Tuỳ thuộc vào đặc điểm và yêu cầu quản lý, mỗi doanh nghiệp lựa chọn một hình thức sổ kế toán phù hợp. Bao gồm: Hình thức nhật ký chung, Hình thức chứng từ ghi sổ, Hình thức nhật ký chứng từ, Hình thức nhật ký sổ cái.
1. Hình thức sổ kế toán nhật ký chung
Đặc điểm chủ yếu của hình thức này là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ để ghi theo thứ tự thời gian và nội dung nghiệp vụ kinh tế theo đúng mối quan hệ khách quan giữa các đối tợng kế toán (quan hệ đối ứng giữa các tài khoản) vào sổ nhật ký chung, sau đó lấy số liệu trên sổ nhật ký để ghi vào sổ cái.
Hình thức kế toán nhật ký chung gồm các loại sổ kế toán chủ yếu sau: Sổ nhật ký chung, các sổ nhật ký chuyên dùng
Sổ cái
Sổ, thẻ kế toán chi tiết.
TK 627, 641, 642, 241 TK 821 TK 151, 152, 157 TK 611 TK 151, 152, 157 TK 111, 112, 331, 141 TK 411, ... Kết chuyển giá vốn thực tế NVL tồn đầu kỳ Kết chuyển giá vốn thực tế NVL tồn cuối kỳ
Giá vốn thực tế hàng mua vào trong kỳ
Trường hợp khác làm tăng giá trị NVL trong kỳ
Trị giá vốn thực tế xuất dùng cho sản xuất kinh doanh
Trị giá vốn thực tế NVL xuất bán
TK 133
Trình tự ghi sổ:
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ, hợp pháp, lập định khoản kế toán rồi ghi vào sổ nhật ký chung theo thứ tự thời gian rồi từ sổ nhật ký chung ghi vào sổ cái.
Trờng hợp cần mở thêm sổ nhật ký đặc biệt thì cũng căn cứ vào chứng từ gốc để ghi vào sổ nhật ký đặc biệt. Cuối tháng ghi vào sổ cái.
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên sổ cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu trên sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết đợc dùng để lập các Báo cáo Tài chính.
Ưu điểm và nhợc điểm:
- Ưu điểm: Dễ ghi chép do mẫu số đơn giản
- Nhợc điểm: Việc tổng hợp số liệu báo cáo không kịp thời
Phơng pháp này áp dụng thích hợp cho các doanh nghiệp có trang bị phơng tiện kỹ thuật tính toán thông tin ở mức độ cao.
Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Chứng từ gốc
Nhật ký mua hàng
Sổ cái tài khoản
Nhật ký chung Thẻ kho của thủ
kho
Sơ đồ 4: hạch toán theo hình thức nhật ký chung
Báo cáo tài chính
Báo cáo nhập xuất tồn kho vật tư Bảng tổng hợp sổ chi
tiết vật tư Sổ chi tiết vật tư
2. Hình thức kế toán nhật ký sổ cái
Đặc trng cơ bản của hình thức này là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là Sổ Nhật ký sổ cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký sổ cái là các chứng từ gốc hoặc Bảng tổng hợp chứng từ gốc.
Hình thức kế toán nhật ký sổ cái gồm các loại sổ kế toán sau: Nhật ký - Sổ cái
Các sổ, thẻ kế toán chi tiết Trình tự ghi:
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hoặc Bảng tổng hợp chứng từ gốc kế toán ghi vào Nhật ký Sổ cái sau đó ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết. Cuối tháng phải khoá sổ và tiến hành đối chiếu khớp đúng số liệu giữa sổ Nhật ký - Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết (đợc lập các sổ, thẻ kế toán chi tiết).
Ưu điểm: dễ ghi chép do mẫu số đơn giản Nhợc điểm: Việc ghi chép bị trùng lắp
Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ nhật ký sổ cái Thẻ kho của thủ kho
Sơ đồ 5: hạch toán theo hình thức nhật ký sổ cái
Báo cáo tài chính
Báo cáo nhập xuất tồn kho vật tư Bảng tổng hợp sổ chi
tiết vật tư Sổ chi tiết vật tư
3. Hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ
Đặc trng cơ bản của hình thức này là ghi sổ kế toán tổng hợp dựa trên các chứng từ ghi sổ, bao gồm: Ghi theo hình thức thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái.
Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ gồm: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Sổ cái
Các sổ, thẻ kế toán chi tiết Trình tự ghi sổ:
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ sau đó đợc dùng để ghi vào Sổ cái. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ đợc dùng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh.
Ưu nhợc điểm của hình thức này :
Ưu điểm : dễ ghi chép do mẫu sổ đơn giản,dễ kiểu tra đối chiếu.
Nhợc điểm : Việc ghi chép dễ bị trùng lặp,việc kiểm tra đối chiếu thờng bị chậm. Hình thức này áp dụng thích hợp cho doanh nghiệp có quy mô vừa hoặc lớn có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sử dụng nhiều tài khoản .
Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Chứng từ gốc
Sổ kế toán liên quan
Sổ cái tài khoản
Chứng từ ghi sổ Thẻ kho của thủ
kho
Sơ đồ 6: hạch toán theo hình thức nhật ký chứng từ ghi sổ
Báo cáo tài chính
Báo cáo nhập xuất tồn kho vật tư Bảng tổng hợp sổ chi
tiết vật tư Sổ chi tiết vật tư
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
4. Hình thức sổ kế toán nhật ký chứng từ.
Đặc trng cơ bản của hình thức này là kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế, tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế theo bên có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng nợ.
Hình thức kế toán nhật ký chứng từ gồm các loại sổ kế toán : Nhật ký chứng từ
Bảng kê Sổ cái
Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết
Hình thức này áp dụng thích hợp cho các doanh nghiệp có quy mô lớn, nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, trình độ nhiệp vụ của kế toán vững vàng.
Trình tự ghi sổ: hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc đã đợc kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các nhật ký chứng từ hoặc bảng kê, sổ chi tiết có liên quan cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các nhật ký chứng từ, kiểm tra đối chiếu số liệu trên các nhật ký chứng từ với các sổ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào sổ cái.
Ưu điểm và nhợc điểm
Ưu điểm: giảm bớt số lợng ghi chép, cung cấp thông tin kịp thời, thuận tiện cho việc phân công tác
Sơ đồ 7: Hạch toán theo hình thức Nhật Ký Chứng Từ
Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu
Chứng từ gốc và các bảng phân bổ
Bảng kê Nhật ký chứng
từ
Thẻ và sổ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái
Chơng II
Thực tế công tác kế toán NVL tại xí nghiệp cơ khí 79 I. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
1. Lịch sử thành lập doanh nghiệp
Tiền thân của nhà máy Z79 là các trạm sửa chữa trong chiến tranh, một bộ phận của phòng công nghệ thuộc tổng cục có tên Q179. Nhà máy đã trải qua không ít khó khăn nhất là vào thời gian đầu khi mới thành lập đó là việc tập hợp đội ngũ cán bộ, kỹ s, công nhân lành nghề và việc huy động các trang thiết bị để chế thử một số mặt hàng mới.
Ngày 15/03/1971, cục quản lý quyết định tách xởng mẫu khỏi phòng công nghệ và chính thức thành lập nhà máy A179. Đến ngày 10/9/1974 với nhiệm vụ mới đặt ra, Tổng cục kỹ thuật ra đời, A179 đựơc đổi tên thành Z179.
Tháng 10/2003 theo chỉ thị số 37/CT-BQP của Bộ Quốc Phòng về triển khai, sắp xếp, đổi mới trong quân đội giai đoạn 2003-2005 và theo QĐ số 123/2003/QĐ-BQP ngày 9/9/2003, nhà máy Z179 chính thức đổi tên thành xí nghiệp cơ khí 79.
2. Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp
Nhìn chung bộ máy cơ cấu tổ chức của xí nghiệp khá gọn nhẹ, bao gồm các phòng ban chức năng và một số phân xởng sản xuất. Bộ máy quản lý của xí nghiệp đợc tổ chức theo kiểu trực tuyến- chức năng. Cụ thể bộ máy đợc tổ chức theo mô hình sau:
Sơ đồ 8: Tổ chức bộ máy quản lý của xí nghiệp
Trong xí nghiệp mỗi một phòng ban hay một phân xởng tổ sản xuất đều có chức năng, nhiệm vụ riêng song tất cả đều có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, hỗ trợ nhau làm cho bộ máy của xí nghiệp tạo thành một khối thống nhất.
∗ Chức năng và nhiệm vụ của mỗi phòng ban, bộ phận
+ Giám đốc: là đại diện pháp nhân của doanh nghiệp do tổng cục quốc phòng bổ nhiệm, có quyền điều hành cao nhất trong doanh nghiệp, tổ chức chỉ đạo và
Giám đốc
Phó giám đốc
kinh doanh Phó giám đốc kỹ thuật
Phòng vật t Phòng kỹ thuật Phòng lao động hành chính Phòng KCS PX A1 PXA4 PX A3 Phòng kế toán Phòng chính trị PX A2
chịu trách nhiệm với Nhà nớc, cơ quan quản lý cấp trên và tập thể lao động về kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp .
+ Phó giám đốc kinh doanh: Tham mu cho giám đốc về các nghiệp vụ hoạt động kinh doanh và quản lý chất lợng hàng hoá của doanh nghiệp. Có nhiệm vụ tìm kiếm nguồn hàng, bạn hàng, tổ chức giao nhận hàng và bán hàng tổ chức vận chuyển hàng hoá của doanh nghiệp. Phó giám đốc kinh doanh có trách nhiệm giám sát, quản lý các phòng kế hoạch, lao động, vật t.
+ Phó giám đốc kỹ thuật: Làm chức năng tham mu về kỹ thuật sản xuất hàng hóa, nghiên cứu sản phẩm và kiểm tra chất lợng sản phẩm.
+ Phòng kỹ thuật có chức năng thiết kế sản phẩm, chịu trách nhiệm về các dây chuyền sản xuất, máy móc, thiết bị đảm bảo yêu cầu kỹ thuật và lập kế hoạch sửa chữa.
+ Phòng KCS kiểm tra giám định chất lợng sản phẩm.
+ Các phân xởng có chức năng sản xuất sản phẩm đáp ứng yêu cầu về số lợng, chất lợng theo đúng tiến độ hợp đồng.
+ Phòng tài chính kế toán: Chấp hành mọi quy định, chế độ kế toán tiến hành thực hiện và phản ánh mọi nghiệp vụ kế toán phát sinh có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, ghi chép sổ sách, lập báo cáo tài chính, đảm bảo đủ vốn cho hoạt động kinh doanh. Thực hiện hoạt động nghiệp vụ tổ chức phát sinh tại doanh nghiệp, quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, đánh giá hiệu quả và đề xuất các giải pháp nhằm tăng hiệu quả sử dụng của đồng vốn.
+ Phòng tổ chức hành chính: Giúp giám đốc tổ chức công tác hành chính, quản trị, xây dựng, duy trì nề nếp tác phong làm việc của nhân viên doanh nghiệp quản đồng thời tổ chức sắp xếp nhân sự, chịu trách nhiệm về công tác đào tạo, quỹ lơng, các chính sách đối với ngời lao động, công tác thanh tra bảo vệ doanh nghiệp.
+ Phòng chính trị: Tổ chức các công tác Đảng, công đoàn cho xí nghiệp. Phòng còn phát động một số phong trào nh: thi đua sản xuất, các hoạt động chào mừng các ngày lễ lớn.
II. Tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp
1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Do đặc điểm tổ chức kinh doanh và quản lý gọn nhẹ, tập trung nên sử dụng mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung. Phòng kế toán của xí nghiệp thực hiện mọi công tác kế toán, từ việc thu nhận, xử lý chứng từ, luân chuyển ghi chép, tổng hợp, lập báo cáo tài chính, hớng dẫn kiểm tra kế toán toàn xí nghiệp. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung giúp cho lãnh đạo nắm bắt kịp thời toàn bộ thông tin về hoạt động kinh tế và chỉ đạo sát sao, kịp thời các hoạt động toàn xí nghiệp.
2. Hình thức tổ chức công tác kế toán tại xí nghiệp
Để phù hợp với yêu cầu và trình độ quản lý của xí nghiệp, xí nghiệp áp dụng hình thức kế toán “ Nhật ký chứng từ ”. Các nghiệp vụ hạch toán kế toán nh phản ánh, ghi chép, lu trữ chứng từ, hệ thống sổ sách kế toán đều đợc tổ chức thực hiện tại phòng kế toán của xí nghiệp.
3. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tại xí nghiệp
Tổ chức bộ máy kế toán của xí nghiệp đợc thể hiện trong sơ đồ:
Sơ đồ 9: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán
* Nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán:
- Kế toán trởng: Có chức năng giám đốc, chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê thông tin kinh tế và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế của xí
Kế toán trưởng Kế toán tính giá thành và tiền lư ơng Kế toán bán hàng, công nợ, lãi lỗ. Kế toán TSCĐ và XDCB Kế toán NVL kiêm thủ quỹ
nghiệp theo đúng chế độ kế toán, đảm bảo sự thống nhất về mặt kế toán, lập báo cáo nhanh về các nội dung kế toán cụ thể để trình cơ quan quản lý cấp trên khi cần thiết.
- Bộ phận kế toán bán hàng : Chịu trách nhiệm theo dõi tình hình mua hàng, nhập kho, bán hàng, hàng tồn kho và tính trị giá vốn hàng bán.
- Bộ phận kế toán TSCĐ : Có trách nhiệm trích khấu hao TSCĐ cho từng đối t- ợng chịu chi phí và tiến hành tập hợp toàn bộ các chi phí phát sinh trong toàn xí nghiệp bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Kế toán NVL: theo dõi tình hình nhập, xuất NVL trên các mặt số lợng, chất l- ợng, chủng loại, giá trị. tính toán và phân bổ chính xác, kịp thời trị giá vật liệu xuất dùngcho các đối tợng khác nhau, kiểm tra việc thực hiện định mức tiêu hao NVL.
Kế toán tính giá thành: quản lý chặt chẽ chi phí sản xuất làm căn cứ để tính giá thành sản phẩm và đánh giá hiệu quả sản xuất, tổ chức theo dõi chi tiết
4. Trình tự ghi sổ của hình thức kế toán Nhật ký chứng từ tại xí nghiệp
Ghi chú:
: Ghi hàng ngày
NKCT số 1, số
2, số 5, số 10 Các chứng từ gốc HĐ GTGT
Phiếu xuất kho Phiếu nhập kho - ... Bảng kê số 3 Bảng phân bổ NVL Sổ cái TK 152 Sổ chi tiết TK 152 Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo kế toán Bảng kê số 5 NKCT số 7
: Ghi cuối tháng : Quan hệ đối chiếu
* Đặc trng cơ bản của hình thức này là kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế, tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế theo bên có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng nợ.
* Trình tự ghi sổ: hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc đã đợc kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các nhật ký chứng từ hoặc bảng kê, sổ chi tiết có liên quan cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các nhật ký chứng từ, kiểm tra đối chiếu số liệu trên các nhật ký chứng từ với các sổ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có