2.2.3.1. Tổ chức bộ máy tác kế toán:
Phòng Kế toán tài vụ có nhiệm vụ cung cấp số liệu giúp cho việc ra quyết định của ban lãnh đạo. Bộ máy Kế toán đợc tổ chức tập trung thực hiện chức năng tham mu, giúp việc Giám đốc về mặt tài chính Kế toán Công ty.
• Trởng phòng:
Phụ trách chung chịu trách nhiệm trớc Giám đốc mọi hoạt động của phòng cũng nh các hoạt động khác của Công ty có liên quan tới tài chính và theo dõi các hoạt động tài chính của Công ty.
Tổ chức công tác Kế toán thống kê trong Công ty phù hợp với chế độ tài chính của Nhà nớc.
Thực hiện các chính sách chế độ công tác tài chính Kế toán.
Kiểm tra tính pháp lý của các loại hợp động. Kế toán tổng hợp vốn kinh doanh, các quỹ Xí nghiệp trực tiếp chỉ đạo kiểm tra giám sát phần nghiệp vụ đối với các cán bộ thống kê Kế toán các đơn vị trong Công ty.
• Phó phòng kiêm Kế toán tổng hợp.
Ngoài công việc của ngời Kế toán phân xởng sóng ra còn phải giúp vịêc cho Kế toán trởng, thay mặt Kế toán trởng giải quyết các công việc khi trởng phòng các phần việc đợc phân công.
Kiểm tra tính hợp pháp của các chứng từ trớc khi lập phiếu thu, chi. cùng thủ quỹ kiểm tra đối chiếu sử dụng tồn quỹ sổ sách và thực tế theo dõi chi tiết các khoản ký quỹ
• Kế toán tiền lơng
Thanh toán lơng thởng phụ cấp cho các đơn vị theo lệnh của Giám đốc; thanh toán BHXH, BHYT cho ngời lao động theo quy định ; theo dõi việc trích lập và sử dụng quỹ lơng của Công ty ; thanh toán các khoản thu, chi của công đoàn
• Kế toán công nợ
Theo dõi công nợ, phải thu, phải trả. Có trách nhiệm đôn đốc khách hàng để thu nợ.
• Thủ quỹ:
Chịu trách nhiệm trong công tác thu tiền mặt và tồn quỹ của Công ty. Thực hiện việc kiểm kê đột xuất hoặc định kỳ theo quy định.
Sơ đồ bộ máy kế toán công ty Sơ đồ số: 04
27 Trởng phòng kế toán Công ty Kế toán tổng hợp Kế toán tiền mặt và tiền gửi Ngân Kế toán công Kế toán tiền Thủ quỹ Công
Giao nhiệm vụ Báo cáo
2.2.3.2. Hình thức hạch toán kế toán:
Để phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty, Công ty dùng hình thức Chứng từ ghi sổ, theo sơ đồ sau:
Sơ đồ trình tự luân chuyển chứng từ Sơ đồ số: 05
Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Sổ cái Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ quỹ tiền mặt Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Ghi chú:
- : Ghi, phản ánh hàng ngày
- : Ghi đối chiếu
- : Ghi vào cuối tháng
- Chứng từ gốc: Là những chngs t nh giấy xin thanh toán, giấy tạm ứng, bảng thanh toán lơng,...tất cả những chứng từ trên phải có đầy đủ chữ ký của kế toán trởng, giám đốc, ...moí đợc thực hiện hạch toán.
- Các bảng kê chứng từ ghi sổ
- Các sổ kế toán chi tiết nh sổ quỹ tiền mặt, sổ công nợ, sổ tiền gửi Ngân hàng,...
- Sổ quỹ, kiêm báo cáo quỹ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng
- Bảng tổng hợp chi tiết
- Sổ cái
- Bảng cân đối phát sinh
- Hệ thống các báo cáo tài chính
- Các bảng theo dõi phải trả, phải nộp nh: Sổ theo dõi BHXH, theo dõi thuế GTGT khấu trừ,....
- Phơng pháp tính nguyên giá và khấu hao TSCĐ: + Nguyên giá: Theo giá thực tế
+ Khấu hao TSCĐ: Theo phơng pháp tuyến tính - Hạch toán: Hạch toán theo từng tháng
Với hình thức chứng từ ghi sổ, trớcđây kế toán còn mở thêm sổ theo dõi chứng từ ghi sổ nhng nay không mở nữa mà ghi trực tiếp vào sổ cái.
2.3 - Thực tế công tác tổ chức kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng tại Công ty T vấn xây dựng và phát triển nông thôn . lơng tại Công ty T vấn xây dựng và phát triển nông thôn .
2.3.1. Hạch toán lao động: 2.3.1.1. Tình hình lao động: 2.3.1.1. Tình hình lao động:
Nh đã trình bày ở trên, với quy trình và quy mô sản xuất của Công ty T vấn Xây dựng và phát triển Nông thôn, năng lực của ngời lao động trong Công ty đóng vai trò hết sức quan trọng. Hơn nax do đặc thù là sản phẩm t vấn, nếu sản phẩm không có chất lợng cao nó sẽ mang lại hậu quả vô cùng nặng nề về cả một gai đoạn sau.
Nhận thức đợc vấn đề đó, Công ty khi lựa chọn lao động đã đa ra tiêu chí cao đối với ngời lao động, có hình thức trả lơng cũng nh quản lý rất phù hợp, đã đạt đợc kết quả cao trong sản xuất kinh doanh.
Tình hình lao động trong Công ty nh sau:
- Lao động trực tiếp tại các Xởng, phòng : 66 ngời
- Lao động gián tiếp : 23 ngời
- Trình độ
+ Thạc sỹ : 05 ngời
+ Đại học, cao đẳng : 65 ngời
+ Trung cấp : 17 ngời
+ Trình độ 12/12 : 2 ngời
Số lợng lao động ở Công ty khá ổn định, nếu giảm chủ yếu do nghỉ hu, số lợng tăng không đáng kể do khâu tuyển chọn của lao động khá chặt chẽ, yêu cầu cao.
Công ty đã tiến hành quản lý lao động khá chặt chẽ, không những theo quy định, sổ theo dõi theo quy định mà còn theo cách riêng của Công ty nh phân cấp quản lý theo xởng, cấp sổ lao động, có mã số lao động,....
Công ty cũng có chế độ thởng, phạt thích đáng đối với lao động, khuyến khích sáng tạo, ý tởng cũng nh có sáng kiến nhằm nâng cao năng lực sẵn có của Công ty, tăng khả năng cạnh tranh.
Phòng Nhân sự quản lý lao động theo bảng sau:
Bảng số: 02
Đơn vị Họ và tên Ngày sinh Quê quán Trình độ
Kế toán Trần Kim Thu 24/4/1970 Hà Nội Thạc sỹ HCTC Trần Thị Chiều 13/2/1958 Hà Nội Đại học Phòng KD Nguyễn Văn An 17/6/1978 Hoà Bình Cao đẳng ... ... ... ...
2.3.1.2.1. Theo dõi lao động và thời gian lao động:
Công ty theo dõi lao động theo hai bộ phận khác nhau:
- Bộ phận gián tiếp: Theo dõi lao động theo bảng chấm công theo từng đơn vị, có rà soát và xác nhận của lãnh đạo đơn vị và phòng Tổ chức hành chính.
- Bộ phận trực tiếp: Do khoản sản phẩm nên không thực hiện chấm công mà theo báo cáo và quản lý của từng đơn vị phòng ban, xởng, có xác nhận của Xởng trởng và trởng phòng.
2.3.1.2.2. Hạch toán thời gian nghỉ việc do ốm đau, thai sản,...:
Bảng chấm công và bảng theo dõi lao động của các đơn vị trực tiếp sẽ phản ánh đầy đủ thời gian lao động cũng nh nghỉ việc có lý do của từng các
nhân, kế toán căn cứ vào đó xác định và tính các khoản phải trả thích hợp cho ngời lao động đợc hởng hoặc phạt,...
2.3.1.3. Hạch toán kết quả lao động:
Hạch toán kết quả lao động nhằm phản ánh chính xác số lợng và chất l- ợng lao động và khối lợng công việc hoàn thành của từng ngời lao động để có căn cứ xác định kết quả lao động, tính lơng, phụ cấp, trích,...
Các chứng từ ban đầu đợc sử dụng nhằm giám sát và theo dõi ngời lao động, kết quả lao động của từng ngời cùng với kết quả có xác nhận của các phòng ban có liên quan, thể hiện qua các biên bản nghiệm thu, bảng chấm công,...
2.3.2. Tính lơng và các khoản trích theo lơng:
2.3.2.1. Hạch toán chi tiết tiền l ơng và các khoản trích theo l ơng :
Các phòng ban quản lý có trách nhiệm theo dõi ghi chép số lơng lao động có mặt, vắng mặt, nghỉ phép nghỉ ốm vào bảng chấm công. Bảng chấm công đợc lập theo mẫu do Bộ tài chính quy định và đợc lập theo mẫu do Bộ tài chính quy định và đợc treo tại phòng Kế toán.
Đơn giá tiền lơng đợc Bộ Nông nghiệp và PTNT duyệt:
(Trang sau)
2.3.2.1.1. Hình thức trả lơng khoán(với bộ phận trực tiếp SX):
Công ty khi giao việc cho các Xởng sẽ ký một Hợp đồng giao khoán nội bộ với chủ nhiệm đồ án (hoặc chủ trì công trình - đối với khảo sát. Trong Hợp đồng giao khoán nêu rõ tỷ lệ khoán cho công trình là bao nhiêu và bao gồm các mục chi phí nào. Nếu là 35% thì: 25% là lơng; 10% là chi công tác phí, tiếp khách …
Hiện tại, tỷ lệ lơng khoán cho các Xởng là 25% trên doanh thu.
Các Chủ nhiệm đồ án sẽ chia lơng cho các thành viên tham gia: (đối với thiết kế)
Bảng đơn giá tiền l ơng Bảng số: 03 Năm 2003
Chỉ tiêu ĐVT 2002 2002 2003 I Chỉ tiêu SXKD tính đơn giá Ng.đ
1 - Tổng doanh thu (cha có thuế) 6.000.000 7.314.555 6.300.000
2 - Tổng chi phí (cha có lơng) 2.540.000 3.108.942 2.460.900
3 - Lợi nhuận 100.000 109.462 120.000
4 - Tổng các khoản phải nộp ngân sách 520.000 567.321 600.000
II Tổng quỹ tiền lơng theo đơn giá
Trong đó:
1 Quỹ tiền lơng theo định mức lao động
- Lao động định biên Ngời 180 200 175
- Hệ số lơng cấp bậc công việc bình quân 3,73 3,76 3,69
- Hệ số bình quân các khoản phụ cấp và tiền thởng (nếu có) đợc tính trong đơn giá
0,16 0,16 0,16
- Mức lơng tối thiểu doanh nghiệp đợc áp dụng
400 430 460
2 Quỹ lơng của cán bộ, viên chức nếu cha đợc tính trong định mức lao động
- Biên chế
III Đơn giá tiền lơng % 56 56 59
IV Quỹ tiền lơng làm thêm giờ Ng.đ 50.000 50.000
V Tổng quỹ tiền lơng chung Ng.đ 3.410.000 4.096.151 3.769.100
VI Tiền lơng bình quân theo đơn giá Ng.đ 1.579 1.707 1.795
Hà Nội, ngày tháng năm
Kế toán trởng Giám đốc Công ty
- 10% cho Chủ nhiệm đồ án - 5% cho bộ phận kiểm tra - 10% cho Tổ hoàn thiện
- 10% cho bộ phận tính dự toán - 40% cho các bản vẽ kiến trúc - 25% cho các bản vẽ kết cấu
Hàng tháng, Công ty ứng lơng cho các bộ phận trực tiếp với mức lơng bình quân 700.000đ/ngời. Khi một công trình nào đó hoàn thành, Phòng Tài
chính và kinh doanh xác định với Chủ nhiệm đồ án về khối lợng nghiệm thu bàn giao, từ đó xác định sản lợng của từng thành viên trong một Xởng (dựa vào Bảng thanh toán lơng khoán công trình). Cuối năm, quyết toán một lần, chi nốt cho ngời lao động tiền sản lợng sau khi đã trừ đi số tiền ứng hàng tháng theo tỷ lệ tiền thu về.
Cụ thể một công trình, dự án khi thực hiện nh sau:
- Các thủ tục khi đợc tính lơng:
+ Biên bản bàn giao nghiệm thu, xác định doanh thu ban đầu.
+ Các quyết định phê duyệt của Bộ, kho bạc, đơn vị chủ quản để xác định đúng doanh thu.
+ Tiền thu về: Là số tiền khách hàng trả dới dạng ứng trớc hoặc trả toàn bộ.
+ Hợp đồng giao khoán nội bộ để xác định tỷ lệ giao khoán với chủ nhiệm đồ án.
+ Các bảng thanh toán, bảng tạm ứng lơng hoặc chi phí công trình, dự án. + Bảng kê chi phí công tác, vật liệu, chi công tác viên hoặc khâu chuyển tiền,....
- Tiến hành tính lơng khoán:
+ Ví dụ: Đơn vị tính lơng là Xởng thiết kế số 2 + Cụ thể:
1. Tên công trình: Dự án Đờng giao thông Công ty Cà phê 719– 2. Gía trị sản lợng thực hiện: 28.000.000đ (theo tiền thu về).
3. Gía trị đợc hởng theo tỷ lệ giao khoán: 28.000.000đ x 25% = 7.000.000đ
4. Chủ nhiệm đồ án: Nguyễn Mạnh Cầu
5. Bảng tạm ứng lơng khoán theo công trình:
Bảng tạm ứng l ơng theo công trình Bảng số: 04
Đơn vị: Xởng thiết kế số 2.
STT Họ và tên Phần việc % hởng Tạm ứng Ký nhận
1 Nguyễn Mạnh Cầu CN ĐA 20 1.200.000
2 Phạm Xuân Trờng Thiết kế KT 30 1.000.000
3 Nguyễn Tuấn Tú TK nớc 10 1.000.000
4 Nguyễn Đăng Khoa Kiểm tra 5 1.000.000
5 Lê Kim Hoà Dự toán 10 800.000
6 Ng Cờng Giang Hoàn thiện 10 800.000
7 Trần Văn Viên TK kết cấu 15 500.000
Cộng 6.300.000
Bằng chữ: Sáu triệu, ba trăm ngàn đồng chẵn/.
Ngày 15 tháng 1 năm 2003.
Chủ nhiệm đồ án ký tên
6. Bảng chia lơng và sản lợng:
Bảng thanh toán l ơng khoán Bảng số: 05
Đơn vị: Xởng thiết kế số 2.
STT Họ và tên Phần việc % hởng Thành tiền đợc hởng
Ký nhận
1 Nguyễn Mạnh Cầu CN ĐA 20 1.400.000
2 Phạm Xuân Trờng Thiết kế KT 30 2.100.000
3 Nguyễn Tuấn Tú TK nớc 10 700.000
4 Nguyễn Đăng Khoa Kiểm tra 5 350.000
6 Ng Cờng Giang Hoàn thiện 10 700.000
7 Trần Văn Viên TK kết cấu 15 1.050.000
Cộng 7.000.000
Bằng chữ: Bảy triệu đồng chẵn/.
Ngày 25 tháng 3 năm 2003.
Chủ nhiệm đồ án ký tên
- Đây là một trong rất nhiều công trình phát sinh trong 6 tháng đầu năm 2003 của Xởng thiết kế số 2.
- Hàng tháng, Công ty cho phép các Xởng, các đơn vị sản xuất ứng lơng hàng tháng theo đề nghị của từng các nhân có duyệt của trởng phòng và Giám đốc Công ty.
7. Bảng tạm ứng lơng (trang sau):
Bảng ứng l ơng tháng 3/2003 Bảng số: 06 Đơn vị: Xởng thiết kế số 2. STT Họ và tên Chức vụ Thành tiền đợc hởng Ký nhận 1 Nguyễn Mạnh Cầu Trởng phòng 1.000.000 2 Phạm Xuân Trờng Phó phòng 1.000.000 3 Nguyễn Tuấn Tú Phó phòng 900.000
4 Nguyễn Đăng Khoa Kiến trúc s 800.000
5 Lê Kim Hoà Kỹ s xây dựng 700.000
... ... ... ... ... ... ... ... 16 Ng Cờng Giang Trung cấp XD 700.000
Cộng 14.000.000
Bằng chữ: Mời bốn triệu đồng chẵn/.
Ngày 31 tháng 3 năm 2003.
Giám đốc duyệt Kế toán trởng Xởng trởng ký tên
- Kế toán tiền lơng căn cứ vào hệ số lơng của từng cán bộ Xởng 2 để xác định và tính lơng cơ bản, BHXH, BHYT phải nộp khấu trừ trực tiếp vào l- ơng.
- Bảng tính trên đợc tập hợp làm 01 chứng từ ghi sổ của tất cả các đơn vị trực tiếp sản xuất.
8. Bảng tính BHXH, BHYT phải nộp (trang sau):
Bảng tính BHXH, BHYT PHảI NộP Bảng số: 07 Đơn vị: Xởng thiết kế số 2. Lơng cơ bản: 290.000 đồng. S T T Họ và tên Phần việc Hệ số l- ơng CB Lơng cơ bản hàng tháng BHXH (5%) BHYT (1%) Ký nhận 1 Nguyễn Mạnh Cầu Trởng phòng 3,4 986.000 49.300 9.860 2 Phạm Xuân Trờng Phó phòng 2,42 701.800 35.090 7.018 3 Nguyễn Tuấn Tú Phó phòng 2,42 701.800 35.090 7.018 4 Nguyễn Đăng Khoa Kiến trúc s 2,42 701.800 35.090 7.018 5 Lê Kim Hoà Kỹ s xây dựng 2,02 585.800 29.290 5.858
... ...
... ...
6 Ng Cờng Giang Trung cấp XD 1,78 516.200 25.810 5.162 7 Trần Văn Viên Kỹ s xây dựng 1,78 516.200 25.810 5.162
Cộng 17.052.000 852.600 170.520
Cộng BHXH, BHYT: 1.023.120đ
Ngày 31 tháng 3 năm 2003.
Kế toán trởng Kế toán lơng Xởng trởngký tên
- Đến 30 tháng 06 và 31 tháng 12 hàng năm, phòng kế toán tiến hành chia sản lợng khoán tổng hợp các công trình và những số liệu của tất cả các công trình đã tính lơng (nh công trình trên) để tiến hành chia sản lợng.
- Lơng ứng hàng tháng đợc trừ nh một khoản ứng lơng của công trình nhằm duy trì đời sống cán bộ CNV khi họ cha có sản lợng theo tiền về để thánh toán lơng khoán.
- Kế toán tiến hành lập bảng chia sản lợng theo niên độ kế toán. 9. Bảng quyết toán sản lợng 6 tháng đầu năm 2003 (trang sau): 2.3.2.1.2. Hình thức trả theo thời gian(với bộ phận gián tiếp):
Từ số công ghi nhận đợc trong bảng chấm công, Kế toán tính ra số lơng mà ngời lao động nhận đợc trong tháng và lập bảng thanh toán lơng cho từng