2. 3 Thực tế công tác tổ chức kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng
2.3.1. Hạch toán lao động:
2.3.1.1. Tình hình lao động:
Nh đã trình bày ở trên, với quy trình và quy mô sản xuất của Công ty T vấn Xây dựng và phát triển Nông thôn, năng lực của ngời lao động trong Công ty đóng vai trò hết sức quan trọng. Hơn nax do đặc thù là sản phẩm t vấn, nếu sản phẩm không có chất lợng cao nó sẽ mang lại hậu quả vô cùng nặng nề về cả một gai đoạn sau.
Nhận thức đợc vấn đề đó, Công ty khi lựa chọn lao động đã đa ra tiêu chí cao đối với ngời lao động, có hình thức trả lơng cũng nh quản lý rất phù hợp, đã đạt đợc kết quả cao trong sản xuất kinh doanh.
Tình hình lao động trong Công ty nh sau:
- Lao động trực tiếp tại các Xởng, phòng : 66 ngời
- Lao động gián tiếp : 23 ngời
- Trình độ
+ Thạc sỹ : 05 ngời
+ Đại học, cao đẳng : 65 ngời
+ Trung cấp : 17 ngời
+ Trình độ 12/12 : 2 ngời
Số lợng lao động ở Công ty khá ổn định, nếu giảm chủ yếu do nghỉ hu, số lợng tăng không đáng kể do khâu tuyển chọn của lao động khá chặt chẽ, yêu cầu cao.
Công ty đã tiến hành quản lý lao động khá chặt chẽ, không những theo quy định, sổ theo dõi theo quy định mà còn theo cách riêng của Công ty nh phân cấp quản lý theo xởng, cấp sổ lao động, có mã số lao động,....
Công ty cũng có chế độ thởng, phạt thích đáng đối với lao động, khuyến khích sáng tạo, ý tởng cũng nh có sáng kiến nhằm nâng cao năng lực sẵn có của Công ty, tăng khả năng cạnh tranh.
Phòng Nhân sự quản lý lao động theo bảng sau:
Bảng số: 02
Đơn vị Họ và tên Ngày sinh Quê quán Trình độ
Kế toán Trần Kim Thu 24/4/1970 Hà Nội Thạc sỹ HCTC Trần Thị Chiều 13/2/1958 Hà Nội Đại học Phòng KD Nguyễn Văn An 17/6/1978 Hoà Bình Cao đẳng ... ... ... ...
2.3.1.2.1. Theo dõi lao động và thời gian lao động:
Công ty theo dõi lao động theo hai bộ phận khác nhau:
- Bộ phận gián tiếp: Theo dõi lao động theo bảng chấm công theo từng đơn vị, có rà soát và xác nhận của lãnh đạo đơn vị và phòng Tổ chức hành chính.
- Bộ phận trực tiếp: Do khoản sản phẩm nên không thực hiện chấm công mà theo báo cáo và quản lý của từng đơn vị phòng ban, xởng, có xác nhận của Xởng trởng và trởng phòng.
2.3.1.2.2. Hạch toán thời gian nghỉ việc do ốm đau, thai sản,...:
Bảng chấm công và bảng theo dõi lao động của các đơn vị trực tiếp sẽ phản ánh đầy đủ thời gian lao động cũng nh nghỉ việc có lý do của từng các
nhân, kế toán căn cứ vào đó xác định và tính các khoản phải trả thích hợp cho ngời lao động đợc hởng hoặc phạt,...
2.3.1.3. Hạch toán kết quả lao động:
Hạch toán kết quả lao động nhằm phản ánh chính xác số lợng và chất l- ợng lao động và khối lợng công việc hoàn thành của từng ngời lao động để có căn cứ xác định kết quả lao động, tính lơng, phụ cấp, trích,...
Các chứng từ ban đầu đợc sử dụng nhằm giám sát và theo dõi ngời lao động, kết quả lao động của từng ngời cùng với kết quả có xác nhận của các phòng ban có liên quan, thể hiện qua các biên bản nghiệm thu, bảng chấm công,...
2.3.2. Tính lơng và các khoản trích theo lơng:
2.3.2.1. Hạch toán chi tiết tiền l ơng và các khoản trích theo l ơng :
Các phòng ban quản lý có trách nhiệm theo dõi ghi chép số lơng lao động có mặt, vắng mặt, nghỉ phép nghỉ ốm vào bảng chấm công. Bảng chấm công đợc lập theo mẫu do Bộ tài chính quy định và đợc lập theo mẫu do Bộ tài chính quy định và đợc treo tại phòng Kế toán.
Đơn giá tiền lơng đợc Bộ Nông nghiệp và PTNT duyệt:
(Trang sau)
2.3.2.1.1. Hình thức trả lơng khoán(với bộ phận trực tiếp SX):
Công ty khi giao việc cho các Xởng sẽ ký một Hợp đồng giao khoán nội bộ với chủ nhiệm đồ án (hoặc chủ trì công trình - đối với khảo sát. Trong Hợp đồng giao khoán nêu rõ tỷ lệ khoán cho công trình là bao nhiêu và bao gồm các mục chi phí nào. Nếu là 35% thì: 25% là lơng; 10% là chi công tác phí, tiếp khách …
Hiện tại, tỷ lệ lơng khoán cho các Xởng là 25% trên doanh thu.
Các Chủ nhiệm đồ án sẽ chia lơng cho các thành viên tham gia: (đối với thiết kế)
Bảng đơn giá tiền l ơng Bảng số: 03 Năm 2003
Chỉ tiêu ĐVT 2002 2002 2003 I Chỉ tiêu SXKD tính đơn giá Ng.đ
1 - Tổng doanh thu (cha có thuế) 6.000.000 7.314.555 6.300.000
2 - Tổng chi phí (cha có lơng) 2.540.000 3.108.942 2.460.900
3 - Lợi nhuận 100.000 109.462 120.000
4 - Tổng các khoản phải nộp ngân sách 520.000 567.321 600.000
II Tổng quỹ tiền lơng theo đơn giá
Trong đó:
1 Quỹ tiền lơng theo định mức lao động
- Lao động định biên Ngời 180 200 175
- Hệ số lơng cấp bậc công việc bình quân 3,73 3,76 3,69
- Hệ số bình quân các khoản phụ cấp và tiền thởng (nếu có) đợc tính trong đơn giá
0,16 0,16 0,16
- Mức lơng tối thiểu doanh nghiệp đợc áp dụng
400 430 460
2 Quỹ lơng của cán bộ, viên chức nếu cha đợc tính trong định mức lao động
- Biên chế
III Đơn giá tiền lơng % 56 56 59
IV Quỹ tiền lơng làm thêm giờ Ng.đ 50.000 50.000
V Tổng quỹ tiền lơng chung Ng.đ 3.410.000 4.096.151 3.769.100
VI Tiền lơng bình quân theo đơn giá Ng.đ 1.579 1.707 1.795
Hà Nội, ngày tháng năm
Kế toán trởng Giám đốc Công ty
- 10% cho Chủ nhiệm đồ án - 5% cho bộ phận kiểm tra - 10% cho Tổ hoàn thiện
- 10% cho bộ phận tính dự toán - 40% cho các bản vẽ kiến trúc - 25% cho các bản vẽ kết cấu
Hàng tháng, Công ty ứng lơng cho các bộ phận trực tiếp với mức lơng bình quân 700.000đ/ngời. Khi một công trình nào đó hoàn thành, Phòng Tài
chính và kinh doanh xác định với Chủ nhiệm đồ án về khối lợng nghiệm thu bàn giao, từ đó xác định sản lợng của từng thành viên trong một Xởng (dựa vào Bảng thanh toán lơng khoán công trình). Cuối năm, quyết toán một lần, chi nốt cho ngời lao động tiền sản lợng sau khi đã trừ đi số tiền ứng hàng tháng theo tỷ lệ tiền thu về.
Cụ thể một công trình, dự án khi thực hiện nh sau:
- Các thủ tục khi đợc tính lơng:
+ Biên bản bàn giao nghiệm thu, xác định doanh thu ban đầu.
+ Các quyết định phê duyệt của Bộ, kho bạc, đơn vị chủ quản để xác định đúng doanh thu.
+ Tiền thu về: Là số tiền khách hàng trả dới dạng ứng trớc hoặc trả toàn bộ.
+ Hợp đồng giao khoán nội bộ để xác định tỷ lệ giao khoán với chủ nhiệm đồ án.
+ Các bảng thanh toán, bảng tạm ứng lơng hoặc chi phí công trình, dự án. + Bảng kê chi phí công tác, vật liệu, chi công tác viên hoặc khâu chuyển tiền,....
- Tiến hành tính lơng khoán:
+ Ví dụ: Đơn vị tính lơng là Xởng thiết kế số 2 + Cụ thể:
1. Tên công trình: Dự án Đờng giao thông Công ty Cà phê 719– 2. Gía trị sản lợng thực hiện: 28.000.000đ (theo tiền thu về).
3. Gía trị đợc hởng theo tỷ lệ giao khoán: 28.000.000đ x 25% = 7.000.000đ
4. Chủ nhiệm đồ án: Nguyễn Mạnh Cầu
5. Bảng tạm ứng lơng khoán theo công trình:
Bảng tạm ứng l ơng theo công trình Bảng số: 04
Đơn vị: Xởng thiết kế số 2.
STT Họ và tên Phần việc % hởng Tạm ứng Ký nhận
1 Nguyễn Mạnh Cầu CN ĐA 20 1.200.000
2 Phạm Xuân Trờng Thiết kế KT 30 1.000.000
3 Nguyễn Tuấn Tú TK nớc 10 1.000.000
4 Nguyễn Đăng Khoa Kiểm tra 5 1.000.000
5 Lê Kim Hoà Dự toán 10 800.000
6 Ng Cờng Giang Hoàn thiện 10 800.000
7 Trần Văn Viên TK kết cấu 15 500.000
Cộng 6.300.000
Bằng chữ: Sáu triệu, ba trăm ngàn đồng chẵn/.
Ngày 15 tháng 1 năm 2003.
Chủ nhiệm đồ án ký tên
6. Bảng chia lơng và sản lợng:
Bảng thanh toán l ơng khoán Bảng số: 05
Đơn vị: Xởng thiết kế số 2.
STT Họ và tên Phần việc % hởng Thành tiền đợc hởng
Ký nhận
1 Nguyễn Mạnh Cầu CN ĐA 20 1.400.000
2 Phạm Xuân Trờng Thiết kế KT 30 2.100.000
3 Nguyễn Tuấn Tú TK nớc 10 700.000
4 Nguyễn Đăng Khoa Kiểm tra 5 350.000
6 Ng Cờng Giang Hoàn thiện 10 700.000
7 Trần Văn Viên TK kết cấu 15 1.050.000
Cộng 7.000.000
Bằng chữ: Bảy triệu đồng chẵn/.
Ngày 25 tháng 3 năm 2003.
Chủ nhiệm đồ án ký tên
- Đây là một trong rất nhiều công trình phát sinh trong 6 tháng đầu năm 2003 của Xởng thiết kế số 2.
- Hàng tháng, Công ty cho phép các Xởng, các đơn vị sản xuất ứng lơng hàng tháng theo đề nghị của từng các nhân có duyệt của trởng phòng và Giám đốc Công ty.
7. Bảng tạm ứng lơng (trang sau):
Bảng ứng l ơng tháng 3/2003 Bảng số: 06 Đơn vị: Xởng thiết kế số 2. STT Họ và tên Chức vụ Thành tiền đợc hởng Ký nhận 1 Nguyễn Mạnh Cầu Trởng phòng 1.000.000 2 Phạm Xuân Trờng Phó phòng 1.000.000 3 Nguyễn Tuấn Tú Phó phòng 900.000
4 Nguyễn Đăng Khoa Kiến trúc s 800.000
5 Lê Kim Hoà Kỹ s xây dựng 700.000
... ... ... ... ... ... ... ... 16 Ng Cờng Giang Trung cấp XD 700.000
Cộng 14.000.000
Bằng chữ: Mời bốn triệu đồng chẵn/.
Ngày 31 tháng 3 năm 2003.
Giám đốc duyệt Kế toán trởng Xởng trởng ký tên
- Kế toán tiền lơng căn cứ vào hệ số lơng của từng cán bộ Xởng 2 để xác định và tính lơng cơ bản, BHXH, BHYT phải nộp khấu trừ trực tiếp vào l- ơng.
- Bảng tính trên đợc tập hợp làm 01 chứng từ ghi sổ của tất cả các đơn vị trực tiếp sản xuất.
8. Bảng tính BHXH, BHYT phải nộp (trang sau):
Bảng tính BHXH, BHYT PHảI NộP Bảng số: 07 Đơn vị: Xởng thiết kế số 2. Lơng cơ bản: 290.000 đồng. S T T Họ và tên Phần việc Hệ số l- ơng CB Lơng cơ bản hàng tháng BHXH (5%) BHYT (1%) Ký nhận 1 Nguyễn Mạnh Cầu Trởng phòng 3,4 986.000 49.300 9.860 2 Phạm Xuân Trờng Phó phòng 2,42 701.800 35.090 7.018 3 Nguyễn Tuấn Tú Phó phòng 2,42 701.800 35.090 7.018 4 Nguyễn Đăng Khoa Kiến trúc s 2,42 701.800 35.090 7.018 5 Lê Kim Hoà Kỹ s xây dựng 2,02 585.800 29.290 5.858
... ...
... ...
6 Ng Cờng Giang Trung cấp XD 1,78 516.200 25.810 5.162 7 Trần Văn Viên Kỹ s xây dựng 1,78 516.200 25.810 5.162
Cộng 17.052.000 852.600 170.520
Cộng BHXH, BHYT: 1.023.120đ
Ngày 31 tháng 3 năm 2003.
Kế toán trởng Kế toán lơng Xởng trởngký tên
- Đến 30 tháng 06 và 31 tháng 12 hàng năm, phòng kế toán tiến hành chia sản lợng khoán tổng hợp các công trình và những số liệu của tất cả các công trình đã tính lơng (nh công trình trên) để tiến hành chia sản lợng.
- Lơng ứng hàng tháng đợc trừ nh một khoản ứng lơng của công trình nhằm duy trì đời sống cán bộ CNV khi họ cha có sản lợng theo tiền về để thánh toán lơng khoán.
- Kế toán tiến hành lập bảng chia sản lợng theo niên độ kế toán. 9. Bảng quyết toán sản lợng 6 tháng đầu năm 2003 (trang sau): 2.3.2.1.2. Hình thức trả theo thời gian(với bộ phận gián tiếp):
Từ số công ghi nhận đợc trong bảng chấm công, Kế toán tính ra số lơng mà ngời lao động nhận đợc trong tháng và lập bảng thanh toán lơng cho từng phòng.
Cách tính nh sau:
Lơng thời gian = Số công theo bảng X Hệ số Công ty X Mức lơng tối
bảng chấm công thiểu Hệ số Công ty đợc tính nh sau: - Hệ số bình quân: 1.160.000đ/290.000đ = 4 - Hệ số áp dụng với Trởng phòng: 5 - Hệ số Phó phòng: 4,5 - Hệ số cán bộ có trình độ Đại học thuộc các Phòng Tổ chức, Kế toán, Kinh doanh: từ 3 – 4
- Hệ số đối với nhân viên (Thủ quỹ, Bảo vệ, Hành chính, Tạp vụ ) 2,5.…
Cách tính:
- L ơng thời gian :
Biểu: Bảng chấm công Phòng Kinh doanh tháng 3 năm 2003 (trang sau) Biểu: Bảng thanh toán lơng Phòng Kinh doanh tháng 3/2003 (trang sau)
- Phan Văn Nghệ : 290.000 x 4,2 x 22/22 = 1.218.000đ - Đào Trơng Tuấn: 290.000 x 3,42 x 21/22 = 991.800đ
- L ơng sản l ợng :
Lơng sản lợng bộ phận gián tiếp sản xuất đợc tính bằng 8% giá trị tiền thu về của các công trình:
Chẳng hạn nh Dự án Đờng giao thông Công ty Cà phê 719 trên thì bộ phận gián tiếp đợc hởng:
+ Gía trị hởng: 28.000.000đ x 8% = 2.240.000đ
Bảng chia sản l ợng khối gián tiếp theo giá trị tiền về :
- Nguyên tắc:
1. Lơng cơ bản lĩnh hàng tháng cũng đợc coi nh khoản ứng để trừ vào bảng chia.
2. Lơng hởng theo hệ số Công ty.
3. Lơng hởng theo giá trị tiền về trong kỳ chia lơng.
4. Tổng hợp theo 6 tháng 1 lần tính lơng hởng theo sản lơng.
Bảng thanh toán l ơng sản l ợng khối gt Bảng số: 11
Đơn vị: Phòng Kinh doanh Ngày 30 tháng 6 năm 2003.– Công trình: Đờng giao thông Công ty Cà phê 719.
Tổng hệ số của Phòng : 29
Tổng hệ số của khối gián tiếp Công ty: 112
Tổng số Phòng KD đợc hởng: 29 x 20.000 = 580.000đ STT Họ và tên Phần việc Hệ số hởng Thành tiền đợc hởng Ký nhận 1 Phan Văn Nghệ Trởng P 5 100.000
2 Đào Trơng Tuấn Phó P 4,5 90.000
3 Phạm Cao Đoàn Nhân viên 3,5 70.000
...
9 Bùi Thị Quỳnh Nhân viên 3 60.000
10 Nguyễn Bích Ngọc Nhân viên 3 60.000
Cộng 580.000
2.3.2.2. Hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng:2.3.2.2.1. Hạch toán lơng và các khoản trích theo lơng: 2.3.2.2.1. Hạch toán lơng và các khoản trích theo lơng:
a – Căn cứ vào bảng ứng lơng sản lơng theo công trình Dự án Đờng giao thông – Công ty Cà phê 719 của Xởng Thiết kế Số 2 (Bảng số 04), bảng lơng Tháng 3/2003 của Phòng kinh doanh (Bảng số 10), kế toán ghi:
Nợ TK334.2 : 6.300.000 (Chi tiết cho côngtrình trên) Nợ KT334.1 : 3.960.355
Có TK111.1 : 10.260.355
b – Căn cứ vào bảng ứng lơng hàng tháng của Xởng thiết kế số 2 (Bảng số 06), kế toán ghi:
Nợ TK334.2 : 14.000.000
Có TK111.1 : 14.000.000
c – Căn cứ vào bảng tính BHXH, BHYT của Xởng TK số 2 (Bảng số 07), bảng lơng Tháng 3/2003 của Phòng kinh doanh (Bảng số 10), kế toán ghi:
Nợ TK111.1 : 1.261.152 Có TK 338.3: 1.050.960 Có TK 338.4: 210.192
d – Căn cứ vào bảng chia sản lợng Xởng thiết kế số 2(Bảng số 08), bảng chia sản lợng phòng Kinh doanh (bảng số 11), kế toán ghi:
Có TK111.1 : 15.503.358
Căn cứ vào hạch toán trên, kế toán lập và ghi chứng từ ghi sổ(Bảng số 12 – trang sau).
e – Sản lơng thực hiện 6 tháng đầu năm 2003 của Công ty T vấn Xây dựng và Phát triển Nông thôn là: 5.036.000.000đ
Hạch toán:
+ Công nợ, doanh thu:
Nợ TK131 : 5.036.000.000
Có TK511 : 4.578.182.000 Có TK333.1 : 457.818.000
Chứng từ ghi sổ Bảng số: 12 Ngày 30 tháng 6 năm 2003
(Kèm theo các bảng ứng lơng, thanh toán lơng) Số: 45
Số hiệu tài khoản
Nợ Có Trả lơng sản l- ợng cho CBCNV 6 tháng đầu năm 2003. 334.1 3.960.355 334.2 35.803.358 111.1 39.763.713 Cộng 79.527.426 Ngời lập Kế toán trởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Chứng từ ghi sổ Bảng số: 13 Ngày 30 tháng 6 năm 2003 (Kèm theo các bảng tính BHXH, BHYT các tháng) Số: 49
Số hiệu tài khoản
Thu BHXH (5%), BHYT (1%) trên bảng lơng hàng tháng của CBCNV 111.1 1.261.152 338.3 1.050.960 338.4 210.192 Cộng 2.522.304 Ngời lập Kế toán trởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
+ Trích Quỹ lơng vào chi phí (theo đơn giá đợc duyệt 56%– ). Quỹ lơng: 4.578.182.000 x 56% = 2.563.781.920đ Hạch toán: Nợ TK622 : 1.922.836.440 (42%) Nợ TK642 : 640.945.480 (14%) CóTK 334 : 2.563.781.480 (56%) Chứng từ ghi sổ Bảng số: 14 Ngày 30 tháng 6 năm 2003