2. Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 và việc xây dựng hệ thống quản trị định hớng chất lợng theo tiêu chuẩn ISO
3.2.2. Hoàn thiện bộ máy quản lý và xây dựng mối quan hệ đoàn kết chặt
chẽ, hợp tác giữa các thành viên, bộ phận trong công ty
Qua thực trạng về cơ cấu tổ chức tại công ty May 10 , đặc biệt là tổ chức lãnh đạo, có thể đa ra giải pháp hoàn thiện tổ chức chất lợng nh sau:
Đứng đầu công ty sẽ là Tổng giám đốc, tiếp dới sẽ là 2 phó Tổng giám đốc, trong đó Phó tổng giám đốc 2 là QMR.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thanh Tuấn – QTKDTH – 41A - Tổng giám đốc:
+ Xác lập, phê duyệt chính sách chất lợng và các mục tiêu chất lợng. + Bổ nhiệm đại diện lãnh đạo về chất lợng.
+ Phê duyệt sổ tay chất lợng và một số quy trình chung thuộc hệ thống chất lợng.
+ Phê duyệt các hợp đồng kinh tế, các văn bản liên quan đến nhân sự kể cả các kế hoạch đào tạo nhân viên.
+ Chủ tịch hội đồng đánh giá phê duyệt danh sách nhà thầu phụ đợc chấp nhận.
+ Chịu trách nhiệm cuối cùng về kết quả của hệ thống chất lợng. + Chủ trì các cuộc họp định lỳ xem xét của lãnh đạo.
+ Trực tiếp phụ trách phòng kinh doanh và phòng tài chính kế toán. + Giải quyết trực tiếp các công việc khi cần thiết
- Phó Tổng giám đốc 1:
+ Trực tiếp theo dõi và tổ chức thực hiện xuất nhập khẩu các hợp đồng kinh doanh thơng mại xuất khẩu (FOB).
+ Trực tiếp đàm phán và ký kết một số hợp đồng kinh tế và trong lĩnh vực xây dựng cơ bản khi đợc Tổng giám đốc uỷ quyền
+ Nhận lệnh và báo cáo trực tiếp các vấn đề liên quan đến chất lợng cho Tổng giám đốc.
+ Trực tiếp phụ trách công tác văn phòng
+ Trực tiếp phụ trách ban đầu t về kỹ thuật, chất lợng và an toàn trong xây dựng.
- Phó Tổng giám đốc 2:
+ Phụ trách trực tiếp công tác đào tạo
+ Phụ trách chuẩn bị sản xuất của các xí nghiệp may và các Công ty liên doanh trong nớc theo đúng kế hoạch và tiến độ thực hiện các hợp đồng kinh tế của toàn công ty.
+ Phụ trách công tác kỹ thuật, chất lợng, quản lý sử dụng thiết bị và điện trong sản xuất sinh hoạt.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thanh Tuấn – QTKDTH – 41A + Đại diện lãnh đạo về chất lợng trong hệ thống quản lý chất lợng.
+ Xây dựng và trình Tổng giám đốc duyệt các quy chế quản lý, thởng phạt chất lợng và tổ chức thực hiện các quy chế đó.
+ Phụ trách công tác bảo vệ an toàn lao động.
+ Nhận lệnh và báo cáo trực tiếp các vấn đề liên quan đến chất lợng cho Tổng giám đốc
- Đại diện lãnh đạo về chất lợng (QMR)
+ Chủ trì xây dựng, áp dụng và duy trì hệ thống chất lợng theo tiêu chuẩn ISO 9000
+ Đảm bảo hệ thống chất lợng và duy trì chơng trình đào tạo về chất lợng cho mọi cấp của công ty.
+ Lập chơng trình cải tiến chất lợng
+ Phê duyệt kế hoach đánh giá nội bộ, chỉ định các trởng đoàn đánh giá và chỉ đạo việc thực hiện đánh giá nội bộ
+ Đại diện cho công ty để liên hệ vớ các tổ chức bên ngoài về các vấn đề liên quan đến hệ thống chất lợng.
+ Báo cáo trực tiếp với Tổng giám đốc mọi vấn đề liên quan đến hệ thống chất lợng của công ty .
+ cung cấp nguồn lực để duy trì hệ thống chất lợng + Phân công trách nhiệm cho cán bộ thuộc quyền
Nguyên nhân:
- Xuất phát từ thực trạng trong hoạt động quản lý chất lợng của cơ cấu tổ chức chất lợng tại công ty.
- Phó tổng giám đốc 2 tuy nhiều công việc nhng khối lợng công việc thì không nhiều, vì bộ phận kinh doanh của công ty đều tập trung ở phòng kế hoạch và phong kinh doanh. Trong đó phòng kinh doanh do Tổng giamd đốc trực tiếp phụ trách, phòng kế hoạch do phó Tổng giám đốc 1 phụ trach.
- Phó tổng giám đốc 2 trực tiếp phụ trách khối đào tạo và các bộ phận kỹ thuật và phòng QA.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thanh Tuấn – QTKDTH – 41A Bên cạnh đó, việc áp dụng ISO 9000 phải dựa trên một nguyên tắc cơ bản đó là sự tham gia của mọi thành viên, phòng ban nhng thực tế cho thấy sự hợp tác phối hợp giữa các bộ phận phòng ban là rất lỏnh lẻo, cha có sự trao đổi thông tin, kinh nghiệm. Các quy trình thờng liên quan đến nhiều phòng ban để tạo ra sự thống nhất cần sự phối hợp , nhng thực tế đã có những bộ phận mặc dù đã nhiều lần bị nhắc nhở nhng vẫn không thống nhất đợc các biểu mẫu chung mà các cán bộ cần sử dụng. Ngoài ra, trong nội bộ còn có những mâu thuẫn cá nhân cha có đợc sự đoàn kết, hợp tác.
Để phát huy đợc tối đa hiệu quả của hệ thống quản trị chất lợng thì lãnh đao cần xây dựng đợc mối quan hệ hợp tác, một bầu không khí hoà hợp trong doanh nghiệp. Đây là trách nhiệm rất nặng nề bởi mối quan hệ giữa con ngời là rất phức tạp cần phải có sự khéo léo. Lánh đạo doanh nghiệp cần quan tâm đến cuộc sống từng ngời lao động giúp đỡ họ giải quyết những khó khăn trong cuộc sống gia đình để họ tin tởng trung thành với doanh nghiệp từ đó nỗ lực hết mình với công việc. Luôn kịp thời khen tặng những thành công dù là nhỏ của ngời lao động, trao cho họ những công việc phù hợp với khả năng và tăng dần mức đọ khó nhằm tạo thách thức trong công việc, khuyến khích sự tham gia của họ vào việc lập chính sách, kế hoạch của doanh nghiệp. Về phía ngời lao động cần có sự nỗ lực làm tốt công việc tạo mối quan hệ hoà đồng với mọi ngời trong doanh nghiệp, bỏ qua những mâu thuẫn cá nhân đặt lợi ích tập thể lên trên hết tham gia nhiệt tình vào những hoạt động chung phát huy tinh thần sáng tạo, đoàn kết trong công việc. Khi mọi ngời thấy họ đang đợc sống trong một gia đình thì họ sẽ cố gắng hết mình làm việc mà không nghĩ đến lợi ích của cá nhân vì thành công của doanh nghiệp. Và khi đó mới có thể nói đến việc trao đổi thông tin, hợp tác trong công việc giúp đỡ nhau cùng giải quyết khó khăn, mọi việc sẽ đợc thống nhất nhanh chóng tạo nên không khí làm việc vui vẻ, phát huy tối đa sức mạnh tổng hợp của hệ thống quản trị chất lợng, rút ngắn thời gian tranh cãi bàn luận nhờ đó hiệu quả công việc đợc nâng cao.