V. CÁC NỘI DUNG CỦA QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU 1 Xác định cầu về vật tư, nguyên vật liệu
4. Tiến hành mua sắm nguyên vật liệu tới doanh nghiệp
Các doanh nghiệp thường dựa vào các nhà cung ứng bên ngoài cung cấp các nguyên vật liệu, từ đó các sản phẩm của họ trở thành phức hợp với nhiều thứ khác biệt và đòi hỏi những tri thức và thiết bị đạc biệt. Việc quản lý mua sắm nguyên vật liệu do phòng cung ứng nguyên vật liệu nắm.
4.1. Một số hoạt động và trách nhiệm của phòng cung ứng
Xác định địa điểm, đánh giá và phát triển nguồn nguyên vật liệu mà doanh nghiệp có nhu cầu
Đảm bảo quan hệ với nguồn đó nhằm đáp ứng, quản lý được chất lượng, sự phân phối, thanh toán, đổi hoặc trả lại.
Tìm kiếm các nguyên vật liệu mới tốt hơn, đánh giá việc sử dụng chúng có thích hợp với doanh nghiệp hay không.
Mua một lượng lớn các loại vật tư mà doanh nghiệp cần với giá tốt nhất, phù hợp với yêu cầu chất lượng và tiến hành đàm phán cần thiết để tiến hành ở giá ban đầu là thấp nhất và các sản phẩm cần được đánh giá, thời gian hữu dụng mong muốn.
Để bắt đầu và để phối hợp trong các chương trình làm giảm chi phí, phân tích giá trị, nghiên cứu chế toạ hay mua.
Để duy trì được sự liên hệ có hiệu lực cần liên hệ được giữa các phòng trong doanh nghiệp và giữa doanh nghiệp với các nhà cung ứng tiềm năng.
4.2. Phân tích giá trị
Phân tích giá trị là một cố gắng có tổ chức, nhằm giảm được chi phí của các bộ phận và vật liệu được mua. Điều đó kéo theo sự nghiên cứu về các loại
nguyên vật liệu sẽ được mua với số lượng đầy đủ nhằm minh chứng cho sự nghiên cứu. Việc phân tích giá trị là xem xét và trả lời những câu hỏi sau:
- Chức năng của nguyên vật liệu đó là gì? - Chức năng đó có cần thiết không?
- Nguyên vật liệu đó có tất cả các thuộc tính cần thiết không? - Chi phí của nó thế nào
- Chi phí của những nguyên vật liệu thay thế cho nó là gì?
4.3. Xem xét các hoạt động được sử dụng trong việc phát triển quan hệ bạn hàng với các nhà cung ứng bạn hàng với các nhà cung ứng
4.3.1. Giảm số lượng khách hàng cung ứng
Các doanh nghiệp giảm dần số lượng người cung ứng mà họ có cho mỗi loại nguyên vật liệu. Trong một số trường hợp, họ đang tiến tới một nguồn cung ứng duy nhất cho tất cả các hoạt động mua nguyên vật liệu của mình. Việc giảm các nhà cung cấp có thể do các nguyên nhân sau:
- Tăng nhà cung ứng sẽ đắt đỏ, bởi vậy nó có hiệu quả về chi phí chỉ khi có số lượng đáng kể cho một người cung cấp.
- Để quan hệ chặt chẽ với bạn hàng thì không thể làm việc với nhiều người được.
- Nó đảm bảo rằng, các nhà cung ứng được uỷ thác, được khen thưởng theo kết quả kinh doanh.
4.3.2. Lựa chọn cẩn thận, quản lý và cung cấp.
Các nhà cung cấp phải được lựa chọn và quản lý một cách tối ưu. Thông thường có một sự đánh giá rộng rãi bao gồm việc tham viếng của các chuyên gia từ các chuyên ngành khác nhau trong phạn vi của doanh nghiệp mua. Một sự xem xét rộng các năng lực tài chính và kỹ thuật của doanh nghiệp được tiến hành để lựa chọn người cung cấp và quản lý việc cung ứng sao cho doanh nghiệp có thể được thực hiện công việc tốt nhất, chất lượng vật tư cung ứng đảm bảo nhất với giá trị hợp lý.
Kế hoạch tiến độ mua sắm nguyên vật liệu có vị trí rất quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh. Do đó khi xây dựng phải xuất phát từ các nguyên tắc sau:
Không bị ứ đọng vốn ở khâu dự trữ.
Luôn đảm bảo dự trữ hợp lý về số lượng, chất lượng, quy cách.
Góp phần nâng cao các chỉ tiêu cho từng loại, mỗi loại tính riêng cho từng thứ.
Xuất phát từ các nguyên tắc trên, khi xây dựng tiến độ mua phải dựa vào các căn cứ sau:
+ Kế hoạch sản xuất nội bộ.
+ Hệ thống định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm.
+ Các hợp đồng mua bán vật tư và giao nộp sản phẩm cho khách hàng.
+ Mức độ khó khăn của thị trường mua bán vật tư. + Phương tiện vận chuyển và phương thức thanh toán. + Hệ thống kho tàng hiện có của doanh nghiệp.
Ta có nội dung của kế hoạch tiến độ mua sắm nguyên vật liệu.
Mua nguyên vật liệu để phục vụ cho sản xuất là một công việc hết sắc phức tạp. Trong điều kiện vốn có hạn phải mua nhiều nguyên vật liệu khác nhau ở nhiều thị trường khác nhau. Các vấn đề trên đặt ra trong điều kiện sản xuất tiến hành liên tục và đạt hiệu quả cao. Do đó về mặt nội dung, tiến độ kế hoạch phải phản ánh rõ các vấn đề sau:
- Nêu rõ chủng loại nguyên vật liệu cần dùng trong từng thời điểm. - Xác định chính xác từng loại nguyên vật liệu cần mua trong thời gian ngắn.
- Xác định rõ thời gian mua, thời giao hàng và thời gian sử dụng loại vật liệu đó.