- Quyền hạn là chất kết dính trong cơ cấu tổ chức, là sợi dây liên kết các bộ phận
1.4.2.Phương pháp phân tích theo yếu tố
Đây là phương pháp khoa học được áp dụng rộng rãi cho mọi cấp, mọi đối tượng quản trị và được chia làm 3 giai đoạn theo sơ đồ sau:
Phương pháp phân tích theo yếu tố
Giai đoạn 1: Xây dựng sơ đồ cơ cấu tổng quát những kết luận có tính nguyên tắc của cơ cấu
Giai đoạn 2: Xác định các thành phần cho bộ phận cơ cấu. Xác định mối liên hệ giữa các bộ phận
Giai đoạn 3: Xác định những đặc trưng của yếu tố cơ cấu (chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn) tổ chức bộ máy
Trong giai đoạn 3 phân ra làm 2 trường hợp:
- Trường hợp 1: Đối với việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý đang hoạt động, việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý hiện hành được bắt đầu từ việc nghiên cứu kỹ cơ cấu bộ máy hiện tại và bắt đầu đánh giá hoạt động của nó theo những căn cứ nhất định. Vì vậy, người ta phải biểu thị cơ cấu bộ máy quản trị hiện hành dưới dạng sơ đồ để chỉ ra từng bộ phận trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý.
Nội dung phân tích bộ máy tổ chức đang hoạt động gồm:
+ Phân tích tình hình thực tiễn các chức năng đã quy định từng bộ phận, từng nhân viên của bộ máy quản trị, khối lượng công tác của mỗi bộ phận, mỗi người phát hiện ra những mặt còn hạn chế.
+ Phân tích việc phân chia quyền hạn, trách nhiệm ở các bộ phận, các cấp quản trị, đồng thời xem và phân tích các văn kiện tài liệu, những quy định của cơ câu tổ chức quản trị doanh nghiệp với các cơ quan quản lý vĩ mô.
+ Đánh giá số lượng tỷ lệ cán bộ nhân viên trực tiếp và gián tiếp, trình độ của cán bộ, nhân viên quản trị đối với công việc.
+ Phân tích các nhân tố khách quan trong doanh nghiệp và ngoài doanh nghiệp có tác động tích cực và tiêu cực đến sự hoạt động của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý.
+ Tổng hợp đánh gía một cách khoa học giữa mặt hợp lý và mặt chưa hợp lý của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý mới. Cơ cấu mới phải có tính tối ưu hơn cơ cấu trước và phải tuân thủ nghiêm ngặt những vấn đề cơ bản như yêu cầu, nguyên tắc và dựa trên các yếu tố cơ bản của các cơ cấu tổ chức bộ máy đã có. Đó là:
Thực hiện nghiêm ngặt chế độ một thủ trưởng, trách nhiệm cá nhân. Phải đảm bảo cân xứng giữa các chức năng, nhiệm vụ và trách nhiệm của từng bộ phận cũng như mối liên hệ mật thiết giữa chúng trong một chỉnh thể thống nhất của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý.
Giữa các chức năng cần tránh sự chồng chéo, các bộ phận trong cơ cấu bộ máy không thừa không thiếu, các nhân viên trong các bộ phận phải tối ưu hoá mà vẫn đảm bảo công việc được giao phó.
Cơ cấu tổ chức bộ máy mới phải linh hoạt, chủ động, thích ứng với mọi biến động của thị trường.
- Trường hợp 2: Với các tổ chức doanh nghiệp đang trong giai đoạn xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải được dựa trên những bước sau: + Bước 1: Dựa vào tài liệu ban đầu, những văn bản, quy định của cơ quan quản lý vĩ mô nhà nước, những quy định mang tính pháp luật để xây dựng nên sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tổng quát, xác định đặc trưng cơ bản của kiểu cơ cấu này. Đây là xây dựng được mục tiêu cho cơ cấu tổ chức, xây dựng các chức năng nhằm đảm bảo mục tiêu, mục đích đồng thời phải xác định rõ nhiệm vụ quyền hạn của từng bộ phận một cách rõ ràng trong cơ cấu tổ chức và mối quan hệ qua lại mật thiết giữa các bộ phận phòng ban với cơ quan cấp trên, các đơn vị hợp tác bên trong cơ cấu cũng như bên ngoài. Đây là bước có vấn đề mang tính chất định tính đối với cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý.
+ Bước 2: Xây dựng và xác lập mối quan hệ các phòng ban chức năng trong cơ cấu bộ máy tổ chức doanh nghiệp thể hiện bằng việc xây dựng phân hệ trực tuyến, chức năng và chương trình mục tiêu để xác định rõ mục đích của phòng ban cũng như mục tiêu, mục đích của doanh nghiệp. Từ đó tập hợp phân tích những ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý.
+ Bước 3: Phân phối cụ thể hoá các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, xác định về số nhân viên cũng như trình độ trong từng bộ phận. Từ đó, xây dựng điều lệ, quy định, quy tắc đảm bảo cho cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý có hiệu lực mang lại hoạt động có hiệu quả cao.
Trên thực tế không thể áp dụng một cách cứng nhắc, máy móc những phương pháp đó mà phải dựa vào tình hình, mục tiêu cụ thể của từng doanh nghiệp và
vận dụng có chọn lọc kết hợp với sự phân tích trên cơ sở khoa học các mặt về lý luận cũng như thực tiễn cho phù hợp với doanh nghiệp mình.