III. Thực tế công tác kế toán NLVL
2. Kế toán chi tiết NLVL
a. Thủ tục nhập NVL
Tại Xí nghiệp, vật t mua về đều đợc làm thủ tục nhập kho ngay dựa trên các hoá đơn, hợp đồng và biên bản kiểm nghiệm.
Bộ phận đợc giao nhiệm vụ cung ứng vật t, khi nhập kho vật t, lập giấy đề nghị nhập kho kèm theo hoá đơn và biên bản kiểm nghiệm sau khi kiểm tra Phòng kế hoạch vật t lập và ký duyệt phiếu nhập kho theo mẫu quy định.
Phiếu nhập kho đợc lập thành 3 liên: 01 liên lu Phòng vật t, 01 liên giao kế toán vật liệu, 01 liên giao thủ kho.
Khi nhận đợc phiếu nhập kho, thủ kho ghi số nhập thực ngày, tháng, năm nhập và ký tên vào phiếu nhập. Từ 5 đến 7 ngày thủ kho chuyển phiếu nhập kho cho Phòng kế toán để ghi chép theo dõi và hạch toán.
Hoá đơn Mẫu số: 01 GTKT - 3LL giá trị gia tăng HN/2005B Liên 2 (Giao khách hàng) 0020646
Ngày 03 tháng 03 năm 2006 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHHTM Phúc Long Địa chỉ: 101 Lê Thánh Tông- Ngô Quyền- HP
Số tài khoản: MST: 02005632181 Điện thoại:
Họ và tên ngời mua hàng: Đơn vị: Xí nghiệp Cơ khí Z79
Địa chỉ: Km 12- Quốc lộ 1A- Thanh Trì- Hà nội Số tài khoản:
Mã số: 2800243742002 Hình thức thanh toán: TM/CK
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3= 1*2 Vòng bi Nhật 1 6206 Cái 100 30.000 3.000.000 2 6208 Cái 100 54.000 5.400.000 3 6217 Cái 100 290.000 29.000.000 Cộng tiền hàng: 37.400.000 Thuế suất GTGT 0,5% Tiền thuế GTGT 1.870.000
Tổng cộng tiền thanh toán 39.270.000 Số tiền viết bằng chữ: ( ba mơi chín triệu hai trăm bảy mơi ngàn đồng)
Ngời mua hàng Ngời bán hàng Thủ trởng đơn vị
Hoá đơn Mẫu số: 01 GTKT - 3LL giá trị gia tăng HN/2005B Liên 2 (Giao khách hàng 0028133
Ngày 03 tháng 03 năm 2006
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Vật liệu điện và TB điện Thanh Chiến Địa chỉ: 40 D2 tập thể Nguyễn Công Trứ- Hà Nội
Số tài khoản: MST: 0101372803 Điện thoại:
Họ và tên ngời mua hàng: Phạm Quốc Khánh Đơn vị: Xí nghiệp Cơ khí Z79
Địa chỉ: Km 12- Quốc lộ 1A- Thanh Trì- Hà nội Số tài khoản:
Mã số: 2800243742002 Hình thức thanh toán: TM
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3= 1*2
1 Khởi động từ 40A Cái 1 280.000 280.000
2 AutomátNhật50A Cái 2 385.000 770.000
3 Dây lọc 2x1 m 100 2.500 250.000
4 Đèn tuýp 1,2m Bộ 64 45.000 180.000
5 Nẹp nhựa tiền phong m 54 3.000 162.000
Cộng tiền hàng: 1.642.000 Thuế suất GTGT 0,5% Tiền thuế GTGT 82.100 Tổng cộng tiền thanh toán 1.724.000 Số tiền viết bằng chữ: ( Một triệu bảy trăm hai mơi t ngàn đồng chẵn)
Ngời mua hàng Ngời bán hàng Thủ trởng đơn vị (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký và đóng dấu)
Trớc khi đa vào nhập kho, số vật t trên phải đợc kiểm nghiệm theo quy định. Nếu đúng mới tiến hành nhập và thanh toán với ngời bán. Biên bản kiểm nghiệm theo mẫu sau:
Xí nghiệp Cơ khí Z79 04 Bản
Biên bản kiểm nghiệm (Vật t, sản phẩm, hàng hoá) Ngày 03 tháng 03 năm 2006 Ban kiểm nghiệm gồm:
1. Trần Viết Xuân - Trởng ban
2. Ngô Văn Thêm - Uỷ viên
3. Nguyễn Văn Long - Uỷ viên Đã kiểm nghiệm các loại:
TT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật t Mã số Đơn vị tính Số lợng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Số lợng đúng quy cách Số lợng không đúng quy cách Vòng bi Nhật 1 6206 Cái 100 100 2 6208 Cái 100 100 3 6217 Cái 100 100
4 Khởi động từ 40A Cái 1 1
5 AutomátNhật50A Cái 2 2 6 Dây lọc 2x1 m 100 100 7 Đèn tuýp 1,2m Bộ 64 64 8 Nẹp nhựa tiền phong m 54 54
ý kiến của Ban kiểm nghiệm : Số vật t trên đủ điều kiện để nhập kho
Số vật t trên sau khi đợc kiểm nghiệm sẽ đem nhập kho. Phiếu nhập kho đối với hoá đơn trên đợc lập nh sau:
Phiếu nhập kho Mẫu số 01- VT Ngày 03 tháng 3 năm 2006 Theo QĐ: 1141- TCQĐ/CĐKT
ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài Chính
Nợ:
Có : Số 30 - Họ, tên ngời giao hàng:
- Theo HĐGT Số 0020646 ngày 03 tháng 3 năm 2006 - Nhập tại kho: 152.1 BTP
Cộng thành tiền ( bằng chữ):
Nhập, ngày 03 tháng 03 năm 2006 Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Phụ trách cung tiêu Ngời nhận hàng thủ kho
( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
STT Tên, nh n hiệu, quyã
cách, phẩm chất vật t Mã
số Đơn vị Theo Số lợng Đơn giá Thành tiền CT Thực nhập A B C D 1 2 3 4 Vòng bi Nhật 1 6206 Cái 100 2 6208 Cái 100 3 6217 Cái 100 Cộng
Phiếu nhập kho Mẫu số 01- VT Ngày 4 tháng 3 năm 2006 Theo QĐ: 1141- TCQĐ/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995
của Bộ Tài Chính
Nợ:
Có : Số 35 - Họ, tên ngời giao hàng:
- Theo HĐGT Số 0028133 ngày 17 tháng 3 năm 2006 - Nhập tại kho: 152.2 VLP
Cộng thành tiền ( bằng chữ):
Nhập, ngày 04 tháng 03 năm 2006
Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Phụ trách cung tiêu Ngời nhận hàng thủ kho ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
Thủ kho xem xét cụ thể số vật t về thấy đầy đủ thì tiến hành nhập kho và ghi vào phiếu nhập kho số thực nhập. Sau đó ghi vào thẻ kho tơng ứng về mặt số l- ợng. Khi giao hàng vào kho ngời giao hàng ký tên để xác nhận, làm căn cứ cho việc thanh toán tiền hàng sau này. Ngoài ra nếu thu mua một lúc cùng nhiều mặt hàng xí nghiệp đã lập Bảng kê vật t mua hàng nh sau:
Cộng hòa x hội chủ nghĩa việt namã
Độc lập- Tự do- Hạnh phúc
STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật t Mã số Đơn vị Số lợng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập A B C D 1 2 3 4
1 Khởi động từ 40A Cái 1 1
2 AutomátNhật50A Cái 2 2
3 Dây lọc 2x1 m 100 100
4 Đèn tuýp 1,2m Bộ 64 64
Bảng kê vật t mua hàng
Hóa đơn số: ngày 22 tháng 3 năm 2006 STT Quy cách
Đơn vị tính
Số l-
ợng Đơn giá Thành tiền
1 Bulông M20x100 Bộ 16 7.000 112.000
2 Bulông+ Đai ốc Bộ 09 5.000 45.000
3 Bánh xe φ120+ vòng bi Bộ 02 50.000 100.000
4 ống kẽm φ20x120 Đôi 02 4.000 8.000
5 ống kẽm φ33x150 Đôi 02 8.000 16.000
6 Đai xiết φ45 Cái 06 4.000 24.000
7 Băng tan Cái 20 2.000 40.000
8 bút sơn Cái 20 2.500 50.000
9 Tôn tấm Kg 37 9.000 333.000
10 Tôn δ5 Kg 132 9.000 1188.000
11 Kìm sắt Cái 1 11.000 11.000
12 cà lê khẩu 10 Cái 1 7.000 7.000
13 cà lê khẩu 14 Cái 1 8.000 8.000
14 cà lê khẩu 17 Cái 1 10.000 10.000
15 Keo silicon Hộp 1 15.000 15.000 16 Kép tiện φ33 Cái 3 10.000 30.000 17 Chõ đồngφ 33 Cái 1 65.000 65.000 18 cút hãm φ33 Cái 1 10.000 10.000 19 cút hãm φ40 Cái 1 8.000 8.000 Cộng thàng tiền: 2.080.000 Nhập, ngày 22 tháng 03 năm 2006 Ngời mua hàng Chủ cửa hàng
Tại Xí nghiệp vật liệu xuất kho chủ yếu là để phục vụ sản xuất sản phẩm. Ngoài ra còn xuất phục vụ cho nhu cầu quản lý, sản xuất chung, xuất cho xây lắp công trình.
Trên cơ sở định mức tiêu hao vật t và căn cứ vào yêu cầu nguyên vật liệu dùng cho sản xuất từ các phân xởng do phòng kỹ thuật cung cấp và đơn xin lĩnh vật t do quản đốc phân xởng trình lên, phòng kế hoạch sẽ lập kế hoạch cấp vật t và lập phiếu để xuất vật t sau đó trình lên giám đốc.
Sau khi đợc giám đốc đồng ý và ký vào phiếu đề xuất cấp vật t và kế hoạch cấp vật t kế toán vật liệu lập phiếu xuất kho. Nếu trong kho không còn vật t thì phòng kế hoạch cử cán bộ tiếp liệu đi mua vật t khi nào trong kho có vật t kế toán mới lập phiếu xuất kho.
Phiếu xuất kho đợc lập thành 3 liên: - 01 liên giao phòng vật t.
- 01 liên do kế toán vật liệu giữ
- 01 liên ngời nhận vật liệu giữ để ghi sổ theo dõi tình hình sử dụng vật liệu
Thủ kho sau khi nhận đợc phiếu xuất kho do quản đốc phân xởng đem xuống xin lãnh vật t, thủ kho kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của phiếu xuất kho sau đó xuất vật liệu theo đúng số lợng yêu cầu ghi trong phiếu xuất.
Thủ kho ghi sổ thực xuất vào cột số thực xuất trong phiếu xuất kho và cùng ng- ời nhận vật t ký tên vào phiếu xuất kho.
Phiếu xuất kho Mẫu số 02- VT Ngày 19 tháng 4 năm 2006 Theo QĐ: 1141- TCQĐ/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995
của Bộ Tài Chính
Nợ: Có : - Họ, tên ngời nhận hàng:
- Lý do xuất kho: Mang đi rèn - Xuất tại kho: 152.1 VLC
Cộng thành tiền ( bằng chữ): Một trăm bốn tám triệu năm trăm bảy chín nghìn hai tăm đồng chẵn
Xuất, ngày 19 tháng 04 năm 2006
Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Phụ trách cung tiêu Ngời nhận hàng thủ kho ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
STT Tên, nh n hiệu, quyã
cách, phẩm chất vật t Mã
số Đơn vị Theo Số lợng Đơn giá Thành tiền CT
Thực xuất
A B C D 1 2 3 4
1 Phôi vành chậu Ben la Kg 754 754 126.000 95.004.000
2 Phôi quả dứa Ben la Kg 579,7 425,2 126.000 53.575.200
3 4
Phiếu xuất kho Mẫu số 02- VT Ngày 25 tháng 4 năm 2006 Theo QĐ: 1141- TCQĐ/CĐKT ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài Chính Nợ: Có : - Họ, tên ngời nhận hàng: PX A2 - Lý do xuất kho: GCHC - Xuất tại kho : 155
Cộng thành tiền ( bằng chữ): Bốn mơi lăm nghìn chín trăm đồng chẵn
Xuất, ngày 25 tháng 04 năm 2006
Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Phụ trách cung tiêu Ngời nhận hàng thủ kho ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
b. Phơng pháp kế toán chi tiết NLVL XN áp dụng
Hiện nay xí nghiệp áp dụng phơng pháp thẻ song song
Theo phơng pháp thẻ song song, hạch toán chi tiết vật liệu tại các doanh nghiệp đợc tiến hành nh sau:
ở kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu về mặt số lợng
STT Tên, nhãn hiệu,
quy cách, phẩm Mã số Đơn vị Theo Số lợng Đơn giá Thành tiền CT Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Bánh răng Z30 Cái 80 80 370 29.600 2 Bánh răng Z36 Cái 10 10 100 10.000 3 Bánh răng Z35 Hộp si Cái 10 10 630 6.300 Cộng 45.900
Thẻ kho do kế toán lập theo mẫu quy định (Mẫu 06- VT) cho từng danh điểm vật liệu theo từng kho và phát cho thủ kho để ghi chép hàng ngày
ở phòng kế toán: kế toán sử dụng sổ chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn của từng loại vật liệu cả về số lợng và giá trị.
Hàng ngày hoặc định kỳ, khi nhận đợc các chứng từ nhập xuất vật liệu đợc thủ kho chuyển lên, kế toán phải tiến hành kiểm tra, ghi giá và phản ánh vào các sổ chi tiết. Cuối tháng căn cứ vào các sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp chi tiết nhập, xuất, tồn vật liệu.
Hệ thống chứng từ ban đầu đợc sử dụng trong hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại xí nghiệp bao gồm: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Thẻ kho, Sổ chi tiết vật t, Bảng kê nhập vật t, Bảng kê xuất vật t.
Ví dụ:
Trong tháng 3, có tình hình nhập xuất một số loại vật liệu nh sau:
Đơn vị: Xí nghiệp Cơ khí 79 Mẫu số 10 - VT Tên kho: Thẻ kho Ngày lập thẻ kho: Kho: Tên hàng: Thép φ10x10 Mã số: 1231 Đơn vị tính: Kg
Chứng từ Diễn giải Ngày
nhập, Số lợng ký xác Chữ S H NT Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng 1.000 16 3/3 Nhập 3/3 3.500 4.500 20 8/3 Xuất 8/3 3.000 1.500 25 13/3 Nhập 13/3 4.000 5.500 35 18/3 Xuất 18/3 4.000 1.500
26 23/3 Nhập 23/3 4.000 5.500
42 28/3 Xuất 28/3 4.500 1.000
Cộng phát sinh 11.500 11.500
Tồn kho cuối tháng
3 1.000
Khi kế toán vật liệu nhận đợc phiếu nhập, xuất do thủ kho gửi lên thì phân loại chứng từ theo nguyên vật liệu, kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ và đối chiếu với thẻ kho.
Sau đó ký xác nhận vào thẻ kho. Đồng thời căn cứ vào chứng từ nhập, xuất kho để ghi vào sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ.
Cuối tháng kế toán và thủ kho đối chiếu số liệu giữa thẻ kho và sổ chi tiết vật liệu. Đồng thời cộng số liệu trên sổ chi tiết để vào bảng kê nhập, xuất theo từng nhóm, loại vật t.
c. Phơng pháp tính giá gốc NL, VL xuất kho áp dụng tại XN
Đánh giá nguyên vật liệu là việc dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá của nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định để đảm bảo tính chân thực và thống nhất. Tại Xí nghiệp Cơ khí Z79, nguyên vật liệu đợc đánh giá theo
phơng pháp bình quân gia quyền
∗ Phơng pháp giá đơn vị bình quân gia quyền
Theo phơng pháp này, giá thực tế vật liệu xuất kho trong kỳ đợc tính theo công thức:
Giá thực tế từng Số lợng từng Giá đơn vị loại xuất kho = loại xuất kho * bình quân Xí nghiệp tính bình quân vào cuối tháng.
Ta có thể lấy ví dụ minh hoạ trên bằng tài liệu thực tế ở công ty nh sau:
Tính giá thực tế của NVL chính xuất phôi vành chậu ben la trong tháng 3 năm 2006:
Tồn đầu tháng: 350; 120.000đ/Kg
Ngày 9/3 xuất kho 750Kg
ngày 12/3 Nhập kho 1300Kg; 126.000đ/Kg Ngày 18/3 xuất kho 562kg
Trị giá vật liệu xuất kho đợc tính nh sau: + Tính một lần vào cuối tháng:
( 350 *120.000)+ [(1.200 *125.000)+ (1.300 *126.000)]
ĐGBQ= = 124.842 350+2.500
+ Tính một lần vào cuối tháng: Trị giá vật liệu xuất kho trong tháng: Ngày 09: 750 * 124.842 = 93.631.500 Ngày 18: 562 * 124.842 = 70.161.204