báo cáo kịp thời cho cấp quản lý thích hợp vμ ghi nhận ngay lập tức. Những sai sót trọng yếu của kiểm soát nội bộ phải đ−ợc báo cáo trực tiếp cho Hội đồng quản trị vμ Ban điều hμnh.
Đánh giá của cơ quan thanh tra ngân hμng về hệ thống kiểm soát nội bộ
(13) Nguyên tắc 13
Cơ quan thanh tra cần yêu cầu tất cả các ngân hμng phải thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu, phù hợp với loại hình, sự phức tạp, rủi ro vốn có trong hoạt động ngân hμng, thích nghi đ−ợc với sự thay đổi mội tr−ờng vμ điều kiện của ngân hμng. Trong tr−ờng hợp, cơ quan thanh tra xác định hệ thống kiểm soát nội bộ của ngân hμng không hiệu quả (chẳng hạn không đáp ứng đ−ợc tất cả các nguyên tắc nêu ra trong báo cáo nμy) thì cơ quan thanh tra ngân hμng sẽ đ−a ra cách xử lý thích hợp.
1.3.5. Kiểm soát nội bộ trong hoạt động kinh doanh chủ yếu của NHTM
Với đặc thù kinh doanh đặc biệt, hoạt động kinh doanh của ngân hμng luôn tiềm ẩn nhiều rủi ro nh−: rủi ro thị tr−ờng, rủi ro tín dụng, rủi ro hoạt động, rủi ro lãi suất, rủi ro ngoại hối, rủi ro danh tiếng, rủi ro chiến l−ợc7. Nh−ng loại rủi ro đ−ợc quan tâm hμng đầu lμ rủi ro tín dụng; do hoạt động tín dụng lμ hoạt động chủ yếu tạo ra doanh thu cho các NHTM hiện nay.
1.3.5.1. Khái niệm rủi ro tín dụng
Rủi ro tín dụng phát sinh khi một hoặc các bên tham gia hợp đồng tín dụng không có khả năng thanh toán cho các bên còn lại. Đối với NHTM rủi ro tín dụng phát sinh trong tr−ờng hợp ngân hμng không thu đ−ợc đầy đủ cả gốc vμ lãi của các khoản cho vay, hoặc lμ việc thanh toán nợ gốc vμ lãi vay không đúng kỳ hạn đã thoả thuận giữa ngân hμng vμ khách hμng vay.
Các nguyên nhân gây ra rủi ro tín dụng
Việc phân tích các nguyên nhân gây ra rủi ro tín dụng có ý nghĩa quan trọng trong việc xác định các hoạt động kiểm soát đối với nghiệp vụ tín dụng, hạn chế rủi ro tín dụng.
Các nguyên nhân th−ờng dẫn đến rủi ro tín dụng:
- Khách hμng vay lâm vμo tình trạng khó khăn về tμi chính nên không có đủ khả năng thanh toán nợ cho ngân hμng.
- Khách hμng vay không có phẩm chất tốt, gian lận.
- Do thiếu thông tin về khách hμng nên ngân hμng đã cho những khách hμng kinh doanh kém hiệu quả vay vốn, vì vậy việc thu nợ gặp khó khăn, đến hạn khách hμng không trả đ−ợc nợ cho ngân hμng.
- Cán bộ ngân hμng bất cập về trình độ hoặc vi phạm đạo đức trong kinh doanh, dẫn đến cho vay khống, cho vay không đúng mục đích, thẩm định dự án đầu t− vμ ph−ơng án kinh doanh không chính xác.
- Giá trị tμi sản đảm bảo tiền vay không đáp ứng đ−ợc yêu cầu thu nợ của ngân hμng.
7
- Ngân hμng quá chú trọng vμo lợi tức, đặt kỳ vọng về lợi tức cao hơn khoản cho vay lμnh mạnh.
1.3.5.2. Quy trình nghiệp vụ tín dụng
Bao gồm 04 giai đoạn:
(1)Quy trình xét duyệt cho vay
- Nhận vμ kiểm tra hồ sơ vay vốn của khách hμng - Thẩm định cho vay
- Quyết định cho vay (2)Quy trình giải ngân
- H−ớng dẫn, nhận hồ sơ giải ngân - Xét duyệt giải ngân
- Thực hiện giải ngân
(3)Quy trình kiểm tra sử dụng vốn
- Xây dựng kế hoạch kiểm tra sử dụng vốn vay - Thực hiện kiểm tra sử dụng vốn vay
- Lập biên bản vμ/hoặc báo cáo kết quả kiểm tra sử dụng vốn vay (4)vμ Quy trình thu hồi nợ vay
- Đôn đốc thu hồi nợ gốc vμ nợ lãi khi đến hạn - Thực hiện thu nợ
- Chuyển nợ quá hạn
- Xử lý tμi sản bảo đảm để thu nợ.
1.3.5.3. Kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ tín dụng ngân hμng vμ quản lý rủi ro tín dụng rủi ro tín dụng
Hoạt động tín dụng lμ hoạt động cơ bản của một ngân hμng vμ tiềm ẩn rủi ro cao. Để đối phó rủi ro tín dụng các ngân hμng lập ra hệ thống kiểm soát phức hợp bao trùm nhiều công đoạn trong quá trình thực hiện một khoản cấp tín dụng nhằm đảm bảo hợp lý rằng:
9 Chu trình xét duyệt tín dụng, giám sát tín dụng đ−ợc thực hiện đầy đủ, kịp thời, có hiệu quả, ngăn ngừa kịp thời những thiếu sót trong hệ thống xử lý.
9 Các dữ liệu cần thiết đ−ợc thu thập, chuyển giao vμ xử lý một cách đầy đủ chính xác, kịp thời giúp cho việc ra quyết định tín dụng có chất l−ợng cao.
9 Rủi ro trong tín dụng đ−ợc quản lý chặt chẽ nhằm ngăn ngừa thất thoát tμi sản vμ có dự phòng rủi ro hợp lý.
9 Tμi liệu, hồ sơ, các tμi sản có liên quan đến nghiệp vụ đ−ợc đảm bảo an toμn. Trên cơ sở tổng kết kinh nghiệm của các NHTM các n−ớc phát triển đã trải qua những rủi ro vμ hoạt động quản trị rủi ro tín dụng, ủy ban Basle đã đ−a ra 17 nguyên tắc hoạt động quản trị rủi ro tín dụng ngân hμng gồm8:
- Nguyên tắc 1: Xây dựng vμ th−ờng xuyên đánh giá chiến l−ợc quản lý rủi ro tín dụng
- Nguyên tắc 2: Xây dựng chính sách vμ quản lý rủi ro ở tất cả các sản phẩm vμ hoạt động
- Nguyên tắc 3: Xác định vμ quản lý rủi ro ở tất cả các sản phẩm tín dụng - Nguyên tắc 4: Xây dựng một hệ thống tiêu chuẩn cấp tín dụng rõ rμng - Nguyên tắc 5: Xây dựng các hạn mức chung vμ cho các cấp
- Nguyên tắc 6: Thủ tục phê duyệt tín dụng rõ rμng
- Nguyên tắc 7: Việc mở rộng tín dụng phải nằm trong tầm kiểm soát - Nguyên tắc 8: Phải có cơ chế quản lý th−ờng xuyên danh mục rủi ro - Nguyên tắc 9: Có hệ thống quản lý các khoản tín dụng cụ thể
- Nguyên tắc 10: Xây dựng hệ thống xếp loại rủi ro nội bộ - Nguyên tắc 11: Có hệ thống thông tin thích hợp vμ hiệu quả - Nguyên tắc 12: Có hệ thống quản lý chất l−ợng danh mục d− nợ - Nguyên tắc 13: Đánh giá đ−ợc các xu h−ớng của nền kinh tế
- Nguyên tắc 14: Có hệ thống đánh giá chất l−ợng quản lý rủi ro tín dụng một cách độc lập
- Nguyên tắc 15: Duy trì mức độ rủi ro ở mức phù hợp với tiêu chuẩn nội bộ