IV. Kế toán các khoản thanh toán
4.2. Kế toán các khoản nợ phải trả
4.2.1. Kế toán các khoản phải trả
Trong quá trình hoạt động ở đơn vị HCSN phát sinh nhiều khoản nợ phải trả với các đơn vị, cá nhân trong và ngoài đơn vị bao gồm:
- Các khoản phải trả cho ngời bán, ngời cung cấp hàng hoá, dịch vụ vật t, ngời nhận thầu về XDCB…
- Các khoản nợ vay, lãi về nợ vay đến hạn trả nhng cha trả. - Giá trị tài sản thừa xác định đợc nhng cha giải quyết.
a) Nguyên tắc hạch toán các khoản phải trả
- Mọi khoản nợ phải tra của đơn vị đều phải đợc hạch toán chi tiết theo từng đối tợng phải trả và từng lần thanh toán. Số nợ phải trả của đơn vị trên tài khoản tổng hợp phải bằng tổng số nợ phải trả của các chủ nợ.
- Phải theo dõi chặt chẽ các khoản nợ phải trả và thanh toán kịp thời đúng hạn cho các chủ nợ.
- Các khoản nợ phải trả của đơn vị bằng vàng, bạc, đá quý phải đợc hạch toán chi tiết cho từng chủ nợ, theo cả 2 chỉ tiêu số lợng và giá trị.
b) Chứng từ kế toán sử dụng
- Hoá đơn mua hàng - Biên bản kiểm kê tài sản - Phiếu chi…
c) Tài khoản kế toán sử dụng
* TK 331 - Các khoản phải trả
- Công dụng: Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải trả và tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả của đơn vị với ngời bán, ngời cung cấp lao vụ, dịch vụ, ngời cho vay và các khoản khác.…
- Kết cấu và nội dung
Nợ TK 331 - Các khoản phải trả Có
- Các khoản đã trả cho ngời bán vật t, hàng hoá, ngời cung cấp lao vụ,…
- Các khoản đã trả nợ vay
- Kết chuyển giá trị tài sản thừa vào các tài khoản liên quan theo quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền.
- Các khoản đã trả khác.
- Số tiền phải trả cho ngời bán vật t, hàng hoá, ngời cung cấp lao vụ
- Các khoản nợ vay
- Giá trị tài sản thừa chờ xử lý
- Các khoản phải trả khác Số d: Phản ánh số đã trả lớn hơn số phải
trả của chủ nợ (nếu có
Số d: - Số tiền còn phải trả cho chủ nợ - Giá trị TS phát hiện thừa chờ giải quyết.
d) Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh chủ yếu trong quý I/2003
(1) Chứng từ số 5 ngày 7/1/03, Hiếu thu tiền điện tháng 12/02 của CBCNV
Nợ TK 111 3.713.700
Có TK 331 (3318) 3.713.700
(2) Chứng từ số 5 ngày 17/2/03, Hiếu thu tiền điện T1/03 là 3.619.800
Nợ TK 111 3.619.800
Có TK 331 (3318) 3.619.800
(3) Chứng từ số 3 ngày 26/2/03, chuyển tiền điện thắp sáng T1/03 là: Nợ TK 331 (3318) 17.772.000
Có TK 461 (4612) 17.772.700 đồng thời Có TK 008 (0081) 17.772.700
(4) Chứng từ số 5 ngày 14/3/03, Hiếu thu tiền điện T2/03 của CBCNV là 3.074.700
Nợ TK 111 3.074.700
(5) CT số 3 ngày 21/3/03, chuyển tiền điện thắp sáng T1/03: 23.378.900 Nợ TK 331 (3318) 23.378.900
Có TK 461 (4612) 23.378.900 đồng thời có TK 008 (0081) 23.378.900
(6) CT số 6 ngày 30/3/03, kết chuyển tiền điện quý I/03 là: 30.743.400 Nợ TK 661 (6612) 30.743.400
Có TK 331 (3318) 30.743.400
4.2.2. Kế toán các khoản phải nộp theo lơng
Các khoản phải nộp theo lơng là các khoản BHXH, BHYT đợc tính, trích theo lơng, phụ cấp theo chế độ nhà nớc quy định và phải nộp cho các cơ quan quản lý quỹ có liên quan.
- BHXH: đơn vị sử dụng lao động phải có trách nhiệm đóng BHXH cho ng- ời lao động trong đơn vị. Tổng mức đóng BHXH là 20% trên tiền lơng trong đó đơn vị sử lao động có trách nhiệm đóng BHXH (15%) và trích từ tiền lơng của từng ngời lao động (5%) để đóng cùng một lúc vào quỹ BHXH. Tiền lơng tháng làm căn cứ đóng BHXH gồm lơng ngạch bậc, chức vụ, hợp đồng và các khoản phụ cấp khu vực, đất đỏ, thâm niên, hệ số chênh lệch bảo lu (nếu có).
- BHYT: Mức đóng BHYT bằng 3% tiền lơng cấp bậc lơng chức vụ, hệ số chênh lệch bảo lu (nếu có) và các khoản phụ cấp chức vụ, khu vực đắt đỏ, thâm niên theo qui định của nhà nớc, cơ quan sử dụng CCVC có trách nhiệm đóng 2%, CCVC đóng 1%.
a) Nguyên tắc hạch toán
- Các khoản phải nộp theo tiền lơng phải đợc kế toán tính toán chính xác kịp thời và mở sổ chi tiết để theo dõi riêng từng khoản. Việc tính toán trích nộp phải tuân thủ theo chế độ hiện hành của nhà nớc.
- Các khoản phải nộp theo lơng bao gồm BHXH, BHYT
b) Chứng từ kế toán sử dụng
- Bảng kê trích nộp BHXH, BHYT - Phiếu nghỉ hởng BHXH (Mẫu C02-H)
- Danh sách ngời nghỉ hởng trợ cấp ốm đau - thai sản - Phiếu trợ cấp BHXH…
c) Tài khoản kế toán sử dụng
* TK 332 - Các khoản phải nộp theo lơng
- Công dụng: Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình trích nộp và thanh toán BHXY, BHYT của đơn vị.
- Kết cấu và nội dung:
Nợ TK 332 - Các khoản phải nộp theo lơng Có - Số BHXH, BHYT đã nộp cho cơ quan
quản lý.
- Số BHXH chi trả cho những ngời đợc hởng chế độ BHXH tại đơn vị
- Trích BHXH, BHYT tính vào chi của đơn vị.
- Số tiền BHXH đợc cơ quan BHXH cấp để chi trả cho các đối tợng hởng chế độ BHXH của đơn vị.
- Số lãi nộp chậm, số tièn BHXH phải nộp.
Số d: - Số tiền BHXH, BHYT còn phải nộp cho cơ quan quản lý.
- Số tiền BHXH nhận của cơ quan BHXH cấp để chi trả cho đối tợng h- ởng chế độ BHXH của đơn vị.
TK 332 có 2 TK cấp 2. TK 3321 - BHXH TK 3322 - BHYT
d) Các nghiệp vụ kế toán phát sinh chủ yếu trong quý I/2003
(1) CT số 5 ngày 7/1/03, phiếu thu BHXH, BHYT T1/03: 2.472.800
Nợ TK 111 2.472.800
Có TK 332 2.472.800
ct - 3321 2.060.700
ct - 3322 412.100
(2) CT số 5 ngày 17/2/03, phiếu thu BHXH, BHYT T2/03 của CBCNV: 3.579.500
Nợ TK 111 3.579.500
Có TK 332 3.579.500
ct - 3321 2.983.000
(3) CT số 5 ngày 14/3/03, Hiếu thu BHXH, BHYT T3/03: 3.664.200
Nợ TK 111 3.664.200
Có TK 332 3.664.200
ct - 3321 3.037.900
ct - 3322 626.300
(4) CT số 3 ngày 24/3/03, chuyển tiền BHXH, BHYT quý I/03: 20.000.000
Nợ TK 332 20.000.000
ct- 3321 14.333.500
ct - 3322 5.666.500
Có TK 461 (4612) 20.000.000
đồng thời ghi Có TK 008 (0081) 20.000.000
(5) CT số 6 ngày 30/3/03, kết chuyển tiền BHXH, BHYT quý I/03: 10.283.500
Nợ TK 661 (6612) 10.283.500
Có TK 332 10.283.500
ct - 3321 6.251.900
ct - 3322 4.031.600
4.2.3. Kế toán phải trả viên chức
Trong đơn vị HCSN các khoản phải trả viên chức và đối tợng khác bao gồm: tiền long và phụ cấp lơng; tiền thởng; tiền làm đêm, thêm giờ, BHXH trả thay lơng. Ngoài ra, còn có các khoản chi trả cho các đối tợng khác (học sinh sinh viên, các cán bộ nghỉ hu, các đối tợng hởng chính sách) về học bổng, sinh hoạt phí, lơng hu và các khoản trợ cấp khác.
a. Nguyên tắc hạch toán
- Phải tính toán chính xác và chi trả kịp thời các khoản phải trả viên chức. - Phải mở sổ kế toán chi tiết để theo dõi tình hình thanh toán theo từng khoản phải trả.
b. Chứng từ kế toán sử dụng
- Bảng thanh toán tiền lơng (Mẫu số C02-H)
- Bảng thanh toán học bổng (sinh hoạt phí) cho HSSV (Mẫu số S02b-H) - Bảng chấm công (mẫu số C01-H)
c. Tài khoản kế toán sử dụng
* TK 334 - phải trả viên chức
- Công dụng: Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán với công chức, viên chức trong đơn vị HCSN về tiền lơng và các khoản phải trả khác. Đồng thời phản ánh tình hình thanh toán với các đối tợng khác trong trờng học, bệnh viện về các khoản học bổng, sinh hoạt phí.…
- Kết cấu và nội dung
Nợ TK 334 - Phải trả viên chức Có
- Tiền lơng và các khoản khác đã trả cho CNVC và đối tợng khác của đơn vị - Các khoản đã khấu trừ và lơng sinh hoạt phí
- Tiền lơng và các khoản khác phải trả cho CNVC, cán bộ h/đồng trong đvị. - Số sinh hoạt phí, học bổng phải trả HSSV và các đối tợng khác.
Số d: Các khoản còn phải trả cho CNVC, HSSV và các đối tợng khác TK 334 có 2 TK cấp 2:
Nợ TK 334 (3341) 33.724.700
Có TK 111 33.724.700
(1.2) Kết chuyển số đã chi vào chi phí hoạt động Nợ TK 661 (6612) 33.724.700
Có TK 334 (3371) 33.724.700
(2) (2.1) CT số 4, ngày 7/4, Hiếu chi phụ cấp 35% T1/03: 7.332.300 Nợ TK 334 (3341) 7.332.300
Có TK 111 7.332.300
(2.2) Kết chuyển số đã chi vào chi hoạt động Nợ TK 661 (6612) 7.332.300
Có TK 334 (3341) 7.332.300
(3) (3.1) CT số 4 ngày 17/2 Hiếu chi lwong T2/03 cho CBCNV: 47.346.600 Nợ TK 334 (3341) 47.346.600
Có TK 111 47.346.600
(3.2) Kết chuyển số chi vào chi hoạt động Nợ TK 661 (6612) 47.346.600
Có TK 3341 47.346.600
(4) (4.1) CT số 4 ngày 17/2, Hiếu chi phụ cấp 5% T2/03: 10.262.700 Nợ TK 334 (3341) 10.262.700
Có TK 111 10.262.700
(4.2) Kết chuyển số đã chi vào hoạt động Nợ TK 661 (6612) 10.262.700
Có TK 334 (3341) 10.262.700
(5)(5.1) CT số 4 ngày 17/3, Hiếu chi lơng T3/03 cho CBCNV: 46.830.400 Nợ TK 334 (3341) 46.830.400
(5.2) Kết chuyển số đã chi vào hoạt động Nợ TK 661 (6612) 46.830.400
Có TK 334 (3341) 46.830.400
(6) (6.1) CT số 4 ngày 18/3, Hiếu chi phụ cấp 35% T2/03: 10.054.600 Nợ TK 334 (3341) 10.054.600
Có TK 111 10.054.600
(6.2) Kết chuyển số đã chi vào chi hoạt động Nợ TK 661 (6612) 10.054.000
Có TK 334 (3341) 10.054.000
IV. Kế toán nguồn kinh phí
5.1. Kế toán nguồn kinh phí hoạt động
Nguồn kinh phí hoạt động là nguồn kinh phí nhằm duy trì và bảo đảm sự hoạt động theo chức năng của các cơ quan đơn vị HCSN.
Nguồn kinh phí hoạt động đợc hình thành từ các nguồn:
- NSNN cấp: nguồn kinh phí này đợc tiến hành cấp phát dới 2 hình thức chủ yếu: cấp phát bằng hạn mức (là số kinh phí đơn vị thực tế nhận đợc trên cơ sở hạn mức đợc phân phối); cấp phát bằng lệnh chi tiền (là số kinh phí đơn vị thực tế nhận đợc do cấp trên hoặc NSNN cấp bằng tiền).
- Nhận biếu tặng, viện trợ, tài trợ trong và ngoài nớc. - Thu hồi phí và các khoản đóng góp của hội viên
- Bổ sung từ các khoản thu tại đơn vị theo quy định của chế độ tài chính. - Bổ sung các khoản thu tại đơn vị đợc phép giữ lại để chi và một phần do ngân sách hỗ trợ (đối với đơn vị đợc phép thực hiện cơ chế gián thu bù chi).
- Bổ sung từ các khoản khác theo quy định của chế độ tài chính.
5.1.1. Nguyên tắc hạch toán TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động
- TK 461 đợc áp dụng ở mọi đơn vị HCSN và đợc theo dõi chi tiết theo từng nguồn hình thành.
- Kinh phí hoạt động phải đợc sử dụng đúng mục đích, nội dung hoạt động, đúng tiêu chuẩn, định mức của nhà nớc và trong phạm vi dự toán đã đợc duyệt.
- Để theo dõi, quản lý và quyết toán tổng số kinh phí hoạt động trong phạm vi toàn đơn vị, đơn vị cấp trên đồng thời phải phản ánh vào TK của cấp mình số kinh phí đợc cấp của bàn thân đơn vị và kể cả số kinh phí hoạt động mà các đơn vị cấp dới nhận đợc khi báo cáo quyết toán cấp dới đợc duyệt y.
- Cuối kỳ kế toán đơn vị phải làm thủ tục quyết toán tình hình tiếp nhận và sử dụng nguồn kinh phí hoạt động với cơ quan tài chính, cơ quan chủ quản và với từng cơ quan, tổ chức cấp phát kinh phí theo chế độ tài chính qui định. Số kinh phí sử dụng cha hết đợc xử lý theo quyết định của cơ quan tài chính hoặc cơ quan có thẩm quyền. Đơn vị chỉ đợc chuyển sang năm sau kinh phí cha sử dụng hết khi
- Cuối mỗi niên độ kế toán, nếu số chi hoạt động bằng nguồn kinh phí hoạt động cha đợc duyệt y quyết toán, thì kế toán ghi chuyển nguồn kinh phí hoạt động năm nay sang kinh phí hoạt động năm trớc.
Nợ TK TK 4612 Có TK 4611
5.1.2. Chứng từ kế toán sử dụng- Thông báo HMKP đợc cấp - Thông báo HMKP đợc cấp
- Giấy phân phối HMKP (Mẫu số C2- 03/KB)
- Giấy rút HMKP kiêm lĩnh tiền mặt (Mẫu số C2-01/KB)
- Giấy rút HMKP bằng chuyển khoản, chuyển tiền, séc bảo chi (MSC2- 02/KB)
- Các chứng từ khác có liên quan đến ngời kinh phí.
5.1.3. Tài khoản kế toán sử dụng
* TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động
- Cộng dụng: Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình tiếp nhận sử dụng và quyết toán nguồn kinh phí của đơn vị HCSN, theo dõi, quản lý và quyết toán tổng số kinh phí hoạt động trong phạm vi toàn đơn vị.
- Nội dung và kết cấu.
Nợ TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động Có - Số kinh phí nộp lại NSNN hoặc nộp
lại cấp trên.
- Kết chuyển số chi hoạt động đã đợc duyệt quyết toán với nguồn kinh phí hoạt động
- Các khoản đợc phép ghi giảm nguồn kinh phí hoạt động
- Số kinh phí đã nhận của NSNN hoặc cấp trên.
- Số kinh phí nhận đợc do hội viên đóng góp, do viện trợ, bổ sung thêm.
Số d: - Số kinh phí đợc cấp trớc cho năm sau (nếu có)
- Nguồn kinh phí hoạt động hiện còn hoặc đã chi nhng cha đợc quyết toán. Tài khoản 461 có 3 TK cấp 2:
* Tài khoản 008 - Hạn mức kinh phí
- Công dụng: TK này dùng để phản ánh số hạn mức kinh phí hoạt động sự nghiệp đợc phân phối và cấp phát sử dụng.
- Kết cấu và nội dung:
Nợ TK 008 - Hạn mức kinh phí Có - HMKP hoạt động đợc phân phối
- Số nộp khôi phục HMKP
- Số hạn mức KP đã đợc cấp phát sử dụng
- HMKP hoạt động phân phối cho đơn vị cấp dới.
Số d: HMKP còn đợc sử dụng TK 008 có 3 TK cấp 2:
TK 0081 - HMKP thuộc ngân sách trung ơng TK 0082 - HMKP thuộc ngân sách tỉnh TK 0083 - HMKP thuộc ngân sách huyện
Cuối năm số HMKP sử dụng không hết, đã đợc phân phối phải nộp cho KBNN. 5.1.4. Các nghiệp vụ kế toán phát sinh chủ yếu trong quí I/03
(1) CT số 5 ngày 11/2/03, Hiếu rút tiền mặt về quỹ: 180.406.200
Nợ TK 111 180.406.200
Có TK 461 (4612) 180.406.200 đồng thời Có TK 008 (0081) 180.406.200
(2) Chứng từ số 3 ngày 11/2/03 chuyển cớc phí Tel T12/02: 5.337.600 Nợ TK 661 (6612) 5.337.600
Có TK 461 (4612) 5.337.600 đồng thời Có TK 008 (0081) 5.337.600
(3) CT số 3 ngày 26/2 chuyển cớc phí Tel T1/03: 5.703.600 Nợ TK 661 (66121)5.703.600
Có TK 641 (4612) 5.703.600 đồng thời Có TK 008 (0081) 5.703.600
(4) CT số 3 ngày 26/2/03 chuyển tiền điện thắp sáng T1/03: 17.772.700 Nợ TK 331 (3318) 17.772.700
Có TK 461 (4612) 17.772.700 đồng thời Có TK 008 (0081) 17.772.700
(5) CT số 5 ngày 4/3/03, Hiểu rút tiền mặt về quỹ: 90.430.900
Nợ TK 111 90.430.900
Có TK 461 (4612) 90.430.900
đồng thời Có TK 008 (0081) 90.430.900
(6) CT số 3 ngày 21/3, chuyển tiền điện thắp sáng T2/03: 23.378.900 Nợ TK 331 (3381) 23.378.900
Có TK 461 (4612) 23.378.900 đồng thời Có TK 008 (0081) 23.378.900
(7) CT số 3 ngày 21/3, chuyển tiền cớc phí Tel T2/03: 3.865.500 Nợ TK 661 (6612) 3.865.500
Có TK 461 (4612) 3.865.500 đồng thời Có TK 008 (0081) 3.865.500
(8) CT số 3 ngày 24/3, chuyển tiền BHXH, BHYT quý I/03: 20.000.000
Nợ TK 332 20.000.000
ct - 3321 14.333.500
ct - 3322 5.666.500
Có TK 461 (4612) 20.000.000 đồng thời Có TK 008 (0081) 20.000.000
(9) CT số 5 ngày 21/3, Hiếu rút tiền mặt về quỹ: 244.503.800
Nợ TK 111 244.503.800
(10) CT số 5 ngày 7/1, Nga thu học phí HKI năm thứ I của các lớp KT8,